C ontrol de G estión I nstitucional Módulo de Administración

1. Control de Gestión InstitucionalMódulo de Administración

2. Módulo de Administración • Estructura Organizacional • Roles de usuarios dentro de una Oficina • Estructura y roles dentro de cada Oficina • Prerrequisitos de la Unidad Responsable para crear oficinas y usuarios • Instalación del Módulo de Administración • Generación de folios • Plantillas • Clasificación archivística Contenido

3. Módulo de Administración El módulo de administración de Peg@sus permite organizar y mantener la operación de toda la solución, a través de administración de los usuarios con sus roles y flujos de trabajo, mantenimiento de catálogos, administración y monitoreo de servicios en segundo plano.

4. Estructura Organizacional Administrador Principal (UTIC) Administrador de Oficina

5. Administrador Roles de usuario dentro de una oficina Captura SEGUIMIENTO Ejecutivo o Jefe de Captura Titular Secretarios Parts. Capturistas Secretaria Ejecutivo Supervisor

6. Estructura y roles dentrode cada Oficina

7. Estructura y roles dentrode una organización

8. Estructura y roles dentrode una organización

9. Prerrequisitos de la Unidad Responsable para crear oficinas y usuarios: • El Responsable del Control de Gestión del área y/o Administrador de la Oficina Principal (Unidad Responsable) deberá contar con la siguiente información: • Titular de la oficina principal • El administrador de Oficina • Las sub-oficinas (Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área o Subdirecciones de Área) que integrarán la Oficina Principal. • Los perfiles que tendrán los usuarios que utilizarán el sistema en la Oficina Principal y en cada Sub-oficina:

10. Prerrequisitos de la Unidad Responsable para crear oficinas y usuarios: • supervisores, ejecutivos, secretarios particulares y secretarias. • Si se contará con oficina de captura (responsable y Capturistas) en la Oficina Principal y en cada Sub-oficina. • El catalogo de clasificación archivística. • El usuario Administrador deberá crear la estructura definida en los puntos anteriores.

11. Instalación del Módulo de Administración *** • 1. Acceder a la liga: • http://sctutic3pre01/Default.htm • 2. Dar clic en la liga: • http://sctutic3pre01/PegasusAdministracion/Publish.htm • 3. Dar clic en el boton Instalar • 4. Dar clic en el boton Instalar • ***Se debe tener instalado en el equipo el NetFrameWork 3.5 y contar con cuenta de administrador de oficina solicitada previamente en la UTIC.

12. Generación de folios G 100 00 09 – 1 G 100 00 09 – 2 E 100 00 09 –1 E 100 00 09 –2 • Cuando un asunto se registre en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de forma automática, el cual contiene los siguientes elementos: • Origen: “G” o “E” • Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará un folio con origen “G” • Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema generará un folio con origen “E”

13. Generación de folios G 100 00 09 – 1 G 100 00 09 – 2 E 100 00 09 –1 E 100 00 09 –2 • Prefijo • Cada oficina en el sistema contará con un prefijo para identificar los asuntos registrados en la Unidad Responsable, el prefijo será el número que cada unidad tiene presupuestalmente, asi como la oficina interna de la unidad, por ejemplo, Oficina del Secretario, Secretaria Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100 10, Coordinación de Asesores 100 20, etc. • Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de acuerdo a la oficina que se trate. • Año • Año de calendario en dos dígitos, este valor lo tendrán todos los folios y cambiara una vez que suceda el cambio de año.

14. Generación de folios G 100 00 09 – 1 G 100 00 09 – 2 E 100 00 09 – 1 E 100 00 09 – 2 • Consecutivo • Este elemento se asignará por cada origen de folio, prefijo y año, es decir, habrá para cada oficina dos contadores de folios, uno para Internos y otro para externos, el cual se iniciará en 1 cuando haya cambio de año calendario. • Nueva modalidades de numeración de consecutivos: • Consecutivo Separado.- Se tendrá numeración independiente para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E2, E3, E4, … EN • G1, G2, G3, G4 … GN • Consecutivo Único.- Se tendrá numeración única para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E3, E5, E6, … EN • G2, G4, G7, G8 … GN +1