LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA CULTURA ESCOLAR

1. LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA CULTURA ESCOLAR Martha De Zubiría Duque Bibiana Gálvez Medina Consultores- Conferencistas Bogotá, viernes 23 de Septiembre de 2005

2. Reflexionemos… • Yo sería más efectivo frente a los procesos de comunicación en mi colegio si… • En el colegio seríamos más efectivos a nivel de comunicación (interna y externa) si… • Cuáles son las principales fortalezas de Comunicación de mi colegio? • Qué esperan de nuestros procesos de comunicación nuestros clientes internos y externos?

3. La Comunicación como herramienta de gestión de la cultura escolar

4. “El 70% de los problemas empresariales, son consecuencia de la mala comunicación” Peter Drucker

5. “No importa que el trabajo del director se centre en la ingeniería, la contabilidad o las ventas. Su eficiencia dependerá de su talento para escuchar y leer, de su habilidad para escribir y hablar.Necesita talento para conseguir que sus ideas lleguen a otras personas,lo mismo que para averiguar lo que buscan otras personas” Peter Drucker

6. Si ustedno dicelo que es su colegio,otros se adelantarán a decirlo que su colegiono es

7. Lleva años construir una buena reputación, pero sólo se necesita unminutopara perderla

8. La importancia de la Comunicación Organizacional para su Colegio ¿Se ha puesto a pensar que tanto usted como su equipo humano, se comunican en forma permanente durante todo el día en su colegio, en diferentes momentos y situaciones?

9. Su colegio gira entonces alrededor de la Comunicación con sus clientes internos y externos

10. Cliente Interno: Son aquellas personas que hacen parte del equipo humano del colegio o intervienen directamente en los diferentes procesos y actividades de la institución

11. Cliente Externo: Son quienes se encuentran fuera del colegio y reciben los resultados finales de los distintos procesos y acciones que tienen lugar en el plantel

12. La experiencia personal de los alumnos y de sus papás con respecto a un colegio, tiene mayor credibilidad que las experiencias de otras personas o las de los Medios de Comunicación

13. Momentos de Comunicación con clientes internos y externos • Un alumna y su compañero son solicitados en Rectoría, para responder por un reciente enfrentamiento • Un padre de familia con dificultades económicas, llega al colegio a plantear una propuesta para el pago de la pensión y el almuerzo

14. Momentos de Comunicación con clientes internos y externos • En un salón de clase, una alumna, necesita una explicación adicional porque no entendió un tema tratado en clase • En una competencia deportiva, los representantes de mi colegio, ganaron el primer puesto en béisbol

15. Momentos de Comunicación con clientes internos y externos • El Comité Académico determinó cancelar la matrícula de un alumno, por plagio comprobado en el parcial del segundo bimestre • Un padre de familia tiene una cita con el director de grupo de su hijo y le dicen que no está sin verificar si es cierto o no

16. Momentos de Comunicación con clientes internos y externos • Con motivo de la intoxicación con arroz con pollo,la Secretaría de Salud hizo drásticos requerimientos de inmediato cumplimientopara el manejo de los alimentos en la cafetería del colegio

17. Momentos de Comunicación con clientes internos y externos • En la reunión de onceavo grado, se les solicitó a los padres de familia reiterar a sus hijos sobre los peligros del consumo de licor, cigarrillos y sustancias sicotrópicas • En las pruebas del ICFES su colegio ratificó su fortaleza en ciencias y biología

18. Taller PERFIL DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL • Objetivo: hacer una auto evaluación del estado actual de mi colegio frente a una situación ideal propuesta

19. Perfil de Comunicación Institucional • Analice la situación ideal para cada tema, para luego poder entrar a describir y calificar como ve las cosas en su colegio o cuál es la situación real • Dicha calificación está dada en la medida que su colegio se aleja o se acerca a la situación ideal, siendo 1(uno) lo más lejos y 5(cinco) lo más cerca • En la Hoja de Respuestas, encierre en un círculo su respectiva calificación • Sea tan honesto con usted mismo como le sea posible • Sitúese en el HOY y no en el DEBER SER • Este instrumento no es un “test” es un mecanismo de autoevaluación y mejoramiento para su colegio

20. Perfil de Comunicación Institucional • INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO • Situación ideal: Esta etapa se realiza en todos los casos y sin excepción para todo nuevo empleado y en caso de ascensos; el área administrativa apoya el proceso, pero es el correspondiente jefe quien tiene bajo su responsabilidad este proceso. En la inducción se enfatiza en la misión, visión, valores y objetivos organizacionales, la importancia de los clientes internos y externos y en el entrenamiento en las herramientas, sistemas de comunicación y procesos existentes en el colegio.

21. Perfil de Comunicación Institucional 2.CAPACITACIÓN • Situación ideal: La capacitación es planeada, organizada y comunicada oportunamente y está en función del plan estratégico del colegio. Toda persona que recibe una capacitación externa está en la obligación de desplegarla.

22. Perfil de Comunicación Institucional 3.BIENESTAR • Situación ideal: El programa de bienestar busca el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores del colegio, así como la integración entre ellos, sus respectivas familias y la consolidación del sentido de pertenencia a la entidad. Para el logro de estos objetivos se desarrollan y estimulan actividades sociales, culturales, recreacionales y deportivas.

23. Perfil de Comunicación Institucional 4.SALUD OCUPACIONAL • Situación ideal: Se tiene un programa de salud ocupacional preventivo que busca educar en cuanto al cumplimiento de políticas de seguridad y control de las instalaciones y lo más importante comunica el cuidado del bienestar físico y emocional de los colaboradores del colegio.

24. Perfil de Comunicación Institucional 5.RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSA • Situación ideal:Se estimula y divulga permanentemente el trabajo bien hecho desde la primera vez, el desempeño sobresaliente, el interés por formular sugerencias e iniciativas para el bien del colegio, las actitudes especiales con clientes internos y externos y el aprovechamiento y despliegue de los eventos de capacitación.

25. Perfil de Comunicación Institucional 6.COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL • Situación ideal:Existen canales formales de comunicación que permiten que todo el colegio conozca y entienda qué sucede y qué va a pasar en la organización.

26. Perfil de Comunicación Institucional 7.PARTICIPACIÓN • Situación ideal:Se llevan a cabo reuniones especiales o están creados espacios para que las personas del colegio participen en el logro de los objetivos del área y de la institución, aporten a su mejoramiento e integren los objetivos individuales en función de la misión de área y la misión y visión institucional.

27. Perfil de Comunicación Institucional 8.LIDERAZGO • Situación ideal:En el colegio se promueve y desarrolla un estilo de liderazgo participativo. Los jefes o responsables de área, mediante su comportamiento y ejemplo, promueven y mantienen un clima de participación, confianza y equidad, mantienen a su equipo informado sobre los objetivos, estrategias y acciones, reconocen y comparten logros, apoyan, orientan y dirigen claramente a sus equipos.

28. Perfil de Comunicación Institucional 9.MISIÓN, VISIÓN, VALORES • Situación ideal:Las personas del colegio conocen y comparten la misión, la visión y los valores organizacionales, temas que son reforzados permanentemente con el trabajo que realizan las áreas y el ejemplo a nivel de actuaciones.

29. Perfil de Comunicación Institucional 10.MEDICIÓN DEL ESTADO DE LAS COMUNICACIONES • Situación ideal:Se evalúan permanentemente las comunicaciones interpersonales e institucionales del colegio como herramienta que da elementos para el mejoramiento continuo de las personas de la institución, para direccionar, redireccionar o modificar planes y programas de comunicación interna y externa y para medir la evolución de la comunicación en la organización.

30. Perfil de Comunicación Institucional 11.MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA • Situación ideal:Se tiene elaborado y se consulta el manual de identidad corporativa para manejo publicitario y/o de cualquier comunicación que emane el colegio. En él están contempladas las normas para el manejo de la imagen visual y rige las aplicaciones de logo institucional y colores corporativos para publicaciones, papelería, eventos, página web, entre otros.

31. Perfil de Comunicación Institucional 12.MANUAL DE MANEJO DE CRISIS • Situación ideal:Se tiene elaborado, se consulta y se simula el manejo del manual de crisis. Además se entrenan voceros del colegio ante los medios de comunicación o grupos de interés para situaciones que lo ameriten.

32. Perfil de Comunicación Institucional 13.GESTIÓN DIRECTIVA DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS • Situación ideal:La rectoría y, en caso de existir, el área de comunicaciones establecen qué se comunica, cómo se comunica, a quienes se comunica, cuándo se comunica y a través de que herramientas.

33. Perfil de Comunicación Institucional 14.ENFOQUE DE SERVICIO Y CLIENTE • Situación ideal:Todas las áreas, sistemas, métodos, procesos, planes de comunicación, acciones y programas que desarrolla el colegio tienen una clara orientación hacia el cliente y hacia el servicio.

34. Perfil de Comunicación Institucional 15.MANEJO DEL CONFLICTO • Situación ideal:Existe una actitud abierta y positiva para confrontar, lograr acuerdos y solucionar problemas a fin de mantener un adecuado clima organizacional en el colegio

35. Perfil de Comunicación Institucional • Autoevaluación y Mejoramiento • Plan de acción: • Revise los cinco temas con menor puntaje • Lístelos • Genere con su grupo de trabajo planes de mejoramiento para reducir la brecha frente a la situación ideal • Evalúe cada seis meses