GUÍA DE USO DE LA HERRAMIENTA MODELOS DE COMPETENCIAS

1. GUÍA DE USO DE LA HERRAMIENTA MODELOS DE COMPETENCIAS NTC-5906

2. GUÍA DE LA HERRAMIENTA MODELO DE COMPETENCIAS INTRODUCCIÓN La presente guía tiene como finalidad instruir al líder del proceso de implementación de la NTC 5906 acerca del uso y aplicación de la herramienta H_05_2, que establece las actividades para implementar un modelo de competencias en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, los responsables de esas actividades, los perfiles de competencias del personal y las necesidades de formación que de la aplicación de la herramienta se deriven. Igualmente, esta guía le permite al responsable del proceso de implementación de la NTC 5906 establecer el conjunto de competencias que describen las características requeridas por el personal para el logro de los resultados del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, así como sus roles y sus responsabilidades.

3. GUÍA DE LA HERRAMIENTA MODELO DE COMPETENCIAS DESPLIEGUE DEL MENÚ DE LA HERRAMIENTA PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 1 MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 2 MATRIZ DE PERFILES DE CARGO 3 MATRIZ DE EVALUADORES 4 PROGRAMA DE FORMACIÓN 5

4. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 1 5 6 3 1 4 2 Este plan de implementación tiene por objeto presentar cada una de las actividades que deben desarrollarse para la implementación del modelo de competencias, las herramientas a utilizar y los responsables y fechas de cumplimiento. El plan permite: Definir la actividad que debe realizarse para implementar el modelo de competencias. Definir la herramienta que debe utilizarse para la ejecución de esa actividad. Establecer el resultado esperado de la ejecución de esa actividad. Definir quién será el responsable de la ejecución de la actividad dentro del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Estimar la duración de la actividad (en días) conforme a una fecha de inicio y una de fin. Establecer las fechas de inicio y fin para la ejecución de la actividad, lo cual permitirá controlar su ejecución. 1 2 3 4 5 6

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 2 1 2 3 Cargo: En esta casilla se deben escribir todos los cargos del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, desde el nivel directivo hasta el asistencial. Proceso y actividad: En estas casillas se deben escribir las actividades descritas o establecidas en las caracterizaciones de los procesos aprobadas. Se deben escribir todos los procesos que conforman el Centro de Conciliación y/o Arbitraje y todas sus actividades, de acuerdo con el ciclo PHVA al que hace referencia en el aparte “Conceptos Básicos” de la Guía de Implementación de la NTC 5906. Autoridad y Responsabilidad: En estas casillas se debe escribir el rol que desempeña cada cargo en la ejecución de las actividad de cada procesos de acuerdo con las descripciones establecidas en el cuadro superior. A = Autoriza, R = Responsable, E = Ejecuta, C = Controla, I = Informa, P = Participa. 1 2 3

6. MATRIZ DE PERFILES 3 2 3 4 5 1 Esta Matriz de Perfiles pretende establecer la competencia en términos de educación, formación, experiencia y habilidades que requiere el cargo para desempeñar las funciones que se identificaron en la Matriz de Responsabilidad y Autoridad. Se divide en dos: Perfil Requerido o Esperado y Perfil Actual. Cargo actual en planta: Escribir el nombre del cargo, el cual debe coincidir con el de la Matriz de Responsabilidad y Autoridad. Educación formal: Definir la educación formal apropiada -pregrado y posgrado- que debería tener quien ejerza el cargo, conforme al rol que desempeña según la Matriz de Responsabilidad y Autoridad. Formación o conocimientos básicos esenciales: Definir qué formación básica adicional debería tener quien ejerza el cargo. Experiencia: Definir qué experiencia en temas relacionados con el cargo debería tener quien lo ejerza. Habilidades: Defina las habilidades especificas y generales que debería tener quien ejerza el cargo. 1 2 3 4 5

7. 1 2 3 4 Este Matriz de Perfil actual pretende identificar la competencia que actualmente tiene la persona que está desempeñando el cargo, para identificar las brechas en relación con el esperado y tomar acciones de mejora al respecto. Se llenan los mismos campos que en la anterior, todos soportados por evidencias de las hojas de vida. Educación formal: Escribir la formación de pregrado y posgrado actual o que tiene la persona que ejerce el cargo. Formación o conocimientos básicos esenciales: Escribir la formación básica adicional que tiene o ha recibido la persona que ejerce el cargo. Experiencia: La experiencia que ha demostrado en cargos similares. Habilidades: Escribir las habilidades que tiene que ejerce el cargo. 1 2 3 4

8. 1 2 3 4 En este cuadro de Necesidades de Desarrollo se deben detallar las brechas identificadas entre el perfil requerido y el actual, con el propósito de ser superadas, en los mismos campos que en los anteriores cuadros, así: Educación Formal: Escribir el tipo de formación de pregrado o posgrado que debe promoverse. Formación o conocimientos básicos esenciales: Escribir la formación básica adicional que debe recibir quien ejerza el cargo.. Experiencia: La experiencia puede ser homologada por formación en áreas afines se puede detallar la experiencia faltante, de acuerdo con lo contrastado. Habilidades: Escribir las habilidades que deben desarrollarse. 1 2 3 4

9. MATRIZ DE EVALUADORES 4 • En esta Matriz de Evaluadores se debe determinar quiénes van a evaluar las competencias de cada uno de los cargos, teniendo en cuenta la “metodología de 360°” que es una herramienta para proporcionar retroalimentación al personal desde una perspectiva integral y holística, donde las competencias son evaluadas por distintos niveles organizacionales que, dentro o fuera de la organización, interactúan con el personal en el contexto de sus tareas. Estos diferentes niveles son: • Superior al cargo a evaluar • Del mismo o igual nivel al cargo a evaluar • Colaborador

10. PROGRAMA DE FORMACIÓN 5 5 6 7 8 9 1 3 4 2 En este programa de formación se debe planificar el tipo de formación que se requiere para fortalecer las competencias del personal: Tipo de capacitación o formación a desarrollar Solicitante (nombre del Centro de Conciliación y/o Arbitraje) Participantes (personal a quien se dirige la formación) Docente o entidad que impartirá la formación. Fecha Programada y Fecha de Ejecución del programa de formación Costo por persona y costo total del programa. Evaluador de la eficacia (persona que evalúa la eficacia de la formación), designado por el líder del proceso de implementación. Eficacia (acá el evaluador debe determinar si la formación fue eficaz). Oportunidad (se debe establecer si la formación se ejecutó en la fecha planificada). 1 2 3 4 5 6 7 8 9