Implementación del Sistema Integrado de Bibliotecas Koha en la Universidad del Desarrollo

1. Implementación del Sistema Integrado de Bibliotecas Koha en la Universidad del Desarrollo Santiago, Octubre de 2014 Paola Massaro Morales Claudio Escobar Arriagada

2. Koha • Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) de código abierto • La primera versión se desarrolló hace 15 años • Es 100% web, por lo que no requiere instalación en PC cliente • Es modular (Adquisiciones, Catalogación, Autoridades, Circulación, Publicaciones Periódicas, Usuarios, etc.) • Presenta 2 interfaces: OPAC y Staff

3. Etapas de implementación • Definiciones previas (Diciembre 2013) • Instalación, configuración y puesta en marcha (Enero – Marzo 2014). Se trabajó con SIGE Chile • Soporte (Agosto 2014 - ). Se trabaja con OpenGeek

4. Definiciones previas • Bibliotecas (obligatorio) • Grupos (opcional) • Tipos de ítem (obligatorio) • Tipos de usuario (obligatorio) • Políticas de circulación (cantidad y días de préstamo, multas, renovaciones, etc.)

5. Instalación de Koha en equipo de desarrollo Características equipo: • Procesador DualCore i5 (3,3 GHz) • Disco duro 300 GB • 4 GB memoria RAM • Ubuntu 12.04 (32 bits)

6. Migración registros bibliográficos • Pérgamo (ILS anterior a Koha) no trabaja con Marc • Exportación de registros bibliográficos a WinIsis • Generación de archivo ISO desde WinIsis • Transformación de ISO a Marc empleando IsisMarc • Carga de archivo Marc en Koha Problema con diacríticos en registros bibliográficos Exportación de registros en formato Marc Edición de registros en Excel (cambios masivos de diacríticos) Carga de registros modificados en Koha

7. Creación de Grupos y Bibliotecas • Koha requiere de la creación de al menos 1 biblioteca • El uso de grupos es opcional • Los grupos son ‘contenedores’ de bibliotecas Las búsquedas se pueden filtrar o refinar por medio de las bibliotecas o grupos

8. Creación de categorías de usuario • Obligatoriamente se debe crear al menos 1 categoría de usuario. • Koha permite definir las políticas de circulación en base a las categorías de usuarios. Alumno Pregrado, Alumno Postgrado, Docente, Funcionario, Funcionario Biblioteca, Súper Bibliotecario

9. Creación de tipos de ítems • Koha también es capaz de definir las políticas de circulación basándose en los tipos de ítems. • Se pueden asignar íconos a las categorías

10. Reglas de circulación • Las reglas se pueden definir en base a tipos de ítems o usuarios • Koha permite definir: Koha permite definir reglas de circulación mezclando categorías de usuario e ítems.

11. Cargas masivas • Informática UDD envió a Biblioteca respaldos de los ítems y usuarios. • Se generaron sentencias SQL para realizar cargas masivas de ítems y usuarios. • Para ello se estudió la estructura de la Base de Datos Koha, especialmente las tablas que almacenan estos datos. Link a esquema de BD Koha http://schema.koha-community.org/

12. Usuarios con acceso a Staff Koha • Para que los usuarios accedan al Staff de Koha se requiere que se le otorguen permisos especiales. • Se asignaron los permisos al personal profesional y administrativo acorde a lo definido en la etapa previa a la implementación. Privilegios Staff Koha

13. Configuración de validación vía LDAP • El primer mes de funcionamiento se empleó la validación propia del sistema Koha (usuario/contraseña) • Se solicitó a SIGE que habilitara la validación vía LDAP (uso de credenciales UDD) • Dicha modificación requirió modificación en la programación de Koha. Actualmente se encuentra funcionando sin inconvenientes

14. Carga de préstamos históricos • Al momento de instalar Koha existían alrededor de 800 préstamos vigentes cargados en el antiguo sistema. • Se realizó una carga masiva directamente en la base de datos (de forma similar a la carga de ítems y usuarios) Los préstamos cargaron bien en el sistema, pero al realizar la devolución de esos préstamos se producía un error (asociado al formato de fechas). Se modificó el formato y se solucionó el problema.

15. Carga fotografías usuarios • Koha permite la carga de fotografías a través de 2 opciones del Staff: • Carga individual a través del perfil de un usuario • Carga por lotes a través de un archivo ZIP que contenga las fotografías y un archivo de texto con el RUT del usuario y el nombre del archivo de la fotografía

16. Servidores Z39.50 • Koha permite ingresar servidores Z39.50 para ser utilizados en el módulo de catalogación • Catalogadores seleccionaron 12 servidores http://gtbib.info/gtbib_z3950.php Ingreso de nuevo servidor Z39.50 Búsquedas Z39.50 en módulo Catalogación

17. Hojas de trabajo (plantillas) Catalogación • Koha trae por defecto 10 hojas de trabajo para catalogar • Se modificaron la ‘Hoja predeterminada’ y la ‘Libros’ En las plantilla se definen los campos (y subcampos) que se cargarán por defecto, así como su obligatoriedad.

18. Traspaso de Koha a servidor de producción Después de haber instalado y configurado Koha en el equipo de desarrollo, Informática UDD procedió a copiarlo y traspasarlo al servidor de producción. Características servidor actual: • Procesador 4 x 2,4 GHz • Disco duro 170 GB • 6 GB memoria RAM • Debian 7 (64 bits) Características primer servidor: • Procesador 4 x 2,4 GHz • Disco duro 170 GB • 4 GB memoria RAM • Ubuntu 12.04 (32 bits)

19. Modificación template OPAC • Koha ofrece 3 temas (templates) para el OPAC: ccsr, prog y bootstrap • Actualmente se usa bootstrap por su capacidad de adaptarse a distintos dispositivos (responsividad). • Se puede modificar el diseño a través del Staff de Koha ingresando código HTML y/o CSS. Se está trabajando con OpenGeek en la modificación del diseño

20. Creación de Reportes • Koha ofrece informes predefinidos • 2 formas de crear nuevos informes: • Asistente de informes guiados • A partir de SQL Informe a partir de SQL

21. Activación envío de avisos mediante SMTP • Configuración de Koha con cuenta de correo institucional (biblioteca@udd.cl) • Limitante (cantidad máxima de envío por día) • Se solicitó a OpenGeek que cambiara la configuración, empleando otro servidor SMTP (sin límite de envíos) • Koha permite definir a nivel de usuario que avisos se enviarán • También se puede configurar para que el usuario elija que quiere recibir a través de su cuenta (OPAC) Actualmente solo se envían avisos recordando a los usuarios que tienen préstamos por vencer

22. Capacitaciones • Capacitación externa (por parte de SIGE Chile) • Realizada al personal profesional antes de la instalación de Koha • Capacitación interna • Realizada al personal administrativo (orientada al uso del módulo de circulación) • Capacitación de SQL (SELECT) al personal profesional para la generación de informes

23. Paola Massaro Morales pmassaro@udd.cl Claudio Escobar Arriagada cescobar@udd.cl