Einheitliche Rechnungsformulare der Universität Heidelberg

1. Einheitliche Rechnungsformulare der Universität Heidelberg Erläuterungen und steuerliche Hinweise Montag, 12. Juli 2004

2. Ablauf der Veranstaltung • Handlungsbedarf • Was ist eine Rechnung ? • Lösung • Pflichtangaben in einer Rechnung • Feststellung der Steuerpflicht • Regelfall einer Rechnung • Ausnahmefall einer Rechnung • Vorsteuerabzug • Fragen

3. Handlungsbedarf Gründe für Handlungsbedarf • Neue gesetzliche Formvorschriften für Rechnungen (§14 Umsatzsteuergesetz) gelten z.T. auch für Körperschaften des öffentlichen Rechts wie die Universität Heidelberg • Rechnungsempfänger lehnen Rechnungen der Universität wegen Formmängel ab

4. Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist: • jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, • gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. • Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. (§ 14 I UStG) Hinweis: auch ein Mietvertrag, ein Kassenzettel oder eine Quittung ist somit eine Rechnung.

5. Lösung Einheitliches Rechnungsformularfür externe Leistungsabrechnungen • Vereinfachung der Rechnungserstellung (Formular) • Einheitliches Auftreten nach Außen • Rechtssicherheit • Vermeidung von Rückfragen durch Rechnungsempfänger • Eindeutige Identifizierung jeder Rechnung durch fortlaufende Nummerierung • Gesetzlichen Pflicht zur Nummerierung von Rechnungen mit einer fortlaufenden, einmalig vergebenen Rechnungsnummer • Standardisierte Rechnungserfassung in der Finanzbuchhaltung

6. Pflichtangaben 1 • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§ 14 IV Nr. 1 UStG)

7. Pflichtangaben 2 2.) die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG),

8. Pflichtangaben 3 3.) das Ausstellungsdatum (§14 IV Nr. 3 UStG),

9. Pflichtangaben 4 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (§ 14 IV Nr. 4 UStG),

10. Rechnungsnummer 1 Jede Abteilung/Stelle oder Forschungsgruppe, die eigenständig Ausgangsrechnungen erstellt, muss sich nach unten beschriebenem Prinzip ihre spezifischen Rechnungsnummern erstellen. Die Rechnungsnummer setzt sich wie folgt zusammen: • Die ersten 4 Ziffern des Dienststellenschlüssels • Nach einem Sonderzeichen (Punkt) folgt eine zweistellige „Rechnungsstellernummer“, (freie Vergabe in dendie in den jeweiligen Instituten/Dienststellen durch die Institutsleitung.Jede Stelle, die eigenständig Rechnungen stellt, erhält eine eigene, interne Nummer (sogenannte Rechnungsstellernummer), die gewährleistet, dass auch innerhalb eines Instituts/Dienststelle keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird.) • Nach einem Sonderzeichen (Punkt) • folgt das Jahr (zweistellig). • Nach einem Sonderzeichen (Punkt) • folgt die fortlaufende Nummerierung (fünfstellig).

11. Rechnungsnummer 2 Beispiel für die Vergabe der zweistelligen „Rechnungsstellernummer“:

12. Rechnungsnummer 3 Beispiel für die gesamte Rechnungsnummer: Juristisches Seminar (Dienststelle 020410), Prof. yz stellt die Rechnung (interne Nr. bspw. 51), Jahr 2004, 5. Rechnung des Jahres Die 16-stellige Rechnungsnummer lautet folglich: 0204.51.04.00005

13. Pflichtangaben 5 5.) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 IV Nr. 5 UStG),

14. Pflichtangaben 6 6.) den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§14 IV Nr. 6 UStG),

15. Pflichtangaben 7 7.) das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 IV Nr. 7 UStG)

16. Pflichtangaben 8 8.) den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 14 IV Nr. 8 UStG).

17. Pflichtangaben 1-8 • Eine Rechnung muss gem. § 14 IV UStG folgende Angaben enthalten: • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§ 14 IV Nr. 1 UStG), • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG), • das Ausstellungsdatum (§14 IV Nr. 3 UStG), • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (§ 14 IV Nr. 4 UStG), • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 IV Nr. 5 UStG), • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§14 IV Nr. 6 UStG), • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 IV Nr. 7 UStG) und • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 14 IV Nr. 8 UStG).

18. Prüfung der Steuerpflicht „Die Feststellung einer Umsatzsteuerpflicht wird nur durch die ZUV vorgenommen und den betreffenden Stellen mitgeteilt. Ein eigenmächtiger Ausweis von Umsatzsteuer auf Rechnungen der Universität kann finanzielle und haftungsrechtliche Auswirkungen haben. Es ist strikt darauf zu achten, dass bei Rechnungen die Umsatzsteuer nur nach Rücksprache mit der ZUV, Abteilung 4.3, ausgewiesen wird.“ Ergänzender Hinweis:§ 14 c (2) UStG regelt: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis), schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das bedeutet, dass auch, wenn Sie als Privatperson auf einer Rechnung Umsatzsteuer ausweisen, sie die die ausgewiesene Umsatzsteuer schulden und an das Finanzamt abführen müssen!

19. Regelfall Im Regelfall findet das Rechnungsformular für steuerfreie Leistungen Anwendung

20. Vollständige und genaue Anschrift des Leistungsgebers Postanschrift Institut/Dienstelle Vollständige und genaue Anschrift des Leistungs- empfängers Freiwillige Angaben Erstelldatum der Rechnung Einmalig vergebene fortlaufende Rechnungs-nummer entsprechend der besonderen Vergabe-systematik der Universität Heidelberg (siehe gesonderte Erläuterung) Anzuwendender Steuersatz oder Kleinbuchstabe a),b),c) (Siehe Fußnote) Hinweis: Im Regelfall ist hier der Kleinbuchstabe a) einzutragen. Ausweis von Umsatzsteuer darf nur nach vorheriger Absprache mit der ZUV Abt.4.3 erfolgen Handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung (allg. Bezeich-nungen wie „Büromaterial“ reichen nicht aus) Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistungs-erbringung Ausweis des nach Steuersätzen getrennten Nettoentgelts Auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuer-betrag Ausweis der Umsatzsteuer-ID Nr. für innergemeinschaftliche Erwerbe (Einkäufe), sowie der für die gesamte Universität gültigen Umsatzsteuernummer „Fußnote“ zu der unter der Spalte „USt-Satz*“ auszuweisenden Steuerbefreiungsvorschrift Regelfall Muster Anlage zu Rundschreiben Nr. 09/04 vom 30.06.2004 Rechnungsbeispiel für steuerfreie Leistung (Regelfall)

21. Ausnahmefall Nur wenn ein geprüfter Betrieb gewerblicher Art (BGA) vorliegt, findet das Rechnungsformular für steuerpflichtige Leistungen Anwendung !

22. Bestehende BGA‘s Die Universität Heidelberg hat zur Zeit drei BGAs 1.) Versuchstierhaltung 2.) Patente und Lizenzen 3.) Auftragsforschung (NEU seit 1.1.2004)

23. Faustregel Faustregel zur Prüfung des Vorliegens eines BGAs: • Liegen z.b. Verkäufe oder Anwendung gesicherter Erkenntnisse (z.B. Materialprüfung, Analysen, etc.) vor ? • Belaufen sich die daraus erzielten Einnahmen nachhaltig auf mind. 30.000 Euro/pro Jahr ? Sollten Sie beide Fragen mit JA beantworten, bitte umgehend Herrn Bollmann Tel. 2190 oder Herrn Jülg, Tel. 2219 zur Prüfung der Steuerpflicht kontaktieren

24. Vorsteuerabzug • Wenn ein BGA vorliegt: • Besteht Umsatzsteuerpflicht und • Kann in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden Beispiel: Kauf von Papier für 116 Euro inkl. 16 % Umsatzsteuer Belastung des Budgets: 116 Euro, wenn kein BGA vorliegt 100 Euro, wenn ein BGA vorliegt Wichtig: Vorsteuerabzug ist nur erlaubt, wenn die Rechnungen unseres Lieferanten den steuerlichen Vorschriften entsprechen! Die Lieferantenrechnungen sind darum zu prüfen und ggfs. zu korrigieren!

25. Kleinbetragsrechnungen • Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 100 Euro (inkl. USt. !) nicht übersteigt (= Kleinbetragsrechnung gem. § 33 UStDV), muss mindestens folgende Angaben enthalten: • den vollständigen Namen und die vollständigeAnschrift des leistenden Unternehmers, • das Ausstellungsdatum, • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. • Die §§ 31 und 32 sind entsprechend anzuwenden. Vorstehendes gilt nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes; d.h. z.B. Lieferungen aus oder in das Gemeinschaftsgebiet.

26. 1. 2. 3. 4. Beispiel Kleinbetragsrechnung

27. Hinweise zu Kleinbetragsrechnungen Wichtig bei BGA‘s: Falls Sie für einen BGA z.B. Bareinkäufe tätigen, deren Gesamtsumme über 100 Euro liegt (z.B. Papier für 105 Euro), so reicht der Kassenzettel oder die Quittung nicht aus um den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen, wenn auf diesem die Pflichtangaben des § 14 IV UStG nicht alle vorliegen.(z.B. fehlt oft die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers d.h. der Universität Heidelberg) Verlangen Sie in diesem Fall eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung. Der Verkäufer ist gesetzlich verpflichtet (§ 14 II UStG) Ihnen eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung auszustellen.

28. Vollständige und genaue Anschrift des Leistungsgebers Postanschrift Institut/Dienstelle Vollständige und genaue Anschrift des Leistungs- empfängers Freiwillige Angaben Einmalig vergebene fortlaufende Rechnungs-nummer entsprechend der besonderen Vergabe-systematik der Universität Heidelberg (siehe gesonderte Erläuterung) Erstelldatum der Rechnung Anzuwendender Steuersatz oder Kleinbuchstabe a),b),c) (Siehe Fußnote) Ausweis von Umsatzsteuer darf nur nach vorheriger Absprache mit der ZUV Abt.4.3 erfolgen Handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung (allg. Bezeichnungen wie „Büromaterial“ reichen nicht aus) Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistungs-erbringung Ausweis des nach Steuersätzen getrennten Nettoentgelts Auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuer-betrag Ausweis der Umsatzsteuer-ID Nr. für innergemeinschaftliche Erwerbe (Einkäufe), sowie der für die gesamte Universität gültige Umsatzsteuernummer „Fußnote“ zu der unter der Spalte „USt-Satz*“ auszuweisenden Steuerbefreiungsvorschrift Ausnahmefall Muster Rechnungsbeispiel für steuerpflichtige Leistung

29. Fundstelle der Formulare Rechnungsformulare und Hinweise finden Sie unter: www.zuv.uni-heidelberg.de/kasse/uni/Formulare/startseite_formulare.html oder www.zuv.uni-heidelberg.de/d6/formulare/formulare.html

30. Ausblick Zur Zeit sind folgende Aufgaben in Bearbeitung • Erstellung neuer Formulare (Auszahlungs- und Annahme- anordnung) um eine eindeutige Kennzeichnung von steuer- pflichtigen BGA zu ermöglichen • Behandlung von Investitionen im Bereich der BGA, insbesondere Auftragsforschung, wenn die Laufzeit des Projektes kürzer ist als die Nutzungsdauer des Investitionsgutes • Erstellung neuer Anlagenbeiblätter zur Kennzeichnung von im Rahmen von BGA angeschafften Investitionsgütern

31. Offene Fragen ? ? ? Also, das habe ich nicht so richtig verstanden - ? Da muß ich doch gleich mal nachfragen ?