UWAGI DO SKŁADANYCH SPRAWOZDAŃ za rok 2012

1. Załącznik nr 2. UWAGI DO SKŁADANYCH SPRAWOZDAŃ za rok 2012

2. Umowa • 2 komplety oryginalnej dokumentacji (umowa + wnioski) parafowane na każdej stronie; • umowa dotacji dla jednostek OSP, jak i późniejsze sprawozdanie, powinno być podpisane przez prezesa lub wiceprezesa i skarbnika; • data zawarcia umowy – wypełnia Zleceniodawca;

3. Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu dotacji • „Ignorantia iuris nocet”- większość błędów wynika z nieznajomości umowy; • Płatność za faktury po terminie realizacji zadania; • Brak wystąpień o zmianę asortymentu; • Brak informacji o zmianach nr rachunku i zarządu OSP; • Prośby o aneksowanie przesyłane po terminie realizacji zadania; • Nie wpisywanie w rozliczenie daty, cen jednostkowych, nazw asortymentu; • Przesyłanie rozliczeń w dwóch egzemplarzach, razem z kopiami faktur i innych dokumentów; • Przesyłanie niepodpisanych rozliczeń; • Przesyłanie ksera rozliczenia; • Błędne tytułowanie przelewów; • Rozliczenia na starych drukach; • Opiniowanie wykonania zadania.

4. 2. Płatność za faktury po terminie realizacji zadania § 10. Zwrot środków finansowych 1. Przekazane środki finansowe z dotacji, określone w § 3 ust. 1, Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać tzn. dokonać zapłatyza wydatki związane z realizacją zadania do dnia 21-12-2013 r. Kwotę dotacji niewykorzystaną w terminie Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 7 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.

5. 3. Brak wystąpień o zmianę asortymentu § 1. Przedmiot umowy 3. W przypadku braku możliwości zrealizowania zadania w zakresie, o którym mowa w ust. 2, Zleceniodawca dopuszcza możliwość zmiany asortymentu i ilości bez konieczności sporządzania aneksu do umowy pod warunkiem, że: 1) kwota dotacji nie ulegnie zmianie; 2) pozostałe warunki umowy zostaną dotrzymane przez Zleceniobiorcę. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Zleceniobiorca niezwłocznie przekaże na piśmie Zleceniodawcy informację o konieczności zmiany asortymentu i ilości, wraz z uzasadnieniem dokonania takiej zmiany oraz opinią o niej właściwego komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej. Przekazanie tej informacji nie może nastąpić później niż 21 dni przed zakończeniem realizacji zadania.

6. 4. Brak informacji o zmianach nr rachunku i zarządu OSP;5. Prośby o aneksowanie przesyłane po terminie realizacji zadania; § 16. Forma pisemna oświadczeń 1. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Formy aneksu wymagają następujące zmiany: • numeru konta bankowego Zleceniobiorcy, • termin realizacji zadania.

7. 6. Nie wpisywanie w rozliczenie daty, cen jednostkowych, nazw asortymentu BŁĘDNY POPRAWNY

8. 7. Przesyłanie rozliczeń w dwóch egzemplarzach, razem z kopiami faktur i innych dokumentów POUCZENIE Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy.

9. 10. Błędne tytułowanie przelewów § 10. Zwrot środków finansowych 2. Niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w Narodowym Banku Polskim 32 1010 1010 0047 9213 9135 0000. W treści przelewu dotyczącego zwrotu niewykorzystanej dotacji należy podać numer umowy oraz kwotę zwrotu dotacji w rozbiciu na wydatki bieżące i inwestycyjne (np. „zwrot dotacji umowa nr …….., wydatki bieżące ………….zł, wydatki inwestycyjne …………..zł”). 3. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w Narodowym Banku Polskim 02 1010 1010 0047 9222 3100 0000. W treści przelewu należy podać numer umowy (np. „odsetki od dotacji nr umowy ……..”).

10. 11. Rozliczenia na starych drukach Właściwy druk sprawozdania zawiera zaznaczone elementy

11. Sprawozdanie będzie uznane za prawidłowe i kompletne, jeżeli: • Złożone jest na właściwym formularzu; • Zostały wypełnione wszystkie wymagane pola sprawozdania w sposób przedstawiający rzeczywisty przebieg zadania; • Złożone jest terminowo i posiada deklarowane załączniki (opinia KP/KM); • Dotacja jest wydatkowana prawidłowo (zgodnie z umową); • Dokonany jest w terminie zwrot niewykorzystanej części dotacji; • Nie zawiera błędów rachunkowych; • Jest wypełnione w sposób czytelny.

12. Poprawnie sporządzona opinia Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym