“ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ” (e-Admin)

กองทัพอากาศ Royal Thai Air Force “ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” (e-Admin)

วัตถุประสงค์ของโครงการ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร : • ช่วยบันทึกความจำ ด้านทะเบียนเอกสารรับเข้า-ส่งออก ระหว่างหน่วยงาน • เพื่อประสานงานทั้งภายในกองทัพอากาศ /ภายนอก • สามารถติดตามผลการดำเนินงาน ตามที่สั่งการได้อย่างสะดวกมีประสิทธิภาพ • สามารถสั่งการ /อนุมัติทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ /สามารถแนบไฟล์เอกสาร ด้วยการ Scan • สามารถจัดส่งไฟล์เอกสาร (Attach)ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้หลายๆ หน่วยพร้อมกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการสั่งการ การเวียนเอกสาร และ ดำเนินงาน

วัตถุประสงค์ของโครงการ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร : • ลดการใช้งานกระดาษ (ไม่ได้เลิกใช้) เพื่อประหยัดงบประมาณ / ลดการใช้ ต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษ และถือเป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม พร้อมช่วยลด ภาวะโลกร้อน • ลดการรอ เพื่อขอเข้าพบผู้บริหาร • เพื่อสร้างระเบียบการจัดการเอกสาร อย่างเป็นระบบ และเป็นมาตรฐาน เดียวกัน • การนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจผู้บริหาร และการ ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ พร้อมเสริมสร้างภาพลักษณ์ใหม่ ที่ทันสมัยให้องค์กร 3

หลักการทำงานของระบบงานสารบรรณฯหลักการทำงานของระบบงานสารบรรณฯ LAN * ป้อนเรื่องเข้าสู่ระบบ พร้อมบันทึกงาน, สั่งการ และแนบเอกสาร * รับเรื่องมาพิจารณา ดูประวัติการดำเนินการมาก่อนหน้า ไม่ต้องทำสำเนาเอกสาร * สั่งการ และส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลางาน แล้วเสร็จได้ รวมทั้งแนบเอกสารเพิ่มเติมได้ * ติดตามงาน และค้นหา เพื่อดูสถานะการทำงานได้ด้วยตนเอง 4

ตัวอย่างโปรแกรม : ตัวอย่าง หน้าจอโปรแกรม ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ http://e-admin.is.rtaf.mi.th หรือ http://10.107.1.110

หน้าจอเข้าสู่ระบบ (Login)

รายการคำสั่งหลัก(Main Menu) รายการคำสั่งหลัก (Main Menu) 7

การออกเลขที่หนังสือส่งออกภายใน

การออกเลขที่หนังสือส่งออกภายนอก

การแนบไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบ การแนบไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบ • แนบไฟล์เอกสาร(สั่งการ) ด้วยการ Scanหรือ • แนบไฟล์สำเร็จรูปไปพร้อมกับเรื่อง (Flow)

ประเภทของหนังสือที่ปฏิบัติในระบบงานประเภทของหนังสือที่ปฏิบัติในระบบงาน • หนังสือเวียน / หนังสือเพื่อทราบ • ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ส่งต้นฉบับ • (Hard Copy) / ปิดประกาศผ่านระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของทอ. • หนังสือเพื่อดำเนินการ / หนังสือเพื่ออนุมัติ ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ เดินเรื่องควบคู่กับเอกสารต้นฉบับ • หนังสือลับ ไม่นำเรื่องหนังสือลับเข้าสู่ระบบ และไม่ส่งเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้เดินเรื่องด้วยเอกสารต้นฉบับ (ปิดผนึก) เหมือนเดิม

โครงสร้างหน่วยงานที่ใช้ระบบใน ทอ. (การOnlineสำหรับการส่งหนังสือ) 12

การติดตามงานของหนังสือ การติดตามงานของหนังสือ

รายละเอียดการบันทึกการปฏิบัติงาน รายละเอียดการบันทึกการปฏิบัติงาน

การค้นหาเอกสาร (Search)

การดูภาพเอกสาร (View)

การพิมพ์รายงาน (Report)

การติดตั้งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบเครือข่าย Web Server/Database Server - MS Windows 2003 Server - MS SQL Server 2000 - IIS - ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (INFOMA: WebFlow) - ฐานข้อมูลสารบรรณ Scan Station Viewer /Display Stations Scan Station Scanner Fujistu fi-5220c Network Line Viewer /Display Stations 18

การเชื่อมต่อกับระบบงานอื่น ๆ - เข้าระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยรหัสหนึ่งเดียว (Single Sign On)ผ่านการลงทะเบียนของระบบe-Mail - รองรับการยืนยันตัวตน สำหรับขั้นตอนการสั่งการต่างๆ โดยทำงานผ่านระบบ PKI (CA)ของกองทัพอากาศ - ส่งข้อมูลผ่านระบบ e-Mail ของกองทัพอากาศ - ส่งข้อมูลให้กับระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ของทอ. ด้วยเทคโนโลยี RSS Feed

การเชื่อมโยงข้อมูลในอนาคตการเชื่อมโยงข้อมูลในอนาคต • นำระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) • ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority-CA) • ใช้ระบบการอ่านลายนิ้วมือ เพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของ • ลายเซ็นดิจิตอล เพื่อลงนาม หรือสั่งการ ไว้กับเอกสารแนบ • รับ-ส่งหนังสือระหว่างหน่วยงานภาครัฐ ตามมาตรฐาน ICT:TH e-GIF

ตัวอย่างการประมาณมูลค่าของการใช้งานกระดาษในองค์กร ตัวอย่างการประมาณมูลค่าของการใช้งานกระดาษในองค์กร ยกตัวอย่าง กรณี เอกสารเวียน 1 เรื่อง/วัน ในเรื่องมี 3 หน้า ต้องเวียนเพื่อทราบตามหน่วยงาน (200 หน่วยงาน) ต่อวันใช้ = 600 แผ่น ต่อเดือนใช้ (600 X 22 วัน) = 13,200 แผ่น ต่อปี (13,200 X 12 เดือน) = 158,400 แผ่น กระดาษ/แผ่นราคา = 0.23 บาท คิดเป็นเงินต่อปี = 36,432 บาท กรณีมี 5 เรื่อง /วัน คิดเป็นเงินต่อปี =182,160บาท หมายเหตุ เอกสารเวียนในระบบคิดเป็น 10% โดยประมาณจากเอกสารทั้งหมด เท่านั้น ยังไม่รวมเอกสารประเภทอื่นๆ ที่ต้องสำเนาเพิ่มเติมไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าส่งแฟกซ์, ค่าโทรศัพท์, ค่ายานพาหนะ ฯ เป็นต้น

ประโยชน์ที่ได้รับ • เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจำ /ค้นหาเอกสารและติดตามงานได้รวดเร็ว • ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ/แก้ปัญหาการสำเนาเอกสารซ้ำซ้อน • ลดการใช้ ยานพาหนะ, แฟกซ์, โทรศัพท์ • เอกสารไม่สูญหาย / ชำรุด • ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก • เพิ่มประสิทธิภาพของกำลังพล และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร • ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร • ลดการรอ หรือ เข้าพบผู้บริหาร • ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย • สนับสนุนกิจกรรม 5 ส • ถือเป็นการบูรณาการด้านบริหารงานเอกสารสำนักงาน (e-Office GOV)

กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สำนักงานสถิติแห่งชาติ รายชื่อหน่วยงานที่ใช้ระบบ INFOMA(บางส่วน)

May be You? รายชื่อหน่วยงานที่ใช้ระบบ INFOMA(บางส่วน)

เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งาน ต้องได้รับการสนับสนุน ดังนี้ # การวางระบบแนวปฏิบัติการทำงาน สำหรับผู้ปฏิบัติงาน (ผู้ใช้งาน) - กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร - พิจารณาตามความสำคัญของเอกสารว่าต้องสำเนาหรือไม่ เพื่อลดการใช้กระดาษ - การกำหนดดัชนีมาตรฐานให้กับหนังสือแต่ละประเภทในทอ. # ความร่วมมือในการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ - ผู้บริหารให้การสนับสนุน พร้อมกำหนดนโยบายแนวทางในการปฏิบัติงาน - ผู้ปฏิบัติ ยอมรับและปฏิบัติตามนโยบายพร้อมพัฒนาศักยภาพสู่เทคโนโลยีสารสนเทศ - กำหนดคณะทำงาน ซึ่งเป็นตัวแทนจากธุรการของแต่ละกรม/สำนัก และแผนกต่างๆ # จัดฝึกอบรมและให้คำแนะนำการใช้งาน - จัดอบรมสำหรับ ผู้ใช้งานทั่วไป, ผู้ใช้งานหลัก, ผู้บริหาร และผู้ดูแลระบบ - การใช้งานจริง และยกเลิกการใช้สมุดทะเบียนรับ-ส่งเอกสาร, ลดการพิมพ์เอกสาร - สร้างวัฒนธรรมใหม่ ในการสั่งการและติดตามงาน, วัดผลการทำงาน ผ่านระบบสารสนเทศ

ถาม-ตอบ

“ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ” (e-Admin)