Les origines :

1. La conservation partagée des périodiques médicaux en Ile-de-FranceClaire Nguyen –12 octobre 2010Journées RNBM

2. 12 octobre 2010 Les origines : • Journée d’étude en octobre 2001 au CTLes • Commande de la SDB en mars 2004

3. 12 octobre 2010 La situation en Ile-de-France • Nombre de bibliothèques élevé : • 7 universités : Paris 5, 6, 7, 11, 12, 13, Versailles Saint-Quentin • Académie nationale de médecine, BIUM et CTLes. = 24 bibliothèques (+ 3 bibliothèques d’odontologie/odonstomatologie) • Aucun projet d’extension des locaux (bâtiments des années 60, ou antérieurs). Schéma U3M : Bulac, P7, Sainte-Barbe • Coût du mètre carré en IDF (entre 4 000 et 10 000 euros) • Exiguïté des locaux existants et saturation variable

4. 12 octobre 2010 La situation en Ile-de-France (2) • Existence de bibliothèques de référence • Académie nationale de médecine • Bibliothèque Interuniversitaire de médecine et d’odontologie (CADIST, pôle associé) • Présence du CTLes • Taux élévé de titres redondants Selon les disciplines, 250 à 500 titres de base • Développement du numérique depuis 1999

5. 12 octobre 2010 Objectifs du projet • Faire baisser les coûts de conservation en évitant de conserver de multiples exemplaires dans plusieurs établissements • Désengorger certains magasins et libérer espaces en vue de l’accroissement. • Assurer un le long terme et de façon rationnelle la conservation d’un nombre limité de chaque collection de chaque titre dans chaque établissement et en région. • Assurer un bon accès aux collections de périodiques concernés dans le cadre du prêt entre bibliothèques (PEB) notamment. • Favoriser le passage au tout électronique pour les établissements qui ne sont pas pôles de conservation dans la mesure où l’archivage papier est assuré par pôle.

6. 12 octobre 2010 Le rôle de la BIUM et du CTles • Comité de pilotage du plan • Coordination des actions menées par l’ensemble des participants pour le traitement de listes, l’organisation matérielle des transferts, pour la rédaction de documents de travail et de guides méthodologiques. • Suivi technique : hébergement et alimentation de la base (BIUM), paiement des prestations de l’abes, constitution des listes, nettoyages de la base, extraction de listes, • Pôles de conservation de certains titres

7. 12 octobre 2010 Environnement de travail • Un réseau : • Culture professionnelle homogène : rapidité, aide à l’usager, • Pratiques partagées • Un réseau de PEB ancien et actif • Des outils communs : les produits de la NLM (classification, bdd Pubmed, • catalogues de périodiques, etc.) • Un dispositif non coercitif, participatif et souple : • Chacun peut, s’il remplit les conditions et le souhaite être pôle de conservation • Chacun alimente la base de travail en ligne Filemaker

8. 12 octobre 2010 Les outils mis en place (1) • Une convention-cadre : Durée : 3 ans renouvelable (2005;2008-) Acteurs : CTLes + BIUM + chaque université • Abonnement papier maintenu par le pôle de conservation à quelques exceptions près • Conditions de conservation • Cession définitive

9. 12 octobre 2010 Les outils mis en place (2) • Dans chaque établissement, un référent pour la coordination et le pilotage local. • Au niveau régional, une double coordination (BIUM et CTLes) • Une méthodologie: • Constitution des listes à partir des items de l’Index Medicus • Traitement des listes et envoi aux référents dans les bibliothèques • Extraction des états de collections réalisées par l’ ABES pour chaque bibliothèque • Elimination des doublons et appels d’offres • Transferts des collections et signalement dans le Sudoc

10. 12 octobre 2010 La base de travail

11. 12 octobre 2010 La base de travail

12. 12 octobre 2010 La base de travail

13. 12 octobre 2010 La base de travail version admin

14. 12 octobre 2010 La base de travail version admin

15. 12 octobre 2010 Le signalement • Le signalement dans le Sudoc a commencé en 2008 Chargement des listes 1-17 par la BIUM en 2008 pour les listes rétrospectives. Chacun est chargé du signalement dans le Sudoc PCP : PCMed • Des pratiques de signalement contrastées : • Pour les établissements non-pôles : Dans 27% des cas, les établissements corrigent les états de collection dans le Sudoc; 18% corrigent également dans la base en ligne • Pour les établissements pôles : Dans 95% des cas, les pôles corrigent et signalent leurs états de collection dans la base en ligne, 87% dans le Sudoc

16. 12 octobre 2010 Le signalement

17. 12 octobre 2010 Le signalement

18. 12 octobre 2010 Le signalement

19. 12 octobre 2010

20. 12 octobre 2010

21. 12 octobre 2010

22. 12 octobre 2010 Résultats au 09/10/2010 • 21 listes traitées (6439 titres au 08/10/2010) et 2 listesen cours : 23 bibliothèques ont au moins 1 pôle de conservation • Rôle de certains établissements confirmé : * BIUM : 4924 titres; Académie de médecine : 593titres; CTLes : 373 titres . 18 autres bibliothèques pôles : moins de 50 titres en général par pôle

23. 12 octobre 2010 Résultats au 09/10/2010 (2) • Transferts : • Une centaine d’appels d’offres depuis le début du plan (17 bibliothèques ont répondu au moins) à deux types d’appels d’offres. • Les transferts ont débuté en novembre 2005. • 1461 ml linéaires transférés au 8 octobre 2010 (2010 : 36 transferts) • Les transferts de gros volumes (impliquant surtout le CTles) ont laissé place à des transferts nombreux mais faibles en ml. • Eliminations : des résultats partiels; un indicateur à systématiser. 1080 ml selon les participants (septembre 2010). • Signalement : • Signalement rétrospectif dans le Sudoc (juin 2008), puis signalement courant. • 5386 titres au 09/10/2010 • Une culture réseau fortifiée • Permet de préciser la politique documentaire

24. 12 octobre 2010 Résultats au 09/10/2010 (3)

25. 12 octobre 2010 Difficultés • Ressources humaines : Au plan local comme régional, rythmes différents. • Complexité du travail : Liée à la nature des périodiques et au travail afférent. • Les transferts : • Problèmes logistiques, • Problèmes de « conservationnisme » : veut-on se départir ou non des collections • Les orphelins : • 818 orphelins.

26. 12 octobre 2010 Difficultés (2) • Longue durée : A cause du choix initial : traitement systématique (env.10 000 titres?). Des titres cependant qui échappent à la conservation. • E-only : • Contrats avec grands éditeurs (interdiction de désabonner). • Problème de la TVA.

27. 12 octobre 2010 Rien n’est figé • Evolutions du plan depuis 6 ans : • D’Excel à Filemaker Pro. • Abandon du principe du second pôle de sécurité au Ctles. • Un assouplissement • Extension à d’autres bibliothèques des établissements participation, aux autres secteurs de la santé : odontologie (2009), pharmacie (2011).

28. 12 octobre 2010 Demain • Extension thématique : Déjà commencées ou sur le point odontologie; pharmacie. Débats sur la biologie et la psychologie • Extension institutionnelle ? AP-HP : 1 réseau, 37 hôpitaux en IdF; Institut Pasteur (intéressé). • Extension géographique ? • Interrégionale (grand bassin parisien) : existe déjà de fait • Nationale ? • Quelle coordination avec les PCP régionaux?