LOTUS NOTES

1. LOTUS NOTES Telekomunikacijų informacinės technologijos

2. Grupinio darbo sistema Lotus Notes Lotus Notes pagrindai • Grupinio darbo sistema Lotus Notes • Pagrindiniai Lotus Notes elementai • Dokumentai ir jų ruošimas Lotus Notes • Informacijos paieška Lotus Notes • Notes paštas • Notes dizaino galimybės

3. Meniu juosta Įrankių juosta Duom bazė Duom bazė Duom bazė Duom bazė Būsenos juosta Pagrindinis Notes langas Replik. Darbalaukis su DB piktogramomis

4. Pagrindinis Notes langas

5. Lotus Notes duomenų bazės Svarbiausia Notes komponentė - duomenų bazės. Notes duomenų bazė panaši į informacijos archyvą, kuriame saugoma įvairi informacija ir kurį bendrai naudoja daug naudotojų. Duomenų bazė saugoma faile, kurio plėtinys .NSF. Į duomenų bazę įeina: • dokumentai, kuriuose yra reikalinga informacija; • formos - tai blankai (formuliarai), naudojami dokumentams kurti; • duomenų bazėje saugomų dokumentų sąrašai; • informacija apie naudotojų teises dirbti su duomenų baze; • agentai - specialios programos, skirtos tam tikriems veiksmams atlikti.

6. Notes serveris Notes serveris - tai lokalaus tinklo kompiuteris, turintis specialią programinę įrangą, skirtą bendram darbui ir prie šio tinklo prijungtų klientų - Notes darbo stočių - aptarnavimui. Ši programinė įranga taip pat vadinama Notes serveriu. Paprastai Notes serveris vykdo tokius uždavinius: • bendrai naudojamų duomenų bazių saugojimas, • šių duomenų bazių apsauga, • naudotojo prieigos prie duomenų bazių valdymas, • Notes pašto darbo užtikrinimas.

7. Darbo stotis ir replikavimas Darbo stotis - tai prie lokalaus tinklo prijungtas kompiuteris, turintis specialią darbo stoties programinę įrangą, vadinamą Notes klientu. Nutolusios darbo stotys gali dirbti ir autonomiškai, naudodamos specialią Notes DB kopiją (repliką). Darbo vietos (Locations)

8. Darbo stotis ir replikavimas Replika - tai duomenų bazės ar jos dalies kopija, kuri atnaujinama apsikeičiant informacija su duomenų baze-originalu naudotojo nurodymu arba pagal grafiką numatytu metu. šis informacijos mainų procesas vadinamas replikavimu. Replikavimo metu visi pakeitimai, kurie buvo padaryti DB replikoje, per tinklą perduodami ir padaromi ne tik pagrindinėje DB, bet ir visose kitose jos replikose. Tokiu būdu užtikrinamas DB ir jos replikų identiškumas. Tai dar vadinama duomenų bazių sinchronizavimu

9. Notes specialiosios duomenų bazės Keletas specialių duomenų bazių įeina į Lotus Notes paketą, kaip būtina sudėtinė jo dalis: • Bendroji Adresų knyga (Public Address Book) - informacija apie visus registruotus Notes naudotojus; • Asmeninė Adresų knyga (Personal Address Book) - atskiram naudotojui sukurta bazė, panaši į asmeninę užrašų knygutę, kurioje saugoma informacija apie naudotojui svarbius asmenis; • Paštas (Mail) - pranešimai, kuriuos gavo ar išsiuntė naudotojas, prijungtas prie lokalaus ar globalinio tinklo; • Pagalba (Help) - Lotus Notes elementų aprašymai, darbo su Notes instrukcijos.

10. Notes specialiosios duomenų bazės

11. Notes specialiosios duomenų bazės

12. Notes formos, rodiniai, aplankai ir agentai Forma - tai specialus blankas, kurį turi užpildyti naudotojas, kad sukurtas dokumentas būtų įrašytas į duomenų bazę. Kiekviena duomenų bazė turi rinkinį formų, kurias yra paruošęs jos projektuotojas. Rodinys - tai sąrašas duomenų bazėje saugomų dokumentų su trumpu jų turinio aprašymu. Kiekvienoje duomenų bazėje būna bent vienas rodinys. Rodiniai gali būti suprojektuoti taip, kad juose rodomi objektai grupuojami pagal kategorijas.

13. Notes formos, rodiniai, aplankai ir agentai Aplankas - tai rinkinys (sąrašas) dokumentų, kuriuos į jį apjungia naudotojas ar naudotojai savo sumetimais, nekeliant Notes apibrėžtų kriterijų. DB dažnai naudojami agentai - specialios programos, kurias paruošia duomenų bazės projektuotojas, skirtos kokiems nors veiksmams toje duomenų bazėje automatizuoti.

14. Notes forma projektavimo lange

15. Notes forma (neužpildyta)

16. Notes rodiniai

17. Naudotojų teisės dirbti su duomenų baze Kiekviena duomenų bazė turi Prieigos teisių sąrašą (ACL - Access Control List), kuris nustato, kokie naudotojai ar jų grupės ir kokie Notes serveriai turi teisę kreiptis į duomenų bazę ir kokius veiksmus joje jie gali vykdyti. Šis sąrašas sukuriamas duomenų bazės projektavimo metu. Vėliau jį gali koreguoti duomenų bazės valdytojas, naudodamas specialias komandas.

18. Naudotojų teisės dirbti su duomenų baze

19. Naudotojų teisės dirbti su duomenų baze Valdytojo (Manager)Gali skaityti, įrašyti, koreguoti, naikinti dokumentus, formas, rodinius ir agentus. Valdytojas gali keisti kreipties į duomenų bazę teisių sąrašą, nustatyti lokalų duomenų bazės užšifravimą, replikavimo parametrus, naikinti duomenų bazę. Kiekviena duomenų bazė turi bent vieną valdytoją. Valdytojas ir duomenų bazės projektuotojas - nebūrinai tas pats asmuo. Dizainerio (Designer) Gali atlikti veiksmus, paprastai reikalingus projektuojant duomenų bazę - kurti, koreguoti ir naikinti laukus, formas, rodinius ir agentus. Dizaineris gali atlikti ir kitus veiksmus, kaip ir naudotojai, turintys žemesnio lygio teises.

20. Naudotojų teisės dirbti su duomenų baze Redaktoriaus (Editor) Gali skaityti, kurti ir koreguoti visus dokumentus, taip pat ir kitų naudotojų sukurtus. Redaktorius gali keisti formas, rodinius ir kitus DB struktūros elementus, tačiau kreipties į DB teisių sąrašo keisti negali. Autoriaus (Author) Gali skaityti visus dokumentus, kurti naujus, bet koreguoti gali tik savo sukurtus dokumentus. Skaitytojo (Reader) Gali tik skaityti visus dokumentus, bet kurti naujus ir koreguoti jau sukurtus negali. Korespondento (Depositor) Gali kurti naujus dokumentus, bet skaityti jau sukurtų dokumentų negali (jis jų nė “nemato” DB rodiniuose). Be teisių (No Access) Toks naudotojas DB atidaryti negali.

21. Dialogo langai Properties for... Naudodami dialogo langus Properties for..., galite: • gauti informaciją apie įvairius Notes elementus: darbalapį, duomenų bazę, rodinį, formą, formos lauką ir t.t.; • įvesti ar koreguoti šių elementų pavadinimus; • nustatyti kitus elementų parametrus. Palyginus su Windows - tai žymiai svarbiau

22. Dialogo langai Properties for... (DB)

23. Dialogo langai Properties for... (dokumentui)

24. Rodiniai Rodinys - tai informacijos, kuri saugoma duomenų bazėje esančiuose dokumentuose, suvestinė. Rodiniai sudaromi naudojant lentelės formą, kurioje kiekvienam dokumentui skirta viena eilutė. Rodiniuose papildomai numatyta galimybė juos sutraukti ir išskleisti naudojant kategorijas, kad naudotojui būtų patogu rasti ir peržiūrėti reikalingą informaciją. Informatyvumui padidinti gali būti naudojamos formu-lės sumariniams rodikliams paskaičiuoti, duomenų poaibiams išskirti, išvestinei informacijai gauti.

25. Rodiniai Pagrindinė rodinio paskirtis yra: • Padėti naudotojui spręsti užduotį ir analizuoti galimybes, pateikiant jam informacijos suvestinę. Skirtingo lygio naudotojams (vadovams, vykdytojams) gali būti pateikiami skirtingi rodiniai. • Padėti naudotojui rasti reikalingą dokumentą, kai jam jo prisireikia. Tai pasiekiama atrenkant rodinyje pateikiamą informaciją. DB peržiūros langą sudaro trys sritys: • Navigacijos sritis • Rodinio sritis • Peržiūros sritis

26. Rodiniai

27. Rodiniai Pagrindinės rodinio ypatybės ir galimybės: • nuoseklus išdėstymas pagal dokumento sukūrimo laiką ar naudotojo nurodyta tvarka; • grupavimas pagal kategorijas (kategorija vadinamas požymis, bendras keliems dokumentams); • grupavimas įvertinant dokumentų hierarchiją. • kategorijų ir hierarchijos sutraukimas ir išskleidimas.

28. Rodiniai Naudojant rodinį, galima: • peržiūrėti ar skaityti dokumentus, • pažymėti dokumentus, • kopijuoti dokumentus, • šalinti dokumentus, • spausdinti rodinį ir dokumentus, • išsiųsti dokumentus kitiems naudotojams, • atlikti dokumentų, tenkinančių tam tikrus kriterijus, paiešką.

29. Aplankai Aplankas - tai tarsi konteineris, skirtas dokumentų saugojimui duomenų bazėje. Galite sukurti aplanką, kurį naudosite tik pats (tai bus asmeninis aplankas), arba tokį, kuriuo galės naudotis visi (bendras aplankas). Asmeninį aplanką gali sukurti kiekvienas vartotojas, jei jis duomenų bazėje turi bent Skaitytojo teises. Tokiu asmeniniu aplanku gali naudotis tik jį sukūręs vartotojas.

30. Aplankai Vartotojas gali: • sukurti naują aplanką, • įdėti dokumentą į aplanką, • pašalinti dokumentą iš aplanko, • pakeisti aplanko pavadinimą, • pakeisti aplanko vietą aplankų hierarchijoje, • panaikinti aplanką.

31. Informacijos paieška Notes sistemoje numatytos įvairios informacijos paieškos duomenų bazėse galimybės. Galite atlikti paiešką: • tam tikro žodžio dokumente, kurį skaitote; • dokumentų, kurių pavadinimuose yra tam tikras žodis; • dokumentų, kuriuose yra tam tikras žodis ar frazė; • dokumentų, kuriuos sukūrė konkretus autorius; • dokumentų, kurie sukurti tam tikru laiku ir t.t.

32. Informacijos paieška Dokumentų paieška pagal pavadinimą: 1) Greitoji paieška: norint rasti dokumentą, kurio pavadinimas prasideda tam tikru žodžiu, reikia suaktyvinti tą rodinio stulpelį (spragtelint rikiavimo mygtuką ) ir pradėti klaviatūra įvesti šį žodį

33. Informacijos paieška 2) Panaudojant komandą Find/Replace (pakanka įvesti ieškomo žodžio ar frazės fragmentą).

34. Informacijos paieška Dokumento paieška, naudojant paieškos sąlygas: • įvedus ieškomą žodį; • papildomai naudojant loginius operatorius: • sąlygos invertavimo (alternatyviniai variantai: ! NOT not), • operatorių “IR” (alternatyviniai variantai: & AND and), • operatorių “ARBA” (alternatyviniai variantai: | OR or), • operatorių “ARBA” ranguojamiems dokumentams (alternatyviniai variantai: , ACCRUE, accrue). • operatorių kombinaciją kartu su skliaustais, naudojamais veiksmų tvarkai pakeisti;

35. Informacijos paieška • “artimumą” nusakančius operatorius; tokie operatoriai yra trys: • sentence - dokumente abu nurodyti žodžiai turi būti viename sakinyje; • near - dokumente turi būti abu nurodyti žodžiai; • paragraph - dokumente abu nurodyti žodžiai turi būti vienoje pastraipoje. • atskirų laukų turinį nusakančius operatorius; pavyzdžiui, [Autorius] contains (Cvirka P.) [Viso] > 1000 [Data] < 01-01-98 • didžiųjų raidžių skyrimą nuo mažųjų nusakantį operatorių exactcase

36. Informacijos paieška Sudėtinga paieška duomenų bazėje Jei duomenų bazė indeksuota, galite jos dokumentų tekstuose rasti žodžius, frazes, datas, vykdyti paiešką pagal kitas sudėtingas sąlygas. Informacijos paieška dokumentuose, jų neatidarius skaitymui, - galingas ir labai naudingas Notes instrumentas. Panaudodamį jį, pavyzdžiui, galite duomenų bazėje rasti dokumentus, kurie buvo sukurti prieš mėnesį ir anksčiau, arba dokumentus, kurių nurodytame lauke yra tam tikras žodis, ir t.t. • Žodžiai ir frazės • Pagal autorių • Pagal datą • Pagal lauką • Pagal formą • Pagal naudojamą formą

37. Informacijos paieška Lotus Domino 5 versijoje yra mygtukas , kurį paspaudus atveriama paieškos sritis. “More” pateikia pasirinkimo galimybes:

38. Informacijos paieška Pavyzdžiui, paieškos pagal datą galimybes matome dešiniajame lange, o pagal žodžius - apačioje:

39. Dokumentų ypatumai • Stiliai • Saitai • Lentelės • Įterpti objektai • Sekcijos • Priedai • Dokumentai-atsakai

40. Sekcijos dokumente

41. Notes paštas Elektroninis paštas - viena iš svarbiausių Lotus Notes komponenčių, būtina grupinio darbo sistemos dalis. Tai plačiai pripažintas informacijos mainų būdas, padedantis žymiu mąstu atsisakyti “popierinės” informacijos perdavimo technologijos. Notes paštas naudoja mažiausiai dvi duomenų bazes – pašto duomenų bazę ir vieną ar daugiau Adresų knygų duomenų bazių. Notes laiškas gali atrodyti žymiai patraukliau, nei tradicinis, nes Notes leidžia: • pasirinkti jums patinkančią antraštę (etiketę); • pasirinkti bet kurio fragmento spalvą ir stilių; • įterpti lenteles, grafikus ir kitokius grafinius elementus; • pridėti informaciją, paruoštą naudojant kitas taikomąsias programas.

42. Notes paštas

43. Notes paštas Notes pašto aplankuose ir rodiniuose būna: • Gauto pašto aplanke - visi gauti pranešimai (įrašomi automatiškai). • Juodraščių aplanke visi pranešimai, kuriuos įrašote, bet neišsiunčiate (įrašomi automatiškai). Bet kada galite šiuos pranešimus koreguoti ir išsiųsti. • Išsiųsto pašto aplanke - visi pranešimai, kuriuos įrašėte išsiųsdami (įsimenami automatiškai). • Visų dokumentų rodinyje - visi pašto duomenų bazėje esantys dokumentai. • Rodinyje Darbai - visų užduočių, kurios buvo duotos kitiems, o taip pat ir jums, būsenos. • šiukšlių aplanke saugomi pranešimai, kuriuos jus pažymėjote pašalinimui. Bet kada galite juos pašalinti arba išsaugoti.

44. Notes paštas Norėdami adresuoti paštą, galite: • įvesti vardą arba • rasti vardus Adresų knygoje, naudodami - greitą adresavimą, - pašto adreso dialogo langelį. Kai pradedate rašyti gavėjo vardą Kam: arba cc: lauke, parinktoje adresų knygoje Notes ieško įvedamo vardo. Jeigu pirmasis rastas vardas nėra tas, kurio ieškote, – tęskite įvedimą.

45. Notes paštas Norėdami patvirtinti sutapimą ir • įvesti kitą vardą, – spauskite <ENTER>; • persikelti į kitą lauką, – spauskite <TAB> arba rodyklę žemyn. Galite įvesti vardą arba pavardę. Jeigu įvesta pavardė sutapo su pavarde Adresų knygoje, vardas ir pavardė bus sukeisti vietomis.

46. Notes paštas Kitos Notes pašto galimybės • laiško emblemos parinkimas

47. Notes paštas • įteikimo variantų parinkimas; galima nurodyti: - pranešimo svarbumo laipsnį ir jo rodymą gavus; - pranešimo skubumą; - ar bus informacija apie pranešimo įteikimą ar perskaitymą; - ar pranešimas bus šifruojamas; - ar pranešimas bus pasirašytas elektroniniu būdu; - pranešimo apsaugą nuo kopijavimo persiuntimo metu.

48. Notes paštas(pristatymo parametrai)

49. Užduotys ir jų panaudojimas Užduotimi vadinamas specialios formos Notes pašto pranešimas, kuriuo kas nors pavedama kitam asmeniui arba sau pačiam. Notes pašte yra papildomos priemonės, skirtos užduočių vykdymo eigai sekti. Užduotis būna vienoje iš aplanko To Do (Darbai) kategorijų (priklausomai nuo užduoties būsenos): Overdue, Today, Current, Future, Complete. Notes atnaujina kiekvienos užduoties būseną iki ji yra užbaigiama arba išmetama kaip nereikalinga.

50. Užduotys ir jų panaudojimas Užduočiųrodinys: Nauja užduotis: