160 likes | 460 Views
Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas. Aune Visnapuu Tartu Linnakantselei. Eelnev olukord. Kasutasime traditsioonilisi meetodeid Igal osakonnal oma registritesüsteem Lahendamisel olevate asjade hulga üle võis otsustada paberivirna järgi Tähtaegade jälgimine. Õiguslik taust.
E N D
Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas Aune Visnapuu Tartu Linnakantselei
Eelnev olukord • Kasutasime traditsioonilisi meetodeid • Igal osakonnal oma registritesüsteem • Lahendamisel olevate asjade hulga üle võis otsustada paberivirna järgi • Tähtaegade jälgimine
Õiguslik taust • Avaliku teabe seadus • Asjaajamiskorra ühtsed alused • Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri pidamise põhimäärus
Peamine eesmärk Kiire ja turvaline asjaajamine, mille tehniline lahendus tagab kerge ligipääsu linnavalitsuse tööle.
GoPro baasfunktsionaalsus • kontaktide haldus • asjahaldus • kirjavahetuse haldamine • arhiveerimine • ringkirjade saatmise võimalus, postilipikute trükkimine, valmis dokumendipõhjad; • dokumentide kooskõlastamine • teadete tellimine • dokumentide jälgimine töötajale asendaja määramine (näit. puhkuse ajaks); • tegevuste ajalugu (logi). • dokumentide skaneerimine, ühendamine faksiserveriga
Meie vajaduste selgitamine Meile spetsiifilised vajadused selgitati välja intervjuude käigus. Intervjueeritavad määras linnavalitsuse projektijuht
Ajakava • Lepingus fikseeritud ajakava järgi alustati tööga 01.02.2002 ja lõpptähtajaks määrati 27.05.2002 • Tööd jagati 4 erinevaks plokiks • Lahendus-testimine-tagasiside • 10.06.2002
Töötajatele vastuvõetavaks tegemine • Koolitus - Lotus Notes - GoPro • Lisaks töötajatele infomaterjal • Osakonna sekretär tugiisikuna • IT teenistusest tehniline tugi
Finantseerimine • Projekti rahastas Tartu Linnavalitsus • Siseministeeriumile esitatud taotlus 500 tuh kr lükati tagasi
Meie kogemused + • Väärtusta töötajaskonda, jagades infot võimalikult varases staadiumis ja kaasa arendustegevusse • Regulaarsed töökoosolekud • Loo võimalusi töövälisteks lõõgastusüritusteks, kus saaks jagada muljeid, pärida nõu jne
Meie kogemused - • Arvuti kasutamise oskus • Tehniline baas on oluline - andmete edastamise kiirus • Juurutamise hetkel ei loobunud kohe endisest dokumendiringlusest õigusaktide osas
Ülevaatlikult • 2002 aastal hakkasid GoProd kasutama linnavalitsus ja linnavolikogu • 2003 aastal võtsime koostöös RIA-ga kasutusele e-blanketid • 2004 aastast on GoPro kasutusel kõigis Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavates asutustes • 2005 vahetasime GoPro versiooni
Tulevikupilt • Veelgi enam e-blankette • SMS sõnumid • Kaugtöö süvenemine
Tänan tähelepanu eest! Aune.Visnapuu@raad.tartu.ee 736 1150