1 / 16

Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas

Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas. Aune Visnapuu Tartu Linnakantselei. Eelnev olukord. Kasutasime traditsioonilisi meetodeid Igal osakonnal oma registritesüsteem Lahendamisel olevate asjade hulga üle võis otsustada paberivirna järgi Tähtaegade jälgimine. Õiguslik taust.

lee-hewitt
Download Presentation

Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas Aune Visnapuu Tartu Linnakantselei

  2. Eelnev olukord • Kasutasime traditsioonilisi meetodeid • Igal osakonnal oma registritesüsteem • Lahendamisel olevate asjade hulga üle võis otsustada paberivirna järgi • Tähtaegade jälgimine

  3. Õiguslik taust • Avaliku teabe seadus • Asjaajamiskorra ühtsed alused • Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri pidamise põhimäärus

  4. Peamine eesmärk Kiire ja turvaline asjaajamine, mille tehniline lahendus tagab kerge ligipääsu linnavalitsuse tööle.

  5. GoPro baasfunktsionaalsus • kontaktide haldus • asjahaldus • kirjavahetuse haldamine • arhiveerimine • ringkirjade saatmise võimalus, postilipikute trükkimine, valmis dokumendipõhjad; • dokumentide kooskõlastamine • teadete tellimine • dokumentide jälgimine töötajale asendaja määramine (näit. puhkuse ajaks); • tegevuste ajalugu (logi). • dokumentide skaneerimine, ühendamine faksiserveriga

  6. Meie vajaduste selgitamine Meile spetsiifilised vajadused selgitati välja intervjuude käigus. Intervjueeritavad määras linnavalitsuse projektijuht

  7. Meeskond!

  8. Ajakava • Lepingus fikseeritud ajakava järgi alustati tööga 01.02.2002 ja lõpptähtajaks määrati 27.05.2002 • Tööd jagati 4 erinevaks plokiks • Lahendus-testimine-tagasiside • 10.06.2002

  9. Töötajatele vastuvõetavaks tegemine • Koolitus - Lotus Notes - GoPro • Lisaks töötajatele infomaterjal • Osakonna sekretär tugiisikuna • IT teenistusest tehniline tugi

  10. Finantseerimine • Projekti rahastas Tartu Linnavalitsus • Siseministeeriumile esitatud taotlus 500 tuh kr lükati tagasi

  11. Meie kogemused + • Väärtusta töötajaskonda, jagades infot võimalikult varases staadiumis ja kaasa arendustegevusse • Regulaarsed töökoosolekud • Loo võimalusi töövälisteks lõõgastusüritusteks, kus saaks jagada muljeid, pärida nõu jne

  12. Meie kogemused - • Arvuti kasutamise oskus • Tehniline baas on oluline - andmete edastamise kiirus • Juurutamise hetkel ei loobunud kohe endisest dokumendiringlusest õigusaktide osas

  13. Ülevaatlikult • 2002 aastal hakkasid GoProd kasutama linnavalitsus ja linnavolikogu • 2003 aastal võtsime koostöös RIA-ga kasutusele e-blanketid • 2004 aastast on GoPro kasutusel kõigis Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavates asutustes • 2005 vahetasime GoPro versiooni

  14. Tulevikupilt • Veelgi enam e-blankette • SMS sõnumid • Kaugtöö süvenemine

  15. Tänan tähelepanu eest! Aune.Visnapuu@raad.tartu.ee 736 1150

More Related