Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013

1. Licence 2 Communication UFR LASH Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013

2. Plan 1/ Les objectifs d’une réunion 2/La préparation de la réunion 3/Une méthode pour gérer une réunion 4/Le compte rendu de réunion UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

3. 1/ Les objectifs d’une réunion Un double objectif pour une réunion : Le point de vue de l’organisateur: trouver des solutions à un problème posé Le point de vue des participants : faire prévaloir son point de vue sur un problème posé • La réunion doit déboucher sur consensus et sur des actions à entreprendre UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

4. Typologie Réunion d’information Réunion de négociations Réunion d’études de cas Réunion de projet Réunion de famille  Des réunions difficiles du fait de l’amateurisme des participants UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

5. 2/ La préparation de la réunion Préparation générale : Définir le thème les questions et les objectifs à atteindre d’une réunion Définir les participants à la réunion • Admettre des participants non désirés mais contraints Choisir le moment de la réunion (date, heure) • Négocier éventuellement la date de la réunion en fonction des disponibilités des différents intervenants Choisir le lieu de la réunion UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

6. 2/ La préparation de la réunion (2) Préparation logistique: Réserver la salle Définir les prestations annexes (pause-café, pot de fin de réunion) Déterminer les moyens matériels nécessaires à la réunion (vidéo projection, micro micro baladeur tribune ou pupitre, téléconférences) Éditer en nombre voulu les documents proposés en réunion Réaliser et mettre en forme les documents de présentation (PowerPoint, vidéo) Lancer les invitations • (prévoir les questions d’accès (joindre un plan éventuellement pour accéder à la réunion) gérer les problèmes de stationnement Mettre en place une signalétique d’accès à la réunion UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

7. 3/Une méthode pour gérer une réunion Le déroulement chronologique de la réunion Le rôle des acteurs L’animateur Typologie des participants La gestion des thèmes UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

8. Chronologie d’une réunion Présentation initiale Rappel du contexte Objectifs de la réunion Présentation d’un ordre du jour Présentation et discussion des différents de l’ordre du jour Décisions sur les points abordés Conclusion et fixation de la prochaine réunion UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

9. Les acteurs dans une réunion Réunion et dynamique de groupe Importance de l’animateur de la réunion Choix d’un président de séance ? Identification et définition des rôles des participants La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

10. Réunion et dynamique de groupe La dimension psychosociale d’une réunion ne peut être ignorée Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus Etre reconnu Appartenir Agir Faire Agir Etre rassuré Comprendre La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

11. Réunion et dynamique de groupe Le triangle de Karpmann Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus Persécuteur Sauveur Victime La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

12. L’animateur Un objectif : Obtenir des décisions sur les thèmes de la réunion Six attitudes de base • 1. Obtenir la confiance • 2. Ecouter • 3. Stimuler • 4. Développer l’esprit d’équipe • 5. Promouvoir les potentialités de chacun • 6. Favoriser la participation UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

13. L’animateur On ne gère un participant “difficile” que s’il gène l’écoute ou le travail de groupe. Si l’animateur se positionne contre le groupe, le groupe fait corps (notamment quand le groupe perçoit des objectifs cachés). L’animateur évite l’interprétation négative (un participant qui s’endort, deux participants qui discutent...) à défaut, il est contraint de faire face à cette “souffrance” ou il sera tenté de faire preuve d’autorité (votre discussion peut intéresser tout le groupe!). L’animateur évite le “non” La résistance aux changements peut s’accompagner par une clarté dans le processus pédagogique. UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

14. L’animateur Ne pas faire face à l’agressivité par l’agressivité ou la remise en cause = répondre avec une voix douce, plus grave, prendre des temps, choisir la reformulation ... Attention aux attitudes, aux regards qui trahissent votre pensée profonde... Le gestuel, le déplacement (se diriger vers le brouhaha, sans regarder les personnes, accorder la gestuelle à sa parole, être assis = participation au groupe, debout = prise de contrôle...). UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

15. Les participants L’initiateur Propose les tâches, les buts ou les actions; définit les problèmes; suggère des procédures. L’informateur Cherche à enrichir les discussions; transmettre toute l’information qu’il possède; demande des faits et des données en rapport avec la discussion. Le clarificateur Interprète ou explique les idées et les suggestions; supporte mal les imprécisions donc demande des explications afin de clarifier les situations, les idées ou des termes; offre des suggestions ou des options; résume. UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

16. Les participants L’orienteur Ramène le groupe à la ligne de conduite qu’il s’était donnée; aide à faire respecter le plan de travail et les procédures établies, et lorsque nécessaire, rappelle aux membres les objectifs du groupe. Le coopératif Est conscient des objectifs et construit dans ce sens ; exprime ses idées, sentiments et informations et respecte ceux des autres; défend ses points de vues mais sans obstination et construit avec les idées des autres L’attentif Donne peu d’information mais écoute et observe tout ce qui se passe dans le groupe; rappelle certaines idées émises qui n’ont pas été développées; peut faire remarquer les problèmes de fonctionnement qu’il détecte. Le fignoleur Tente de coordonner les idées des autres; exprime peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit. UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

17. Les participants Le fignoleur Tente de coordonner les idées des autres; exprime peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit. Le pacifiste Calme les esprits; cherche à concilier les différends et à réduire les tensions; aide les personnes à explorer leur différence d’opinions; suggère une pause afin de résoudre les difficultés de nature interpersonnelle Le portier S’assure que les canaux de communication restent ouverts; facilite la participation des autres en demandant leur opinion; suggère des procédures qui permettent le partage des idées et des opinions UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

18. Les participants Le stimulateur Transmet aux autres le plaisir de travailler à une cause commune et communique sa sympathie; encourage et soutient la contribution des membres du groupe par son verbal et non-verbal. Le médiateur Offre des compromis qui accordent de l’importance aux idées qui sont en conflit; modifie les positions dans l’intérêt de la cohésion et du développement du groupe. La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

19. Les participants Mais on peut avoir aussi cette typologie… UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

20. La réunion en IPPDA Un schéma passe partout : Information Problèmes Propositions Décisions Actions Méthodes de communication écrite et orale Fayet CommeignesDunod UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

21. Titre Informer les absents CR IPPDA Constituer un tableau de bord pour suivre les actions Préparer en amont ses interventions Centrer l’écoute des participants UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

22. Synthèse d’une réunion en IPPDA texte UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

23. 4/ Le compte rendu de réunion Elément essentiel c’est lui qui donne sa raison d’être à la réunion S’apparente à une forme de quasi contrat Il doit y figurer : • · Le lieu de la réunion, la date, l’ordre du jour, l’heure de début et de fin de réunion, • · Les objectifs de la réunion, • · Les amendements éventuels à l’ordre du jour, • · Le développement des points de l’ordre du jour : • - Le contenu des débats avec : - nom des intervenants, • - points d’accords et de désaccords, • - Les décisions prises et conditions dans lesquels elles ont été adoptées (vote, à • l’unanimité, après consensus…), • - Les responsabilités de chacun, • - Les points laissés à la réflexion qui devront être repris à la prochaine réunion, • · La date de la prochaine réunion, lieu, heure et ordre du jour. http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

24. 4/ Après la réunion • Le compte rendu • Ecrire • Valider • Diffuser …. le compte rendu • Faire les modifications eventuellessuiant le srmarques ou retours de participants. • Attention remarques valides que pour celui qui s’exprime. Attention aux modifications post réunion http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

25. Les comptes rendus texte UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

26. Les différents compte rendus Méthodes de communication écrite et orale Fayet CommeignesDunod UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

27. 4/ Après la réunion • Bilan et analyse de la réunion • Absence de certains de participants (raisons d’organisation ou raisons politiques ? (chaise vide) ) • Qualité de l’organisation matérielle • Difficultés rencontrées dans le déroulement de la réunion ? • Les objectifs ont-ils été atteints ? • Faire une analyse par objectif • Déterminer le degré d’obtention • Rechercher les causes • Définir les mesures correctrices ? • contrôle des actions décidées en réunion. http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

28. Merci de votre attention UFR LASH 2013 Philippe Bellissent