İTS FAZ II UYGULAMASI HAKKINDA

2. İTS FAZ II UYGULAMASI HAKKINDA 01.01.2010 tarihinde başlayan İlaç Takip Sisteminde 02 Şubat 2008 tarihinde “Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği”nde yapılan bir değişiklikle ürünler üzerinden kupür kaldırılmış, yerine “karekod” adıyla yeni bir tanımlayıcı konulmuştur. 01.01.2010 tarihinden itibaren üretilen tüm ürünlerde karekod bulundurulması zorunlu hale getirilmiştir. Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği’ nin aşağıdaki maddeleri gereği İlaç Takip Sisteminde Üretici – Ecza Depoları / Kooperatifler ve Eczanelerin yapmaları gereken işlemler tarif edilmiştir. “(Ek:RG-10/6/2010-27607) (3) İlacın üretim ve dağıtım zincirinde yer alan bütün sorumluların aşağıdaki dağıtım uygulamalarına riayet etmeleri gerekmektedir.

3. Ruhsat/izin sahipleri, üretim yaptıkları ve satmak üzere stokladıkları, sattıkları, her ne sebeple olursa olsun iade aldıkları ve imha kararı verdikleri ürünlerin karekodlarını ilgili kılavuzda öngörüldüğü şekli ile İlaç Takip Sistemine bildirmek zorundadırlar. Ecza depoları, firmalardan satın aldıkları, diğer depolarla takas ya da satın alma işlemi yaptıkları, her ne sebeple olursa olsun iade aldıkları ve imha kararı verdikleri, depolama ya da taşıma işlemleri sırasında zayi olan ve eczanelere sattıkları ürünlerin karekodlarını ilgili kılavuzda öngörüldüğü şekli ile İlaç Takip Sistemine bildirmek zorundadırlar. Eczaneler, satın aldıkları, aldıkları yere iade ettikleri, imha edilmek üzere ayırdıkları, takas yaptıkları ve her ne suretle olursa olsun sattıkları bütün ürünlerin karekodlarını ilgili kılavuzda öngörüldüğü şekli ile İlaç Takip Sistemine bildirmek zorundadırlar.”

4. 01.01.2010 tarihinde FAZ 1 evresiyle hayata geçen İTS, üreticinin üretim bildirimini yapmasını, Eczacının’ da SGK’ ya verdiği ilaçların satış bildirimlerini yapması işlemini kapsamaktaydı. Türk Eczacıları Birliği olarak Depoların İTS’ ye dahil edilmediği sürece Eczanelerin Alım Bildirimi yapmaması gerektiğini her platformda bildirdik.

5. FAZ I KAREKOD BİLGİSİ AKIŞ ŞEMASI

6. Şemada görüldüğü üzere Üretici İlacı Ürettiğini İTS’ ye bildiriyor. Eczanedeki işleme kadar aradaki hiçbir süreçte İTS’ ye herhangi bir bildirim olmuyor. Eczane’ de yapılan; • Medulaya Reçete Girişlerinde Medula tarafından otomatik olarak • Nakit Satışlarda Eczacı tarafından (Tercihen) • Stok zarar bildirimlerinde Eczacı tarafından (Tercihen) • Kurum Reçetesi girişlerinde yine Eczacı tarafından (Tercihen) İTS’ ye bildirimde bulunabilmekteydi.

7. PEKİ FAZ II İLE ECZANE İŞLEYİŞİNDE NELER OLACAK? Sisteme Ecza Depoları Dahil Olacak Ecza depoları FAZ II ile tüm karekod işlemlerini İTS’ ye bildirmekle yükümlüdür. Dolayısıyla Hangi üreticiden hangi karekodlu ilaçları aldığını ve hangi karekodlu ilaçları hangi eczaneye sattığını İTS’ ye bildirecektir.

8. Sisteme Ecza Depoları Dahil Olacak

9. Eczanede Mal Alım Bildiriminin Yapılması • Eczanede Mal Alım Bildiriminin Yapılması • FAZ II ile birlikte, ecza depoları sattıkları tüm karekodlu ilaçları İTS’ ye bildirmeleri sebebiyle eczane satın aldığı tüm karekodlu ilaçların karekodlarını İTS’ ye bildirecek, bu şekilde mal alım bildirimini gerçekleştirecektir. • Bu işlemi TEBEOS üzerinden veya kullandığı eczane otomasyon sistemi üzerinden yapabilecektir. Bu işlemi daha pratik ve kolayca yapabilmesi için, Ecza Deposundan satın aldığı ilaçların karekod bilgilerini, Ecza deposunun sisteminden E-fatura olarak TEBEOS’ a veya kullandığı eczane otomasyon sistemine indirmeli ve İTS’ ye bildirim işlemini yapmalıdır. • E-fatura ile ilgili herhangi bir problem yaşadığında öncelikle ecza deposuyla problemi çözülmediği takdirde TEBEOS’ un veya kullandığı eczane otomasyon sisteminin yetkililerine başvurmalıdır.

10. Eczanede Mal Alım Bildiriminin Yapılması Yukarıda gösterildiği gibi, 1. Adımda depodan gelen karekodlu ilaçların bildirimini İTS’ ye yapılıyor. 2. Adımda ise Medulaya girilen reçeteler haricindeki ilaçların karekod bilgilerini TEBEOS veya kullandığı eczane otomasyon yazılımı vasıtasıyla yapıyor. Medulaya girdiği ilaçların karekod bilgilerini Medula içinden yapılıyor.

11. Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi Eczaneler arası karekodlu ilaçların takas işlemlerinde de İTS takas servisleri kullanılmalıdır. Eczaneler arası takas işlemini TEBEOS veya kullandığınız eczane otomasyon sistemiyle yapabilirsiniz. Takas işlemini yapmak için aşağıdaki gereksinimlere ihtiyacınız vardır. Takas yapacağınız eczanenin GLN numarası. Takas yapacağınız eczanenin TEBEOS’ a veya kullandığınız eczane otomasyon yazılımına tanıtılması ve GLN numarasının girilmesi.

12. Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi

13. Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi Adımda:A Eczanesi B Eczanesine takas etmek istediği ilacı TEBEOS veya kullandığı eczane otomasyon yazılımı vasıtasıyla İTS’ ye bildiriyor. Adımda:B Eczanesi, A Eczanesinden gelen ilacın alım bildirimini yapıyor. Bu şekilde ilacın kendi üzerine aldığını kayıt etmiş oluyor. Adımda:Bu sefer B Eczanesi A Eczanesine takas etmek istediği ilacı TEBEOS veya kullandığı eczane otomasyon yazılımı vasıtasıyla İTS’ ye bildiriyor. Adımda:A Eczanesi, B Eczanesinden gelen ilacın alım bildirimini yapıyor. Bu şekilde ilacın kendi üzerine aldığını kayıt etmiş oluyor.

14. TEBEOS Programında Mal Alım Bildirim İşlemi E-Fatura Butonuna Tıklanır

15. TEBEOS Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Gelen E-Fatura Ekranında; 1. Adımda ‘Ecza Deposu’ seçilir. 2. Adımda seçtiğimiz depoya göre uygun olan butona tıklıyoruz. Hedef Ecza Deposu İçin ‘E-Fatura’, Kooperatif, Selçuk ve diğer ecza depoları için ‘XML den Verileri Çek’ butonuna tıklıyoruz. Dikkat edilmesi gereken husus ‘Tanımlama Kartları ->Depo Kartı’ bölümünde ecza deposunun aktif hale getirilmesi gerekmektedir.

16. TEBEOS Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Fatura aktarıldığında yükleme barı %100 olacaktır. Aşağıdaki ekranda şekilde gösterildiği gibi. Bu adımdan sonra aşağıdaki ekranda gösterilen İTS butonuna basıldığı takdirde içinde kare kodların olduğu e-faturayı İTS’ ye bildirim işlemi için hazır hale gelinmiş olunuyor.

17. TEBEOS Programında Mal Alım Bildirim İşlemi E-fatura içindeki karekodlu ilaçların görüntülendiği bu adımda “İTS Toplu Mal Alım Bildirimi” butonuna tıklayıp Mal Alım Bildirimi işlemini gerçekleştirmiş oluyoruz. Bildirim işleminin sonucunu “Yapılan İşlem” başlığı altında görebiliriz.

18. FARMAKOM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi E-depo Modülü butonuna tıklanır. Karşınıza gelen penceredeki bilgiler eksiksiz ve doğru olarak doldurulmalıdır.

19. FARMAKOM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Karşımıza gelen ekranda “Devam” butonuna tıklanır.

20. FARMAKOM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi E-depo Modülüyle ilgili işlem tamamlanmıştır. “Kapat” butonuna tıkladığımızda 4. Adımdaki ekran gelecektir.

21. FARMAKOM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Bu ekranda aktarımını yaptığımız e-faturanın bilgilerini görebilirsiniz. “Karekod” butonuna tıklayıp 5. Adıma geçiyoruz.

22. FARMAKOM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Bu ekranda e-fatura içindeki ilçların karekod bilgilerini görüntülüyoruz. Ekrandaki 1 numaralı görselde yer alan “Doğrula” butonuna tıklayıp ilaçların alım bildirimlerini yapıyoruz. Hemen sonrasında “Kaydet” butonuna basarak bu e-fatura ile ilgili işlemi sonlandırmış oluyoruz.

23. ECZANEM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Hareketler  Fatura Aktarımı menüsünden Fatura Aktarım modülünü açıyoruz.

24. ECZANEM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Gelen ekranda e-fatura aktarımını yapacağımız depo seçimi yapılır ve “Başlat” butonuna tıklanır.

25. ECZANEM Programında Mal Alım Bildirim İşlemi “İTS Onay Bildir” butonuna tıklandığında karşımıza gelen 2 seçenekli menüden üst satırdaki “Bu faturayı Alış Bildirimi Yap” seçeneğine tıklanır. Seçilen fatura için Mal alım Bildirimi yapılmış olur.

26. BYTE Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Byte eczane programında Alışlar menüsü -> e-Fatura Aktarımı bölümü ile depo seçip aktardığınız fatura üzerinde sağ tuşla “Aktarılmış Faturayı Aç” diyerek aktarılan faturayı ekranınıza açabilirsiniz.

27. BYTE Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Fatura ekrana açıldıktan sonra depo karekod bilgilerini gönderip göndermediğini kontrol ettikten sonra its onay butonu ile its ye mal alım bildirimi gönderilir.

28. BYTE Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Sağ tarafta its bildirim başarılı mesajı gelir ve its den onay alan seri satırının rengi değişir. Seri satırı its onayı aldı ise mavi alan gri alana dönüşür.

29. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Öncelikle faturalarımızı işledikten kaç dakika sonra bildirim yapılması isteniyorsa, Eczane Tanımları Bölümünden girilmelidir. Bu süre fatura kontrollerini yapabilmeniz açısından gereklidir.

30. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Aktarım yapacağımız deponun karekod bilgilerini gönderip göndermemesi programımız tarafından önemli değildir. Kontrol esnasında eğer karekod bilgileri gelmemişse, program otomatik olarak okutulan barkodu fatura ile ilişkilendirecektir. Karekod bilgilerini gönderen Hedef Ecza Deposu üzerinde anlatıma devam edilecektir. tarih aralığı girildikten sonra Aktar Butonuna basılır. Karşımıza Fatura Seçim Ekranı gelir, bu ekranda sadece belli faturalar aktarılacaksa seçim iptal edilebilir, hepsi aktarılacaksa Tamam Butonuna basılarak Fatura Aktarım İşlemine devam edilir.

31. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Aktarım yapacağımız deponun karekod bilgilerini gönderip göndermemesi programımız tarafından önemli değildir. Kontrol esnasında eğer karekod bilgileri gelmemişse, program otomatik olarak okutulan barkodu fatura ile ilişkilendirecektir. Karekod bilgilerini gönderen Hedef Ecza Deposu üzerinde anlatıma devam edilecektir. tarih aralığı girildikten sonra Aktar Butonuna basılır. Karşımıza Fatura Seçim Ekranı gelir, bu ekranda sadece belli faturalar aktarılacaksa seçim iptal edilebilir, hepsi aktarılacaksa Tamam Butonuna basılarak Fatura Aktarım İşlemine devam edilir.

32. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Fatura aktarımları tamamlandığında aşağıdaki gibi ekranlar oluşacaktır. Burada fatura kontrol edilmeyecekse program tarafından belirtilen süre içerinde, bu kayıtlar otomatik olarak gönderilecektir. Fatura girme işlemi tamamlanmıştır. Eğer kontrol işlemi yapılacaksa faturanın üzerine mouse ‘la tıklanarak Fatura İçeriğine giriş yapılır.

33. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Bu bölümde İts İşlemleri butonuna basılarak Barkod Kontrol Ekranlarına geçiş yapılır.

34. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Eğer bize gelen ürünle faturadaki ürünler uyuşmazsa, aşağıdaki gibi uyarılar görüntülenerek kullanıcı uyarılır.

35. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Kutu kontrol işlemi bittikten sonra, ürünlerin İts kaydı olup olmadığının kontrolü için Doğrula Butonuna basılabilir.

36. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Bu işlemlerle birlikte ürünlerimiz rafa koymaya hazır hale gelmiştir. Eğer manuel fatura girişi yapılacaksa İrsaliye Fatura Giriş Bölümünden ürünler okutularak kayıt işlemleri yapılabilir

37. ILON Programında Mal Alım Bildirim İşlemi Kontrol süreçleri yine otomatik fatura aktarımlarındaki gibidir. Barkodları tek tek burada okutmaya gerek yoktur. İstenirse İts kaydı kontolü için doğrulama yapılabilmektedir.