Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien kehittäminen

1. TIETOTEKNOLOGIAN KÄYTÖN EDISTÄMINEN SOSIAALIHUOLLOSSA -HANKE Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmienkehittäminen Pekka Kortelainen Projektipäällikkö ISO / STM & Jarmo Kärki Projektipäällikkö Stakes

2. Kehittämisen yleisperusteluja • Strateginen valinta (Tietotekniikan hyödyntämisstrategia 1995) • …ei olla vielä saatu riittäviä hyötyjä sosiaali- ja terveydenhuollossa kansallisella tasolla. Tietotekniikkainvestointien taso toimialalla on ollut verrattain alhainen..(Tietoyhteiskuntaneuvosto 2005) • Palvelujen tehostamisen väline • Käytännön työstä nousevat tarpeet • Yleinen kehitys, ajanmukaiset palvelut • ICT-teknologian kehittymisen luomat mahdollisuudet

3. ”Järjestelmien kehittämisen ja hyödyntämisen ongelma on se, että sosiaalihuollon tietojärjestelmille ei ole valtakunnallisesti määritelty yhtenäisiä tietorakenteita eikä tietosisältöjä.” Tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa –hankesuunnitelma (STM 2005:1)

4. Kehittämiskokonaisuus Kehittämistyön organisointi 2005 - Asiakastieto, dokumentaatio ja tietojärjestelmät Päähankkeet Asiakastietojärjestelmät Dokumentaatio ? ? Osahankkeet ja projektit (projektiryhmä, työryhmät, selvitystyöt jne.) Ydintieto Termiselvitys Palvelujen määrittely ? ? ? ?

5. Tietoteknologian hyödyllisyys henkinen ekspansio • Tiedon käyttö ja hallinta: • asiakastieto • organisaatiotieto • tilastotieto • dokumentointi sosiaalinen ekspansio • Tiedonsiirto ja kommunikaatio: • WWW, mobiili, ym. • työntekijöiden • organisaatioiden • asiakkaiden mekaaninen ekspansio ”Mekaaniset” työsuoritukset: - tietokoneiden laskentakapasiteetti

6. Asiakastietojärjestelmät / Asiakastieto Tiedon tarve Tiedon jäsentäminen Tiedon käytettävyys

7. Tiedon yhtenäisyys ja vertailtavuus Mitä tietoa tarvitaan ? Operationaalinen tieto: työntekijöiden tarvitsema tässä ja nyt Organisaatiotieto: toiminnan suuntaaminen, kehittäminen, johtaminen ja resursointi Kansallinen tieto: tilastointi, vertailutieto, sosiaalipoliittiset ratkaisut

8. Asiakastiedon jäsentäminen Tiedon rakenne Tiedon sisältö Muoto Mitä kirjataan Luokittelut Miten kirjataan Kokonaisuudet Hierarkiat Mitä tarvitaan

9. Yleinen taso Rakenteellinen tieto Työntekijä Kunta Henkilötieto Palveluketju Organisaatio Palvelukokonaisuus Toimipaikka Tulosyy Asiakkuuden kesto Toiminnan kohde Suunnitelmat Päätökset Lausunnot Kertomus Lomakkeet Palvelujen taso

10. Kunnat järjestävät palvelunsa eri tavoin, joten toimipaikkojen taso on dynaaminen Stakes OID juuri Palvelut ja palvelukohtaiset ydintiedot määritellään yhtenäisten otsikoiden alle Staattinen määrittely Palvelujen tarjoajat OID Y-tunnus Toimipaikka OID toimipaikka Toimipaikka OID toimipaikka Sosiaalihuollon ydintiedot Palvelut OID palveluluokitus Palvelut OID palveluluokitus Palvelut OID palveluluokitus Sosiaalihuollon palvelukohtaiset rakenteiset tiedot Sosiaalihuollon prosessit ja niihin liittyvät dokumentit Rakenteistettu dokumentaatio HL7 Open CDA 2005 Kronologinen eteneminen ja sen kuvaus tietojärjestelmään

11. Rakenteellisen tiedon muodostamisenedellytyksiä sosiaalihuollossa Yhteisesti ymmärretyt termit Tiedon luokitukset: yleiset, palvelukohtaiset ym. Rakenteellinen tieto Tiedon esitysmuodot: standardit, sopimukset Konsensus, määrittelytyö

12. Tiedon käytettävyys • Rakenteellisen tiedon tulisi helpottaa dokumentointia, yksikertaisuuden vaatimus • Luokituksen ja koodaukset toimivat ”taustalla” • Tiedon koonnit ja siirrot helpottuvat ja yhtenäistyvät (lastensuojelun, toimeentulotuen jne.) • Luokiteltu tieto voidaan järjestelmissä kirjata esim. valikoista, jolloin vapaan tekstin osuus vähenee • Tietoa hyödynnetään useilla tasoilla (käyttäjä, organisaatio, kansalliset tilastot ja koonnit)

13. Kansalliset linjaukset Asiakastiedon määrittelytyö Yhteinen käsitys termeistä Sosiaalihuollon ydintiedot Terveydenhuollon ydintiedot Sosiaalihuollon palvelut Lainsäädäntö käytäntö Palvelukohtainen dokumentointi Substanssikohtainen kehitystyö Lausuntokierrokset Arvioinnit Konsensus Käyttöönoton suunnittelu

14. Tietojärjestelmien kehitysnäkymät Digitaalinen arkistointi: kansallinen ratkaisu ? arkistointisäännökset Tietojärjestelmien ”kolmas aalto” selainkäyttö asiakasliittymät Tiedon tallennukseen ja siirtoon liittyvä standardointityö Kommunikaation ja osallisuuden lisääntyminen Alueellisen ja liikkuvan työn tuki Tietosuoja ja tietoturva sähköiset allekirjoitukset asiakkaiden tunnistaminen

15. Sosiaalihuollon sähköinen dokumentaatio:Nykykäytännön tunnuspiirteitä • Epäyhtenäisyys siinä, • mitä kirjataan ja • miten kirjataan. • Kirjaamisella usein epäselvä suhde ammattilaisen työprosessiin. • Asiakirjojen säilyttämistä koskeva ohjeistus puutteellista ja vanhentunutta.

16. Asiakastyön dokumentointitapoja Sähköinen kirjaaminen Päätökset Asiakkaan perustiedot Suunnitelmat Dokumentointi Asiakastiedon tallentaminen säilyvään muotoon Vapaa-muotoinen dokumentaatio Rakenteinen dokumentaatio Ammattilaisen muistiinpanot Hakemukset Manuaalinen kirjaaminen

17. Sosiaalihuollon sähköisen dokumentaation kehittäminen Tavoitteena on kehittää sosiaalialan ammattilaisen työtä tukeva dokumentaatiorakenne ja yhtenäinen ohjeistus

18. Sosiaalihuollon sähköisen dokumentaation kehittäminen Käytössä olevat dokumentaatiotavat Nykyisten dokumentaatiotapojen selvittäminen ja arviointi Työprosessilähtöinen ajattelu Sosiaalialan työprosessien mallintaminen Prosessin eri vaiheissa tarvitaan erilaisia tietoja Tietojen määrittely palveluittain ja kunkin prosessivaiheen osalta Sosiaalialalla asiakasprosessit ylittävät palveluiden ja sektoreiden rajoja Organisaatioiden sisäisten ja niiden välisten tiedonsiirtotarpeiden selvittäminen

19. Dokumentaation kehittämisen haaste: sosiaalihuollon palveluiden laaja kenttä • Toimiala koostuu lukuisista, osin pienistä, toisistaan poikkeavista tehtävistä. • Lakisääteisiä palveluja/toimintamuotoja mm. sosiaalityö, isyyden selvittäminen, kasvatus- ja perheneuvonta, kotipalvelu tukipalveluineen, kotoutus, lapseksi ottaminen, lapsen elatuksen turvaaminen, lapsen huolto ja tapaamisoikeus, lasten päivähoito, lastensuojelu, nuorten rikoksentekijöiden huolto, omaishoidon tuki, pakolaisten ja turvapaikanhakijoiden huolto, perheasioiden sovittelu, perhehoito, päihdehuolto, rikosten sovittelu, kuntouttava työtoiminta, työhön kuntoutus, toimeentulotuki, vammaispalvelut, kehitysvammahuolto ja velkaneuvonta.

20. Sosiaalihuollon asiakaspalveluprosessi Vireillepano Palvelun lopettaminen Palvelun piiriin kuulumisen tarkistaminen Palvelun arviointi Tarpeen selvittely Palvelun toteuttaminen Päätös palvelun piiriinottamisesta Tiedoksianto päätöksestä Palvelun suunnittelu Päätös palvelun toteuttamisesta Palveluvoimavarojen varaus Lähde: Kalpa&Kuusisto-Niemi, 1997

21. Sosiaalihuollon sähköisen dokumentaation kehittäminen • Selvitettävä palveluittain dokumentoitavat tiedot: • laadukkaan asiakaspalvelun mahdollistavat tiedot • hallinnon tarvitsemat tiedot • tilastotiedot • yhteistyötahoille siirrettävät tiedot • tietoja asiakkaiden tarpeiden ja palvelujen kehityksestä (kuntalaisten hyvinvoinnin muutosindikaattorit)

22. Esimerkki palveluprosessin ja dokumentoitavien tietoryhmien suhteesta Palvelun piiriin kuulumisen tarkistaminen Tarpeen selvittely Palvelun suunnittelu Päätös Palvelun toteuttaminen Palvelun lopettaminen Palvelun arviointi Vireillepano Palvelu- suunnitelma Palvelu- pyynnöt Lähete Ilmoitus Hakemus Hakeutuminen Muutoksen- haku Kantelut Valitukset Palvelu- perusteet Maksaja Historiatiedot Nykytilanteen kuvaus Johtopäätökset Asia Perustelu Varmennus Tiedoksianto Muutoksen- haku Palvelun laatu suhteessa annettuihin kriteereihin Lähtötiedot Palautteet Ilmoitukset Tilastotiedot Palvelun toteutustiedot Muutokset Perustelut muutoksille

23. 2006 2007 2008 2009 2005 YDINTIEDOT PALVELUKOHTAISET YDINTIEDOT RAKENTEISTAMINEN DOKUMENTOINTI RAKENTEISTAMINEN ASIAKIRJAT (säilytys, asetus) TERMISTÖN YHTENÄISTÄMINEN SELVITYS LUOKITUKSET JA KOODITUKSET Terveydenhuollossa tehty työ

24. Yhteystiedot • Asiakastietojärjestelmän kehittäminen Pekka Kortelainen pekka.kortelainen@kuopio.fi • Dokumentaation kehittäminen Jarmo Kärki jarmo.karki@stakes.fi • www.tikesos.fi