Zpracovala: Ing. Pavla Nováková Odbor interního auditu a kontroly Ministerstvo vnitra

1. Zobecnění poznatků z kontrol vykonaných zaměstnanci odboru interního auditu a kontroly III. Čtvrtletí roku 2013 Zpracovala: Ing. Pavla Nováková Odbor interního auditu a kontroly Ministerstvo vnitra Oddělení veřejnosprávní kontroly Telefon: 974832858 Fax: +420 974833549 E-mail: pavla.novakova@mvcr.cz

2. cíl prezentace • Hlavním cílem prezentace je poskytnout vybraným zaměstnancům resortu informace o pochybeních, která jsou zjišťována při kontrole a působit tak preventivně k zamezení jejich vzniku či recidivě. • Zdrojem dále uvedených informací byly protokoly z kontrol vykonaných odborem interního auditu a kontroly (dále jen „OIAK“) do ruku 2013 a současně také protokoly z kontrol vykonaných i v předchozích letech 2009 -2010 u organizačních složek státu, státních příspěvkových organizací v působnosti MV (dále jen „OSS“ a „SPO“),u organizační složky státu Ministerstvo vnitra (dále jen „OSS MV“), mimoresortních příjemců dotací a kontrolní zjištění NKÚ.

3. Přehled realizovaných kontrolních akcí OIAK III. Čtvrtletí roku 2013

4. Přehled realizovaných kontrolních akcí OIAK III. Čtvrtletí roku 2013

5. Přehled realizovaných kontrolních akcí OIAK III. Čtvrtletí roku 2013

6. Přehled realizovaných kontrolních akcí OIAK III. Čtvrtletí roku 2013

7. Sumarizace kontrolních akcí OIAK III. Čtvrtletí roku 2013

8. Hospodaření s majetkem státu I. oprávněnost používání nehmotného majetku • Kontrolovaná osoba porušila usnesení vlády č. 624/2001 o Pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly užívání počítačových programů tím, že nedoložila doklady prokazující oprávněnost používání počítačových programů pořízených před více než pěti lety. • Kontrolovaná osoba porušila ustanovení čl. 10 a čl. 12 NMV č. 21/2004, kterým se stanoví pravidla a způsob zabezpečování kontroly užívání počítačových programů v působnosti Ministerstva vnitra tím, že neopatřovala specifikační listy předepsanými podpisy a na těchto listech nebyly uvedeny všechny používané programy. • Kontrolovaná osoba porušila ustanovení čl. 9 téhož NMV tím, že nedodržela podmínku neporušené ochranné plomby, a přesto byly dány PC do užívání. • Kontrolovaná osoba porušila ustanovení čl. 2 téhož NMV tím, že nedoložila pověření správce počítačových programů (správce koncových stanic) a současně zaměstnanci, kteří prováděli tyto činnosti ve skutečnosti, je neměli ani v popisech pracovních činností. Kontrolovaná osoba nevedla evidenční karty počítačových sítí ve smyslu NMV č. 65/1994, který se stanoví postup při sestavování projektových záměrů informačních systémů a počítačových sítí a při evidenci počítačových sítí a jednotek výpočetní techniky.

9. Hospodaření s majetkem státu II. pořizování dlouhodobého hmotného majetku Výkonem následných veřejnosprávních kontrol plnění opatření na základě kontroly vykonané NKÚ v roce 2011 u OSS v působnosti MV bylo např. zjištěno: • Kontrolovaná osoba porušila ustanovení § 8 odst. 1 a odst. 4 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví tím, že po ukončení stavebních akcí a jejich uvedení do užívání v letech 2007 a 2008 nezařadila tyto akce TZ rekonstrukce budovy ve výši 73 015 088,77 Kč na základě protokolu zařazení do užívání a nezaúčtovala následně na majetkový účet 021 – Stavby, ale vedla je na majetkovém účtu 042 - Nedokončení dlouhodobý hmotný majetek. • Důsledkem nesprávného postupu účetní závěrka sestavena ke konci a na začátku dalšího roku nepodávala věrný obraz předmětu účetnictví, čímž kontrolovaná osoba současně porušila ustanovení § 7 odst. 1 a odst. 2 téhož zákona. • Kontrolovaná osoba při pořizování výše uvedeného majetku navíc porušila ustanovení § 6 odst. 2 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole tím, že neuplatnila při výkonu finanční kontroly kontrolní postupy - schvalovací postupy, kterými měla zajistit prověření podkladů připravovaných operací při pořizování tohoto majetku.

10. Hospodaření s majetkem státu – Přijatá opatření k odstranění nedostatků Vedoucí zaměstnanec kontrolované osoby přijal opatření: • Uložil příslušnému zaměstnanci, aby při uzavírání smluvních závazků obdobného plnění a za podmínek pořizování majetku překračujícím kalendářní rok, projednala návrh smlouvy i na pracovišti rozpočtu a účetnictví a vyžadoval metodiku správnosti účetních postupů. • Prováděním technického dozoru investora na stavební části akce pověřil investičního technika příslušného odboru. Proškolení zaměstnanců, kteří mají zabezpečit schvalovací postupy při pořizování DHM v souladu s ustanovením § 6 odst. 2 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, které mají zajistit prověření podkladů připravovaných operací a které tyto operace v případech zjištění nedostatků pozastaví až do doby jejich odstranění. Proškolení zaměstnanců, kteří mají zabezpečit vedení účetnictví při pořizování DHM v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, resp. účtovat do příslušného účetního období.

11. Hospodaření s majetkem státuIII. Proces Výběrového řízení a pořizování dlouhodobého hmotného majetku Výkonem supervize dodržování obecně závazných právních předpisů a IAŘ při pořizování DHM u OSS MV např. zjištěno: • Kontrolovaná osoba porušila ustanovení § 6 vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku tím, že účastník programu nepředložil správci programu v termínu do konce rozpočtového období zprávu pro závěrečné vyhodnocení akce. • Vedoucí zaměstnanec kontrolované osoby schválil v rodném listu veřejné zakázky na pořízení DHM návrh na uplatnění výjimky ze zákona o VZ podle ustanovení § 18 odst. 1 písm. a), přičemž toto rozhodnutí nebylo důvodné. • Kontrolovaná osoba jako účastník programu neoznačila utajované informace, které by měly být předmětem VZ příslušným stupněm utajení a neuvedla ani to, jak by uveřejnění zadávacích podmínek a samotné pořízení DHM ohrozilo ochranu utajovaných informací. • Kontrolovaná osoba jako zadavatel VZ nesplnila povinnost evidovat VZ v monitorovacím a kontrolním systému v souladu s ustanovením čl. 18 NMV č. 9/2011 o zadávaní veřejných zakázek. • Zaměstnanci kontrolované osoby hodnotili následně doporučili uzavřít smluvní vztah se závazkem na pořízení DHM ve složení pouze 3 členné hodnotící komise a tím došlo k porušení ustanovení čl. 4 odst. 3, čl. 11 a přílohy č. 2 NMV č. 9/2011 o veřejných zakázkách, kde je uvedeno, že hodnocení musí provádět alespoň 5-ti členná hodnotící komise jmenovaná zadavatelem.

12. Hospodaření s majetkem státu – dokončení • Kontrolovaná osoba pořídila DHM osobní vozidlo konkrétního typu, který zařadila do užívání s označením jiného typu a u takto nesprávně evidovaného DHM se zvýšilo riziko ztráty, odcizení nebo zneužití, neboť DHM nebyl dostatečně schráněn ve smyslu ustanovení § 14 odst. 3 zákona o majetku státu. • Kontrolovaná osoba nevyčíslila a nepožadovala od dlužníků, kteří byli v prodlení s plněním peněžitého dluhu, úroky z prodlení (poplatek z prodlení) a náklady spojené s jejich uplatněním, tzn. že důsledně nevyužila všechny právní prostředky při uplatňování a hájení práv státu jako vlastníka neplnila určené úkoly nejhospodárnějším způsobem a tím porušila ustanovení § 53 odst. 4 rozpočtových pravidel a ustanovení § 14 zákona o majetku státu.

13. IV. nedostatky při provádění řádné inventarizaci majetku a závazků Kontrolovaná osoba: • Provedenou inventarizací nezjistila a v inventurních soupisech nezaznamenala skutečné stavy veškerého majetku a závazků. • Nevyúčtovala zjištěné inventarizační rozdíly do účetního období, za které se inventarizací ověřoval skutečný stav veškerého majetku a závazků v souladu s ustanovením §§ 29 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. • Nedoložila průkazně stav zásob v souladu s ustanovením § 33 a téhož zákona. Nedoložila provedení inventarizace inventurními soupisy, zápisy o provedení inventarizace apod. jako průkaznými účetními záznamy. • Nevedla některé druhy majetku v účetnictví, popř. měla neúplnou a neprůkaznou evidenci majetku, s nímž byla příslušná hospodařit. Neprovedla dokladovou inventuru u dlouhodobého nehmotného majetku. • Vedla v účetnictví některé druhy majetku v nesprávné hodnotě. • Provedla za jedno středisko pouze dokladovou inventuru.

14. V. Nedostatky při vedení předepsané evidence škod Kontrolovaná osoba: Nepostupovala při vedení evidence škod podle příslušných ustanovení NMV č. 55/2002 o evidenci škod tím, že kniha škod nebyla správně členěna. • Kontrolovaná osoba zapisovala škody na majetku do evidence, kterou sice členila na škody na penězích a ceninách, škody na automobilní technice a pohonných hmotách a škody na ostatním movitém a nemovitém majetku, ale některé škody nesprávně začlenila a tím porušila ustanovení čl. 5 odst. 1 výše uvedeného NMV. • Kontrolovaná osoba zaevidovala 3 škody na penězích a ceninách týkající se třech různých osob jedním pořadovým číslem a tím došlo k porušení ustanovení čl. 5 odst. 4 téhož NMV. • Kontrolovaná osoba neprovedla v evidenci škod koncem roku uzávěrku tak, že jednotlivé oddíly podtrhla a vyčíslila součty všech sloupců bez ohledu na neuzavřené případy a tím porušila ustanovení čl. 8 odst. 1 téhož NMV. • Kontrolovaná osoba včas neuplatnila právo na náhradu škody, která nebyla povinným uhrazena do dvou let od jejího vzniku, tzn. nechala marně uplynout dvouletou subjektivní promlčecí lhůtu.

15. VI. Vnitřní kontrolní systém • Kontrolovaná osoba porušila § 26 odst. 2 zákona o finanční kontrole tím, že v jednom případě došlo k nepřípustnému sloučení funkcí příkazce operace a hlavní účetní. • Kontrolovaná osoba neaktualizovala systém řídící kontroly interním aktem řízení v souvislosti s organizačními změnami, včetně dispozičních oprávnění jednotlivých pověřených zaměstnanců a tím porušila ustanovení § 26 odst. 1 zákona o finanční kontrole. • Kontrolovaná osoba neprováděla řídící kontrolu, když uhradila výdaje na materiál v hotovosti zaměstnanci, který byl současně i prodejcem tohoto materiálu a prokazatelným způsobem nedoložila, zda materiál byl ve skutečnosti dodán. • Kontrolovaná osoba neprováděla řádně řídící kontrolu, kdy zaměstnanci poskytla půjčku z FKSP na rekonstrukci a před úhradou faktury za stavení práce a neověřila správnost údajů fakturovaného plnění.

16. VII. Kontrolní zjištění nkú Kontrolní akce byly zaměřeny jak na příjmovou, tak i na výdajovou oblast státního rozpočtu. V příjmové oblasti se zabývaly zejména správou daní a cel a prověřením postupů příslušných orgánů při jejich správě. Ve výdajové oblasti byly kontrolní akce zaměřeny na kontrolu hospodaření s finančními prostředky, s majetkem státu, hospodaření s finančními prostředky státního rozpočtu určenými na programové financování a dotační politiku státu. NKÚ při kontrolách zjišťoval, že ministerstva nevyvářela při přípravě a realizaci programů investiční výstavby základní podmínky k tomu, aby finanční prostředky státního rozpočtu byly z hlediska společnosti vynakládány efektivně, účelně a hospodárně. Při kontrolách NKÚ bylo např. zjištěno: • V oblasti programového financování: • nevhodně nebo nedostatečně stanovený cíl programu, • realizace investičních programů bez řádně zpracované a schválené dokumentace, • předkládání programů s neúplnou dokumentací MF a realizace těchto programů bez jejich schválení, • nevydání rozhodnutí o účasti státního rozpočtu správcem programu, • zásadní změny ceny díla v průběhu realizace stavby, • použití finančních prostředků na jiný než stanovený účel,

17. VII. Kontrolní zjištění nkú- pokračování • v závěrečných vyhodnoceních nedostatečná nebo žádná kontrola splnění závazných parametrů stanovených v rozhodnutích o účasti státního rozpočtu na financování akcí, • nezabezpečení kontroly údajů v dokumentaci závěrečného vyhodnocení akce správcem programu a neukončení investiční akce správcem programu. NKÚ zjišťovalo při poskytování dotačních prostředků, že přetrvávají nedostatky v metodické, řídící, kontrolní a vyhodnocovací činnosti ministerstev jakožto poskytovatelů státních dotací. • V oblasti dotační politiky bylo např. zjištěno, že poskytovatel: • nepožadoval, aby žádosti o dotace obsahovaly údaje o celkových nákladech všech činností, které byly předmětem podpory, • akceptoval konečná vyúčtování použití dotací, přestože vykazovalo nedostatky a neprokazovalo skutečné čerpání dotací v souladu s podmínkami pro čerpání dotace, • v rozporu s rozpočtovými pravidly poskytl účelovou dotaci právnické osobě, která nebyla zřízena k poskytování služeb, na než byla účelová dotace poskytnuta, • nedostatečně vykonávanou průběžnou kontrolu použití dotace.

18. Závěr Z výsledků kontrol lze usuzovat, že situace v rámci rozpočtové kapitoly 314 - MV se oproti předchozím obdobím částečně zlepšuje jak z hlediska četnosti a závažnosti nedostatků, tak i z hlediska finančních dopadů na samotnou rozpočtou kapitolu a v rámci ní i jednotlivých účetních jednotek. Pro účelné, hospodárné a efektivní nakládání s prostředky státního rozpočtu, však musí být splněny předpoklady přehledného, srozumitelného, administrativně nenáročného a neduplicitního systému právní regulace a stabilizace organizačních struktur, což není vždy realitou orgánů stání správy. Děkuji za pozornost.