Lög og reglur um opinber innkaup

1. Lög og reglur um opinber innkaup Háskóli Íslands janúar 2008 Guðmundur I Guðmundsson

2. Innkaupastefna ríkisins (Aðild að EES) • Samþykkt í ríkisstjórn í nóvember 2007 • Markmið innkaupastefnunnar eru: • Mælanleg markmið • Almennar forsendur innkaupastefnunnar • Sérstakar áherslur í innkaupum 2008-2011 • Aðild að Evrópska efnahagssvæðinu frá 1. janúar 1994. • ÚTBOÐSSKYLDA • Auglýsingaskylda

3. Ný lög nr. 84/2007 • Ný lög voru samþykkt á Alþingi 17. mars og tóku gildi 16. apríl 2007 • Nýjar tilskipanir voru samþykktar í Brussel 2004 og tóku gildi í janúar 2007 • Heimilt var að innleiða þær fyrr • Mörg ákvæðanna eru skýringar á gildandi framkvæmd tilskipananna t.d. rammasamningsákvæði • Ábyrgðarmenn innkaupa • 10 daga biðtími

4. Nýmæli • Rammasamningsákvæði 34. gr. • Samkeppnisviðræður (Competitive dialogue) 31. gr. • Ábyrgðarmenn innkaupa 90. gr. • 10 daga biðtími 76. gr. • Ákvæði um miðlægar innkaupastofnanir t.d. Ríkiskaup 1. gr. • Gagnvirk innkaupakerfi (dynamic purchasing system) 35. gr. • Rafræn uppboð (e-auctions) 70. gr. • Skýringar vegna umhverfissjónarmiða og félagslegra 18. gr.

5. Tilgangur EES tilskipananna • Innri markaður í áföngum fyrir 31. Des. 1992 • Frjálsir vöruflutningar • Frjálsir flæði vinnuafls • Frjáls þjónustustarfsemi • Frjálsir fjármagnsflutningar • Jafnræði • Gegnsæi • Meðalhóf

6. EES tilskipanir Tvær nýjar tilskipanir í stað eldri: 18/2004 vörukaup, þjónustukaup og verksamningar 17/2004 veitustofnanir Tilskipanir tóku gildi í janúar 2007

7. Útboðsreglur • Lög um opinber innkaup • Tilskipanir EES • Lög um framkvæmd útboða • Lög um lausafjárkaup • Samningalög • Samkeppnislög

8. Gildissvið • Gildissvið og skilgreiningar • öll innkaup á vegum ríkis og sveitarfélaga • fyrirtæki og stofnanir í eigu ríkis og sveitarfélaga • opinber félög og sjálfseignastofnanir: • opinber styrkur • undir stjórn eða eftirliti hins opinbera • stjórn skipuð af ríki eða sveitarfélagi að meirihluta • einkaleyfi eða sérleyfi Samkeppni undanþegin

9. Útboðsskylda • Undir og yfir EES viðmiðunum. • Sveitarfélög yfir viðmiðun EES, en ríki, bæði undir og yfir viðmiðunarmörkum.

10. Innlendar viðmiðanir • Það sem bjóða skal út: • Vörukaup yfir 5.000.000 kr. • Þjónusta og framkvæmdir yfir 10.000.000 . • Upphæðum breytt með auglýsingu • Meginregla: að nota útboðsformið • Í öllum tilfellum: gæta hagkvæmni og gera verðsamanburð

11. Útboð á EES Lög/Tilskipanir ESB Gildissvið Gildir um Opinber innkaup Ríkisstofnanir kr. 11.690.00o,- Vörur og þjónustu Sveitarfélög kr. 17.980.000,- Vörur og þjónustu Ríki og sveitarf. kr. 63.870.000,- Kynningaraugl. v/stórinnk. Byggingaframkvæmdir Ríki og sveitarf. kr. 449.490.000,- Byggingar og aðrar framkvæmdir

12. Hvenær ber að bjóða út • Kostnaðarmat • allur kostnaður nema vsk • regluleg vörukaup miðað við 12 mánuði • meira en 1 ár = allt samningstímabilið • ótímabundinn samningur = 4 ár • Óheimilt að skipta innkaupum til að komast hjá útboði

13. Jafnræði bjóðenda14. gr. • Við opinber innkaup skal gæta jafnræðis bjóðenda • Ráðgjafar sem aðstoða við undirbúning útboðs • Skoða hvert tilvik fyrir sig

14. Til hvaða samninga taka lögin • Kaup á vörum, þjónustu og verkum • Kaup, leiga eða fjármögnun á vörum með eða án kaupréttar • Til þjónustusamninga teljast samningar sem ekki eru samningar um vöru- eða verkkaup • Verksamningar, samningar um framkvæmd eða framkvæmd og hönnum á þeim verkum sem greinir í II. viðauka laganna eða verkum þar sem stefnt er að byggingu mannvirkis • Sérleyfissamningar um verk teljast verksamningar

15. Viðhald og viðgerðir Landflutninga, farþega og fraktflutninga með flugi Póstdreifing Fjarskipti Tryggingar, fjármálaþjónusta Tölvuþjónusta og skyld þjonusta Reikningshald endurskoðun og bókfærsla Markaðs- og skoðanakannanir Ráðgjafastarfsemi Arkítekta, verkfræði og tæknileg starfsemi Auglýsingaþjónusta Ræstinga- og eignaumsýsla Útgáfu- og prentþjónusta Klóakhreinsun og sorphirða Um útboð þjónustuverkefna Tilgangurinn er að opna markaðinn og að opinberir aðilar skulu bjóða út stærri þjónustuverkefni á útboðsmarkaði evrópska efnahagssvæðisins. Ekki tekur þetta samkomulag til allar þjónustuverkefna; þeim er skipt í A flokk og B Flokk Í A flokki, þar sem samningur er yfir kr. 11.690.000,-(ríki), kr. 17.980.000,- (sveitarfélög) skal bjóða út eftirtalda þjónustu En það er ekki nóg að tilkynna útboð, sem eru þegar ákveðin það þarf einnig að tilkynna í ársbyrjun áform um innkaup sem ætla má að séu yfir kr. 63.870.000,- og eru áformuð á árinu. Þessi áform á að auglýsa í EB útboðstíðindum.

16. Um útboð þjónustuverkefna B. Flokkur þjónustu • 17 Hótel- og veitingahúsarekstur • 18 Járnbrautarflutningar • 19 Flutningar á sjó og vatnaleiðum • 20 Stuðnings- og stoðþjónusta í tengslum við flutninga • 21 Lögfræðiþjónusta • 22 Vinnumiðlun og ráðningarþjónusta (1) • 23 Rannsóknir og öryggisþjónusta, að frátöldum. Brynvörðum bifreiðum • 24 Menntun og starfsmenntun • 25 Heilbrigðisþjónusta og félagsþjónusta • 26 Tómstunda-, menningar- ogíþróttastarfsemi • 27 Önnur þjónusta (2) • (1) Að frátöldum ráðningarsamningum. • (2) Að frátöldum samningum um kaup, þróun, framleiðslu eða samframleiðslu á dagskrárefni af hálfu útvarpsrekenda og samningum um útsendingartíma.

17. Undanþága frá útboði EES-svæðinu • Verk, fjárhæð einstakra hluta innan við eur. 1.000.000,- án vsk., svo fremi hlutirnir fari ekki yfir 20 % af heildarfjárhæð allra verkhluta • Þjónusta , sömu skilyrði upphæð eur. 80.000,-

18. Samningar undanskildir lögunum • Þjónustusamningar sem gerðir eru við aðila sem ekki eru sjálfir kaupendur á grundvelli einkaréttar sem þeir njóta samkvæmt lögunum eða stjórnvaldsfyrirmælum • Lýstir leynilegir, sérstökum öryggis ráðstöfunum eða hagsmunir ríksins • Lúta öðrum reglum en reglum um opinber innkaup á grundvelli milliríkjasamnings við ríki utan EES-svæðis • Milliríkjasamningur um herlið • Sérstakar reglur alþjóða stofnana

19. Fjarskiptaþjónusta 8. gr. Fellur nú undir A-þjónustuflokk og er þar af leiðandi útboðsskyld Ástæða: Hér er um samkeppnismarkað að ræða varðandi framboð á þessari þjónustu

20. Þegar kaupa skal inn • Athuga hvort rammasamningur er í gildi, ef ekki þá athuga útboðsskyldu • Stofnunum er skylt að beina sínu viðskiptum til þeirra birgja sem eru aðilar að rammasamningum

21. Auglýsingar • Undir viðmiðunarmörkum, auglýsist innanlands • Yfir viðmiðunarmörkum auglýsist á EES-svæðinu-SIMAP

22. Upplýsingaskrá kaupenda (Buyer Profiles) 35. gr. tilskipunar • Heimasíður innkaupaaðila (t.d heimasíða Ríkiskaupa) sem veita seljendum upplýsingar um t.d.: - Kynningarauglýsingar (stytta útboðstíma) - Afrit af öllum útboðsauglýsingum sendist ESA - Útboðsgögn og frekari upplýsingar - Fyrirhuguð útboð - Upplýsingar um útboðsferli - Heimilisföng og ýmsar aðrar upplýsingar

23. Útboðsaðferðir • almennt útboð • lokað útboð (forvalsskylt) • lokað hraðútboð (forvalsskylt) • samningskaup (undantekning) • Forval • Fyrirspurn • rammasamningur

24. Almennt útboð • Útboð þar sem ótilteknum fjölda er með auglýsingu gefinn kostur á að gera tilboð.

25. Lokað útboð • Útboð þar sem tilteknum aðilum er einum gefin kostur á að gera tilboð

26. Forval • Aðferð við val á þátttakendum í lokuðu útboði eða samningskaupum • Ávalt skal viðhafa forval

27. Hraðútboð • Undantekning, ef eitthvað kemur upp sem ekki varðar kaupanda • T.d. Náttúruhamfarir • Ekki ef hann áttar sig of seint á þörf

28. Samningskaup • Þegar kaupandi ræðir við seljendur samkvæmt fyrir fram ákveðnu ferli, sem þeim hefur verið kynnt, og semur við einn eða fleiri þeirra • Samningskaup að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar. • Samningskaup án birtingar útboðsauglýsingar.

29. Rammasamningar 34. gr. • Nýtt ákvæði um rammasamninga • Áður var byggt á dómi • 4 ár hámarks tími • Mögulegur lengri tími, varðar efni samningsins

30. Rammasamningar • Samningur við einn eða fleiri bjóðendur, þar sem magn og umfang samnings er að meira eða minna leyti ótilgreint, en kaupendur einn eða fleiri, skuldbinda sig til að kaupa af þeim þá vöru, þjónustu eða verk, sem samningurinn kveður á um. • Hægt að segja sig frá rammasamningi • Rammasamningur uppfyllir útboðsskyldu • Ekki heimilt að bjóða út vöru ef kaupandi er aðili að rammasamningi • Samingstími venjulega 2 ár með heimild til framlengingar tvisvar, eitt ár í senn

31. Rammasamningar • Samræming innkaupa ríkisins • Meira magn-hagkvæmari innnkaup • Útboðsskilda skv. EES samningi • Vinnusparnaður f. Innkaupafólk • Stöðugt samband við innkaupafólk • Áskriftargjöld • Þóknun Ríkiaskaupa 1.5 % af veltu

32. Rammasamningar • Ef rammasamningur gerður við fleiri en eitt fyrirtæki skulu rammasamningshafar vera a.m.k. þrír, enda séu í fyrir hendi nægilega mörg fyrirtæki í rammasamningsútboði sem fullnægja hæfisskilyrðum og/eða tilboð sem fullnægja skilmálum rammasamningsútboðsins • Heimilt að gera einstaka samninga á grundvelli rammasamnings við þau fyrirtæki sem eru aðilar rammasamnings

33. Ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leyti óákveðnir er heimilt að láta fara fram samkeppni á milli rammasamningshafa, eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrð nánar, eftir edtirfarandi reglum: Skrifleg samkeppni Tiboðsfrestur nægjanlega langur Tilboð skrifleg og efni þeirra trúnaðarmál þar til tilboðsfrestur rennur út Valið á milli tilboða á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings Einstakir samningar á grundvelli rammasamninga við fleiri fyrirtæki

34. Örútboð 34. gr. • Innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal tiltekinna rammasamningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi rammasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum rammasamningsins.

35. Einstakir samningar rúmast innan skilmála ramasamningasins. Heimilt að ráðfæra sig skriflega við rammasamningshafa og óska eftir viðbótum við tilboð hans ef það er nauðsynlegt. Einstakir samningar á grundvelli rammasamninga við eitt fyrirtæki

36. Tveggja þrepa útboð • 2 umslög a) lausn b) verð

37. Auglýsing tilboða • Útboð skulu auglýst með áberandi hætti þannig að allir mögulegir bjóðendur viðkomandi vöru, þjónustu eða verks eigi kost á að taka þátt í útboði • Í auglýsingu eiga að koma fram það miklar upplýsingar að bjóðendur geti tekið afstöðu til hvort þeir hyggjast taka þátt í útboði • Yfir viðmiðunarmörkum þá auglýst í Simap • Aðrar upplýsingar t.d. hvar gögn liggja frammi ofl.

38. Almennt útboð Ísland Tilboðstími 15 d. Hraðútboð Tilboðstími 10 Forval 15 d. Tilboðstími 7 d. Lokað útboð Ísland Lokað hraðútboð Ísland Forval 10 d. Tilboðstími 7 77 10 15 37 20 25 52 Almanaksdagar Almennt útboð EES Tilboðstími52 d. Kynningarauglýsing Tilboðstími 22 dagar (36) Lokað útboð EES Forval 37 d. Tilboðstími 40 d. Forval 15 d. Tilboðstími10 d. Lokað hraðútboð EES Forval 15 d. Tilboðstími

39. Frestir og útreikningur fresta • Skal miða við umfang útboðs • Frestur reiknast frá deginum eftir að útboð er auglýst og til og með opnunardegi • Á EES reiknast frá dagsetninu tilkynningar • Ekki má auglýsa innan lands fyrr en tilkynning hefur verið send SIMAP

40. Stytting tilboðstíma5. og 6. mgr. 38 gr. tilskipun 2004/18 • Hægt verður að stytta tilboðstíma á EES útboðum með notkun rafrænnar tækni • Rafræn samskipti: Auglýsing - 7 daga stytting í alm útboð, forval, samningskaupum og samkeppnisviðræðum • Ef kynningarauglýsing er notuð styttist tilboðsfrestur í alm. útboði um 7 daga til viðbótar • Rafræn gögn - 5 daga stytting • Alm. útboð og skilaf. í lokuðu útb.

41. Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Bundið í lögum Leit að hagkvæmni Pólitík Útboðsferlið

42. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Þarfagreining Ráðgjöf ? Kostnaðar- áætlun Fjárlaga- heimildir Drög að verk- og tímaáætlun Tímamörk Eigið vinnuframlag kaupanda

43. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Dagsetningar ákveðnar Auglýst á EES Auglýst innanlands Opnun tilboða Fyrirspurnir og svör

44. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Frágangur útboðsgagna Kynningarfundur Breytingar á útboðsgögnum á tilboðstíma ÚTBOÐSGÖGN útboðstæknileg atriði þarfa- eða kröfulýsing lög, reglur og staðlar tilboðsblöð