PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

1. PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Patricia Quitero

2. Conceitos, objetivos e justificativas • Conceituação • São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, • objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. Eventos especiais • Conceituação • São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

3. Conceitos, objetivos e justificativas • Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento. • Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. • Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. • Quando o evento será realizado? • Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento. • Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

4. AS FASES DE UM EVENTO

5. O desenvolvimento de um evento • Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de • três fases distintas: • Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas. • Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais. • Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho. • Todos os eventos são concebidos por: • Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento. • Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na área médica.

6. O desenvolvimento de um evento • Pré-evento • Contratação da organizadora de eventos: • Definição de critérios de avaliação e seleção. • Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação; • Estrutura administrativa e recursos técnicos; • Espaço físico; • Situação econômica; • Recursos auxiliares; • Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos: • Coordenação e planejamento das atividades; • Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento; • Contratação,coordenação e controle dos fornecedores; • Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias; • Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra; • Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;

7. O desenvolvimento de um evento • Confirmação de convidados; • Banco de dados; • Documentação oficial; • Inscrições e adesões,entre outros. • Processo de escolha por licitação ou indicação. • Contratos • Parceria ou risco: • Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a • remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as • partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe • contrato para eventos considerados seguros. • Remuneração fixa: • Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado • em eventos de curta e média duração.

8. O desenvolvimento de um evento • Misto: • Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados • em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à • remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de • resultados financeiros alcançados no evento. • Comissão organizadora: • É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante. • Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas, técnica, cerimonial e protocolo e segurança.

9. O desenvolvimento de um evento • O pré-projeto: • Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de • cenário: • Históricos de eventos realizados; • Quem é o seu cliente?; • Que se espera do evento? • O projeto: • Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e • específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem • alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e • indicar como serão avaliados seus resultados.

10. O desenvolvimento de um evento • Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos: • O que? • Como? • Quando? • Quanto? • A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. • Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição • dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de • qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros. • Tipologia e título do evento: • O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, • o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.

11. O desenvolvimento de um evento • A cidade: • Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público- • alvo, são eles: • Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros; • Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos; • Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis; • Eventos paralelos e serviços auxiliares; • Atrações turísticas; • Conveniências dos patrocinadores; • Proximidade da região de maior concentração de público-alvo; • Órgão públicos: apoios pertinentes.

12. O desenvolvimento de um evento • O local: • Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, • estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, • telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a • capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas • as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem, • aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas • Hotel – Flat :43,7%, • Teatro – Auditório:25,5% • Clube- Estádio:8,1% • Centro de convenções:5,4% • Buffet – Restaurantes:4,3% • Hotel de lazer:4,8% • Pavilhão de exposições: 2,8% • Business Center: 2,1% • Casa noturna:1,4% • Outros:1,9%

13. O desenvolvimento de um evento Data e duração do evento Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem sua duração pré-determinada. Público-alvo Entende-se porpúblico-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir. (Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

14. O desenvolvimento de um evento • Tipos de usuários finais • Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento; • Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o evento; • Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é proveniente da comercialização de estandes; • Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os esforços de venda; • Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem • potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento • acontece.

15. O desenvolvimento de um evento • Tipos de acesso ao evento • O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser: • Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros; • Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores; • VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do evento; • Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.

16. O desenvolvimento de um evento • Justificativa • Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para • o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a • importância do evento que justifiquem sua realização. • Temário, programação e formato • Juntos definem a realização do evento. • Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de interesse do público-alvo. • Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão no evento. A programaçãoé definida para facilitar a compreensão do temário escolhido.

17. O desenvolvimento de um evento • Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada. • Estudo de viabilidade econômica • Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como • os filantrópicos ou os de finalidade institucional. • Os estudos de viabilidade econômica devem permitir: • Conhecer a origem dos recursos e seu destino; • Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas; • Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas; • Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.

18. FASES DE UM EVENTO • Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o evento, são elas: • Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para cobrir despesas iniciais. • Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas de pagamentos. • Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do participante, estandes, wellcomecoffee, coffee break, eventos sociais, culturais, paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim promocional, banners, uniformes, entre outros.

19. FASES DE UM EVENTO • Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos; • Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre outros; • Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao evento; • Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento; • Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou cotas.

20. FASES DE UM EVENTO • As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma • delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente • tipos de ganhos. • Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as despesas. • Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.

21. FASES DE UM EVENTO • Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em: • Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são eles: microfone, gravador, filmadora,som, datashow, painéis, quadro negro ou branco, entre outros; • Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório; • Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a refeições e estacionamento; • Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento; • Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, impressora, microfones, entre outros.

22. FASES DE UM EVENTO • Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, entre outros. • Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento. • Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento.

23. FASES DE UM EVENTO • Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional necessária: • Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros; • Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc; • Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento; • Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o cumprimento da programação sugerida; • Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento; • Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: localização,identificação e circulação; • Limpeza e segurança.

24. FASES DE UM EVENTO • Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado. • Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no aeroporto); • Posto de atendimento em hotéis; • Transporte local. • Eventos paralelos. • Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores, convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros. • Tributos, impostos e taxas. • Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas. • Administrativo e logístico. • (Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

25. O uso do checking list • Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. • Checking list de atividades

26. O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. Checking list de alimentos e bebidas

27. O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. Checking list de alimentos e bebidas

28. O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. Checking list de alimentos e bebidas

29. O uso do cronograma Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde são indicados os prazos de execução. • Cronograma • Temporal • Responsabilidade • Atividade

30. Estratégias de Comunicação e Marketing Marketing “Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”. McCarthy & Perault. “... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.” Theodore Levitt. • Na gestão de marketing de eventos devem-se : • Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes apropriados ao evento; • Estabelecer padrões exclusivos; • Prever o público que o assistirá; • Calcular o valor que o público está disposto a pagar; • Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo sobre o evento; • Definir a venda de ingressos.

31. Estratégias de Comunicação e Marketing • Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por: • Boca a boca; • Experiência prévia de outros eventos; • Combinação de mensagens de marketing do organizador; • Imagem da marca do evento. • Mix de Marketing • “As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.” • McCarthy & Perault • Os 4 Ps de Marketing Produto- Características: localização, produção, • mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e • iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos, • qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu • significado para o público. • Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do • consumidor.

32. Estratégias de Comunicação e Marketing • Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços • especiais para determinados mercados-alvo; • Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos,brochuras, vendas pessoais; • Ponto - canais de distribuição. • Os 7 Ps de Marketing • Produto • Preço • Promoção • Ponto • Pessoas • Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros) • Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)

33. Estratégias de Comunicação e Marketing • Os 8 Ps de Marketing • Por Getz • Produto • Preço • Promoção • Ponto • Pessoas • Programação • Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos) • Participações (parceiros na produção do evento) (Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)

34. Estratégias de Comunicação e Marketing Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)

35. Estratégias de Comunicação e Marketing Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

36. Estratégias de Comunicação e Marketing Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120) • Fatores sociais de influência no comportamento de lazer: • Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião; • Personalidade; • Cultura

37. Estratégias de Comunicação e Marketing Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

38. Estratégias de Comunicação e Marketing Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)

39. Estratégias de Comunicação e Marketing • Promoção de Eventos • A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de • que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos. • Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos, competições, concursos, entre outros. • Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais: • Por quê? • Quem? • Quando? • Onde? • O quê?

40. Estratégias de Comunicação e Marketing • Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas, propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico, serviços de listas, busdoor, entre outros. • Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e psicográficos. • Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros. • Materiais impressos:press releases, kit para imprensa. • (Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos, • festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)

41. Orçamento • Conceito:é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos, receita e alocação de recursos financeiros. • Fluxo de caixa • Custos • Receitas: • Recursos próprios do promotor • Inscrição dos participantes • Apoios, patrocínios e permutas • Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros • Atividades paralelas • Venda de produtos próprios

42. Orçamento genérico

43. Orçamento genérico

44. Custos projetados

45. Custos projetados

46. Custos projetados

47. Custos projetados

48. Custos projetados

49. Custos projetados

50. COORDENAÇÃO E DESENVOLVIMENTO