Rzeszów, 17.11.2011

1. Omówienie zasad rozliczania projektów w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 Rzeszów, 17.11.2011

2. Charakterystyka Wniosku o płatność Wniosek o płatność spełnia dwie podstawowe funkcje: • rozliczeniową - na podstawie wniosku o płatność beneficjenci otrzymują środki na współfinansowanie projektów, w formie refundacji poniesionych wydatków, • sprawozdawczą - Beneficjenci przedstawiają we wniosku informacje o postępie rzeczowym i finansowym projektu. Wniosek pokazuje, na jakim etapie wdrażania jest projekt, które z założonych we wniosku o dofinansowanie działań udało się już zrealizować, jak przełożyło się to na poniesione wydatki i które z przewidzianych wskaźników udało się osiągnąć.

3. Terminy składania Raportów z postępu realizacji projektu Beneficjent składa do biura Euroregionu raporty z postępu realizacji mikroprojektuwraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, obejmujące dany kwartał: • w terminie do 5 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału w przypadku raportów pośrednich; • w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji rzeczowej mikroprojektuw przypadku raportu końcowego. Termin zakończenia mikroprojektu jest określony w umowie o dofinansowanie jako zakończenie rzeczowe i oznacza przewidywaną datę zakończenia tematycznych działań związanych z projektem (ostatnie działanie podjęte w ramach projektu),np: • data odbioru prac, dostaw lub usług; • data wystawienia ostatniego dokumentu księgowego; Po zakończeniu rzeczowym beneficjent ma 30 dni kalendarzowych na zakończenie finansowe projektu (opłacenie wszystkich faktur) i przygotowanie raportu końcowego.

4. Procedura składania Raportów z postępu realizacji projektu Raport z postępu realizacji mikroprojektu składa się z 2 części: • części rzeczowej – raport z postępu realizacji działań w mikroprojekcie; • części finansowej – stanowiącej wniosek o płatność (zestawienia wydatków, którego dotyczy raport). Beneficjent jest zobowiązany do składania zarówno części rzeczowej jak i finansowej Raportu. Części finansowej nie składa się jedynie w sytuacji, gdy w danym okresie sprawozdawczym nie zostały dokonane płatności związane z realizacją projektu. Informację w tym zakresie należy umieścić w pkt 27 raportu.

5. Forma składania Raportu z postępu realizacji projektu • Raport przekazywany jest do biura Euroregionu : - w formie papierowej, - w formie elektronicznej (częściowo w formacie Word, częściowo w formacie Excel), • Papierową wersję raportu należy opatrzyć podpisem i pieczęcią osoby uprawnionej do występowania z raportem w imieniu Beneficjenta. Ponadto tabele finansowe powinny być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione w imieniu Beneficjenta do podpisania raportu. • Do składanego raportu należy dołączyć między innymi: - kserokopie list obecności oraz dokumentację fotograficzną ze spotkań, konferencji, szkoleń, itp. - materiały promocyjne i informacyjne wydane lub zakupione w ramach projektu.

6. Części Raportu z postępu realizacji projektu Raport z postępu realizacji projektu składa się z następujących części: 1 -Część Informacyjna, w której podaje się informacje dotyczące: • realizowanego projektu (tytuł i numer projektu, kwoty dofinansowania projektu w podziale na źródła finansowania, okres jego realizacji , poziom dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, data podpisania umowy o dofinansowanie oraz jej numer) • danych teleadresowych Beneficjenta; • rachunków bankowych Beneficjenta, na które będą przekazywane refundacje; • danych osoby wyznaczonej do kontaktu z Euroregionem, 2 – Część rzeczowa, w której opisuje się: • działania jakie zostały zaplanowane (zgodnie z Harmonogramem działań ujętym we wniosku o dofinansowanie mikroprojektu) oraz postęp w realizacji mikroprojektu w okresie objętym raportem, • problemy napotkane w czasie realizacji projektu; • wskaźniki osiągnięte w trakcie realizacji projektu,

7. Części Raportu z postępu realizacji projektu 3 część – Zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, w tej części podaje się informację dotyczącą realizacji projektu zgodnie z zasadami: zrównoważonego rozwoju, równych szans, społeczeństwa informacyjnego oraz wolnej konkurencji; 4 – Część finansowa: Część finansową stanowią załączniki w arkuszu kalkulacyjnym Excel: • Załącznik 1 - Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu w EUR. Wydatki w tej tabeli przedstawia się w podziale na kategorie i podkategorie budżetowe, uwzględniając: - wydatki poniesione w okresie sprawozdawczym, - wydatki poniesione od początku realizacji projektu do końca okresu sprawozdawczego, - wydatki zaplanowane w budżecie projektu, - procentowy postęp wykonania budżetu.

8. Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu Załącznik 2 - Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu przedłożonych do zatwierdzenia • W tabeli należy wykazać wszystkie faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które potwierdzają wydatki ponoszone przez Beneficjenta podczas realizacji mikroprojektu. • Wydatki należy sumować w głównych podkategoriach i kategoriach budżetowych. • Przy przeliczeniu wydatków z PLN na EUR należy stosować kurs przeliczeniowy Europejskiego Banku Centralnego, obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en • Wszystkie wartości podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematyki (nie dotyczy wartości kursu przeliczeniowego, który podaje się z dokładnością do czterech miejsc po przecinku).

9. Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu • Podczas przygotowania załącznika należy stosować formułę zaokrąglającą dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel: (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)).  • Kwoty należy wprowadzać do tabeli bez „kropek” i „spacji” uwzględniając jedynie „przecinek” jako oddzielenie pełnych złotych od groszy. Wprowadzanie kwot w innym formacie powoduje błędy przeliczenia i sumowania. • Ponadto tabele powinny być opatrzone pieczęcią imienną osoby lub osób, które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione do składania raportu w imieniu Beneficjenta.

10. Części Raportu z postępu realizacji projektu 5 część – Oświadczenia – w tej części podaje się informacje dotyczące: • składanych wraz z raportem załączników; • miejsca przechowywania dokumentacji projektowej; • wnioskowanej w raporcie kwoty dofinansowania z EFRR oraz z budżetu państwa oraz sumy tych kwot, W tej części znajduje się również pole przewidziane do podpisu Raportu przez Beneficjenta.

11. Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność • złożenie raportu po terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu; • nie wszystkie pola raportu zostały wypełnione; • niewłaściwie określenie okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport; • niewłaściwe określenie rodzaju składanego raportu (pośredni lub końcowy); • podanie niewłaściwych danych dotyczących projektu lub danych Beneficjenta; • niedokładnie zapisane nazwy działań w części rzeczowej raportu; • do wniosku nie dołączono kopii faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających poniesienie wydatków przedstawionych w załączniku nr 2;

12. Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność • do wniosku nie dołączono kopii dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanych prac w okresie sprawozdawczym; • kopie dokumentów dołączone do wniosku nie zostały potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta; • w przypadku nabycia środka trwałego, do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o włączeniu środka trwałego w rejestr środków trwałych (OT); • do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT oraz oświadczeń dotyczących przelewów do ZUS i US; • brak dokumentacji potwierdzającej dokonanie rozpoznania rynku na zakup towarów lub usług; • wniosek nie został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta; • do wniosku nie dołączono wersji elektronicznej raportu; • brak podpisów upoważnionych osób w częściach dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej;

13. Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność • faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie zostały opisane zgodnie z obowiązującym wzorem; • faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są opatrzone numerem wyodrębnionej ewidencji księgowej; • wydatki nie zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie o dofinansowanie; • wysokość wydatków przekracza kwoty zaplanowane w budżecie projektu; • przedstawienie do rozliczenia wydatków z okresu następującego po okresie, za który został złożony raport; • nie rozdzielenie wydatków z różnymi składkami podatku VAT; • błędy rachunkowe, zastosowanie niewłaściwego kursu EUR do przeliczenia wydatków z PLN na EUR; • niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji budżetowych w załączniku nr 2;

14. Dziękuję za uwagę W razie pytań proszę o kontakt: Łukasz Grabowski Stowarzyszenie Euroregion Karpacki Polska Rynek 5 35-064 Rzeszów Tel: 17 850-65-67 E-mail: lgrabowski@karpacki.pl