Kiinteistönhoito- ja isännöintipalvelujen sopimushallinnan työkalut kevät 1998 - alkuvuosi 2000

1. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Kiinteistönhoito- ja isännöintipalvelujen sopimushallinnan työkalut • kevät 1998 - alkuvuosi 2000

2. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tavoite Projektin tavoitteena oli selkeiden työkalujen kehittäminen kiinteistönhoito- ja isännöinti-palvelujen tilaajien ja tuottajien välille. Tavoitteena oli myös, että kehitystyö tukee kiinteistötiedon hallintaa, huoltokirjan käyttöönottoa ja tehokasta hyödyntämistä sekä alan palautejärjestelmän kehittämistä.

3. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tutkimuksen toteutus • projekti toteutettiin kiinteistönhoidon ja isännöinnin työryhmissä • mallit sekä asuin- että toimitilakiinteistöille • ohjausryhmässä YM, Tekes, KIHO, UAY, RAKLI, ASRA, IL, IYL, Kuntaliitto ja SKL • SKL koordinoi

4. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Projektin sisältö • KH & I YSE 2000 • Tuotekirjasto: rakenne, nimikkeet, kuvaukset • Vastuunjako ja -rajat • Kiinteistöstrategia, ylläpitotason määrittely • Sopimusohjelma • Palvelutuottajan valintamenettely • Tarjouspyyntö, tarjous, sopimus • Esimerkit

5. KIINTEISTÖSTRATEGIAN LAADINTA YLLÄPITOTASON MÄÄRITTELY PALVELUPAKETIN LAADINTA SOPIMUSOHJELMAN LAADINTA PALVELUTUOTTAJAN VALINTAKRITEERIEN ASETTAMINEN TARJOUSPYYNNÖN LAADINTA JA LÄHETTÄMINEN TARJOUKSEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN TILAAJA SOPIMUSNEUVOTTELUJEN KÄYMINEN TOIMEKSISAAJA SOPIMUKSEN LAADINTA JA ALLEKIRJOITUS TILAAJA JA TOIMEKSISAAJA KIINTEISTÖNHOIDON JA ISÄNNÖINNIN SOPIMUSPROSESSI

6. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Asumisen, omistamisen ja ylläpidon tavoitteet Miten valistunut ja aikaansa seuraava asunto-osakeyhtiön osakkeenomistaja haluaisi, että yhtiössä hallinto, talous, asuminen ja kiinteistön ylläpito on hoidettu silloin, kun se on hoidettu parhaalla mahdollisella tavalla?

7. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Ylläpitotason määrittely • Päätetään eri ylläpidon osille tasot kiinteistöstrategian mukaisesti • Kootaan tasojen mukaisesti palvelupaketit • Tuotteiden valitut tasot voivat vaihdella kunhan kokonaisuus säilyy valitulla tasolla

8. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Ylläpitotasot

9. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Palvelupaketin laadinta • Tuotekirjasto • Esimerkkipaketit • Valittu ylläpitotaso • Vastuurajaukset • Nimikkeet ja/tai tuotekuvaukset

10. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Kiinteistönpidon tehtävä- ja tuoteluettelo Kiinteistönpidon tuotenimikkeistö Sopimuskohtainen palvelupaketti Palveluryhmät Isännöinti Hallinto Taloudenhoito . . . . Teknisten järjes- telmien hoito . . . Lumityöt . . . jne. ISÄNNÖINTI- SOPIMUS Kunnossapito ja korjausrakentaminen Tukipalvelut Hoito ja huolto Ulkoalueiden hoito KIINTEISTÖNHOITO- SOPIMUS Siivous Jätehuolto Vartiointi Muut

11. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Vastuunjako ja -rajat • Työnjako isännöitsijän, kiinteistö-palveluyrityksen ja tilaajan välillä • Palvelupaketin kattavuus • Muut toimijat

12. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimusohjelma • Kiinteistönomistajan tahdonilmaus • Kuvaa kauppatapaa • Kirjataan keskeiset tavoitteet • Kuvataan yhteistoiminnan pelisäännöt • Laaditaan tarjouspyynnön liitteeksi • Käytetään kaikissa sopimuksissa

13. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimusohjelma 1. Tilaajan tavoitteet ja yhteistyö 2. Sopimusaika 3. Sopimustehtävien suorittaminen 4. Toimeksisaajan resurssit 5. Tilaajan organisaatio 6. Vakuutukset 7. Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus 8. Sopimushinnat ja maksaminen 9. Sopimuksenaikainen toiminta 10. Erimielisyydet 11. Tarjous Pelisäännöt Yhteistyö

14. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Palvelutuottajan valintamenettely • Valintakriteerien määrittely • Kartoita kyvykkäät ja luotettavat palveluntuottajat • Lähetä tarjouspyyntö valitsemillesi tuottajille - rajoitettu kilpailu • Vertaile ja arvioi riskit • Tee perusteltu päätös Kyvykkyys Luotettavuus

15. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Kriteerien asettaminen • Päätöksen tarkoitus • Valintakriteerien tunnistaminen • Karsinta- ja vertailukriteerien luokittelu • Tärkeimmän vertailukriteerin tunnistaminen • Vertailukriteerien painottaminen • Kriteeristön oikeellisuuden tarkistaminen

16. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tarjouspyynnön liitteet • Kiinteistönpidon strategiset tavoitteet • Kiinteistön perustiedot, yhtiöjärjestys • Tehtävät, palvelu- ja laatutasokuvaukset • Vastuunjako ja -rajat • Sopimusohjelma • Valinnan kriteerit • Tarjouslomake • Sopimusluonnos

17. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tarjous • Tarjouskirje • Tarjouksen hintaerittelyt • Kokonaishinta ja yksikköhintaluettelo • Tarjottu palvelupaketti

18. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tarjouksen antaminen • Aina tarjouspyynnön mukainen • Vaihtoehtotarjous erikseen • Verot, eläkevakuutukset, ennakon-pidätykset, arvonlisäverovelvollisuus • Sopimusohjelmassa ohjeet • Asiakaspalvelut, omistussuhteet, henkilöstö, tietojärjestelmät, referenssit, tilinpäätöstiedot, alihankkijat

19. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimusneuvottelut • Kokouksen avaus ja järjestäytyminen • Läsnäolijoiden toteaminen • Todistukset, jos eivät olleet tarjouksen liitteenä • Tarjousaineisto ja sen täsmennykset • Palvelukokonaisuuden tavoitteet • Kiinteistönhoitokokonaisuudet • Vastuurajat • Veloitusperiaatteet • Lisä- ja muutostyöperiaatteet • Yhteistyön periaatteet • Laadunvarmistusmenettelyt • Palvelutuottajan resurssit ja aikataulu • Sopimusluonnos • Kiinteistökäynti • Kokouksen päättäminen

20. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimus • Sopimuskohde • Sopimuksen osapuolet • Toimeksiannon sisältö • Sopimuksen voimassaolo • Maksuperuste ja sopimushinta • Maksuehdot • Hinnantarkistusmenettely • Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys • Allekirjoitukset

21. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Uuden ja vanhan YSE:n eroja • Rakennusurakan YSE 1998 • Isännöinti ja kiinteistönhoito yhdessä • Tavoitteellinen sopimussuhde • Ympäristö ja laadunvarmistus • Irtisanomisaika 3 kk • Sopimuksen siirtoa helpotettu • Alihankkijoiden käyttöä selvennetty • Sopimuksen muuttaminen joustavampaa • Sopimussuhteen päättämistä täydennetty • Erimielisyydet ensisijaisesti neuvotteluteitse KH & I YSE 2000 KH-YSE 1991

22. KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Yleiset sopimusehdot KH & I YSE 2000 1§ Soveltamisala 2§ Tavoitteellinen sopimussuhde 3§ Sopimustehtävien suorittaminen 4§ Toimeksisaajan laadunvarmistus 5§ Sopijapuolten myötävaikutusvelvollisuus 6§ Sopimuksen siirto 7§ Alihankkijan käyttö 8§ Sopimushinnan maksaminen 9§ Sopimuksen muuttaminen 10§ Hinnantarkistus 11§ Sopimuksen päättäminen 12§ Ylivoimainen este 13§ Sopijapuolten vastuu 14§ Erimielisyydet 15§ Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys