Das Office Roll Out Konzept

1. Das Office Roll Out Konzept Dagmar Herzog

2. MöglicheBausteine des Konzeptes • Analyse • In welchem Umfang wird ausgerollt • Wissenstand der Mitarbeiter • Wie wird bisher mit Office Produkten gearbeitet • Die kritische Masse • Multiplikatoren • Kommunikationskonzept • Wissenstransfer (für ausgewählte Zielgruppen) • Nachhaltigkeit Ein Konzept der MindBusiness GmbH

3. Veränderungsbedarf? • Nach einer aktuellen (2007) Studie von Microsoft verbringt ein Office –Worker im Durchschnitt 45 Minuten damit, Informationen zu Suchen und zu Finden. • Ein ähnlicher Wert wird für Suchen und Finden bzw. unproduktivem Vorgehen bei der Erstellung von Dokumentationen, Kalkulationen, Präsentationen oder einfach ineffizienter Organisation beim Erstellen von Terminen, Kontaken und E-Mails angesetzt. • Reibungsverluste zwischen den Kommunikationspartnern durch uneinheitliche Vorgehensweisen und fehlende Spielregeln kommen dazu. • In Summe gewinnt jeder Information Worker mit steigenden Methoden- und Werkzeug-Kenntnisse. Ein Konzept der MindBusiness GmbH

4. Wissensbausteine im Überblick IT-Fach- abteilungen Rolloutvorbereitung / Appl.-Validierung Ein Konzept der MindBusiness GmbH

5. Zielgruppe Assistenz (optional) Das Grundkonzept Ein Konzept der MindBusiness GmbH

6. Gruppengröße • Variante 1 • Gruppengröße 10 bis 14 Teilnehmer • Klassische Sitzordnung • Betreuung durch 2 Trainer • Variante 2 (    ) • Gruppengröße bis 18 Teilnehmer • Sitz-/Arbeitskonzept ähnlich dem KeyUser-Konzept • Betreuung durch 3 Trainer Ein Konzept der MindBusiness GmbH

7. Arbeitskonzept und Zeiteinteilung • 1 Vortragsinsel ( 15 Minuten-Überblick) • Es finden pro Workshop 5 Vorträge statt • Es gibt immer nur 1 Vortrag für Alle • Trainer referieren abwechselnd • 2-3 Workstation ( 90 Minuten Praxis ) • Nach dem Vortrag gehen die TN an Ihre Workstation • Nun beginnt die individuelle Umsetzungs-/Vertiefungsphase • Jede Workstation wird von einem Trainer betreut • Individuelle Fragen werden geklärt • Tipps und Tricks werden gezielt gegeben und in den Arbeitsauflauf sofort integriert Ein Konzept der MindBusiness GmbH

8. Lernkonzept + Umgebung = der Nutzen Ein Konzept der MindBusiness GmbH

9. Zielgruppe Assistenz (optional) Ziel der Veranstaltung Ein Konzept der MindBusiness GmbH

10. Das wird mit dem Workshop erreicht • Assistenz / Sekretariat sind „Stimmungsmacher“ • Begeisterung wird geweckt • Wissensaufbau • Zeitersparnis in den Arbeitsprozessen Ein Konzept der MindBusiness GmbH

11. Zielgruppe Assistenz (optional) Dauer und Agenda Ein Konzept der MindBusiness GmbH

12. Zielgruppe Key User (optional) Das Grundkonzept Ein Konzept der MindBusiness GmbH

13. Gruppengröße • Gruppengröße bis 18 Teilnehmer • Sitz-/Arbeitskonzept • Drei Gruppen • Drei Arbeitsinseln • 2 tägig • Betreuung durch 3 Trainer Ein Konzept der MindBusiness GmbH

14. Arbeitskonzept und Zeiteinteilung • 3 Vortragsinsel pro Tag ( 45 Minuten-Überblick) • ……. • 3 Workstation pro Tag ( 60 Minuten Praxis ) • Nach dem Vortrag gehen die TN an Ihre Workstation • Nun beginnt die individuelle Umsetzungs-/Vertiefungsphase • Wissenstransfer • Jede Workstation wird von einem Trainer betreut • Individuelle Fragen werden geklärt • Tipps und Tricks werden gezielt gegeben und in den Arbeitsauflauf sofort integriert Ein Konzept der MindBusiness GmbH

15. Lernkonzept + Umgebung = der Nutzen Ein Konzept der MindBusiness GmbH

16. Zielgruppe Key User (optional) Ziel der Key User Workshops Ein Konzept der MindBusiness GmbH

17. Das wird mit dem Workshop erreicht Key User …. • tragen das Projekt in die Abteilungen • sind wichtige Multiplikatoren • haben eine unterstützende Wirkung • leisten Wissensaufbau/-transfer Die Begeisterung wird geweckt Ein Konzept der MindBusiness GmbH

18. Zielgruppe Key User (optional) Dauer und Agenda Ein Konzept der MindBusiness GmbH

19. Die Agenda im Überblick - Zeitplan und Themenfelder ( Workshop Key User, 2-tägig ) Die TN erhalten alle ein Trainings CD Ein Konzept der MindBusiness GmbH

20. Das Ziel der zwei Tage • Die Philosophie „Office 2007“ kennenlernen • Neue Arbeitsprozesse entdecken • Testen, Üben, Ausprobieren • Fragen stellen und Wissen aufbauen • Erfahrungsaustausch untereinander • Nutzen für die Anwender erkennen und verstehen Ein Konzept der MindBusiness GmbH

21. Das Ziel der zwei Tage • Die Philosophie „Office 2007“ kennenlernen • Neue Arbeitsprozesse entdecken • Testen, Üben, Ausprobieren • Fragen stellen und Wissen aufbauen • Erfahrungsaustausch untereinander • Nutzen für die Anwender erkennen und verstehen

22. Begleitung am Arbeitsplatz (bspw. Zielgruppe Sekretariate) Ein Konzept der MindBusiness GmbH

23. Ablauf und Möglichkeiten • Begleitung am Arbeitsplatz • Grundlagen zeigen im speziellen Umfeld • Individuelle Fragen möglich • Geringer Zeitaufwand • Nur zeigen, was gebraucht wird Ein Konzept der MindBusiness GmbH

24. Zeitliche Dimension Ein Konzept der MindBusiness GmbH

25. Das Ziel der Arbeitsplatzbetreuung • Zurechtfinden in der neuen Oberfläche • Möglichkeiten für den Alltag erkennen und einsetzen • Der ein oder andere Tipp und Trick wird bereits in der kurzen Zeit umgesetzt • Ein besseres Verständnis für die neue Oberfläche entwickeln (nur wer das „Warum“ versteht, kann den Nutzen erkennen und anwenden) • Zeit zum „Suchen und Schimpfen“ wird eingespart Ein Konzept der MindBusiness GmbH

26. optional Die Office Woche Ein Konzept der MindBusiness GmbH

27. 1 Woche mit drei Trainer vor Ort Pro WS max. 8 TN / WS werden individuell zusammengestellt Ein Konzept der MindBusiness GmbH

28. Das Ziel der Office Woche • Flexibilität für die TN • Jeder TN kann sich den Kurs aussuchen, den er benötigt • Keine Reisezeit für die TN • Zeit zum Fragen • Spezialisten vor Ort • Etc. Ein Konzept der MindBusiness GmbH

29. Wissenspakete Ein Konzept der MindBusiness GmbH

30. Das Wissenspaket • Präsentationen • Häufige Fragen und Antworten • Übungsdateien • Schritt für Schritt Anleitungen • Filmsequenzen (Lernsequenzen) • „1.Hilfe Pakete“ • Etc. Mit dem Wissenspaket wird das Wissen für alle Mitarbeiter greif- und nutzbar. Ein Konzept der MindBusiness GmbH

31. Unterlagen Auszüge aus einer Trainings CD Ein Konzept der MindBusiness GmbH

32. Gesamtblick Kosten, Nutzen und Nachhaltigkeit Ein Konzept der MindBusiness GmbH

33. Optimierter Einsatz von Office Werkzeugen ist messbar Fazit: Pro Woche werden durch die Anwendung des aufgebauten Wissens pro Person mind. 5 Arbeitsstunden eingespart! Ein Konzept der MindBusiness GmbH

34. Lernen, Umsetzen => Effizienter arbeiten Ein Konzept der MindBusiness GmbH

35. Erfolgreich umgesetzt u.a. bei…. • Dr.Oetker • Kantinenevent • Key User (120) • Assistenz nach Geschäftsbereichen • Heraeus • Kantinenevent ( an 6 Standorten) • Assistenz (180 Pers.) • Key User, Help Desk (80 Pers.) • Abteilungsthemen (Controller, Vertrieb etc.) • AUDI AG • Key User (180 + 400) • Pilot Chefassistenz • Infoveranstaltungen (geplant für Q2/09) Ein Konzept der MindBusiness GmbH

36. Das Roll Out Konzept für Ihr Unternehmen….. Das Roll Out Konzept besteht aus bewährten Bausteinen, aber…. • Jedes Roll Out Konzept wird auf das Unternehmen zugeschnitten • Die Inhalte und Themenfelder werden mit Ihrem Unternehmen abgestimmt • Die Inhalte werden jeweils nach der Analyse aufgebaut, vorbereitet und mit Ihnen abgesprochen • Die Ziele der Workshops werden mit Ihnen abgestimmt Ein Konzept der MindBusiness GmbH