People and Process for Knowledge Management

People and Processfor Knowledge Management Team and leadership for knowledge sharing Community of Practices (CoPs) Master of Science Program in Knowledge Management k. Chalermpon College of Arts, Media and Technology

Team leadership model

leadership Actions • Internal task leadership actions are used to improve a team’s ability to get the job done. • Being focused on appropriate goals • Having the rights structure to achieve the team’s goals • Having a process that makes decision making easier • Training team members through developmental seminars • Setting and maintaining appropriate standards for individual and team performance

leadership Actions • Internal relation actions are those require to improve team members’ interpersonal skills and intrateam relationship. • Coaching to improve interpersonal skills • Encourage collaboration among team members • Managing conflict to allow intellectual conflict but not personnel conflict • Enhancing team commitment • Satisfying the trust and support needs of team members • Being fair and consistent in exercising principle behavior

leadership Actions • External leadership actions are those required to keep the team protected from, at the same time to keep the team connected to the external environment. • Networking to form alliances and gain access to information • Advocating for the team with those who affect its environment • Negotiating with senior management for recognition, support, and resources • Protecting team members from environment diversions • Examining external indicants of effectiveness (customer) • Providing team members with appropriate external information

Community of Practices (CoPs) 1991 โดย Jean Lave และ Etienne Wenger ปรับปรุงจาก จิรวิทย์ ญาณจินดา

Community of Practices (CoPs) “Community of Practice are groups of people who share a passion for something they do and who interact regularly to learn how to it better”Etienne Wenger “Community of Practice is a special type of informal network that emerges from a desire to work more effectively or to understand work more deeply among members of a particular specialty or work group” John Sharp “Community of Practice is a group of committed people with the concern of sharing their expertise and knowledge in a common domain of their professional activities in order to perform their tasks on a high quality level” Beraterlnnen News 1/2005

Community of Practices (CoPs) • ชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) คือ “กลุ่มคนที่มีความเชี่ยวชาญที่มารวมกันเป็นเครือข่าย มีความสนใจที่เหมือนกัน มารวมกลุ่มกันภายในช่วงเวลาหนึ่ง เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ เพื่อแก้ปัญหาร่วมกัน หรือพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น”

Community of Practices (CoPs) Key word of CoPs • แบ่งปัน • แลกเปลี่ยนความคิด • ค้นหาหนทางแก้ไขปัญหา • สร้างนวัตกรรมและองค์ความรู้ • พัฒนาความเชี่ยวชาญ

ประเภทของ CoP • Helping Communities:เพื่อแก้ปัญหาประจำวันและแลกเปลี่ยนแนวคิดในกลุ่มสมาชิก • Best Practice Communities:เน้นการพัฒนา ตรวจสอบและเผยแพร่แนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ • Knowledge-stewarding Communities :เพื่อจัดระเบียบ ยกระดับและพัฒนาความรู้ที่สมาชิกใช้เป็นประจำ • Innovation Communities:เพื่อพัฒนาแนวคิด โดยเน้นการข้ามขอบเขตเพื่อผสมผสานสมาชิกที่มุมมองต่างกัน

Community of Practices (CoPs) • ลักษณะเฉพาะตัวของชุมชนนักปฏิบัติคือ • เครือข่ายความร่วมมือแบบ Peer-to-Peer • ขับเคลื่อนด้วยความตั้งใจที่จะมีส่วนร่วมของสมาชิก • มุ่งเน้นไปที่การเรียนรู้และสร้างความสามารถในการเรียนรู้ให้เพิ่มขึ้น • มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ พัฒนาความเชี่ยวชาญเฉพาะ และแก้ไขปัญหา • ประเด็นสำคัญ ชุมชนนักปฏิบัติแต่ละชุมชนจะแตกต่าง ไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับบริบทเฉพาะนั้นๆ ดังนั้น จะไม่มีวิธีการที่ดีที่สุด หรือ วิธีการหนึ่งเดียวในการสร้างชุมชนนักปฏิบัติ

ความสัมพันธ์ของชุมชนนักปฏิบัติกับความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลและความรู้ชัดแจ้งความสัมพันธ์ของชุมชนนักปฏิบัติกับความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลและความรู้ชัดแจ้ง • CoPsสร้างมาเพื่อเข้าถึงความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) ของสมาชิกผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนในชุมชน หรือเป็นเป็นการดึงรูปแบบหนึ่งเพื่อเอาความรู้ออกมา (Pull) ซึ่งตรงกันข้ามกับ ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) ที่จะมีการผลัก (Push) ความรู้หรือเอกสารความรู้ที่ได้มีการจัดการแล้ว • การดึงความรู้ (Pull) – Tacit Knowledge • การผลักความรู้ (Push) – Explicit Knowledge

การดึงความรู้ (Pull) • ชุมชนนักปฏิบัติเล็งเห็นว่าความรู้ที่มีประโยชน์และสามารถนำ • ไปปฏิบัติใช้ได้จริงอยู่ที่ตัวบุคคล ดังนั้นสิ่งที่สำคัญอยู่ที่ความต้องการ • ในการเรียนรู้และความท้าทายเฉพาะที่จะกำหนดว่าความรู้ • อันไหนสมควรที่จะถูกส่งผ่าน

การผลักความรู้ (Push) • ความรู้ที่ถูกนำไปเสนอในรูปแบบ รายงานการประชุม คู่มือ และ การนำเสนองานของผู้เชี่ยวชาญจะถูกเลือกโดยบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีความรู้ เพื่อตัดสินใจว่าคนอื่นควรรู้อะไร

ความสำคัญของชุมชนนักปฏิบัติความสำคัญของชุมชนนักปฏิบัติ • เชื่อมโยงผู้คนเข้าด้วยกัน ผ่านกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การร่วมมือ รวมไปถึงการพัฒนาทั้งในระดับของบุคลากร กลุ่มงาน ทีมงาน และ องค์กร • สามารถเชื่อมโยงบุคลากรเข้าด้วยกัน ที่โดยทั่วไปแล้วไม่มีโอกาสในการติดต่อ หรือ พบปะ • ให้บริบทร่วมกันสำหรับบุคลากรที่จะสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูล ประสบการณ์ของแต่ละบุคคลในมุมมองที่ทำให้เกิดความเข้าใจ • เกิดการสนทนาระหว่างบุคคลที่เข้ามารวมกลุ่มกันเพื่อค้นหาความเป็นไปได้ใหม่ๆ แก้ไขปัญหาที่ท้าทาย และสร้างผลประโยชน์ร่วมกัน

ความสำคัญของชุมชนนักปฏิบัติ (ต่อ) • จับความรู้และเผยแพร่ความรู้ที่มีอยู่ตอนนี้เพื่อช่วยบุคลากรในการปรับปรุงพัฒนาการปฏิบัติ • แนะนำหรือนำเสนอกระบวนการความร่วมมือให้กับกลุ่มงานและองค์กร รวมไปถึงระหว่างองค์กรเพื่อสนับสนุนให้เกิดการไหลเวียนของแนวความคิดและการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นธรรมชาติ • ช่วยบุคลากรจัดการรูปแบบการกระทำเพื่อทำให้เกิดผลเป็นรูปธรรม • ทำให้เกิดการสร้างองค์ความรู้ใหม่เพื่อช่วยบุคลากรในการเปลี่ยนแนวการปฏิบัติให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการและเทคโนโลยี

ประโยชน์ของ CoP Long Term • เสริมสร้างวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขององค์กร • เกิดความสามารถที่ไม่คาดการณ์ไว้ • วิเคราะห์ความแตกต่าง และตั้งเป้าหมายการปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ • แหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ Short Term • เวทีของการแก้ปัญหา ระดมสมอง • ได้แนวคิดที่หลากหลายจากกลุ่ม • ได้ข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ • หาทางออก/คำตอบที่รวดเร็ว • ลดระยะเวลา และการลงทุน

ประโยชน์ของ CoP Short Term • เกิดความร่วมมือ และการประสานงาน ระหว่างหน่วยงาน • ช่องทางในการเข้าหาผู้เชี่ยวชาญ • ความมั่นใจในการเข้าถึง และแก้ปัญหา • ความผูกพันในการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม • ความสนุกที่ได้อยู่กับเพื่อนร่วมงาน Long Term • เกิดโอกาสพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดด • เครือข่ายของกลุ่มวิชาชีพ • ชื่อเสียงในวิชาชีพเพิ่มขึ้น • ได้รับผลตอบแทนจากการจ้างงานสูงขึ้น • รักษาคนเก่ง ให้อยู่กับองค์กรได้

สร้างเวทีที่หลากหลาย กิจกรรมต่างๆ ล้วนเสริมซึ่งกันและกัน! เว็บไซต์,เวทีแลกเปลี่ยน จดหมายข่าว โครงการ การพูดคุยเป็น การส่วนตัว การประชุม บอร์ด เยี่ยมชม,ศึกษาดูงาน งานประชุม ประจำปี

มิติของชุมชนนักปฏิบัติมิติของชุมชนนักปฏิบัติ 3 มิติ คือ • มิติของชุมชน (Community) • มิติของขอบเขต (Domain) • มิติของการปฏิบัติ (Practice)

มิติของชุมชน • กลุ่มคนที่เข้ามารวมกันเพื่อทำกิจกรรมช่วยเหลือซึ่งกันและกัน และแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ • ติดต่อกันอย่างสม่ำเสมอ • ความสัมพันธ์กันแบบพึ่งพาอาศัย • ความเชื่อมั่น เปิดเผย และผูกมัด • ความสนใจที่ตรงกัน • สมาชิกมาจากหลายฝ่ายและหน่วยงาน

มิติของขอบเขต • มุ่งเน้นที่การมีความสนใจและความสามารถในการแข่งขันร่วมกัน • เกี่ยวข้องกับข้อมูลผูกมัดและความสนใจของสมาชิก

มิติของการปฏิบัติ • มุ่งเน้นในเชิงปฏิบัติที่มีความท้าทายจริงๆในแต่ละวัน • แบ่งปันแลกเปลี่ยนเทคนิค เครื่องมือและ ประสบการณ์ • กิจกรรมการเรียนรู้เพื่อการสร้าง แลกเปลี่ยน และนำการปฏิบัติไปใช้ • มีความรู้สึกร่วมกับองค์กร

เปรียบเทียบชุมชนนักปฏิบัติและชุมชนในรูปแบบอื่นเปรียบเทียบชุมชนนักปฏิบัติและชุมชนในรูปแบบอื่น

ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในชุมชนนักปฏิบัติและบทบาทผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในชุมชนนักปฏิบัติและบทบาท ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในชุมชนนักปฏิบัติ คือ บุคคล (individuals)ที่เป็นนักปฏิบัติ (Practitioners) ซึ่งมาจากหลายหน่วยงานหลายฝ่าย ด้วยความสมัครใจ (Voluntarily)

ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในชุมชนนักปฏิบัติและบทบาทผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในชุมชนนักปฏิบัติและบทบาท

หลักการสำคัญการบ่มเพาะเพื่อให้เกิดชุมชนนักปฏิบัติหลักการสำคัญการบ่มเพาะเพื่อให้เกิดชุมชนนักปฏิบัติ • มุ่งเน้นไปที่จุดประสงค์หลักในการเรียนรู้ • สมาชิกแต่ละคนสามารถตั้งคำถามขึ้นมาเองได้และเข้าถึงสมาชิกคนอื่นเพื่อค้นหาคำตอบ • เชิญชวนผู้เกี่ยวข้องให้แสดงความสนใจและความต้องการสำหรับการเรียนรู้ • การเชื่อใจกันและการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างหลายฝ่าย • สภาพแวดล้อมและสถานที่เหมาะสมที่จะกระตุ้นการเรียนรู้และความร่วมมือ • สมาชิกตื่นตัวตลอดเวลาผ่านกระบวนการกระตุ้น การสนทนาอย่างมีคุณภาพ และบทสนมนาที่น่าสนใจ

หลักการสำคัญการบ่มเพาะเพื่อให้เกิดชุมชนนักปฏิบัติ (ต่อ) • ป้อนข้อมูลและสิ่งจำเป็นต่างๆให้กับชุมชนนักปฏิบัติ ทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู่เชี่ยวชาญ • เตือนสมาชิกในชุมชนด้วย อีเมลล์ หรือข้อความทางโทรศัพท์เพื่อให้สมาชิกสามารถจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมชุมชน • ประเมินความสำเร็จของชุมชนนักปฏิบัติด้วย การเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง การพัฒนาของสมาชิก • ให้ความสนใจกับการเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องของสมาชิก เช่นถ้ามีการลาออกหรือเข้าใหม่ ก็ควรหาสาเหตุ

CoPs life circle เพื่อช่วยเหลือให้ได้ตามเป้าหมายของชุมชนนักปฏิบัติ และนำชุมชนนักปฏิบัติไปสู่ช่วงของการพัฒนา

Inquire (ไต่ถาม) • ผ่านกระบวนการค้นหาและไต่ถามบ่งบอกถึงกลุ่มเป่้าหมาย จุดประสงค์เป้าหมาย และวิสัยทัศน์ของชุมชน

Design (ออกแบบ) • กำหนดกิจกรรม เทคโนโลยี กระบวนการและบทบาทที่จะช่วยสนับสนุนให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายของชุมชน

Prototype (สร้างต้นแบบ) • ทำชุมชนนำร่องที่พร้อมด้วยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อทำให้เกิดข้อผูกมัดทดสอบสมมุติฐาน ปรับปรุงกลยุทธ์ และสร้างแนวทางที่ประสบความสำเร็จ

Launch (เริ่ม) • ทำให้ชุมชนเป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายมากขึ้นในช่วงระยะเวลาหนึ่งที่สามารถทำให้มีคนเข้ามาเป็นสมาชิกใหม่และทำให้เห็นผลลัพธ์อย่างทันที

Grow (เติบโต) • ทำให้สมาชิกเข้ามามีส่วนร่วมในการเรียนรู้ กิจกรรมแลกเปลี่ยนความรู้และเครือข่าย ที่เป็นไปตามที่บุคลากร ทีมงาน และองค์กรต้องการ

Sustain (ยั่งยืน) • อบรม บ่มเพาะ ประเมินความรู้และสินค้าที่ถูกสร้างขึ้นมาจากชุมชนเพื่อแจ้งกลยุทธ์ใหม่ เป้าหมาย กิจกรรม บทบาท เทคโนโลยี และรูปแบบธุรกิจใหม่ๆสำหรับอนาคต

บรรณานุกรม • Lave, Jean; Wenger, Etienne (1991), “Situation Learning: Legitimate Peripheral Participation, Cambridge, Cambridge University Press. • Wenger, Etienne (1998), “Community of Practice: Learning, Meaning, and Identity”, Cambridge, Cambridge University Press.

People and Process for Knowledge Management