ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS de trámite EN EL HIMFG

1. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS de trámite EN EL HIMFG Instructor: Susana Gabriel López Unidad de Enlace

2. Vale de Préstamo Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. […] II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter; LFA

3. Vale de Préstamo Quinto. La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades Lineamientos Conservación, Organización y Conservación de Archivos

4. Vale de Préstamo Para la consulta y préstamo de los expedientes, las dependencias y entidades, deberán observar lo siguiente: Cuando los expedientes se encuentren en archivos de trámite o de concentración, ubicados en un solo recinto o administrados centralmente, por unidad administrativa o por institución, se requerirá que el titular de la unidad administrativa respectiva, acredite a los servidores públicos para tal efecto; Cuando los expedientes de los archivos de trámite se encuentren ubicados en las unidades administrativas por acervos, por áreas o por servidores públicos, será suficiente que los responsables de los archivos de trámite lleven un control de los expedientes, que permita conocer la ubicación de los mismos y del servidor público que los tiene bajo su cuidado, y MAAGTA

5. Vale de Préstamo III. Cuando los expedientes en los archivos de trámite o de concentración contengan información clasificada en los términos de las disposiciones legales aplicables, los responsables de esos archivos deberán verificar que los servidores públicos se encuentren acreditados previamente para consultarlos o recibirlos en préstamo, de conformidad con lo establecido en el Décimo de los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Corresponderá al responsable del área coordinadora de archivo, asegurarse de que se cuente con los registros de firmas actualizados, de aquellos servidores públicos acreditados para consultar y recibir en préstamo los expedientes señalados en las fracciones I y III. MAAGTA

6. Temas Instrumentos de control y consulta • Cuadro de Clasificación Archivistica • Catálogo de Disposición Documental • Inventario de Archivos • Guía Simple

10. Cuadro general de clasificación archivistica Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.

11. Catálogo de Disposición Documental Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

12. Inventarios documentales Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

13. TRANSFERENCIA PRIMARIA DE ARCHIVOS

14. Guía simple de archivos Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro de general de clasificación archivística y sus datos generales.

16. Archivos Archivo General de la Nación Unidad Normativa 2 compromisos Compromisos en Bases de Colaboración Indicador Porcentaje de archivo de concentración liberado Porcentaje de expedientes actualizados del archivo de trámite

17. Porcentaje de archivo de concentración liberado Porcentaje • Descripción general: • Conocer la proporción de archivo de concentración liberado con base en el catálogo de disposición documental por medio de transferencias secundarias y bajas documentales. • Comentarios adicionales: • La meta anual establecida es del 5%. • Línea base: Catálogo de disposición documental validado por el AGN e Inventario de transferencias y/o Inventario de baja documental a enero de 2014. • Meta: Número de expedientes dados de baja y/o transferidos a noviembre de 2018 que se expresarán en metros lineales. Anual Línea Base: Institución • Documentos: • Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Manual Administrativo de Aplicación General en materia de transparencia y archivos. • Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación. • Catálogo de disposición documental. Meta: Institución

18. Porcentaje de expedientes actualizados del archivo de trámite Porcentaje • Descripción general: • Conocer la proporción de expedientes activos gestionados según el Cuadro de Clasificación Archivística institucional. • Comentarios adicionales: • Se realizará un primer censo para contabilizar la cantidad de expedientes totales activos y alineados al Cuadro de Clasificación Archivística institucional. • Las inspecciones se realizan de manera periódica y aleatoria, con base en un programa de trabajo establecido por el AGN y el OIC. Anual Línea Base: Institución • Documentos: • Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Manual Administrativo de Aplicación General en materia de transparencia y archivos. • Instructivo para la Guía Simple de Archivos. • Cuadro General de Clasificación Archivística Meta: Institución