Previdência com Qualidade Criando um estado de excelência

1. Previdência com QualidadeCriando um estado de excelência Outubro 2008

2. MOTIVAÇÃO • NoNovo Modelo de Gestão do Poder Executivo a Gestão Previdenciária do Estado, incluindo as atividades relacionadas ao Sistema Único da Previdência Social dos Servidores Públicos e dos Membros do Poder do Estado – SUPSEC, passou a ser exercida, de forma centralizada, pela Secretaria do Planejamento e Gestão. SEAD IPEC SEFAZ SEPLAG

3. MOTIVAÇÃO • A complexidade e a peculiaridade dos processos da previdência, bem como as reformas que vêm ocorrendo nos últimos anos no Sistema de Previdência, ocasionaram o acúmulo de processos e, conseqüentemente, um alto grau de insatisfação dos usuários que têm direito a esses benefícios.

4. DIAGNÓSTICO • Reclamações de servidores • Tempo de tramitação dos processos • 80% dos processos instruídos errados • Existência de +34.800 processos de previdência • Grande contingente de novas aposentadorias nos próximos anos

5. Previdência com QualidadeCriando um estado de excelência • Objetivo Geral • Dotar a Previdência do Estado de Serviços de Qualidade

6. Objetivos Específicos • Obter a qualidade nos processos da CPREV; • Encurtar o tempo de tramitação dos processos de previdência; • Criar uma rede de multiplicadores da qualidade da Previdência; • Extinguir os estoque de processos de previdência na SEPLAG e Setoriais;

7. Objetivos Específicos • Criar um sistema de valorização e reconhecimento • Instituir o Selo Previdência com Qualidade – Criando um estado de excelência • Criar e gerenciar o ranking das Setoriais na qualidade dos Serviços de Previdência • Certificar os colaboradores da Previdência Previdência com Qualidade – Eu sou Multiplicador • Premiar os colaboradores que mais se destacaram

8. Sistema de Reconhecimento IMPORTÂNCIA • Capacitação dos servidores • Motivação para a Qualidade • Intercâmbio de Boas Práticas • Criação da Rede de Colaboradores

9. Critérios para o Selo Previdência com Qualidadepara as setoriais • ELIMINAR O ESTOQUE de processos de previdência existente na Setorial. • Atingir o PADRÃO DE QUALIDADE: • Qualidade dos processos instruídos e analisados pelas Setoriais • Tempo médio de tramitação de processos na Setorial • Qualidade no atendimento ao Servidor (Ouvidoria e caixa de sugestões) • Apresentar e/ou implantar AÇÕES DE INOVAÇÃO e melhoria dos processos e no atendimento ao Servidor

10. Critérios para o Selo Previdência com Qualidadepara os colaboradores • Atingir o padrão de qualidade dos processos instruídos e analisados pelo Colaborador • Multiplicar o conhecimento sobre a previdência • Contribuir para a ação de zerar o estoque da Setorial • Prestar apoio a iniciativas de outras Setoriais no assunto específico da previdência. • Propor melhoria e inovação do fluxo do processo e de atendimento ao servidor.

11. Fases do Programa 1ª. FASE –Seplag com Serviços de Qualidade • Capacitação em Serviço da Rede de Multiplicadores • Mutirão de Análise dos Processos da CPREV Resultados • Estoque de processos zerado • Rede de colaboradores certificada • Ranking das Setoriais Estabelecido • Selo de Qualidade instituído

12. Resultados da 1ª. Fase 12 a 16 /05 – Mutirão Aposentadoria • 596 processos analisados • 58 participantes 19 a 23/05 – Mutirão Pensão • 212 processos analisados • 43 participantes 19 a 23/05 – Mutirão Certidão • 368 processos analisados • 38 participantes

13. Resultados da 1ª. Fase TOTAIS • 1.176 processos analisados e tramitados • 90 colaboradores inscritos • 32 colaboradores certificados • 64 Multiplicadores da Qualidade na Previdência

14. METODOLOGIA REGRAS GERAIS • Criada Comissão de Avaliação da Qualidade na Previdência (CAQP), com representantes das seguintes setoriais: • 3 integrantes da SEPLAG • 1 integrante da PGE • 1 integrante da SECON

15. METODOLOGIA REGRAS GERAIS • Na aferição da qualidade dos processos: • aquele instruído corretamente, • com nenhuma falta de documento, • com informações coerentes, • relatórios necessários, • com abertura no SPU de forma correta.

16. METODOLOGIA REGRAS GERAIS • Serão objetos de pontuação no Programa os processos dos tipos: • Aposentadoria - Documentação e Elaboração do Ato. • Aposentadoria - Planilha de Implantação. • Pensão – Provisória. • Pensão - Definitiva. • Pensão – Implantação. • Certidões - Tempo de Serviço, Averbação e Desaverbação.

17. METODOLOGIA REGRAS SETORIAIS • A Comissão realiza visitas de acompanhamento do desempenho nas Setoriais, trimestralmente. • Será concedido o Selo Previdência com Qualidade – Criando um estado de excelência à setorial que atingir no mínimo 70% da pontuação máxima. • Serão premiadas as três primeiras setoriais colocadas no ranking geral das setoriais.

18. METODOLOGIA REGRAS SETORIAIS • A setorial que ceder colaboradores como voluntários para os mutirões em outras setoriais ganharão os mesmos pontos obtidos por seus colaboradores. • As setoriais serão organizadas em grupos dependendo do volume de processos em estoque. Esses grupos servirão para definir as pontuações de eliminação de estoque de processos.

19. Grupos de acordo com Estoque

20. METODOLOGIA REGRAS COLABORADORES • Haverá reconhecimento especial para os três primeiros colocados. • Ao final do ano, serão premiados os dez primeiros colocados gerais com prêmios como: cursos, elogios formais, participação em comissões de tutores de cursos, etc.

21. METODOLOGIA REGRAS COLABORADORES • O colaborador que for voluntário em outra secretaria ganha 15 pontos por cada processo analisado/instruído. • Todos os colaboradores são identificados no Programa por meio de um carimbo numerado. • Cada processo analisado/instruído pelo colaborador somará dez pontos na sua produtividade.

22. METODOLOGIA REGRAS COLABORADORES • Para um colaborador atuar como multiplicador, ele deverá: • solicitar à SEPLAG o kit de treinamento, • capacitar novos colaboradores • solicitar à Comissão a inclusão dos novos colaboradores, ficando ele responsável pelas novas inclusões, por meio de declaração emitida. • Neste caso ele ganhará pontos.

23. Tabela de Estoque de Processos

24. Ranking setorial

25. Ranking dos Colaboradores

26. 2a. Fase do Programa 2ª. FASE –Previdência com Qualidade nas Setoriais ( em andamento) • Diagnóstico da situação das Setoriais • Mutirão para baixa dos estoques de processos de previdência nas Setoriais Resultados • Estoque de processos zerado • Processos das Setoriais com Zero Erro

27. 2a. Fases do Programa