第 4 章电子表格

第4章电子表格 • 4.1 Excel概述 • 表格是人类处理数据的一种有力工具，用计算机处理表格的软件叫电子表格。通用的电子表格有：Multiplan、 Visicalc、Lotus-123、Excel。 • 一、Excel的功能 • 1.具有很强的制表能力 • 2.采用公式或函数自动处理数据 • 3.根据工作表中数据自动生成各种图表

4.1 Excel概述(1) • 4.具有很强的数据分析和管理能力 • 5.超级链接和Web浏览 • 二、Excel的启动 • 1.开始/程序/Microsoft Excel • 2.双击桌面上Microsoft Excel图标 • 3.双击桌面上我的电脑→C:\Program Files→Microsoft Office→ Office→Excel文件名→Microsoft Excel应用程序窗口

4.1 Excel概述(2) • 三、Excel的窗口组成 • 1.标题栏 • 2.菜单栏 • 3.工具栏(视图/工具栏) • 4.编辑栏(视图/编辑栏，名字框，取消按钮，输入按钮，编辑公式按钮，编辑区域) • 5.工作簿窗口(文档窗口) • ⑴标题栏(工作簿名称)

4.1 Excel概述(3) • ⑵工作表(256列*65536行) • ①列标为A,B,┅,AA,AB,┅,IV • ②行号为1,2,3,┅,65536 • ③行与列的交叉处称为单元格 • ⑶工作表的切换(工具/选项→常规) • 最多有255张工作表 • ⑷滚动条与滚动框 • ⑸窗口边框 • 6.状态栏(视图/状态栏)

4.1 Excel概述(4) • 四、Excel的退出 • 五、鼠标的操作 • 1.左指箭头(标题栏、菜单栏等) • 2.Ｉ形指针(编辑区域，双击单元格) • 3.空心十字指针(选择单元格) • 4.实心十字指针(移至单元格右下角) • 5.带箭头十字指针(改变行宽和列高) • 6.中间带空隙双箭头指针 • (水平或垂直分隔窗口)

4.2 工作表的基本操作(1) • 一、工作簿与工作表 • 1.建立新工作簿(文件/新建,新建按钮) • 2.打开已存在的工作簿 • ⑴文件/打开,打开按钮 • ⑵改变默认工作目录(工具/选项→常 • 规选项卡→默认工作目录) • 3.保存工作簿 • ⑴文件/保存或另存为(*.xls)

4.2 工作表的基本操作(2) • ⑵保存工作环境文件 • 文件/保存工作区(*.xlw) • 4.关闭工作簿(文件/关闭) • 二、单元格的选择 • 单元格是工作表的基本存储单元，单元格地址是由列标和行号组成的，又称单元格引用。如：A1、IV65536。 • 1.选择一个单元格(单击,活动单元格) • 2.选择一组单元格(活动单元格在左上角)

4.2 工作表的基本操作(3) • ⑴单个范围的单元格选择(拖曳) • ⑵多重范围的单元格选择(Ctrl+拖曳) • ⑶选择行或列(单击行号或列标) • ⑷选择整个工作表(单击全选框) • 4.选择特殊单元格(编辑/定位,F5) • 三、数据类型与数据输入 • 1.数据类型 • ⑴常量 • ①数值:123,-256.34,1.223E+15

4.2 工作表的基本操作(4) • ②文字:A101,地址,‘123 • ③日期和时间: 1998-12-30, • 1998/12/30, 10:15:00, 2:00 PM • ⑵公式:=A1+SUM(A6:A12) • 2.数据输入 • ⑴输入数值(默认右对齐) • ⑵输入文字(默认左对齐) • ⑶输入日期与时间(Ctrl+; • Ctrl+Shift+:)

4.2 工作表的基本操作(5) • ⑷输入系列数据 • ①输入系列数值(拖曳,编辑/填充) ②输入系列文字 ③自定义数据系列(工具/选项→自定义序列) • 四、公式与函数 • 1.公式 ⑴公式＝操作数＋运算符 ①操作数：可以是数值、文字、单元格地址、函数或其它公式

4.2 工作表的基本操作(6) • ②运算符及其优先级

4.2 工作表的基本操作(7) • ⑵在单元格中输入公式时，先输入等号,然后再输入公式本身,如:＝20＋6 • 2.在公式中使用单元格地址 • ⑴相对地址(A1) • 相对地址表示某一单元格相对于当前单元格的相对位置。当把一个含有单元格地址的公式复制到新位置时，公式中的单元格地址会改变。 • ⑵绝对地址($A$1)

4.2 工作表的基本操作(8) • 绝对地址是单元格在工作表中的绝对位置。当把含有单元格地址的公式复制到新位置时，单元格地址保持不变。 • ⑶混合地址($A1,A$1) • 混合地址是前两种地址的混合。 • 3.函数 • 函数是Excel预先定义好的公式。函数由函数名、一对圆括号和几个参数组成，例如:＝SUM(A1,A2,A3)。 • 函数名输入时，字母的大小写等效，各参数之间必须用逗号分隔。

4.2 工作表的基本操作(9) • 4.粘贴函数 • 插入/函数，粘贴函数按钮 • 常用函数(10个) • SUM,AVERAGE,IF,COUNT,MAX,SIN等 • 5.自动求和(求行或列的总和) • 五、数据编辑 • 1.数据的修改 • ⑴选择单元格→输入新数据 • ⑵选择单元格→在编辑栏中修改

4.2 工作表的基本操作(10) • 2.数据的删除与清除 • ⑴单元格数据的删除(编辑/删除) • ⑵选择区域数据删除(编辑/删除) • ⑶行和列的删除(编辑/删除) • ⑷数据的清除(编辑/清除→子菜单) • 3.单元格的插入(插入/单元格) • 4.数据的复制 • 5.数据的移动 • 6.数据的查找和替换(编辑/查找或替换)

4.2 工作表的基本操作(11) • 六、数据格式编排 • 1.常用格式(格式/单元格) • 2.自动套用格式(格式/自动套用格式) • 3.设置行高(鼠标，格式/行/行高) • 4.设置列宽(鼠标，格式/列/列宽) • 5.保护数据 • ⑴保护工作簿(工具/保护/保护工作簿) • ⑵保护工作表(工具/保护/保护工作表) • ⑶保护单元格(格式/单元格/保护)

4.2 工作表的基本操作(12) • 七、工作表的管理 • 1.选择工作表(单击工作表标签,Ctrl) • 2.重命名工作表(格式/工作表/重命名) • 3.插入新工作表(插入/工作表) • 4.删除工作表(编辑/删除工作表) • 5.移动和复制工作表 • ⑴编辑/移动或复制工作表 • ⑵选择工作表标签→拖曳(加Ctrl) • 6.拆分窗口和冻结窗口(窗口菜单)

4.3 图表(1) • 一、什么是图表 • 在Excel中，根据工作表上的数据生成的图形仍存放在工作表中,这种含有图形的工作表称为图表。 • 图形具有直观形象的优点，它可以反映数字看不出的趋势和异常情况。如用直方图显示每月的销售额等。 • 几个图表术语：

数据点 数据系列图例标题

4.3 图表(2) • 二、建立图表 • 1.建立图表方式 • ⑴嵌入图表(图表放在原工作表中) • ⑵独立图表(图表放在新工作表中) • 2.建立图表过程 • ⑴在工作表中选择数据点 • ⑵选择[插入/图表]菜单命令 • ⑶图表向导1：图表类型 • ⑷图表向导2：图表数据源

4.3 图表(3) • ⑸图表向导3：图表选项 • ⑹图表向导4：图表位置 • ⑺单击[完成]按钮建立图表 • 3.图表工具栏 • 三、编辑图表 • 1.改变大小(拖曳控点) • 2.移动图表(拖曳图表) • 3.复制图表(Ctrl+拖曳图表) • 4.删除图表(编辑/清除→全部)

4.3 图表(4) • 5.重设图表类型、数据源、图表选项和位置(右击图表→快捷菜单) • 四、编辑图表数据 • 1.向图表添加数据 • ⑴嵌入图表:选择数据系列拖到图表 • ⑵独立图表:复制→粘贴 • 2.更新图表数据(链接关系) • 3.删除图表数据

4.3 图表(5) • 五、设置图表格式(右击对象) • 1.图表标题格式 • 2.图表区格式 • 3.图形区格式 • 4.数据系列格式 • 5.坐标轴格式 • 6.网格线格式 • 7.图例格式

4.3 图表(6) • 六、用图表分析数据 • 1.趋势线：趋势线显示数据的趋势，通常用来研究预测分析问题。建立趋势线方法是:在图表中选择数据系列→图表/添加趋势线→添加趋势线对话框→选择合适设置。 • 2.误差线：误差线通常用于工程和统计数据领域，以相对于数据大小的方式显示误差大小。建立误差线方法是:在图表中选择数据系列→格式/数据系列→数据系列格式对话框→误差线Y选项卡。

4.4 图片与图形对象(1) • 一、图片 • 1.在工作表中插入图片 • 插入/图片/剪贴画或来自文件 • 2.创建图表和单元格的图片 • ⑴选定图表或单元格范围 ⑵Shift+编辑/复制图片 ⑶复制图片对话框

4.4 图片与图形对象(2) • ⑷在工作表或其它文档中选择合适位置→单击粘贴按钮 • 3.图片的编辑 • ⑴图片的缩放(拖曳控制点) • ⑵图片的移动(拖曳) • ⑶图片的复制(Ctrl+拖曳) • ⑷图片的删除(Del)

4.4 图片与图形对象(3) • 二、图形 • Excel为用户提供了各种图形元素,如直线、矩形、椭圆和自选图形，并可对绘制的图形设置一些格式效果。 • 1.绘图工具栏(常用工具栏→绘图按钮) • 2.绘制图形(与Word97相同) • 三、编辑图形对象 • 1.选择图形对象 • 2.改变图形对象大小

4.4 图片与图形对象(4) • 3.移动图形对象 • 4.复制图形对象 • 5.删除图形对象 • 6.图形对象的旋转和翻转 • 7.图形对象的置前和置后 • 四、设置图形对象格式 • 1.设置图片格式(格式/图片) • 2.设置自选图形格式(格式/自选图形) • 3.阴影和三维效果

4.5 打印工作表和图表 • 一、打印预览 • 文件/打印预览,[打印预览]按钮 • 二、设置打印格式(文件/页面设置) • 1.页面选项卡2.页边距选项卡3.页眉/页脚选项卡4.工作表选项卡5.图表选项卡 • 三、打印输出(文件/打印)

4.6 数据清单(1) • 一、数据清单概述 • 数据清单，又称工作表数据库。它是指在工作表中，由行和列围起的一片数据区，包括一个字段行和若干个记录行。 • 二、创建和编辑数据清单 • 1.建立数据清单 • 分两步：建立字段行和输入各记录行。 • ⑴输入各字段名→格式化 • ⑵输入各个记录

4.6 数据清单(2) • ①直接输入数据 • ②数据/记录单 • 2.编辑记录 • ⑴直接编辑数据 • ⑵用记录单编辑记录 • 3.添加记录 • 4.删除记录 • 5.条件查找记录

4.6 数据清单(3) • 三、数据排序 • 排序是根据数据清单的列内容重新调整各行的位置，Excel提供三级排序： • 主要关键字次要关键字递增或递减第三关键字 • 排序的操作步骤是：选择任何单元格→数据/排序→排序对话框 • 四、数据筛选 • 数据筛选是指在众多的数据当中挑出满足给定条件的数据。

4.6 数据清单(4) • 1.自动筛选 • ⑴在数据清单中选一单元格 • ⑵数据/筛选/自动筛选 • ⑶字段行中有筛选箭头 • ⑷解除自动筛选 • ①数据/筛选/自动筛选 • ②数据/筛选/全部显示→自动筛选记号 • 2.高级筛选 • 使用高级筛选可以建立更复杂的条件来筛选数据清单中的数据。

4.6 数据清单(5) 异行 • ⑴逻辑与 • ①建立条件区域(数学为70至85,同行) • ②选定清单中任一单元格 • ③数据/筛选/高级筛选 • ④高级筛选对话框 • ⑵逻辑或 • 班级为1或2,异行 • ⑶复合筛选 • 班级1平均成绩70分以上,同行 • 班级2平均成绩80分以上,同行

4.6 数据清单(6) • ⑷解除筛选(数据/筛选/全部显示) • 五、分类汇总 • 分类汇总就是将数据分类进行统计。 • ⑴选择数据清单中任一单元格 • ⑵数据/分类汇总 • ⑶分类汇总对话框(班级,均值,平均成绩) • ⑷分级显示(数据/组及分级显示) • 六、数据透视表 • 1.什么是数据透视表

4.6 数据清单(7) • 数据透视表是一种交互式的数据表格，它可以对大量数据快速汇总并建立交叉列表。 • 2.建立数据透视表 • ⑴选择[数据/数据透视表]菜单命令 • ⑵数据透视表向导1：数据源 • ⑶数据透视表向导2：选定区域 • ⑷数据透视表向导3：设计数据透视表 • ⑸数据透视表向导4：显示位置

4.6 数据清单(8) • 七、频率分布统计 • 统计一组数据在各个数值区间的分布，其建立过程是： • ⑴建立统计间距区域 • ⑵选择输出区域 • ⑶Frequency(统计数据,分段点) • ⑷Shift+Ctrl+Enter组合键

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