1 / 74

Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya

T. ata. P. ersuratan. Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya. P MA RI NO.1 6 TH 200 6 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGA N DEPARTEMEN AGAMA. Pengertian Surat.

lorand
Download Presentation

Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. T ata P ersuratan Oleh :Dra.Ati Dahniar M.SiWidyaiswara Madya PMA RI NO.16 TH 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA

  2. PengertianSurat Surat adalah pernyataan tertulis dalam bentuk dan corak yg diatur, yg digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dg ketentuan yg berlaku

  3. Surat Dinas Ialah pernyataan tertulis dalam bentuk dan corak yang diatur, yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan dan menerima informasi kepada dan dari pihak lain baik perorangan atau swasta maupun dinas yang dibuat oleh atau ditujukkan kepada Kementerian Agama.

  4. Surat Dinas : Surat Dinas Terbuka ialah surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka/diketahui oleh Unit Kearsipan untuk diproses lebih lanjut. Surat Dinas Tertutup/Rahasia ialah surat dinas memiliki tanda-tanda kerahasiaan yang hanya boleh dibuka/diketahui oleh pejabat yang berwenang.

  5. Surat Dinas Terbuka : Surat Dinas Penting ialah surat dinas yang isinya mengandung kepentingan yang memerlukan tindak lanjut yang lama diperlukan informasinya dan apabila surat tersebut hilang dapat menimbulkan kerugian Kementerian Surat Dinas Biasa ialah surat dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut, informasi yang terkandung di dalamnya bersifat umum dan bernilai pendek.

  6. Fungsi Surat Dinas Sebagai wakil pengirim / organisasi Sebagai bahan bukti tertulis Sebagai pedoman dalam mengambil keputusan Sebagai alat pengukur kinerja kantor Sebagai sarana memperpendek jarak

  7. A SAS-ASAS DI DALAM TATA P • Effektif dan effisien • Pembakuan • Pertanggungjawaban • Keterkaitan • Kecepatan dan ketepatan • Keamanan ERSURATAN

  8. Jenis Surat Statuter Non Statuter

  9. Surat Statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja.

  10. SURAT STATUTER DIANTARANYA MEMUAT: • Peraturan perundang- undangan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Menteri Agama dalam lingkungan satuan organisasi di Kanwil, Kankemenag, atau Madrasah, • Ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subjek/objek sebuah penyelenggaraan kegiatan atau pelaksanaan kebijakan dari satuan organisasi, • 3) Perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan sebuah kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi.

  11. Keputusan • Instruksi • Peraturan jenis-jenis surat Statuter

  12. J U D U L • Kata keputusan / instruksi / peraturan menteri / kepala • Nomor dan tahun • Judul keputusan / instruksi /peraturan “ tentang “ • PEMBUKAAN • MENTERI / kepala • konsidran menimbang, mengingat dan memperhatikan • BATANG TUBUH / ISI • kata “menetapkan” • menetapkan dengan diikuti penulisan keputusan dst • diktum pertama, kedua dan pasal-pasal • P E N U T U P • tempat penetapan • tanggal, bulan dan tahun penetapan • nama jabatan (huruf besar semua) • tanda tangan • nama terang pejabat • cap dinas • tembusan Bagian Bagian Surat Statuter

  13. CONTOH : KEPUTUSAN KEPUTUSAN KEPALA …… NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG ………………………………………………………………. KEPALA........... Menimbang : ………………………………………………………………………………………………………………… …………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………….. Mengingat: …………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………….. Memperhatikan : …………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………….. M E M U T U S K A N Menetapkan : KEPUTUSAN …………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… …………………… (di ketik dengan huruf besar) P e r t a m a : ………………………………………………………................................................................……………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………….. K e d u a : ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Ditetapkan di : …………………..................……………… Pada tanggal : ………………............…………………….. KEPALA Tembusan : NAMA ……..............…………….. • …………………………………………… • ……………………………………………

  14. SURAT KEPUTUSAN MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA Nomor : B.II/ ……………………….. Lampiran : …………………………….. MENTERI … REPUBLIK INDONESIA Membaca : ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Menimbang : ………………………………………………………………………………………………………………………………... Mengingat :………………………………………………………………………………………………………………………………… Memperhatikan : ………………………………………………………………………………………………………………………………… M E M U T U S K A N Menetapkan : PERATURAN MENTERI …………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… (di ketik dengan huruf besar) P e r t a m a : ………………………………………………………................................................................………………………….. K e d u a : …………………………………………………………………………………………………………………………………. SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada : 1. ………………………………………………………………………….. 2. ………………………………………………………………………….. PETIKAN Keputusan ini diberikan …………………………………………………………………………………….. ………………. Ditetapkan di : …………………..................………………… Pada tanggal : ………………............………………………… MENTERI …………………..….… REPUBLIK INDONESIA Tembusan : NAMA ……..............…………….. 1. …………………………………………… 2. ……………………………………………

  15. CONTOH : insruksi Menteri INSTRUKSI MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG ………………………………………………………………. MENTERI … REPUBLIK INDONESIA Menimbang : …………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Mengingat : …………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Memperhatikan : ………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… M E N G I N S T R U K S I K A N Kepada : …………………………………………………………………………………………………………………………………………… Untuk : …………………………………………………………………………………………………………………………………………… P e r t a m a : ………………………………………………………................................................................…………………………………….. K e d u a : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………. K e t i g a : Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan …………………………………………………………………………… Ditetapkan di : …………………..................……………… Pada tanggal : ………………............……………………... MENTERI ………………….… …..REPUBLIK INDONESIA Tembusan : NAMA ……..............…………….. (tanpa gelar / pangkat) • ……………………………………………………………… • ………………………………………………………………

  16. PERATURAN MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG ………………………………………………………………. MENTERI … REPUBLIK INDONESIA Menimbangt : …………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………… …………. Mengingat : …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. Memperhatikan : ……………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………….. M E M U T U S K A N Menetapkan : PERATURAN MENTERI ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………… (di ketik dengan huruf besar) P e r t a m a : ………………………………………………………................................................................……………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… K e d u a : ……………………………………………………………………………………………………………………………… Ditetapkan di …………………..................……………… Pada tanggal : ………………............…………………….. MENTERI …………………..….… REPUBLIK INDONESIA Tembusan : NAMA ……..............…………….. (tanpa gelar / pangkat) • …………………………………………… • ……………………………………………

  17. Surat Non Statuter yaitu surat yang muatannya menyangkut kedinasan antar satuan organisasi yang materinya dapat berupa petunjuk dan penjelasan atas sebuah keputusan atau instruksi, pemberitahuan, pernyataan, anjuran, saran, permintaan, undangan, tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan.

  18. Surat dinas • Nota dinas • Surat edaran • Surat undangan • Surat pengantar • Surat keterangan • Surat tugas • surat laporan • Surat pengumuman • Surat memo • Telepon, • Teleks, • Faksimile (fax), • E-mail, • Website, Jenis-Jenis Surat Non Statuter

  19. KEPALA SURAT • KOP SURAT • NOMOR SURAT • SIFAT SURAT • LAMPIRAN • HAL • TANGGAL, BULAN, TAHUN SURAT • OBJEK SURAT/TUJUAN • ISI SURAT • ISI PEMBUKAAN • ISI SESUNGGUHNYA • ISI PENUTUP • KAKI SURAT • JABATAN PENANDA TANGAN • TANDA TANGAN • NAMA PENANDA TANGAN • N I P • CAP DINAS • TEMBUSAN Bagian Bagian Surat Non Statuter

  20. KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI ………….………… Jalan…….. ……….No : ……. Telp …… Kota…. ….. KEMENTERIAN AGAMA KANTOR KABUPATEN /KOTA………….. ………… Jalan……………… No : ……. Telp …… Kota…. ….. KEMENTERIAN AGAMA KANTOR URUSAN AGAMA KEC……………………. Jalan………………. No : ……. Telp …… Kota…. ….. KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH………………………………………............ Jalan…….. …………No : ……. Telp …… Kota….. ….. CATATAN SELAIN DARI SEKJEN, IRJEN DAN BALITBANG AGAMA TIDAK BOLEH MEMAKAI “RI” SETELAH KEMENTERIAN AGAMA KOP SURAT DINAS

  21. Kode Indeks Surat Kode Indeks Surat

  22. Kode Klasifikasi Surat

  23. NOMOR/SIFAT/LAMPIRAN/HAL/ TGL/BULAN DAN TAHUN SURAT Nomor : Kd.10.07/1/KP 02.3/2275/2013 Sifat : Penting / Biasa / Rahasia Lampiran : 2 lembar / helai / berkas Hal : Mohon Pemateri KETERANGAN • Kd.10.07: KODE INDEKS UNIT KERJA • 1 : Kode sub bagian Tata Usaha • KP.02.3 : KODE KLASIFIKASI ARSIP ( LATIHAN KURSUS) • 2275 : NOMOR URUT SURAT DALAM KK • 2013 : KODE TAHUN PEMBUATAN SURAT

  24. Kd 10.07/1/KP 02.2c/ 210/ 2013 • Ma.10.53 /PP.00.6/1145/2013 • Kk.10.07.04 /PW.01/127/2013 • Mts.10.07.... /PP00.5/125/2013 • Mi.10.07.... /KP.01.1/126/2013

  25. Nomor : ……/……/……/…………… Bandung 1 April 2013 Sifat : Penting / Biasa/ Rahasia Lampiran : ……….. Lembar / Berkas Hal : ………………………………………… Kepada Yth. ………………………………….. ………………………………………… Dengan ini kami beritahukan ………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………. Sehubungan dengan itu………………………………………………........................ ........................................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………… Demikian………………………………………………………………………………….. . Kepala Nama ………………………….. Tembusan : NIP ………………………….. 1. ……………………………………….. 2. ………………………………………..

  26. Nomor : ……/……/……/………… Bandung, 27 April 2013 Sifat : Biasa Lampiran: …………………………… Hal : …………………………… Kepada Yth. ……………………… …………………………… Assalamu’alaikum wr. wb. Dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu untuk hadir pada : hari/ tanggal : ……………………………………………………….. waktu : pukul ………… s.d. ……………….WIB/Selesai tempat : ……………………………………………………….. acara : ………………………………………………………. pakaian : …………............................................................... Atas kehadiran Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih Kepala Nama …………………… NIP ……………………

  27. NOTA DINAS Nomor : …../…../…../….. Kepada : ……………………….. 27 Juni 2012 Dari : ……………………….. Hal : ……………………….. ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………… …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….. Kepala Tembusan : Nama ………………………. 1. ………………………… NIP ……………………… 2. …………………………

  28. M E M O Kepada : ……………………….. Bandung 7 April 2013 Dari : ……………………….. Hal : ………………………. Tata persuratan dilingkungan Kementerian . Agama hendaklah berpedoman kepada PMA no.16 th 2006. KMA yang sebelumnya tidak berlaku lagi. Demikian agar dilaksanakan sebagaimana mestinya. Kepala Nama ……………………..

  29. SURAT TUGAS Nomor : …../…../…../……. Bandung......... Menunjuk surat ………………………. nomor …………………………………………………. Tanggal ……………… …….tentang ………………………….., dengan ini kami tugaskan kepada Saudara : Nama : ……………………………………………………………………………………….. NIP : …………………………………………………………......................................... Pangkat/ Golongan : ……………………………………………………………………………………….. Jabatan : ……………………………………………………………………………………….. untuk mengikuti/ menghadiri …………………………………… Setelah selesai melaksanakan tugas ini, segera melaporkan kepada pimpinan Demikian surat tugas ini untuk dilaksanakan sebagai mana mestinya a.n. Kepala Kasubag Tata Usaha Nama terang…………… NIP……………………

  30. SURAT KETERANGAN Nomor : …../…../…../….. Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ………………………………………………………............................................ NIP : ……………………………………………………………………………………….. Pangkat/ golongan : ………………………………………………………………………………………. Jabatan : ………………………………………………………………………………………. Instansi : ………………………………………………………………………………………. Menerangkan bahwa : Nama : ………………………………………………………………………………………. NIP : ………………………………………………………………………………………. Pangkat/golongan :……………………………………………………………………………………….. Jabatan : ………………………………………………………………………………………. Instansi : ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. Demikian keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya Bandung, ……………………..2013 Kepala Nama terang ……………………….. NIP. ………………………………..

  31. MENULIS ISI PEMBUKAAN • SURAT YG ISINYA UMUM • Menunjuk surat ……….. ……………, maka kami…………………….. • Menjawab surat ……….. …………..., maka kami............................... • Memenuhi surat………………………, maka kami …………………….. • Sehubungan dg surat……………….., maka kami……………………… • Berkenaan dg surat …….. …………., maka kami……………………… • SURAT PEMBERITAHUAN, PERMINTAAN DAN PERNYATAAN • Dengan ini kami beritahukan……...……………………………………… • Dengan ini kami memohon…… ………………………………………….. • Dengan ini kami terangkan / nyatakan……….…………………………. • SURAT YG MENJADI DASAR PENULISAN • Berdasarkan hasil rapat/testing………………………………………….. • Berkenaan dg surat… …………………, maka kami…. ………………. • SURAT MENYATAKAN TUJUAN YG AKAN DILAKSANAKAN • Dalam rangka memperingati… ………., kami akan ….. …………… • Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai……………….., kami akan mengadakan …………………………………………………………..

  32. MENULIS ISI SESUNGGUHNYA • DENGAN CARA REPETISI Dengan ini kami beritahukan bahwa pimpinan kami sedang mengikuti pelatihan, kini beliau berada di kota bandung ........... (isi pembukaan) Karena pimpinan kami sedang mengikuti pelatihan, pertemuan yang semula dijadwalkan tanggal ……………………………………ditunda ………………………………….(isi sesungguhnya) • DENGAN BANTUAN FRASE TRANSISI Frase penghubung yang berfungsi untuk mempererat hubungan antar alinea. Contoh kalimat frase transisi ; Oleh sebab itu, disamping itu, akan tetapi, oleh karena itu, selain itu, sehubungan dengan hal itu. Dengan ini kami beritahukan bahwa kami akan berkunjung ke kantor saudara ……………………………………………….(isi pembukan) Sehubungan dengan hal itu, kiranya saudara mempersiapkan data ………………. ………………………………………….(isi sesungguhnya) • DENGAN BANTUAN KATA PENGHUBUNG Kata penghubung yang dipakai adalah; meskipun, namun, tetapi, sebaliknya, selanjutnya, kemudian. Pada hari Senin akan diadakan test capeg, kiranya saudara membawa perlengkapan yang diperlukan ( isi pembukaan ) Selanjutnya hari itu juga akan dilakukan wawancara dan pemeriksaan kesehatan yang meliputi ……...................................................(Isi sesungguhnya)

  33. MENULIS ISI PENUTUP • MENYATAKAN TERIMA KASIH • Atas bantuan dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih • Atas kehadiran dan perkenan Bapak, diucapkan terima kasih • MENEGASKAN SESUATU YG DISEBUT SEBELUMNYA • Demikian surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya • Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya • MENYATAKAN HARAPAN • Mudah-mudahan informasi yang kami sampaikan di atas berguna bagi instansi Bapak • Demikian harapan kami semoga kerja sama selama ini dapat ditingkatkan

  34. PENANDA TANGANAN SURAT • ATAS NAMANYA SENDIRI SURAT YANG DITANDA TANGANI OLEH PEJABAT YANG BERSANGKUTAN LANGSUNG • ATAS NAMA “a.n” YANG BERWENANG MENANDA TANGANI MELIMPAHKAN WEWENANGNYA KEPADA PEJABAT SETINGKAT DIBAWAHNYA • UNTUK BELIAU “u.b.” YANG DIBERI WEWENANG MEMBERI KUASA LAGI KEPADA PEJABAT SETINGKAT DIBAWAHNYA CONTOH : Menteri Agama RI a.n. Menteri Agama RI Sekretaris Jenderal u.b. Nama……………… Karo Kepegawaian Nama………………… NIP …………………..

  35. T E M B U S A N • Tembusan : 1. …………………………………………….. 2. …………………………………………….. • Tembusan. ……………………………………………….. • KETERANGAN • TEMBUSAN LEBIH DARI SATU DIBERI “:” DAN NOMOR URUT • TEMBUSAN HANYA SATU DIBERI “.” DAN TIDAK DIBERI NOMOR URUT • TIDAK PERLU ADA TEMBUSAN ARSIP ATAU PERTINGGAL • TEMBUSAN KE ATAS SEJAJAR DENGAN “NOMOR” KE SAMPING SEJAJAR DENGAN “NIP:”

  36. KERTAS SURAT • Ukuran kertas • Untuk keseragaman pola tata persuratan digunakan kertas kwarto / F4 • Jenis kertas • Surat untuk surat dinas digunakan kertas kwarto/ F4 Hvs putih 70 gram • Surat statuter atau laporan Untuk laporan dan produk hukum digunakan kertas kwarto / F4 hvs putih 80 gram

  37. Ciri-ciri Surat Penting dapat dilihat dari pertanyaan sbb: • Apakah surat tersebut memerlukan kebijakan pimpinan? • Bagaimana akibatnya kalau surat tsbt lambat sampai di unit pengolah? • Apakah akan mengganggu kelancaran tugas pekerjaan seandainya surat itu hilang? • Apakah surat tersebut sangat menetukan bagi kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan? • Apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut?

  38. PENGURUSAN SURAT OLEH : ATI DAHNIAR WIDYAISWARA MADYA 2014 BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG

  39. PRINSIP PENGURUSAN SURAT • Semua surat masuk dan surat keluar untuk dari satuan unit organisasi melalui unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi di lingkungan kementerian agama

  40. Penomoran surat keluar dan surat masuk dilakukan secara sentral di unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi dilingkungan Kementerian Agama

  41. Surat-surat yang proses pengolahan informasinya melibatkan lebih dari satu unit organisasi penyampaiannya perlu dikoordinasikan dengan satuan unit organisasi terkait melalui tatausaha unit pengolah masing-masing satuan organisasi

  42. Pengurusan surat harus menjamin kecepatan,ketepatan penyampaian informasi kedinasan untuk proses penyelesaian pekerjaan unit kerja yang memiliki kewenangan penanganan informasi

  43. SARANA DAN PERLENGKAPAN PENGURUSAN SURAT • Meja Sortir • Kartu kendali • Lembar Pengantar Surat Biasa dan Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) • Lembar disposisi • Kotak kartu Kendali • Kotak lembar disposisi

  44. Meja sortir : digunakan untuk menyimpan dan mensortir surat masuk

  45. Kartu Kendali ialah formulir untuk pencatatan , penyampaian surat penting dan untuk menelusuri lokasi serta pengganti arsip selama masih aktif pada Unit pengolah

  46. Lembar Pengantar Lembar pengantar surat biasa Lembar pengantar Surat Rahasia

  47. Lembar Pengantar surat biasa ialah formulir yang digunakan sebagai alat penyampaian surat biasa, berwarna putih dan kuning

  48. Lembar Pengantar surat Rahasia ialah formulir yang digunakan sebagai alat penyampaian surat rahasia, berwarna putih dan merah muda

  49. Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa

  50. Contoh lembar pengantar surat rahasia

More Related