Nuova procedura WHR – Presenze/Assenze

1. Nuova proceduraWHR – Presenze/Assenze Incontro con personale part-time. 27/01/12

2. Sommario • Motivazioni strategiche • Obiettivi perseguiti • Alcune considerazioni • Aspetti in evidenza • Il programma • I profili orari di presenza nella nuova procedura

3. Motivazioni strategiche Le motivazioni per cui l’Azienda ha deciso di dotarsi di uno strumento informatico evoluto per la rilevazione delle presenze sono: • RIDUZIONE COSTI • Diretti: l’attuale procedura (AS-400) è complessa e costosa per la manutenzione e l’ “adattamento” all’evoluzione, anche normativa, delle caratteristiche dell’ODL • Indiretti: • Elevato grado di “burocratizzazione” per la gestione dei giustificativi • il processo di registrazione contribuisce ad incrementare il contenzioso con i dipendenti • UFFICIO P/A: difficoltà nel gestire un imponente volume di comunicazioni cartacee in un contesto di risorse decrescenti • ANALISI STRATEGICA DATI: esigenza di poter effettuare l’analisi dei dati relativi all’orario di lavoro (ODL) del personale in una prospettiva strategico – gestionale

4. Obiettivi perseguiti • RISPARMIO di RISORSE e SEMPLIFICAZIONE • eliminare le fasi del processo p/a a valore aggiunto negativo o nullo ed avvicinare il momento della registrazione a quello della gestione • eliminare in modo quasi totale la “carta” • integrazione con le altre due procedure per la gestione del personale: • Giuridico • Stipendi (ESTAV) • RISPETTO DIRETTIVE NAZIONALI / REGIONALI • Elaborazioni per adempimenti v/s Ministero e RT • Carta operatore e firma digitale • ANALISI DATI relativi all’orario di lavoro dei dipendenti

5. Alcune considerazioni: • Si tratta di obiettivi che non hanno rilevanza esclusivamente per GRU e tecnologie informatiche perché prevedono alcuni cambiamenti importanti a tutti i livelli nell’organizzazione. • Il risultato atteso è quello di liberare risorse per “gestire il personale” riducendo – a tutti i livelli – il tempo per “gestire il cartellino”

6. Aspetti in evidenza • Profili orari: per la notevole “distanza” tecnologica tra la vecchia procedura (AS400) e la nuova WHR non è stato possibile un’importazione automatica dei profili orari che hanno dovuto essere reimpostati ex novo • Chiusura 2011 – punto di partenza della nuova procedura • debiti orari • definitivizzare entro il 29 febbraio 2012 • Prospettiva di un accesso alla procedura tramite autenticazione con carta operatore (firma digitale) per l’avvio del decentramento della registrazione “al dipendente”

7. Il programma • 1/1/2012 Attivazione della procedura con abbandono definitivo di AS400 • 1/3/2012 trasferimento alla nuova procedura delle “posizioni individuali” consolidate al 31/12/2011 • Marzo 2012: avvio sperimentazione di gestione decentrata dei cartellini su alcune situazioni pilota • Maggio 2012: formazione ai referenti di gestione del cartellino per l’utilizzo del portale • Giugno 2012: progressiva estensione della modalità di gestione decentrata del cartellino

8. I profili orari di presenza nella nuova procedura • È stato attivato un GDL aziendale nell’ambito del quale è stata condivisa l’opportunità di procedere ad una razionalizzazione/ semplificazione della molteplicità dei profili orari presenti nella vecchia procedura AS400 • Si è rilevato come nella vecchia procedura p/a sono attivi circa 400 profili orari: • 250 tempo pieno (giornalieri e turnisti “2x6” o “3x8”) • 150 part time • Dei 250 profili tempo pieno i primi 45 coprono oltre il 90% dei dipendenti

9. Regole generali per tutti i profili (dirigenza e comparto) • Recupero eccedenze max 6 mesi successivi con azzeramento (come da disciplinare) • Possibilità di inserire i giustificativi sui cartellini fino a 3 mesi a regime a 2 mesi con disattivazione dei mesi precedenti. • Max 5 mancate transazioni/mese

10. Regole profili p-t • Flessibilità in uscita max 15 min. • Eccedenza consentita sulla singola giornata max 15 min. • Straordinario con autorizzazione • Recupero eccedenze max 2 mesi successivi con azzeramento

11. Le comunicazioni • Piano di comunicazione/informazione ai dipendenti da attuare con: • comunicazioni nella busta paga • Sezione dedicata in intranet • Iniziative di formazione al personale

12. Accesso alla nuova procedura • portale