240 likes | 437 Views
HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA ) FULL COSTING UYGULAMASI. İsmail YALÇIN Ankara Üniversitesi Rektör Danışmanı Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı. Bu sunum;. Camilla ELANDER Finansal Planlama Yöneticisi, Helsinki Üniver. Merkez Yönetimi
E N D
HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA ) FULL COSTING UYGULAMASI İsmail YALÇIN Ankara Üniversitesi Rektör Danışmanı Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı
Bu sunum; Camilla ELANDER Finansal Planlama Yöneticisi, Helsinki Üniver. Merkez Yönetimi Senior Advisor in EUA’s Full Costing Project Zagrep, June 16, 2010 tarihli sunumundan yararlanılarak hazırlanmıştır
University of Helsinki • Kuruluşu 1640 Turku, Helsinki’ye taşınma 1828 • Ana konular: araştırma, eğitim ve toplumsal ilişkiler • Çiftdilli (Fince & İsveçce), İngilizce öğretim de yapılmakta • 11 Fakülte • 35,000 Öğrenci, 30,000 Sürekli Eğitim ve Açık Üniversite • öğrencisi • 3,930 araştırmacı ve eğiticinin yer aldığı 8,160 çalışan • 2010 Bütçesi: €644 million • Helsinki’de dört kampusda ve Finlandiya’nın 17 farklı • yöresinde yer almakta • Amacı; dünyadaki en iyi multidisiplineraraştırma • üniversitelerinden biri olarak durumunu pekiştirmek
Neden Full Costing’e dahil olundu? • 1997 Yılından buyana Eğitim Bakanlığı FullCosting temelli rapor istemektedir • İş zamanlı ödenti (Work Time Allocation) sistemi bulunmadığı için • Ülkelerle ortak anlaşmaların oluşturulmasında yasal ortama uyabilmek için • Raporlamalar gerçekci olamadığından • 7. Çerceve Programı, 2010 dan itibaren FullCosting temelli raporlama istediği için • 2009 ve 2010 yılından itibaren iki ana ulusal fon kuruluşu FullCosting temelli raporlama istediği için
Etkinliklerin saptanması • Etkinlikler (performans alanları) 1990 yıllardan bu yana Eğitim Bakanlığı tarafından tanımlanmıştır; • Öğrenim etkinlikleri • Yüksek eğitim öğrenimi • Yetişkin öğrenimi • Araştırma etkinlikleri • Lisansüstü öğrenim ve ilgili araştırmalar • Araştırma • Toplumsal ilişkilerle ilgili etkinlikler • Artistik etkinlikler
İş zamanlı ödenti yöntemleri(Work time allocationmethods) • Personel anketleri - elektronik ortamda e-posta veya online veritabanları • Personel görüşmeleri - kişisel-teke tek veya idari birimlerle • Zaman cetvelleri - alışılagelmiş (rutin) yürütülen iş zamanı kayıtları, excel kayıtları veya online • Benzer görevler yürüten diğer kişiler için profil oluşturulması • Diğer teknikler
Univ. HELSINKI İş zamanlı ödenti yöntemleri • Gereksinim duyulan bilgiler: • etkinliklere ait iş zamanlı ödenti; (yürütülen her bir etkinliğin maliyetini tanımlayan bilgi) • araştırma projelerine ait iş zamanlı ödenti; (fon kuruluşları tarafından talep edilen zamanlama raporları) • Kurum dışında harcanan senelik iş zamanı; (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi) • Univ. Helsinki fon kurumlarının taleplerini karşılamak için online zaman çizelgesi içeren bir yazılım sistemini kullanmaya karar vermiştir (Sole TM yazılımı). Bu sistem kişisel bilgileri (profilleri) kullanabilecek biçimde yapılandırılmıştır
Sole TM yazılımı • Finlandiya’da birçok üniversitede kullanılmaktadır • 2008-2009 da kullanılmaya başlanmıştır • Her personel ödeneği iş zamanlı olarak , fakat, çeşitlilik içerir şekilde kesinleştirilir • Dış fonlarca desteklenen projeler için akademik personel etkin iş zamanı ödeneği • Geriye kalan zaman ise, 1600 saat/senelik tüm ofis iş zamanını içeren bir zorunlu plana göre kayıtlandırılır • İdari ve destek personel için ise aylık iş zamanı ödeneği düzenlenir
Sole TM yazılımı • Sistemdeki ana görevler, tanımlanmış beş etkinlik ve idari görevlerden oluşmaktadır. • Dış kaynaklarca desteklenen projeler “araştırma” adı altında listelenir • Her fakülte/departman/birim kendi alt görevlerini tanımlar • İş zamanlı ödenti, sistemde depolanan verilerdeki ücretler ve hesap sisteminde yer alan projelerin ödeneklerine ait ücret maliyetleri ile örtüşmelidir.
Sole TM veri girişi(Maliyet kalemlerinin seçimi) • İŞ SAATLERİ (sistemde belitilen şekilde) • personel maliyeti • fakülte/departman/birim içi diğer maliyetler (kira dahil) • YILLIK PERSONEL • merkezi yönetim ve destek servisleri gibi fakültelere / departmanlara /birimlere tahsis edilen yıllık personel oranına göre ortaya çıkan indirekt maliyetler
Sole TM veri girişi(Etkinlik temelli maliyet hesaplama) • Etkinlik temelli maliyet her fakülte ve enstitü için ayrı ayrı hesaplanır • Merkezi yönetim ve destek servisleri maliyetleri, önce birimlerdeki personel ödentisi ve birimlerin etkinliklerine göre belirlenir • Bir yerleşke dışında aynı veya benzer alanlarda çalışan fakültelerin yer aldıkları her yerleşkedeki maliyet yapısı aynıdır
FullCosting Raporlama -1(Maliyet Taban Oranlı Ücret) • Her fakülte için araştırma toplam maliyetleri belirlenirse, maliyet taban oranlı bir ücret hesaplamak mümkündür • Oran içerikleri • Araştırma projesinde harcanmayan iş zamanına ait maliyetler (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi) • Maliyetlerdeki zorunlu ücret • Helsinki Üniversitenin şu anki maliyet taban oranı % 53 dür.
FullCosting Raporlama -2(İndirekt Maliyet Oranı) • genel indirekt maliyet oranları her yerleşke için ayrı tanımlanır • maliyet yapısı çalışma alanları arasında oldukça farklılıklar gösterir • en düşük indirekt maliyet oranı %84 ile şehir merkezi yerleşkesindedir. Burada ki tüm fakültelerin maliyetleri düşüktür (örn. insani bilimler, DTCF) • en yüksek indirekt maliyet oranı ise %112 ile Veteriner Hekimliği, Ziraat, Orman ve Biyoloji ve Çevre Bilimleri Fakültelerine aittir.
Project cost report Project number *******Accumulated costs dd.mm.yy-dd.yy.mm İş zamanlı ödenti, Ücretler: etkin iş zamanını içeren Sole TM Taban oranları Hesap sisteminde yer alan diğer maliyetler
Uygulama için Gereksinim duyulan bilgi ve hesaplamalar • Personel Maliyetleri Toplamı; • Her personele ait iş zamanlı ödenti bilgisi (Sole TM yazılımı), • Maliyet taban oranı ücretinin belirlenmesi • Yerleşkenin konumu ve Fakültelerin yürüttüğü etkinliklerin maliyetlerine göre indirekt maliyet oranı ücretinin belirlenmesi
Karşılaşılan Güçlükler • Çeşitli IT sistemlerinden bilgi gereksinimi • Kurum ile ilgili verilerin hazır olması • Kurum ile ilgili verilerin diğer sistemlerle sürekli iletişimi • 1.1.2010 tarihinde gerçekleşen üniversite reformunun getirdiği değişimler (üniversite iç yapısı ve yeni hesap sistemleri) • Personelden gelen direnç
Daha iyi için neler yapılabilir ? • Eğitim Bakanlığı ile daha fazla işbirliği ve veri paylaşımı • tüm 20 üniversitenin paralel olarak aynı işi yürütmesi • 20 model • Sole TM yazılımının uygulaması ile ilgili olarak bazı üniversitelerle amaca özel işbirlikleri • Full Costing’in raporlama, rapor hazırlama ve yürütülmesinin yanısıra arkaplan strateji tarafına da odaklanma
Kimler başardı ? • Finans Departmanı, finans planlama bölümünde yürütüldü • İki tam zamanlı personel çalışıyor • Araştırma destek personeli, araştırmacılar ve üniversite personeli tarafından destek ve veri toplandı • REKTÖR VE YÖNETİM GRUBUNUN TAM DESTEĞİ GEREKLİ
Finlandiya tecrübesinden çıkarılacak dersler • Full Costing metodolojisinin geliştirilmesinde üniversiteler arasında daha kapsamlı işbirlikleri oluşturulursa uygulamadan yararlanma etkinleşir • Full Costing uygulayan iki ana araştırma destek kurumu var • Eğitim Bakanlığından sınırlı destek var • Tam maliyetlendirilmiş araştırmalara ek destek yok • Full Costing’in anlamıyla ilgili farklı görüşler var
Çıkarılacak dersler (genel) • Amaç ve hedefler açık biçimde ortaya konmalı • Hükümet, ana araştırma destek kurumları ve üniversiteler arasında işbirliği/iletişim gereksinimi kaçınılmaz • Ulusal seviyede metodoloji geliştir • Metodoloji üniversiteler arasındaki farklılıklara yer verebilecek şekilde esnek olsun • Major fonlama çıkarımlarının farkında ol • Full Costing için harekete geçmek uzun bir yolculuğun ilk adımıdır
Ve, hepsinin üstünde • hatırla: • Full Costing çözüm değil, bir araçtır Pierre Espinasse Senior advisor working on EUA’s EUIMA – Full Costing project