Implementing NKHR-MV: Key Information Seminar

1. Informationsveranstaltung zum NKHR-MV am 17. Januar 2008 in Güstrow

2. Informationsveranstaltung zum NKHR-MVÜberblick • Grußwort des Innenministeriums • Grußwort des Städte- und Gemeindetages M-V • Grußwort des Landkreistages M-V • Vortrag: Informationen zum NKHR-MV und erste Erfahrungen bei der Umstellung • Bericht über die Fortführung des Gemeinschaftsprojektes • Fortbildung - Vorstellung eines Schulungskonzeptes

3. 1. Grußwort des Innenministeriums Hans-Heinrich Lappat Ministerialdirigent Leiter der Kommunalabteilungim Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern

4. 2. Grußwort des Städte- und Gemeindetages M-V Michael Thomalla Geschäftsführer des Städte- und GemeindetagesMecklenburg-Vorpommern e.V.

5. 3. Grußwort des Landkreistages M-V Jan-Peter Schröder Geschäftsführer des LandkreistagesMecklenburg-Vorpommern e.V.

6. 4. Vortrag: Informationen zum NKHR-MV und erste Erfahrungen bei der Umstellung Heinz Deisenroth Mittelrheinische Treuhand Externer Berater im Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV

7. Ergebnisse des Gemeinschaftsprojektes zur Umsetzung des NKHR-MV

8. Aufbau des Regelwerkes zum NKHR-MV Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts Änderung von Verordnungen GemHVO-Doppik, GemKVO-Doppik, EigVO M-V Verwaltungsvorschriften Praxishilfen 8

9. Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts vom 14. Dezember 2007 Gesetz- und Verordnungsblatt für Mecklenburg-Vorpommern Nr. 19 vom 28. Dezember 2007 • Artikel 1: Gesetz zur Einführung der Doppik im kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen (Kommunal-Doppik-Einführungsgesetz - KommDoppikEG M-V) • Artikel 2: Änderung der Kommunalverfassung • Artikel 3: Änderung des Kommunalprüfungsgesetzes • Artikel 4: Änderung des Kommunalen Versorgungsverbandsgesetzes • Artikel 5: Änderung der Kommunalabgabengesetzes

10. KommDoppikEG M-V • Umstellung auf das NKHR zum 01.01.2012 • Vorzeitige Umstellung ab dem 01.01.2008 • Genehmigungspflicht für kreisfreie Städte und Landkreise bei vorzeitiger Umstellung • Grundsätzlich einheitliche Umstellung innerhalb eines Amtes • Verpflichtung zur Erstellung einer Eröffnungsbilanz und eines Anhangs zum Eröffnungsbilanzstichtag (so rechtzeitig, dass die Gemeindevertretung bis Ende November die Feststellung vornehmen kann; die Prüfung muss bis dann abgeschlossen sein)

11. KommDoppikEG M-V • Besondere Bestimmungen zu den Wertansätzen in der Eröffnungsbilanz • Anlagen zur Eröffnungsbilanz (Anlagen-, Forderungs-, Verbindlichkeitenübersicht) • Übersicht über die fortgeltenden Kreditermächtigungen • Übersicht über die Verpflichtungen zur Leistung von Investitionsauszahlungen in künftigen Haushaltsjahren • Erfolgsneutrale Korrektur der Eröffnungsbilanz, letztmals im vierten Haushaltsjahr, das dem Haushaltsjahr der Umstellung folgt

12. KommDoppikEG M-V • Pflicht zur Erstellung eines Gesamtabschlusses, spätestens für das 3. Jahr mit einer Rechnungslegung nach dem NKHR-MV • Sonderbestimmungen für das letzte Haushaltsjahr mit einer kameralen Rechnungslegung • Keine Bildung von Haushaltsausgaberesten • Eingeschränkte Bildung von Haushaltseinnahmeresten für Einnahmen aus Kreditaufnahmen • Keine Angabe von Vorjahreszahlen, soweit diese auf der Kameralistik beruhen

13. Änderung der Kommunalverfassung Insbesondere Änderung des 4. Abschnitts „Haushaltswirtschaft“ (Neufassung der §§ 43 bis 62) • Allgemeine Haushaltsgrundsätze • Sicherung der stetigen Aufgabenerfüllung • Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit • Angemessene Liquiditätsplanung • Verbot der Überschuldung • Gebot des Haushaltsausgleichs in Planung und Rechnung • Verpflichtung zur Erstellung und Fortschreibung eines Haushaltssicherungskonzeptes

14. Änderung der Kommunalverfassung • Haushaltssatzung, Nachtragshaushaltssatzung (Pflicht zum Erlass und Mindestinhalte) • Haushaltsplan (Bestandteile, Inhalt der Bestandteile sowie horizontale Gliederung) • Vorläufige Haushaltsführung • Zulässigkeit von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen

15. Änderung der Kommunalverfassung • Haushaltwirtschaftliche Sperre • Kredite für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen, Kredite zur Sicherung der Zahlungsfähigkeit, Verpflichtungs-ermächtigungen • Jahresabschluss und Gesamtabschluss

16. Änderung der Kommunalverfassung Weitere bedeutsame Änderungen • § 64 Abs. 2: Verpflichtung zur Führung einer Sonderrechnung für „Städtebauliches Sondervermögen“ • Änderungen im 6. Abschnitt „Wirtschaftliche Betätigung“ u.a. • Verzicht auf die Erstellung eines gesonderten Beteiligungsberichtes, sofern die Gemeinden einen doppischen Jahresabschluss erstellen • Verpflichtung zur Einrichtung eines Beteiligungsmanagements

17. Änderung des Kommunalprüfungsgesetzes Anpassung der §§ 1 bis 3 (örtliche Prüfung) an die Erfordernisse des NKHR-MV • Örtliche Prüfung ist eine Aufgabe des eigenen Wirkungskreises • Grundsätzliche Pflicht zur Einrichtung eines Rechnungs-prüfungsausschusses (Ausnahme amtsangehörige Gemeinden) • Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes bei Gemeinden mit mehr als 20.000 Einwohner • Rechnungsprüfungsausschuss führt die örtliche Prüfung durch. Er hat sich des Rechnungsprüfungsamtes zu bedienen. Beide können sich eines unabhängigen sachverständigen Dritten bedienen.

18. Änderung des Kommunalprüfungsgesetzes • Aufgaben der örtlichen Prüfung • Berichterstattung über die örtliche Prüfung • Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses • Erweiterung der eigentlichen Jahresabschlussprüfung um Aussagen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen der Gemeinde und zur Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung • Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses mit Erteilung eines Testates

19. Verordnungsentwürfe • Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik (GemHVO-Doppik) • Gemeindekassenverordnung-Doppik (GemKVO-Doppik) • Eigenbetriebsverordnung Mecklenburg-Vorpommern (EigVO M-V)

20. GemHVO-Doppik Entwurfsstand vom 05.11.2007 • Abschnitt 1: Haushaltsplan, Bestandteile, Anlagen, Festsetzungen für zwei Haushaltsjahre, Nachtragshaushaltsplan • Abschnitt 2: Allgemeine Planungsgrundsätze • Abschnitt 3: Deckungsgrundsätze, Zweckbindung, Übertragbarkeit von Ermächtigungen, Haushaltsausgleich, Behandlung von Überschüssen und Fehlbeträgen, Rücklagenbildung • Abschnitt 4: Bewirtschaftung und Überwachung, Berichtspflicht, Stundung, Niederschlagung und Erlass

21. GemHVO-Doppik • Abschnitt 5: Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Rechnungswesen (Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Dienstanweisungen, Aufbewahrungspflichten) • Abschnitt 6: Inventar, Ansatz- und Bewertungsvorschriften • Abschnitt 7: Jahresabschluss, Bestandteile und Anlagen • Abschnitt 8: Gesamtabschluss, Bestandteile und Anlagen • Abschnitt 9: Schlussvorschriften, Muster, Anwendung für Landkreise, Ämter und Zweckverbände

22. GemKVO-Doppik Entwurfsstand vom 05.11.2007 • Vorschriften beschränken sich auf die Darstellung der Aufgaben und die Organisation der Gemeindekasse sowie der Zahlungsabwicklung • Keine Aussagen zum sonstigen Rechnungswesen! • Abschnitt 1: Aufgaben der Gemeindekasse, Fremde Kassengeschäfte, Zahlstellen, Handvorschüsse, Einzahlungskassen, Kassenautomaten • Abschnitt 2: Kassenanordnungen, Zahlungsanordnung, Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung, sachliche und rechnerische Feststellung

23. GemKVO-Doppik • Abschnitt 3: Zahlungsverkehr, Geld-, Debit-, Kreditkarten, Schecks, Verfahren bei Stundung und Einziehung, Auszahlungen, Auszahlungsnachweise • Abschnitt 4: Verwaltung der Finanzmittel, Liquiditätsplanung, Verwahrung von Zahlungsmitteln und Wertgegenständen • Abschnitt 5: Buchung der Zahlungsabwicklung • Abschnitt 6: Erledigung des Zahlungsverkehrs und der Buchung der Zahlungsabwicklung durch Stellen außerhalb der Verwaltung • Abschnitt 7: Kassenaufsicht und örtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung • Abschnitt 8: Anwendung auf Sonderkassen • Abschnitt 9: Verpflichtung zur Erstellung von Dienstanweisungen

24. EigVO M-V • Grundsätzlich größere Freiheiten der Gemeinden bei der Ausgliederung von Teilbereichen des Kernhaushaltes in einen Eigenbetrieb • Möglichkeit der Zusammenfassung mehrerer - auch erheblich unterschiedlicher - Aktivitäten in einem Eigenbetrieb • Wirtschaftsplan ist an die Ausgestaltung des Haushaltsplanes angeglichen, soweit die Eigenheiten der Eigenbetriebe keine Abweichung bedingen • Zusätzliche Erstellung von Plänen für die einzelnen Bereiche eines Eigenbetriebes

25. EigVO M-V • Rechnungslegung nicht nach den Grundsätzen der Doppik, sondern nach den Regeln der doppischen kaufmännischen Buchführung • Pflicht zur Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung • Der bisherige Jahresabschluss wird ergänzt um Bereichsrechnungen und eine Finanzrechnung in Form einer Kapitalflussrechnung

26. Entwürfe von Verwaltungsvorschriften • Landeseinheitlicher Kontenrahmenplan • Landeseinheitlicher Produktrahmenplan • Landeseinheitliche Abschreibungstabelle zum NKHR-MV • Muster zur KV-MV und zur GemHVO-Doppik • Musterdienstanweisungen • Besondere Vorschriften zur Überleitung des kameralen Haushalts- und Rechnungswesens auf ein doppisches Haushalts- und Rechnungswesen • Leitfaden zur Bilanzierung und Bewertung des kommunalen Vermögens • Leitfaden für „Städtebauliches Sondervermögen gem. § 64 Abs. 2 KV“

27. Praxishilfen • Ausgestaltung eines produktorientierten Haushaltes • Ausgestaltung einer Kosten- und Leistungsrechnung • Empfehlungen für die Erstellung eines Anhangs • Empfehlungen für die Erstellung eines Rechenschaftsberichtes • Empfehlungen zur Prüfung eines Jahresabschlusses • Empfehlungen zum internen und externen unterjährigen Berichtswesen Geplant: • Empfehlungen zur Erstellung einer „Rechnungslegungsrichtlinie Gesamtabschluss“ • Hinweise zur Anwendung des NKHR-MV im Bereich Jugend und Soziales

28. Erfahrungen aus der Umstellung der Kameralistik auf ein neues doppisches Haushalts- und Rechnungswesen

29. Erfahrungen aus Mecklenburg-Vorpommern Zum 01. Januar 2008 haben das NKHR-MV eingeführt: • 1 kreisfreie Stadt • 5 Ämter mit den amtsangehörigen Gemeinden Sachstand • Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts vom 14.12.2007 • Bisher keine Veröffentlichung der GemHVO-Doppik, der GemKVO-Doppik und der EigVO M-V • Noch fehlende Verwaltungsvorschriften • Unsicherheiten über die Fortführung des Gemeinschaftsprojektes

30. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Bericht über die Orientierungsprüfung des Rechnungshofes Rheinland-Pfalz • 31 hauptamtlich geführte Körperschaften haben umgestellt • 16 hauptamtlich geführte Körperschaften wurden geprüft • Prüfung im 2. Quartal 2007 • Nachprüfung im 4. Quartal 2007

31. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Projektorganisation • Prozess war bis zur Prüfung nicht abgeschlossen • Insbesondere sind Ziele und Kennzahlen weiter zu entwickeln • Erkennbare Qualitätssteigerung • Nicht vorhandene oder veraltete Grundlagendaten wurden aufgearbeitet oder aktualisiert

32. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Verzögerter Start • Keine rechtzeitig Vorlage der Haushaltssatzung • Unvollständige Haushaltssatzungen und Haushaltspläne • Fehlende Abschreibungen und Rückstellungszuführungen • Fehlende Entwürfe von Eröffnungsbilanzen • Verzögerungen im Projektablauf (3 bis 6 Monate) • Zeitaufwand unterschätzt • Hohe Arbeitsbelastung der Verantwortlichen durch Tagesgeschäft • Unzureichende und nicht ausreichend getestete Software

33. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Projektorganisation • Mindestmaß an Projektorganisation ist erforderlich • Ausreichende Weisungsbefugnisse der Projektverantwortlichen • Einbindung der Fachabteilungen ist unverzichtbar • Dokumentation und Bekanntgabe der getroffenen Entscheidungen

34. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Personal • Bedarf • Im Wesentlichen Umstellung durch eigenes Personal • Für Vermögensersterfassung teilweiser Einsatz von befristet eingestelltem Personal, auch 1-€-Kräfte • In der Regel keine zeitliche Freistellung des eigenen Personals • Erhöhung Arbeitszeit von Teilzeitkräften • Beträchtliche Mehrarbeitszeiten beim Tarifpersonal • Ausgleich durch Arbeitsbefreiung schwer umsetzbar • Finanzieller Ausgleich bei Beamten nur unter engen Voraussetzungen

35. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Einsatz Externer (Ausnahme) • Schulungen • Beratungen • Örtliche Prüfung • Ermittlung von Pensionsrückstellungen • Bewertung von Wald, Gebäuden und Infrastrukturvermögen • Vorteile: • Zeitnahe und einheitliche Erledigung • Dritte verfügen über Bewertungserfahrungen • Nachteile: • Fehlende Ortskenntnisse • Mitarbeitern fehlt die Erfahrung bei der Vermögensfortschreibung

36. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Einbindung der Politik • Einbindung der Gremien • Haushaltsberatungen • Schulungen • Informationsveranstaltungen • Mitteilungsvorlagen • Kaum aktive Mitwirkung am Umstellungsprozess • Noch keine doppische Diskussion der Haushalte • Bisher kein „doppisches Denken“, keine Nutzung der Steuerungsinstrumente (Nutzung von Zielen, Kennzahlen, Kosten- und Leistungsrechnung für die Verwaltungssteuerung)

37. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Bedeutung der Schulung • Fehlende oder unzureichende Schulungen, der am Projekt beteiligten Personen, wirken sich negativ aus • Unterlassene Rückindizierung bei der Immobilienbewertung • Falsche Ermittlung der Bruttogrundfläche bei der Gebäudebewertung • Keine Erfassung von Grundstücken, die mit Erbbaurechten belastet sind • Keine Aktivierung von gezahlten Investitionszuschüssen für die Straßenoberflächenentwässerung • Keine Unterscheidung von Gebäuden und Betriebsvorrichtungen

38. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Organisation des Rechnungswesens (1) • Konzentration der Verwaltungen auf die laufende Buchhaltung • Sowohl zentrale als auch dezentrale Organisation der Finanzbuchhaltung • Erhöhter Korrekturaufwand bei dezentraler Organisation • Hohe Fehlerquote bei nicht alltäglichen Buchungen • Überwiegend zentrale Organisation der Anlagenbuchhaltung

39. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Organisation des Rechnungswesens (2) • Kaum Auftragsverwaltungen zur Erfassung der Belastungen des Haushaltes • Keine Führung von Rechnungseingangsbüchern zur zeitnahen Belegerfassung • Keine Veränderung der Bearbeitungsabläufe gegenüber der Kameralistik • Die nach der GemHVO zu erlassenden Dienstanweisungen lagen nur unvollständig vor!

40. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Eingeschränkte Aussagekraft der ersten doppischen Haushalte! Wesentliche Elemente für eine neue Steuerung fehlen noch! Haushaltssatzung • Keine rechtzeitige Vorlage vor Beginn des Haushaltsjahres • Bedenken wegen Rechtsverletzung bzw. weitere Aufklärung ersucht in 3 von 16 Fällen • Keine einheitliche Beurteilung durch die Aufsichtsbehörden

41. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Haushaltsplan • Falsche Zuordnung der geplanten Investitionen zu den Posten des Finanzhaushaltes • Keine Veranschlagung der Aufnahme von Liquiditätskrediten • Keine einheitliche Behandlung der Mittel der Eigenbetriebe, die der Kommune zur Kassenbestandsverstärkung dienen • Kennzahlen und Ziele sind noch verbesserungsfähig • Betragsmäßige Übernahme der Erträge als Einzahlungen in den Finanzhaushalt (keine Veränderung der Forderungen berücksichtigt) • Keine ausreichenden Produktbeschreibungen

42. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Teilhaushalte (1) • Anzahl • Kreisfreie Stadt (57 Teilhaushalte, 288 Produkte) • Landkreise (12 bis 22 Teilhaushalte, 104 bis 132 Produkte) • Verbandsgemeinden (2 bis 9 Teilhaushalte, 42 bis 72 Produkte) • Verbandsfreie Gemeinden (6 oder 7 Teilhaushalte, 78 bis 115 Produkte) • Ortsgemeinden (2 bis 6 Teilhaushalte, 20 bis 36 Produkte)

43. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Teilhaushalte (2) • Unterschiedlicher Umfang der Verrechnung von Leistungsbeziehungen zwischen den Teilhaushalten • Unzulässige Beschränkung der Leistungsverrechnung auf kostenrechnende Einrichtungen • Keine unterjährige interne Leistungsverrechnung • Keine Weiterverteilung zentraler Bewirtschaftungskosten und Unterhaltungskosten der Gebäude

44. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Inventur / Inventar • Fehlende oder unvollständige Inventurrichtlinien • Keine Anpassung von Mustern an die örtlichen Besonderheiten • Keine differenzierten Inventuranweisungen für die einzelnen Vermögensposten • Verstöße gegen eigene Inventuranweisungen • Keine Beachtung des Vier-Augen-Prinzips • Keine ausreichende Dokumentation, fehlende Nachvollziehbarkeit • Keine zeitnahe Erfassung der Vermögensabgänge • Fehlende Vertragsinventur

45. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Prüfung der Eröffnungsbilanz • Prüfungsinstanzen müssen frühzeitig in den Prozess der Umstellung eingebunden werden, nicht erst nach Vorlage der Eröffnungsbilanz • Einräumung von Leserechten in der Software sind erforderlich • Gegebenenfalls ist der Rat als sachverständiger Dritter einzuholen • Aufgedeckte Fehler sind grundsätzlich vor der Feststellung der Eröffnungsbilanz zu korrigieren

46. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Zusammengefasstes Ergebnis (1) • Unterschätzung des zeitlichen Aufwandes • Verbesserung der Projektorganisation • Kein Ende des Projektes mit der Erstellung der Eröffnungsbilanz • Eingeschränkte Aussagekraft der ersten doppischen Haushalte • Steuerung mit Zielen und Kennzahlen auf Produktebene ist entwicklungsfähig • Ertrag aus der Umstellung hängt zusammen mit der Nutzung der Informationen aus dem NKHR • Laufendes Rechnungswesen funktioniert im Wesentlichen

47. Erfahrungen aus Rheinland-Pfalz Zusammengefasstes Ergebnis (2) • Fehler bei der Vermögensersterfassung und -bewertung • Nicht ausreichende Dokumentation • Fehlende Dienstanweisungen und Bearbeitungsrichtlinien • Nur eingeschränkt funktionierendes internes Kontrollsystem • Fehlende Veranschlagung von nicht zahlungswirksamen Aufwendungen Die Kommunen buchen schon doppisch denken weiterhin kameral!

48. 5. Bericht über die Fortführung des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV Annette Sewing Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern Referat II 320 - Kommunales Haushaltsrecht Projektleiterin des Gemeinschaftsprojektes zur Umsetzung des NKHR-MV

49. Fortführung des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV Aufgaben in der Umsetzungsphase: • Begleitung des Reformprozesses • Information • Klärung von grundsätzlichen Fragestellungen • Förderung des Wissenstransfers • Koordinierung des Erfahrungsaustausches Jährliche Verlängerung des Projektes bis 2013 wünschenswert.

50. Fortführung des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV Begleitung des Reformprozesses • Lenkungsausschuss NKHR-MV (Entscheidungsgremium) • Projektgruppe NKHR-MV (Arbeitsebene) • Projektleitung (Koordination) • Projektbüro im Innenministerium