E-Mail-Archivierung Gesetzliche Vorgaben und rechtliche Probleme

1. E-Mail-ArchivierungGesetzliche Vorgaben und rechtliche Probleme Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Dipl.-Betriebswirt

2. Referent: Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Dipl.-Betriebswirt Ausbildung: Industriekaufmann; BWL, Jura 2008: Abschluss der Promotion Tätigkeiten: Banker Seit 22 Jahren Rechtsanwalt Schwerpunkt: Wirtschaftsrecht (IT-Recht) Veröffentlichungen: 4 Bücher, Kommentarautor HGB und Bankrecht Über 120 Beiträge in Fachzeitschriften

3. HistorieErfinder: Ray Tomlinson (1971)1984: erste E-Mail in Deutschland 2010: 107 Billionen E-Mails

4. Impressumspflicht

5. § 37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. (2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. (3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden. (4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. § 14 Satz 2 gilt entsprechend.

6. E-Mails als Handelsbriefe (bei dienstlicher Nutzung)Definition Handelsbriefe:Bezugspunkt: Handelsgeschäft, also alleGeschäfte eines Kaufmanns, die zu seinem Handelsgewerbe gehören§ 257 Abs. 2 iVm §§ 343, 344 und 345 HGB

7. Aufbewahrungspflichten Gesetzliche Regelung • Für abgesandte Handelsbriefe • §§ 238 Abs.2 iVm § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB • Für empfangene Handelsbriefe • § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB

8. Beispiele von Handelsbriefen:Angebote / Aufträge (incl. Änderungen und Ergänzungen)AuftragsbestätigungenVerträge incl. AnhangVersandanzeigen / Frachtbriefe / Lieferscheine usw.Reklamationen / ReklamationsantwortenRechnungen / Zahlungsbelege

9. Form der Aufbewahrunggesetzliche Regelung: § 257 Abs. 3 HGBbedeutet:- fälschungssicher- jederzeit aufrufbar- jederzeit lesbar

10. Problembereich: • Eingang der Mail • Vgl. § 312g Abs. 1 S. 2 BGB • E-Mail-Archivierung setzt Einsatz gesonderter Software voraus (z.B. Mailstore) Für Unternehmen grundsätzlich nicht empfehlenswert Verwendung von fremden E-Mail-Servern (z. B. WEB.DE)

11. § 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen • (1)Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: • 1. • 2.die empfangenen Handelsbriefe, • 3.Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, • (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. • (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten • 1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, • 2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. • (4) • (5)

12. Aufbewahrungsfristen- grundsatz: 6 Jahre, § 258 Abs. 4 HGB- Beginn der Frist: Mit Ende des Jahres, in welchem der Handelsbrief versandt oder empfangen wurde

13. Steuerliche Aspekte Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungsfrist § 147 Abs. 3 Satz 1 AO In der Regel 6 Jahre Beginn der Aufbewahrungsfrist: Schluss des Kalenderjahres • § 147 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 AO für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe

14. Begriff Geschäftsbriefe VS Handelsbriefe Weitergehende Definition: Mitteilungen eines Unternehmers über geschäftliche Angelegenheiten an Dritte Beispiele: über Handelsbriefe hinaus auch Preislisten, Kostenvoranschläge, Sonstige Erklärungen zu vertraglichen Inhalten

15. Form der Aufbewahrung Zulässig auch: Besondere Anforderungen: fälschungssicher jederzeit verfügbar jederzeit Lesbar maschinell auswertbar (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 u. 2 AO) • Wiedergabe auf Bild- oder Datenträger, wenn dies mit den GoB, GoBS und GDPdU entspricht • (§ 147 Abs. 2 AO)

16. Weitere steuerliche AufbewahrungspflichtenBücher und AufzeichnungenInventareBuchungsbelege incl. AnlagenEröffnungsbilanzen Jahresabschluss incl. LageberichtAufbewahrungsdauer:§ 147 Abs 3 AO - 10 Jahre

17. Vorschriften zur Art und Weise der Archivierung?Keine gesetzlichen Vorgaben!Aber: Pflicht zur Archivierung in Deutschland (§ 146 Abs. 2 AO;Ausnahmen gem. § 146 Abs. 2a AO)

18. Alternative zur elektronischen Archivierung?Z.B. schriftliche Archivierung durch Ausdruck?Nein: § 257 HGB und § 147 AO verlangen Archivierung in Originalform

19. Rechtsfolgen fehlender oder fehlerhafter Archivierung: Straftatbestände gem. § 284ff. StGB, Insbesondere bei Verletzung der Buchführungspficht (§ 283b StGB) Ordnungswidrigkeiten Insbesondere etwa Steuergefährdung gem. § 379 AO Oder Steuerverkürzung gem. § 378 AO

20. Weitere möglich Rechtsfolgen:Für das Unternehmen gem. §§ 280, 241 Abs. 2 BGB:Schadensersatz bei Verletzung vertraglicher VerpflichtungenFür die Geschäftsführung gem. §§ 93 Abs. 2 AktG bzw. § 43 Abs. 2 GmbHG Schadensersatz

21. Zusatzinformation • Im Rechtsstreit können E-Mails Beweisbedeutung zukommen • Ggfs. auch dort der Nachweis der unverfälschten Speicherung erforderlich

22. E-MAILS DES BETRIEBSRATES Anspruch des BR auf Informations- und KommunikationsmittelLAG Berlin Brandenburg – 26.08.2008 – 17 TaBV 607/08Bei Speicherung der BR-E-Mails auf dem Unternehmensserver:GEWÄHRUNG VON EINSICHT IN DIE PROTOKOLLE FÜR ZUGRIFFE AUF MAILS AN DEN BETRIEBSRAT (ArbG WESEL, 17.11.2011, 5 BV 17/11)RAT DES ANWALTS: EIGENER SERVER FÜR DEN BETRIEBSRAT

23. Private Nutzung von E-Mails

24. Problembereiche der privaten Nutzung von E-Mails: Briefgeheimnis (§§ 202, 206 StGB) -- Lesen unzulässig - Löschen unzulässig Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts

25. Kontrollmöglichkeiten privater E-Mails Grundsatz: Totalkontrolle unzulässig Voraussetzung: Gesetzliche oder vertragliche Rechtsgrundlage Grundsatz der Verhältnismäßigkeit Problem: Zugriff der staatlichen Behörden einschl. Finanzamt bei fehlender Abgrenzung von dienstlichen und privaten E-Mails auf alle Mails:FG Rheinland-Pfalz, 20.01.2005 – 4 K 2167/04

26. Zusatzinformation • Löschung von privaten E-Mails im Archiv • Zwingend erforderlich (BDSG) • Zustimmung des Betroffenen erforderlich • Dokumentation der Löschung • Vier-Augen-Prinzip

27. Neu: Informelles Erbrecht- Zugriffsrecht bei zeitweiser oder dauernder Unmöglichkeit- Wer?- Wann?- Wie?

28. Rechtsrat des Anwalts:Verbot der privaten Nutzung von E-Mails Andernfalls dringend individualvertragliche Regelung erforderlich!!!!

29. Sonderfall:Elektronisch übermittelte Rechnungen Rechnungen über Umsätze bis 30.06.2011: Zustimmung des Empfängers (formlos) Qualifizierte elektronische Signatur oder Vereinbarung über elektronischen Datenaustausch (EDI) )Echtheit der (Herkunft und die Unversehrtheit müssen gewährleistet sein)

30. Sonderfall: Elektronisch übermittelte Rechnungen Für Rechnungen über Umsätze ab 01.07.2011: Zustimmung des Empfängers Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein; Innerbetriebliches Kontrollverfahren

31. Noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Ulricherstr. 4 59494 Soest Tel.: 02921 / 666107 Fax: 02921 / 666109 E-Mail: ra@felling.de Internet: www.ra-felling.de