MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU

1. MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU Charakterystyka Matryca logiczna jest metodą planowania, realizacji i oceny projektów, bazuje na zasadach logicznego myślenia i wprowadza szereg narzędzi służących do planowania, tworzenia, wdrażania i zarządzania projektami Struktura matrycy logicznej została tak zaprojektowana, aby skłonić twórców projektu do przedstawienia logicznego związku między działaniami a celami, których realizacji one służą. Matryca logiczna służy nie tylko do syntetycznego przedstawienia projektu, ale również sama w sobie jest narzędziem podnoszenia jego jakości. Wypełniając matrycę, przyszli beneficjenci zmuszani są do powtórnej analizy swojego pomysłu i do zaplanowania działań w taki sposób, aby związek przyczynowo-skutkowy między działaniami a ich efektami był jak najbardziej oczywisty i prawdopodobny. Jak ją skonstruować? Matryca logiczna składa się z tabeli, która ma cztery kolumny i cztery rzędy. Układ pionowy określa, co projekt ma osiągnąć, objaśnia związki przyczynowe i precyzuje ważne założenia i obszary problemowe, które są poza zasięgiem menedżera projektu. Logika pozioma odnosi się do mierzenia efektów projektu i zasobów używanych w trakcie jego trwania, poprzez określenie kluczowych wskaźników pomiaru i za pomocą środków, dzięki którym pomiar będzie weryfikowany. Etapy i zasady tworzenia projektów tą metodą:

2. Etapy przygotowania projektu • 1. Etap analizowania. • analiza problemów, • analiza celów, • analiza strategii. • 2. Etap planowania. • harmonogram działań, • wykaz wkładu i kosztów.

3. Etapy przygotowania projektu • Zasady • istnieje jeden główny problem, który projekt ma rozwiązać, • problem nie jest tożsamy z zarządzaniem projektem, jest określony czytelnie oraz wszyscy partnerzy zaangażowani w projekt zgadzają się co do tego, • zarówno cel jak i rezultaty, działania oraz wkład określone są precyzyjnie, • rezultaty nie są tożsame z rozwiązaniem problemu, • cel i rezultaty mogą być zweryfikowane przy użyciu wskaźników ilościowych, jakościowych i odnoszących się do czasu • Korzyści • jest pomocna w procesie tworzenia szkicu projektu, • skupia uwagę na realizacji projektu, a zespołowi realizującemu pozwala skupić się na celu i rezultatach projektu, • identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego i sposoby weryfikacji osiągnięć projektu, • używa wskaźników, • określa nadrzędny cel projektu, • precyzuje do czego dążymy w projekcie, • określa kluczowe rezultaty projektu i grupuje działania które są niezbędne do ich osiągnięcia

4. Etapy przygotowania projektu • Wady • brak możliwości eksperymentowania w czasie realizacji projektu, • problemy z przystosowaniem się do zmieniających się warunków, • problemy we wnoszeniu innowacji do projektu w czasie jego realizacji, • utrudnienia w realizacji projektu kiedy otwarta analiza problemu jest kłopotliwa oraz kiedy poszczególne strony, które mają brać udział w projekcie nie zgadzają się co do charakteru problemu. • Bibliografia np. • Roszkowski H., Wiatrak A., Zarządzanie projektem - istota, procedury i ich zastosowanie przy korzystaniu ze środków Unii Europejskiej, Wydawnictwo SGGW, Warszawa 2005, • Sikorska K., Buczacki T., Dotacje z Unii Europejskiej. Zdobądź dotacje unijne dla swojej firmy, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2005, • inne

5. Matryca logiczna projektu • - jest kompleksowym narzędziem stosowanym na etapie planowania działań projektowych, jak i późniejszego zarządzania realizacją projektu. W syntetyczny sposób przedstawia planowaną drogę realizacji i weryfikacji projektu. Formalnie została przejęta przez Komisję Europejską jako narzędzie ułatwiające projektowanie w 1992r. Niezależnie od rodzaju projektu dla którego matryca jest sporządzana zawiera ona zawsze elementy służące: • formułowaniu mierzalnych celów nadrzędnych i podrzędnych, • definiowaniu struktury projektu, • przetestowaniu jej wewnętrznej logiki, • zdefiniowaniu środków (zasobów) i kosztów. • Podstawowym celem budowy matrycy logicznej jest uszczegółowienie i operacjonalizacja pomysłu na projekt. Matryca wyznacza logikę interwencji (jeśli podjęte zostaną działania wówczas osiągnięte będą rezultaty, a następnie cele projektu itd.) oraz opisuje ważne założenia i ryzyka kryjące się u podstawy logiki. Daje to bazę do sprawdzenia wykonalności projektu. Na potrzeby zarządzania i nadzorowania projektów, matryca logiczna definiuje zadania, które mają być podejmowane, wymagane zasoby oraz zakres odpowiedzialności zarządzających. Matryca dostarcza również szkieletu według którego będzie monitorowany i ewoluowany postęp (obiektywnie weryfikowalne wskaźniki i źródła weryfikacji).

6. Matryce logiczne • Schemat 1. Podstawy matrycy logicznej • Logika interwencji : Cel strategiczny, Cel bezpośredni Rezultaty, Działania • Wskaźniki osiągnięcia celów – Zasoby • Źródła weryfikacji – Koszty • Czynniki zewnętrzne – warunki wstępne Bibliografia np. Trocki M., Zarządzanie projektami, PWE S.A., Warszawa 2003, Zarychta J. Przygotowanie projektu. Zastosowanie Metodologii Struktury Logicznej, PARP, Kraków 2006, Podręcznik – Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Maj 2004, • http://www.krosno.roefs.pl, • http://www.wrotamalopolski.pl, • Przykłady matryc logicznych –np..ze strony internetowej www. funduszestrukturalne.gov.pl.

7. Opis struktury Matrycy Logicznej Projektu • Poziom celówCele wybrane do włączenia w projekt są przenoszone do pierwszej kolumny matrycy i wyznaczają logikę interwencji projektu. W trakcie tego etapu jest ważne by upewnić się, że poziomy celów są poprawne: • Cele strategiczne projektu powinny wyjaśniać, dlaczego projekt jest ważny dla społeczeństwa, w kategoriach długoterminowych korzyści dla beneficjentów i szerszych korzyści dla innych grup. Powinny wyjaśniać również, w jaki sposób program pasuje do regionalnej organizacji, których dotyczy. Cele strategiczne nie zostaną osiągnięte dzięki samemu projektowi, ale będą również wymagać działania innych programów i projektów. • Cel bezpośrednipowinien odnosić się do kluczowego problemu i być definiowany w kategoriach korzyści otrzymywanych przez beneficjentów lub grupę docelową, będących rezultatem wykorzystywania usług przewidzianych przez program. • Rezultaty (wyniki) opisują usługi, które będą dostarczane założonym beneficjentem lub grupie docelowej, a samo ich dostarczenie powinno być możliwe do obliczenia przez zarządzających projektem. Rezultaty powinny dotyczyć głównych przyczyn problemów dotykających grupę docelową. Analiza problemu powinna określać pożądany przez beneficjentów zakres usług projektu, tak by upewnić się co do właściwości rezultatów. • Działania- w jaki sposób dobra i usługi projektu będą dostarczane. • Poziom wskaźników • Wskaźnik to skwantyfikowany obraz efektu. Wskaźniki informują nas o poziomie wzrostu bądź spadku, ilości zrealizowanych usług itp. Stanowią tym samym miarę efektywności projektu Celem tego etapu jest określenie faktycznych efektów realizowanych działań. Efekty projektu można podzielić na trzy kategorie: • produkty (ściśle mierzalne wskaźniki informujące o rodzaju podjętych działań a niewiele mówiące o faktycznych efektach danego działania), • rezultaty (właściwe efekty działań stanowiące realizację celów projektu, innymi słowy nadające konkretną treść tym celom), • oddziaływania (długofalowe następstwa działań – wpisujące się w cele ogólne projektu, często nawet wykraczające ponad te cele). • Powyższy podział na trzy typy efektów ułatwia analizę efektywności dzięki jasnemu wyodrębnieniu wskaźników ilościowych (produktów) i jakościowych (rezultatów i oddziaływań). O realizacji celów projektu informują nas przede wszystkim wskaźniki jakościowe. Podział taki jest szczególnie istotny na etapie budżetowania projektu, gdyż wycenie podlegają przede wszystkim wskaźniki ilościowe. • Poziom źródeł weryfikacji • Źródła informacji – na każdym poziomie efektów realizacji projektu – wskazują gdzie i w jakiej formie możliwe będzie znalezienie oraz zweryfikowanie post factum informacji o efektach projektu. W przypadku niektórych projektów trudności sprawiać może określenie precyzyjnego źródła weryfikacji dla wskaźników realizacji celu bezpośredniego. Należy ponownie podkreślić, iż Beneficjent nie będzie zobowiązany do monitorowania w/w wskaźników samodzielnie, jest jednak zobowiązany do wskazania źródeł informacji, które mogą być potencjalnie istotne dla monitorowania wskaźników realizacji celu bezpośredniego projektu. • Poziom założenia ryzyka • Niniejszy etap nazwany jest etapem zerowym, gdyż nie można go umieścić w jednym, konkretnym miejscu w sekwencji tworzenia matrycy logicznej. W kolumnie dotyczącej założeń mieszczą się trzy typy warunków: • założenia wstępne które zawierają warunki o charakterze podstawowym i koniecznym, • założenia dotyczące działań wynikające z charakteru realizowanego wsparcia, • kalkulacja ryzyka. Należy szczegółowo przeanalizować prawdopodobieństwo niesprzyjających okoliczności bądź nieudanych działań, a następnie przewidzieć i zaprogramować w projekcie rozwiązania lub warianty działania.

8. Układ Matrycy Logicznej Projektu • Matryca logiczna składa się z tabeli, która ma cztery kolumny i cztery rzędy. Kolumny noszą nazwy: • A. Logika interwencji • B. Wskaźniki • C. Źródła weryfikacji • D. Założenia/Ryzyka (zewnętrzne czynniki oddziaływania na projekt) • Wiersze noszą nazwy: • 1. Cel strategiczny • 2. Cel bezpośredni • 3. Rezultaty • 4. Działania