1 / 33

PLOEG

PLOEG. Managementinstrument van de Vlaamse overheid om mens en organisatie met elkaar te verbinden. PROEFTUINEN. 15 juni 2006 Workshop Proeftuinen PLOEG+: Samen leren uit ervaringen Marcel Van Lerberge – Adviseur Agentschap Overheidspersoneel Anja D’hoe – Adviseur Departement Bestuurszaken.

lynne
Download Presentation

PLOEG

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PLOEG Managementinstrument van de Vlaamse overheid om mens en organisatie met elkaar te verbinden PROEFTUINEN 15 juni 2006 Workshop Proeftuinen PLOEG+: Samen leren uit ervaringen Marcel Van Lerberge – Adviseur Agentschap Overheidspersoneel Anja D’hoe – Adviseur Departement Bestuurszaken

  2. Inhoud • PLOEG: uitgangspunten • Proeftuinen PLOEG+ 2.1. Doel Proeftuinen PLOEG+ 2.2. Voor wie bestemd? 2.3. Kader waarbinnen proeftuin werkt 2.4. Overzicht van de lopende proeftuinen 2.5. Doelstellingen van de proeftuinen Proeftuinsessies

  3. Inhoud 2.6. Korte terugkoppeling vanuit proeftuinsessies 2.7. Tussentijdse evaluatie 2.8. Randvoorwaarden tot efficiënte proeftuinwerking 2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden 2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing 2.11. Programma 2006 2.12. Terugkoppeling naar de uitgangspunten

  4. 1. PLOEG: uitgangspunten Opgestart in 1995 met als doelstellingen: • resultaten verbeteren • motivatie verhogen • rechtvaardige evaluatie • communicatie en samenwerking verbeteren • responsabilisering • grote betrokkenheid

  5. PLOEG is een instrument

  6. Hoofdprincipe:Verbeteren is belangrijker dan meten • PLOEG: jaarlijkse managementcyclus van Plannen, Leidinggeven & Opvolgen, Evalueren en Gewaardeerd worden • Sturen van prestaties is meer dan evalueren • Strategisch belangrijk instrument om verbeteringsprocessen te ondersteunen • Continue verbetering voor medewerker en organisatie  verbetering voor iedereen

  7. Instrument is goed, maar knelpunten in gebruik: • PLOEG louter evaluatie-instrument i.p.v. managementinstrument • Systeem komt bureaucratisch over, niet aangepast aan eigenheid entiteit • Perceptie: niet altijd rechtvaardig, objectief, billijk,… • Functioneringstoelagen oneigenlijk gebruikt om interne onbillijkheid op te lossen • …

  8. 2. Proeftuinen PLOEG + Stand van zaken, tussentijdse evaluatie & aanbevelingen (april 2006)

  9. 2.1. Doel Proeftuinen PLOEG + Inzicht krijgen in randvoorwaarden om knelpunten weg te werken Leidinggevenden ondersteunen in de samenwerking met medewerkers om resultaten en afspraken te behalen

  10. 2.2. Voor wie bestemd? (Sub)entiteiten die • durven voorop lopen om bepaalde aanpassingen en vereenvoudigingen aan klassiek PLOEG-formaat door te voeren • bereid zijn kennis en ervaring te delen  Win-win voor alle betrokkenen

  11. 2.3. Kader waarbinnen een proeftuin werkt • Algemene principes van PLOEG • Aanvankelijke doelstellingen van PLOEG • Geldende statutaire bepalingen

  12. 2.4. Lopende proeftuinen PLOEG+ • ABAFIM (dep. AZF) • APO (dep. AZF) • Afd. Gesubsid. Infrastructuur (dep. AZF) • Export Vlaanderen (nu: FIT) • AWV (dep. LIN) • DAB Catering (dep. AZF) • DAB Loodswezen (dep. LIN) • Afd. Scheepvaartbegeleiding (dep. LIN) (in opstart) • VIZO (sectie ‘Bedrijfsadvies’, nu VLAO) • OC – GIS (VLM) • Afd. Gezondheidszorg (dep. WVC)

  13. 2.5. Doelstellingen: ‘Planning’ • Nieuwe functiebeschrijvingen/ functiefamilies en competentiekaarten/ eigen competentiewoordenboek opstellen • Maatgerichte planningsdocumenten opstellen bijv. dynamisch planningsdocument voor hele afdeling met vermelding van individuele doelstellingen • Planningsdocumenten invoeren met gebruik van kengetallen, afspraken, prestatienormen

  14. 2.5. Doelstellingen: ‘leidinggeven en opvolgen’ • Tussentijdse opvolging stimuleren door functioneringsgesprek aan te moedigen • Opleiding voor personeelsleden niveau D om inbreng in PLOEG-gesprekken te verhogen • Evaluatoren tijdens evaluatie aanspreken op ‘people management’ • ‘Leidinggeven’ expliciet onder de aandacht brengen door vermelding in functiebeschrijving, ondersteuning aan te bieden, meer tijd en ruimte te gunnen,…

  15. 2.5. Doelstellingen: ‘Evaluatie’ • BUE en Collega-feedback invoeren • Evaluatie kwantificeren of ‘rubriceren’ • Meetfactoren invoeren

  16. 2.5. Doelstellingen: ‘Waardering’ • Toekenning prestatietoelagen objectiveren: • Lijst met criteria uitwerken • Afspraken maken rond gegadigden onder consensus van evaluatoren • Standaardformulieren invoeren • Motivering van voorstel ‘vertraging’: • Lijst met criteria opstellen • Standaardformulieren invoeren • … ?!

  17. Proeftuinsessies DAB Catering – 2 B 43-44 Adm. Wegen & Verkeer – balkon 2 links VIZO – balkon 3 links Afd. Gesubsidieerde infrastructuur – balkon 3 rechts

  18. 2.6. Korte terugkoppeling vanuit proeftuinsessies • DAB Catering – Christine Vissenaekens • Adm. Wegen & Verkeer – Karlien Declercq • VIZO – Anja D’hoe • Afd. Gesubsidieerde infrastructuur – Marcel Van Lerberghe

  19. 2.7. Tussentijdse evaluatie • ‘SWOT- analyse’ (zie sjabloon) per proeftuin t.b.v. P & O en lijn • Leerpunten en case-study per proeftuin • Geïntegreerde ‘SWOT- analyses’ • Aanbevelingen t.b.v. P & O en lijn/beleid • …

  20. 2.7. Sjabloon van ‘SWOT – analyse’:

  21. 2.8. Randvoorwaarden tot een efficiënte proeftuinwerking (1) • Vooraf: omgevings- en risicoanalyse kunnen negatief inwerkende organisatorische aspecten preventief in kaart brengen • Onderliggende problemen moeten eerst worden aangepakt • Randvoorwaarden uitwerken om PLOEG te gebruiken als globaal en continu verbetertraject voor organisatie en medewerkers, eerder dan het individueel te bekijken

  22. 2.8. Randvoorwaarden tot een efficiënte proeftuinwerking (2) • Kader, krijtlijnen, objectieven zijn bij opstart duidelijk en worden aanvaard • Voorafgaand overleg met vakbonden is nodig • Organisatorische transformaties en reorganisaties (cfr. BBB): niet het geschikte moment of juist wel? • Aangehouden engagement van P & O-functie en lijnmanagement is conditio sine qua non

  23. 2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden (1) • Kern proeftuin: niet PLOEG- uitvoeringsmodaliteiten maar nastreven goed ‘people management’ • Lijnmanagement moet borg staan voor responsabilisering en is eindverantwoordelijk • Alle leidinggevende niveaus moeten tijdig en correct geïnformeerd en betrokken worden

  24. 2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden (2) • Leidinggevenden zijn tussenschakel tussen management en medewerkers, zij maken (tussentijdse) resultaten bespreekbaar bij medewerker(s) • P & O-functie en (vertegenwoordigers van) lijn werken voorstellen uit • Ook medewerkers kunnen betrokken worden, bijv. via focusgroepen • Leidinggevenden moeten over vaardigheden inzake people-management beschikken  ondersteuning via instrumenten; van managementcode tot persoonlijke coaching

  25. 2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (1) Planning: • Globaal, dynamisch planningsdocument voor hele entiteit kan overwogen worden • Planningsdocument met bijhorende meetfactoren maakt takenpakket transparant en verhoogt kans op objectieve evaluatie • Bij de planning nodige aandacht besteden aan gepast loopbaanperspectief  zie functiefamilies Vlaamse overheid

  26. 2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (2) Leidinggeven & opvolgen: • Kandidaten voor leidinggevende functies grondig screenen op aanwezigheid en kwaliteit van leidinggevende competenties en motivatie • Leidinggevende componenten opnemen in functiebeschrijving + competentieprofiel en bespreken tijdens evaluatiegesprek • Lijnmanagement erkent en bevordert kwaliteit van leidinggeven  nodige aandacht, waardering, ruimte

  27. 2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (3) Evalueren: • Zelfevaluatie verhoogt inbreng, verlicht werk evaluatoren (feiten en vbden) • Kwantitatieve evaluatie (rubrieken, geen cijfers!) combineren met beschrijvende evaluatie • Evaluatie ‘onder de norm’ moet aanleiding geven tot ontwikkelingsgerichte afspraken • Leidinggevenden ondersteunen in kwaliteitsborging via checklists, feedback op verslagen,…

  28. 2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (4) Waarderen: • Evaluatoren spreken onder consensus criteria voor FUTO’s af en delen deze mee bij planning • Prestatietoelagen worden toegespitst op ‘uitstekend presteren’, boven de norm • Negatief waarderen richt zich ook op ‘onderpresteren’ (waarschuwing, niet noodzakelijk vertraging of onvoldoende) • Bevorder informele waardering

  29. 2.11. Programma 2006 • Terugkoppeling bevindingen naar doelgroepen: • P & O–professionals (via workshop) • Lijn (door P & O–professionals, met ondersteuning IVA Overheidspersoneel) • Beleid (via Nota ‘Beleidsaanbevelingen’) • Representatieve vakbonden (via thematisch ‘Open Forum’) • … • Inbedding proeftuinen PLOEG+ in ‘Kwaliteitsvol leidinggeven’ • Bijsturing PLOEG vanuit Sectoraal Akkoord

  30. 2.12. Terugkoppeling naar de uitgangspunten (1) De proeftuinen: • haken in op de aanvankelijke doelstellingen van ‘PLOEG’ • staan voor ‘voortdurend verbeteren’ • spitsen zich toe op de knelpunten in gebruik van ‘PLOEG’

  31. 2.12. Terugkoppeling naar de uitgangspunten (2) De proeftuinen zijn: • maatwerk gericht (voor- en nadelen!) • team georiënteerd (voor- en nadelen!) • een draagvlak voor kwaliteitsvol leidinggeven (voor- en nadelen!)

  32. Is dit herkenbaar ?

  33. Bedanktvoor uw aandacht! Voor meer informatie: • Marcel Van Lerberge, marcel.vanlerberge@azf.vlaanderen.be, tel: 02/5535019 • Anja D’hoe, anja.dhoe@azf.vlaanderen.be, tel: 02/5535496 • PLOEG-site: http://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/ploeg/index.htm

More Related