Benn Langeveld Kees van der Ploeg Jasper van der Blom Martijn van Laarhoven Meggy Brolsma

1. Werkgroep wedstrijdschaatsen IJsclub Haarlem Benn Langeveld Kees van der Ploeg Jasper van der Blom Martijn van Laarhoven Meggy Brolsma Hendrik-Jan Huizer Evert-Jan van Dijk

2. Opdracht Bestuur IJsclub Haarlem, 12 november jl. Leg het bestuur een afgerond beleidsplan voor die aangeeft op welke wijze de toekomstige Commissie Wedstrijdzaken op korte termijn kan functioneren

3. Werkgroep – Plan van aanpak • Evaluatie sterktes & zwaktes huidige ijsclub beleid (Probleem analyse) • Observaties (systemen, geen mensen) • Voorstel voor verbetering

4. Probleem analyse Interviews • Wedstrijdrijders • Bestuursleden • Trainers • Juryleden Referentie materiaal • Statuten IJsclub Haarlem, versie 15/05/’79 • CWS Plan, versie 2000 • Notulen trainersvergaderingen • Notulen Juryvergaderingen • Organisatieplan Deventer

5. Kritische observaties (1) 1. Geen duidelijk overkoepelend beleid van de ijsclub Haarlem -> Wel statuten, geen specifieke en meetbare doelstellingen -> Huidige aansturing en functioneren wordt ervaren als “één richting verkeer” en op basis van ad-hoc beslissingen 2. Ideeën rond wedstrijd gericht schaatsen (CWS plannen) krijgen geen kans:-> CWS plan heeft geen begin en geen eind-> plan is te vaag, geeft aan wat, niet hoe-> is niet voorwaarde scheppend 3. Huidige trainingsconcept voor alle trainingsgroepenis een groot probleem-> Geen beleid t.a.v. niveautrainingen-> te grote groepen per trainer-> te grote diversiteit in niveau per groep-> geen duidelijk beleid, criteria voor instroming vanuit Winterkoninkje (naast scouting, tevens toezeggingen vanuit “het bestuur of “het kantoor” )

6. Kritische observaties (2) • Huidige trainersbestand schiet tekort, direct gevolg voor trainingen -> geen pro-actief beleid die continuïteit waarborgt-> geen niveau criteria-> geen opleidingsprogramma-> geen marathon trainers • Huidige jurybestand schiet tekort, direct gevolg voor wedstrijden -> geen pro-actief beleid die continuïteit waarborgt-> geen niveau criteria-> geen opleidingsprogramma

7. Kritische observaties (3) • Geen eenduidig beleid, procedures en instructies voor organisatie van toernooien-> Organisatie grote toernooien (Haarlem Trofee etc.)-> Organisatie belangrijke veteranen toernooien (Inzell, Berlijn, Nk, WK-> contacten -> Organisatie, inschrijving, startlijst club- en baanwedstrijden-> Afmeldingprocedure-> Verwerking van uitslagen-> Administratie van clubrecords • Geen eenduidig beleid, procedures en instructies voor organisatie van sponsoren-> in relatie met huidige sponsor (Fien) ?-> in relatie tot het aantrekken van nieuw sponsors • Verzekeringen • Leden administratie, toewijzen abonnementen

8. Conclusie Door ontbreken eenduidig beleid en procedures, is er club-breed weinig of geen controle over de uitvoer van activiteiten en is de continuïteit voor het voortbestaan van de club niet gewaarborgd. Dankzij het grenzeloos enthousiasme van een kleine groep clubleden en bestuur, worden zaken op het laatste moment “gerepareerd”.

9. Voorstel ter verbetering professionaliseer onze IJsclub Haarlem door: vanuit beleidsmatig niveau en op een procesmatige wijzete beschrijven wat je al jaren lang zo doet of weet.

10. …vanuit een beleidsmatig niveau.. • Beschrijven van doelstellingen IJsclub Haarlem voor de waarborging van het voortbestaan van de club in het algemeen • Waar wil je als club naar toe, wat wil je bereiken ? • Waar liggen primaire verantwoordelijkheden • statuten, artikel…., lid (recreanten, wedstrijd schaatsen etc.) • Beschrijving van doelstellingen voor de waarborging van wedstrijdgericht schaatsen • Voor wie? (pupillen, junioren, senioren, etc.) • Wat wil je bereiken ?(ambities ten aanzien van topprestaties) • Hoe, met welke faciliteiten ? (verzorgen van training, organiseren van wedstrijden etc. • primaire verantwoordelijkheden ?

11. ….op een procesmatige wijze • Wedstrijdschaatsen beschrijven als een primair proces, als onderdeel van een groter geheel • De relatiestussen verschillende primaire processen beschrijven • Beschrijf per proces de onderliggende procedures, rollen en verantwoordelijkheden die bepalend zijn voor de uitvoering van de onderliggende activiteiten • Beschrijf de logica, volgorde van stappen die je moet volgen om activiteiten te organiseren

12. Proces beschrijving IJsclub Haarlem (voorbeeld) Logische rangschikking en beschrijving van primaire processen binnen de IJsclub Haarlem

13. Proces beschrijving “Wedstrijd gericht schaatsen”(voorbeeld) Logische rangschikking en beschrijving van Primaire processen binnen het “wedstrijd gericht schaatsen”

14. Beschrijving deelproces “organiseren marathon faciliteiten” met procedures (voorbeeld) Logische rangschikking en beschrijving van procedures voor het organiseren van alle marathon faciliteiten binnen het “wedstrijd gericht schaatsen”

15. Beschrijving procedure “Organiseer Marathon Wedstrijd” met onderliggende activiteiten en verantwoordelijkheden (voorbeeld) Logische rangschikking van activiteiten voor het organiseren van één van de marathonfaciliteiten binnen het “wedstrijd gericht schaatsen”

16. En ?……….wat gaat ons dat opleveren ? • Heldere doelstellingen • Efficiëntie • Controle • Continuïteit • Professionele uitstraling • Handboeken

17. 1. 2. 3. 4. Handleidingen Handboek (bijv. wedstrijdschaatsen) • 1. Beleid • (doelstellingen) Publicatie van • 2. Proces beschrijvingen • (kernactiviteiten) • 3. Procedures (Verantwoordelijkheden & rangschikking van onderliggende deelactiviteiten) • 4. Instructies, formulieren, checklijsten • (Hoe) • Specifieke handleidingen ……….voor de organisatie en waarborging van wedstrijdgericht schaatsen bij de IJsclub Haarlem

18. Randvoorwaarden voor succes = projectmatige aanpak • Uitwerken handboeken voor alle primaire processen binnen IJsclub Haarlem • Uitwerken procesbeschrijvingen, procedures etc in kleine gespecialiseerde werkgroepen (4-5 leden) • 1 stuurgroep verantwoordelijk voor synergie • Regelmatige terugkoppeling van status en voortgang naar alle leden • Gun jezelf de tijd

19. Randvoorwaarden voor succes - toekomstigbestuur ? • Alle proceseigenaren in 1 bestuur => besturen op basis van gelijkwaardig niveau • Ieder bestuurslid heeft primaire verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor zijn / haar specifieke kernactiviteit • Ieder bestuurslid is budgethouder voor zijn / haar kernactiviteit

20. Randvoorwaarden voor succes (3) Jullie allen bepalen het succes dus…….

21. Tijdsplanning • Wk 48 1e meeting Dageljks Bestuur – besluit voortgang • Wk 49 Samenstelling stuurgroep • Wk 50 Samenstelling werkgroepen • Wk 51 Invulling procedures en processen door werkgroepen • Wk 8 (’02) • Wk 9 - 10 Presentatie en evaluatie