L’expérience du Visual Catalog : « comment mettre les usagers au coeur du dispositif de médiation documentaire »

1. Paris, 26 juin 2009 L’expérience du Visual Catalog : « comment mettre les usagers au coeur du dispositif de médiation documentaire » Corinne LEBLOND corinne.leblond@univ-artois.fr Service Commun de la Documentation de l’Université d’Artois

2. Le réseau documentaire de l’Université d’Artois L’Université d’Artois créée en 1992 a institué d’emblée son Service Commun de la documentation. le réseau documentaire de l’Université d’Artois se déploie aujourd’hui sur 16 sites distants : La Bibliothèque universitaire d’Arras (Lettres, Langues, Sciences Humaines et Sociales) La Bibliothèque universitaire de Béthune (Sciences Appliquées) La Bibliothèque universitaire de Douai (Sciences Juridiques et Politiques) La Bibliothèque universitaire de Lens (Sciences) La Bibliothèque universitaire de Liévin (STAPS) La Bibliothèque universitaire d’Angres (STAPS) Le Réseau documentaire Education et formation (RDEF) Médiathèque du site IUFM d’Arras Médiathèque du site IUFM de Douai Médiathèque du site IUFM de Gravelines Médiathèque du site IUFM de Lille Médiathèque du site IUFM d’Outreau Médiathèque du site IUFM de Valenciennes Médiathèque du site IUFM de Villeneuve d’Ascq Médiathèque Recherche de l'IUFM Nord – Pas de Calais La Bibliothèque associée de l’IUT de Lens La Bibliothèque associée de l’IUT de Béthune Le contexte : un réseau documentaire multipolaire et pluridisciplinaire

3. Le contexte : les missions du Service Commun de la Documentation Les missions prioritaires du SCD, service support tant de la pédagogie que de la recherche, consistent à : • structurer, développer et mettre à disposition de l’ensemble de la communauté universitaire les ressources documentaires sur tous supports dans un environnement physique et virtuel. • faciliter l'accès à l'information des différentes catégories d’usagers (identification par profils, optimisation de l’utilisation des ressources d’information et des collections) • contribuer à la réussite de tous les étudiants en favorisant l’enrichissement des connaissances et l’autonomie des étudiants dans la construction de leur savoir • valoriser la production et l’activité scientifiques de l’Université • impulser les partenariats pertinents pour offrir les services intégrés répondant aux besoins et aux attentes de chacun

4. Depuis sa création, le SCD de l’Université d’Artois structure son offre de services aux usagers en intégrant les NTIC : 1996 – 1ère étape  implantation du SIGB Absys pour l’ensemble des activités bibliothéconomiques et de gestion 2002 – 2ème étape  généralisation de l’OPAC WEB pour l’ensemble du réseau 2006 – 3ème étape  mise en place du Système d’Information Documentaire de l’Université d’Artois, ouvert sur le système d’Information de l’Université. Le contexte : les étapes de l’informatisation

5. Le système d'information documentaire (SID) offre via une interface Web unique, localement et à distance, un accès convivial à l’ensemble des ressources documentaires acquises ou produites par l’Université et à un nouveau dispositif de services personnalisés. Le SID, en tant que brique documentaire du Système d’Information global de l’Université, permet de réaffirmer la place de la documentation au centre du dispositif universitaire en intégrant les nouveaux modes de diffusion et de recherche d’informations et en élargissant singulièrement l’offre de services et de ressources documentaires. Face à la complexité inhérente à cet enrichissement de l’offre, le SCD doit jouer plus que jamais un rôle de médiation notamment par la formation des usagers et les différents dispositifs d’autoformation pour permettre à tous et à chacun de s’approprier ces nouveaux outils structurants. Le contexte : enjeux et impacts du Système d’Information Documentaire

6. le système d’information documentaire de l’Université Le SID est devenu depuis le système d’information documentaire de l’Université, ayant comme principes structurants : • l’utilisation de l’annuaire LDAP de l’Université pour les identifications et les habilitations d’accès aux services et aux ressources de manière à rendre ces accès indépendants de la localisation du poste de l’utilisateur • l’intégration dans le site Web de l’Université et dans l’environnement numérique de travail de l’Université par des liens et onglets spécifiques • l’authentification unique pour la connexion au portail documentaire et à l’Environnement numérique de travail de l’Université • la valorisation de la production électronique interne (dépôt de thèses électroniques, documents de la recherche, ressources pédagogiques notamment à travers l’Université numérique régionale et la plate-forme ORI-OAI en 2008-2009) • la structuration sur une infrastructure ouverte et normée permettant de respecter les préconisations d’interopérabilité et d’évolutivité en vue de l’intégration dans des systèmes fédérateurs

7. Modalités d’utilisation des outils proposés par les usagers Les enquêtes de satisfaction et indicateurs d’usages font apparaître plusieurs constats et pistes de réflexion : Le portail a été essentiellement validé et utilisé par les usagers dans sa fonction d’OPAC (90% des usages se concentrent sur 1/5 des fonctionnalités du dispositif) Les étudiants montrent une réticence très forte pour l’identification au sein des locaux de la bibliothèque : 99% des connexions se font en mode anonyme, 1% seulement des étudiants exploitant le mode identification. Pour les connexions à distance : 20% des usagers s’identifient (tout particulièrement pour la consultation de leur compte lecteur), 80% des connexions s’effectuant toujours sur le mode anonyme. La recherche fédérée proposée n’est pas utilisée, bien qu’elle soit valorisée lors des formations et qu’elle intègre des sources correspondant aux besoins des premiers cycles majoritaires Les constats : évaluation des usages

8. La plupart des recherches effectuées passent par l’encart recherche rapide (recherche type Google une ligne de saisie – un clic) malgré la généralisation des formations et la valorisation des ressources numériques spécifiques. Il apparaît donc que l’offre dans ce domaine ne structure pas vraiment la demande et que l’appropriation des services personnalisés et de l’offre numérique nécessite une médiation constante, un effort de formation des usagers toujours renouvelé et une véritable réflexion sur l’adéquation des ressources proposées aux besoins des usagers. Les constats : évaluation des usages

9. "Itinéraire d'une étudiante en bibliothèque", Flavie Rouanet, Tutrice documentaire au SCD de Paris X – Nanterre, BBF 2006, t. 51, n°2, 2006, pp. 42-46, http://bbf.enssib.fr "Etudiante en première année, je suis troublée par l'étendue des salles et des collections. Toutes mes connaissances en recherche documentaire, acquises pendant des années au CDI et dans la bibliothèque de ma ville, semblent s'être subitement envolées. (…) Cette complexité se reflète aussi dans les possibilités de recherche : un unique catalogue de recherche simple succède un vaste panel de catalogues (SCD, Périodiques, SUDOC, CCF, etc.) (…) Honnêtement je n'imagine pas l'existence de la plupart de ces outils et en connais encore moins le fonctionnement et l'utilité. (…) Avant de comprendre le système de classement, je circule à l'aveuglette parmi les rayons en espérant trouver comme par miracle les livres convoités. Généralement sans succès. Et si je m'aventure du côté du catalogue du SCD, c'est une autre forme de bruit qui m'attend et son corollaire, un silence assourdissant."

10. "Itinéraire d'une étudiante en bibliothèque", Flavie Rouanet, Tutrice documentaire au SCD de Paris X – Nanterre, BBF 2006, t. 51, n°2, 2006, pp. 42-46, http://bbf.enssib.fr "Pourtant je ne recours que très rarement aux bibliothécaires présents – les tuteurs n'existent pas à l'époque. Pourquoi ? Peut-êre par timidité, par honte de ne pas savoir, de montrer mon ignorance, aussi parce que j'ai souvent du mal à les repérer. Ou encore par envie de me débrouiller toute seule. Mes motivations divergent, mais le constat est là, un certain nombre de mes recherches n'aboutit que partiellement ou pas du tout. (…) Et, à mesure que mes recherches se spécialisent, deviennent de plus en plus raffinées, comme par enchantement, l'univers titanesque de la BU a tendance à se rétrécir, à devenir insuffisant. Il recèle certes des pôles d'excellence, mais aussi des zones d'ombre, des sujets qui transforment le catalogue du SCD en une forme de fantôme intellectuel. (…) Parfois, au détour d'une question à une bibliothécaire, j'apprends l'existence et le maniement de certaines bases de données, de ces ressources électroniques jusque-là méconnues ou ignorées. Un sentiment de honte et de stupidité m'envahit face à cette découverte, moi qui pensais tout maîtriser

11. Le Visual Catalog : comment rendre son sens à la Bibliothèque et à la structuration de ses collections Interrogation / Exploration / Localisation

12. Permettre aux usagers d’appréhender et de comprendre le modèle conceptuel d’organisation des connaissances destiné à Structurer les collections couvrant l’ensemble des des domaines du savoir Favoriser la recherche d’information (interrogation, exploration) Favoriser le repérage de chacun au sein de l’univers complexe de la bibliothèque et du réseau documentaire (localisation) Faciliter l’appropriation et l’exploitation des richesses documentaires mises à la disposition des différentes catégories de publics Objectifs du projet de recherche

13. Présentation du dispositifhttp://visualcatalog.univ-artois.fr/vc2

14. Ce dispositif expérimental se compose de 3 modules L’interrogation (titres, auteurs, sujets) L’exploration de la classification Dewey La localisation à partir d’une cartographie interactive Il propose ainsi une approche complémentaire aux outils de recherche documentaires intégrés au portail documentaire en vue d’une optimisation de l’accompagnement des usagers Avec le Visual Catalog, nous avons tenté de rendre explicites les différentes parties du modèle qui accompagne toute démarche de recherche et de traitement documentaire au sein de la bibliothèque Les fonctionnalités du dispositif

15. 3 modes de navigation sont utilisables : La sélection d’un titre de la liste permet d’accéder à ses sujets et aux indices Dewey associés La sélection d’un sujet propose l’affichage des titres et des indices Dewey associés La sélection d’un indice Dewey active d’autres sujets et les notices bibliographiques en correspondance Les 3 listes textuelles (Titres, RAMEAU, Dewey) sont interdépendantes et reliées « une à deux » Un dispositif (http://visualcatalog.univ-artois.fr), 3 fonctionnalités : Interrogation…

16. 2 synoptiques graphiques renseignent sur : La représentativité disciplinaire des ouvrages résultant de l’interrogation Leur localisation par site géographique L’usager peut également bénéficier d’une localisation virtuelle des documents au sein des bibliothèques d’Arras et de Lens (généralisation prévue à l’ensemble du réseau documentaire) Les fonctionnalités du dispositif

17. Difficultés et limites de la relation bibliothécaires-usagers 1 - Les difficultés liées à la médiation auprès des usagers : - pour l’accueil et l’orientation : réticences des étudiants, culture professionnelle centrée sur les collections, le service public étant conçue parfois comme une activité peu valorisante et devant être dédiée uniquement aux membres de l’équipe d’accueil - pour les renseignements bibliographiques : complexité de l’offre documentaire, appréhension partielle des collections par l’équipe du SCD, difficultés à expliquer les fondements de l’indexation et donc du classement aux usagers Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois

18. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois Difficultés et limites de la relation bibliothécaires-usagers • 2 La déconnexion entre les activités de constitution des collections, de traitement documentaire et les activités de médiation avec le public : la logique technicienne étant souvent en opposition avec la prise en compte des besoins et des attentes des usagers relayés par l’ensemble des équipes d’accueil • Les collègues ayant la charge tant de la politique documentaire que du traitement intellectuel des documents manquant de retours réels sur l’usage des fonds documentaires constitués connaissent parfois de réelles incertitudes quant à l’indexation matières et à la mise en œuvre des critères d’acquisitions.

19. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois Difficultés et limites de la relation bibliothécaires-usagers • 3 – L’insuffisance des actions de formation eu égard au nombre des étudiants : la volonté d’intégrer ces formations dans les cursus a pour conséquence des effectifs importants, dépassant parfois les capacités de formation, et empêchant d’établir la confiance chez les responsables pédagogiques. • L’idéal à poursuivre lors de la constitution des outils permettant l’accès aux collections est donc l’autonomie des usagers devenant acteurs de leurs recherches documentaires et pouvant constituer leur propre itinéraire au sein des fonds proposés.

20. Accueil – Orientation – Renseignements Les statistiques d’utilisation du dispositif depuis sa mise à disposition en septembre 2006 montrent clairement une appropriation rapide et un vif intérêt de la part des usagers : 553 connexions en septembre, 3342 en octobre… Les collègues, membres des équipes d’accueil éprouvent un réel plaisir à bénéficier d’un outil qui leur permet de rentrer en contact différemment avec les usagers et de leur proposer une solution souvent mieux adaptée à leurs attentes que l’interface du portail documentaire restant, malgré tous les efforts pour la rendre conviviale et intuitive, trop éloignée de leurs modes de recherche spontanés. Une enquête par questionnaires a permis de déterminer plus scientifiquement la satisfaction des usagers et leurs modalités d’utilisation du dispositif, et fait apparaître une véritable adhésion à ce nouvel outil qui permet une (re)découverte de la richesse du fonds documentaire. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois

21. Les données recueillies lors de l’année universitaire 2006-2007 ont permis de vérifier que le dispositif était particulièrement adapté à une classe d’activité de recherche documentaire liée à la recherche thématique. Les questionnaires, distribués par le personnel du SCD ont été remplis par les usagers à l’issue d’une utilisation spontanée du Visual…Catalog : l’analyse des résultats obtenus a permis de faire émerger les éléments suivants : Question 2) Avez-vous trouvé dans la base de données bibliographiques une ou des références dont vous ignoriez la présence ? OUI 47 77% NON 11 18% Pas de réponse 3 5% Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois

22. Question 15) La mise en évidence des thèmes (le libellé associé à chaque indice dans la colonne « Classification Dewey ») portés par les indices Dewey vous a-t-elle été utile ? OUI 37 60,7% NON 19 31,1% Pas de réponse 5 8,2% Question 18) Le filtrage entre les 3 colonnes (TITRE, RAMEAU, DEWEY) vous a-t-il aidé à trouver des références que vous n’aviez pas envisagées ? OUI 43 70,5% NON 15 24,6% Pas de réponse 3 4,9% Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois

23. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois • Question 24) Le Visual…Catalog vous a-t-il permis de mieux comprendre l’objet de la classification et comment elle permettait de ranger les ouvrages dans des thèmes ? • OUI 41 67,2% • NON 19 31,1% • Pas de réponse 1 1,6% • Question 26) D’après vous, la cote d’un ouvrage correspond à : • L’identification d’un ouvrage 24 39,3% • La codification intellectuelle des ouvrages 16 26,2% • L’adresse d’un ouvrage dans un rayonnage 26 42,6% • Une numérotation à l’usage exclusif des bibliothécaires 8 13,1% • Pas de réponse 1,6%

24. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois • Question 29) Si votre compréhension du fonctionnement de la bibliothèque s’est trouvée améliorée par l’utilisation du Visual..Catalog, êtes-vous encouragé(e) à solliciter l’aide des bibliothécaires de votre SCD ?  • OUI, cela m’encourage à leur demander conseil 15 24,6% • NON, je les sollicitais déjà auparavant 12 19,7% • NON je me débrouille avec le peu que je connais de la BU 15 24,6% • NON j’en connaissais déjà les principes d’organisation 14 23% • Pas de réponse 4 6,6%

25. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois Une mise en perspective de la politique documentaire • Le Visual…Catalog contribue à la formalisation de l’activité des acquéreurs en permettant : - une démarche critique du fonds tel qu’il a été constitué, de l’évolution de la représentation des différents domaines au sein des collections, de l’équilibre de la répartition des documents proposés entre les différents sites, en prenant en compte l’environnement et les besoins et attentes des publics cibles - un retour distancié par rapport aux représentations que les bibliothécaires peuvent avoir de ces besoins : mise en évidence de la segmentation du fonds par domaines et par sujets permettant une véritable réflexion sur les orientations de développement des collections

26. Impacts de la mise en œuvre du Visual…Catalog sur l’activité du SCD de l’Université d'Artois • l’harmonisation des pratiques d’indexation • Le projet collaboratif consistant à rédiger une liste complète des indices Dewey utilisés pour les collections du SCD, comportant pour chacun de ces indices le libellé correspondant afin de participer ainsi à la lisibilité du système pour l’ensemble des usagers a permis d’effectuer un état des lieux des pratiques d’indexation Dewey, de mettre en évidence les différences de traitement et les incohérences d’indexation pouvant exister entre les sites • En mettant à jour, la structuration du fonds à travers les indices Dewey retenus ainsi que les incongruités liées à l’histoire et à la multiplicité des traitements, le Visual Catalog a ainsi permis l’impulsion d’un travail de fond en vue de la rationalisation des pratiques et d’une meilleure visibilité de la répartition des collections par domaine par les usagers. • Quant à l’indexation RAMEAU, ce dispositif a permis d’éviter les deux écueils du traitement consistant en une analyse trop rapide et erronée d’une part et en la surindexation d’autre part. Le travail d'indexation est considéré désormais sous l’angle d’une appréhension du fonds la plus claire possible par les usagers.

27. Projets et perspectives • Jeu vidéo et OPAC ou comment aborder la recherche bibliographique par le ludique • Le Visual Catalog comme dispositif de continuité documentaire dans le cadre de la transition Lycée-Université  • RAMEAU – Motbis, correspondances et enrichissement de l’indexation au profit de la recherche documentaire