Dirección General de Bibliotecas

1. Dirección General de Bibliotecas Subdirección de Informática Lic. Gabriela Ortega Alfaro Lic. Isela García Bravo

2. Proceso de renovación de órdenes de compra de Publicaciones Seriadas Grupo de usuarios ALEPH León, Gto. 2 y 3 de Mayo de 2007

3. Objetivos: • Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema. • Agilizar el proceso de renovación de publicaciones seriadas en formato impreso, adquiridas por la UNAM. DGB-UNAM

4. Antecedentes • Anualmente se adquieren 12,200 revistas impresas por suscripción (Seriunam) • El Departamento de Suscripciones de la DGB es el encargado de centralizar dichas adquisiciones. DGB-UNAM

5. Antecedentes • Desde 2001 el Departamento de Suscripciones registra la adquisición de revistas en Aleph. • El Departamento de Suscripciones requiere de una herramienta confiable que le permita tener actualizada la colección. DGB-UNAM

6. Antecedentes • Es necesario conservar la historia de las suscripciones para apoyar a los procesos de reclamación. • El proceso de renovación de órdenes de compra dentro del módulo de Adquisiciones, requiere dedicar mucho tiempo. DGB-UNAM

7. Antecedentes • El proceso de renovación a través del sistema ALEPH, actualiza sobre el mismo registro las órdenes de compra. DGB-UNAM

8. Acciones previas al proceso El Departamento de Suscripciones necesita: • Identificar cambios en la colección • Actualizar la colección del año corriente realizando los cambios pertinentes en el sistema de ALEPH DGB-UNAM

9. ¿En qué consiste el Proceso de Renovación? Consiste en abrir el presupuesto y generar las órdenes de compra para el año siguiente. DGB-UNAM

10. Desarrollo del Proceso de Renovación • El diseño de este proceso esta basado en programación estructurada y PL/SQL, partiendo de la tabla z68 (órdenes) • Se utilizan procedimientos propios del Sistema ALEPH DGB-UNAM

11. Procedimiento de Renovación: • El Departamento de Suscripciones solicita el proceso de renovación. • Informática planea en tiempo y forma. • Informática realiza el proceso y verifica. • El Departamento de Suscripciones valida el proceso. DGB-UNAM

12. Flujo de información 3. Cambiar número de orden 2.Obtener órdenes vigentes tabla z68 Colección actual 4. Reemplazar con ceros el consecutivo del REC_KEY 1. Abrir Presupuestos acq_05 SERIUNAM 5. Importar a la tabla z68 p_file_04 6.Reemplazar consecutivo del REC_KEY 10. Reemplazar fecha de status por fecha del proceso 9. Reconstruye Índices z68 acq_04 7. Cambiar fechas Inicio, Fin y Renovación de suscripción 8. Cambiar fecha de Apertura por la fecha del proceso DGB-UNAM

13. Programas desarrollados • sacar_ordenes_z68.sql • pon_ceros_ordenes.c • consecutivo_ordenes.sql • cam_fecha.sql • cam_fecha_sus.sql • cam_renew.sql • renovacion.sql DGB-UNAM

14. Procesos empleados del sistema ALEPH • acq_05 Apertura de presupuesto DGB-UNAM

15. Procesos empleados del sistema ALEPH • acq_04 Reconstrucción de índices de órdenes DGB-UNAM

16. Procesos empleados del sistema ALEPH • p_file_04 Importación de órdenes nuevas DGB-UNAM

17. Verificación del proceso (órdenes) 02 z68_quantity \ 03 quantity_text ................1 03 unit_type .................... 03 no_units .....................00001 03 unit_price ...................525.58 03 total_price ..................525.58 02 z68_e_price_x \ 03 e_currency ...................US 03 e_listed_price ...............00000000052558 03 e_term \ 04 e_term_sign ................ 04 e_term_percent .............00000 03 e_price ......................00000000052558 03 e_local_price ................00000000623208 03 e_note ....................... 02 z68_target \ 03 approver_id .................. 03 target_id ....................M 03 target_text ..................FAC.DE QUIMICA.EST.PROFESIONALES.BIB 03 target_flag ..................D 02 z68_subscription \ 03 subscription_date_from .......20070101 03 subscription_date_to .........20071231 03 subscription_renew_date ......20070701 03 subscription_budget_period ...1 02 z68_standing \ 03 max_no_arrival_days ..........0000 02 z68_auto_claim .................Y 02 z68_isbn .......................0094-8233 02 z68_vendor_contact ............. 02 z68_ordering_unit .............. 01 z68_order \ 02 z68_rec_key \ 03 doc_number ...................000010258 03 sequence .....................00008 02 z68_order_type .................S 02 z68_order_number ...............141490-2007 02 z68_order_number_1 .............CAMBRIDGE 02 z68_order_number_2 ............. 02 z68_order_group ................ 02 z68_open_date ..................20060923 02 z68_order_status ...............RSV 02 z68_order_status_date ..........20060923 02 z68_arrival_status .............P 02 z68_invoice_status .............C 02 z68_last_touch_date ............00000000 02 z68_sub_library ................PAF 02 z68_alpha ......................L 02 z68_order_data \ 03 method_of_aquisition .........P 03 order_date ...................00000000 03 material_type ................J 03 letter_type ..................00 03 order_delivery_type ..........LI 03 send_method .................. 03 delivery_type ................A 03 rush .........................N 03 eda ..........................20020701 03 original_eda .................20020701 03 library_note .................VR 02 z68_vendor \ 03 vendor_code ..................CAMBRIDGE 03 vendor_reference_no .......... 03 vendor_note .................. DGB-UNAM

18. Verificación desde el cliente GUI • Fecha de creación y de estado • Nota=VR DGB-UNAM

19. Verificación desde el cliente GUI • Fecha de inicio, fin y renovación de la suscripción DGB-UNAM

20. Conclusiones • Incorporar las órdenes de compra del año siguiente a la base a través del proceso, garantiza la integridad de la colección. • Reduce el tiempo que se puede invertir al crear una nueva orden de compra. DGB-UNAM

21. Conclusiones • Agiliza el proceso de renovación que realiza el Departamento de Suscripciones. • Mantener el histórico de las órdenes de compra. DGB-UNAM

22. Gracias… galfaro@dgb.unam.mx isela@dgb.unam.mx DGB-UNAM