DEVLET METEOROLOJİ İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

1. DEVLET METEOROLOJİ İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İÇ DENETİM BİRİMİ

2. İç Kontrol ve Kurumsal Risk Yönetimi İç Kontrol ve Kamuda İç Kontrol Yaklaşımı Fatih ATICI Ercan BÜYÜKBAŞ Burhan ORMANOĞLU İç Denetçi İç Denetçi İç Denetçi 08 Şubat 2011

3. Amaçlar • Kontrol Kavramı ve İç Kontrollere İlişkin Farkındalık Oluşturmak • İç Kontrollerin Önemini ve Mevcut Riskleri Azaltmadaki Rollerini Aktarabilmek • Etkin Bir İç Kontrol Mekanizması Oluşturma ve Bu Mekanizmayı Sürdürmedeki Görev ve Sorumluluklar Hakkında Bilgi Vermek • Kamuda İç Kontrol Yaklaşımına İlişkin Bilgi ve Görüşleri Paylaşmak

4. Bildiklerinizden daha fazla yararlanmadığınız sürece daha fazla bilmenizin bir yararı yoktur. R.K.Bogerthan

5. SUNUM PLANI • KONTROL KAVRAMI • İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • COSO İÇ KONTROL MODELİ • KAMUDA İÇ KONTROL YAKLAŞIMI • KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

6. 1. KONTROL KAVRAMI Kontrolnedir? Arzulanan sonuçlara ulaşmak için kullanılan tüm araçlar Herhangi bir amaca yönelik engelleri ortadan kaldırarak ya da risklerin etkisini minimize ederek arzulanan sonuçlara ulaşmaya yardımcı olur Kontrolne değildir? Her hangi bir işlemin sadece uygunluğunun gözden geçirilmesi ya da denetlenmesi değildir.

7. 1. KONTROL KAVRAMI GÜNLÜK HAYATTAN ÖRNEKLER Hırsızlık riskini minimize ederek evin güvenliğini sağlamak • Evden çıkarken kapıyı kilitlemek • Kapı ve pencereye alarm takmak • Kışın soba kalorifer yakmak • Dışarıya çıkarken palto giymek Üşütüp hastalanma riskini minimize ederek sağlıklı bir yasam sürmek

8. 1. KONTROL KAVRAMI GÜNLÜK HAYATTAN ÖRNEKLER • Araç kullanırken hıza dikkat etmek • Araca periyodik bakım yaptırmak Kaza ve ceza riskini minimize ederek can, mal ve para güvenliğini sağlamak Arabanın arızalanıp yolda kalma riskini minimize ederek ulaşılacak yere vaktinde ve güvenli bir şekilde gitmek

9. 1. KONTROL KAVRAMI

10. 1. KONTROL KAVRAMI • Kurumsal anlamda Kontrol; Kurumun misyonunu gerçekleştirebilmesi ve amaçlarına ulaşabilmesi için gerekli tüm araçları ifade eder (insan kaynakları, bütçeleme, kurumsal kültür, sistem ve süreçler, politika-prosedürler vb.)

11. 1. KONTROL KAVRAMI Kontrol Sistemi Amaçlar Gerçekleşmesini istediğimiz sonuçlar Faaliyetler Amaçların gerçekleşmesi için yapılan işlemler Riskler Amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek olaylar ya da durumlar Kontroller Riskleri bertaraf ederek ya da minimize ederek amaçlara ulaşmayı sağlayan araçlar ve yöntemler Sonuçlar

12. 1. KONTROL KAVRAMI Örnek Amaç: Meteorolojik verilerin elektronik ortamda, sürekli ve güvenli bir şekilde arşivlenerek, istenildiğinde kısa sürede ulaşılabilir olmasının sağlanması Faaliyet Verilerin veri tabanı sunucusuna girilerek elektronik ortamda arşivlenmesi Risk: Veri tabanı sunucu bilgisayarında oluşabilecek bir arıza nedeniyle veri kaybının oluşması Kontrol: -Veri tabanı sunucu bilgisayarının yedekli olarak çalıştırılması -Günlük ve haftalık olarak veri tabanı yönetim sistemi ve verilerinin yedeklerinin alınması Sonuç: Veri ve bilgilerin arşivlenmesinin sürekliliği sağlanmış olur

13. 1. KONTROL KAVRAMI Örnek Amaç: Kısa süreli hava tahminleri için ihtiyaç duyulan bilgilerin elde edilmesi Faaliyet Radarların sürekli ve verimli olarak işletilmesi Risk: Radarların arızalanması ve arızanın uzun süre giderilememesi Kontrol: İmalatı uzun süren yedek parçaların stokta bulundurulması/ilgili teknik personele eğitim aldırılması Sonuç: Kısa süreli tahminler ve erken uyarılar için ihtiyaç duyulan bilgilerin sağlanması

14. 1. KONTROL KAVRAMI Örnek Amaç: Hava tahmin raporlarının hazırlanarak zamanında ilgililere sunulması Faaliyet Karasal iletişim hatları ile veri, ürün ve bilgi alış verişinin sağlanması Risk: Karasal iletişim hatlarının arızalanması (telefon, fax, internet, vb.) Kontrol: GSM şebekesi üzerinden ilgililere hava tahmin raporlarının ulaştırılması için alt yapı oluşturulması/Radyo aracılığıyla yayın yapılması Sonuç: Hava tahmin raporlarının kullanıcılara ulaştırılması, kurumun ana görevlerinden birini yaparak kamu yararı sağlanması

15. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç kontrol tanımı (COSO tanımı); • “İç kontrol, bir işletmenin yönetimi ve diğer çalışanlarından etkilenen ve aşağıda belirtilen amaçlara ulaşmada makul seviyede teminat veren bir işlemdir: • Operasyonların etkinliği ve verimliliği • Mali tabloların güvenilirliği • Mevcut kanun ve hükümlere uygunluk”

16. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç kontrol tanımı (The Institute of Internal Auditors (İç Denetim Enstitüsü (IIA)); • “Kontrol, yönetimin, denetim kurulunun, yönetim kurulunun ve diğer uygun birimlerin riski yönetmek ve belirlenen amaç ve hedeflere ulaşma ihtimalini arttırmak amacıyla aldığı tedbirlerdir. • Yönetim, hedef ve amaçların gerçekleştirilmesine yönelik makul bir güvence sağlamak için yeterli tedbirin alınmasını planlar, tertipler ve yönlendirir.”

17. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç kontrol tanımı (The Institute of Internal Auditors (İç Denetim Enstitüsü (IIA)); • “İç kontrol, bir örgüt yönetiminin ayrılmaz bir parçası olup; -faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik, -bütçenin uygulanması, mali tablolar ile ilgili raporlar dâhil olmak üzere mali raporlama ve iç ile dış kullanıma ilişkin diğer raporların güvenilirliği, -yürürlükteki yasalara ve düzenlemelere uygunluk amaçlarının gerçekleştirilmesi konusunda makul bir güvence sağlayan, organizasyon faaliyetlerinde devamlılık temelinde bir seri eylem ve aktivite olan, mutlak olmayan fakat makul güvence sağlayan organizasyon yönetiminin önemli bir parçasıdır.”

18. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrol Tanımı-Uluslararası Sayıştaylar Birliği (The International Organisation of Supreme Audit Institutions (INTOSAI)); • “İç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup aşağıda sıralanan hedefleri gerçekleştirmek suretiyle; kurumun misyonunu başarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıştır: • Faaliyetleri düzenli, ahlak kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin biçimde gerçekleştirme; • Hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirme; • Yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uyma; • Kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karşı kaynakları koruma.”

19. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrol Özellikleri-Varsayımlar İç kontrol;kurumun hedeflerine ulaşmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleştirilen tüm faaliyetleri ifade eder. • İç kontrol, her kademede yer alan yöneticilerin yönetim alanları ile ilgili olarak almaları gereken önlemler bütünüdür. • İç Kontrol,bir anlık bir durum ya da olay değil, kurumun faaliyetlerini yürüttüğü yöntemler serisidir ve dinamik bir süreçtir. • İç Kontrolün kurulması yöneticilerin sorumluluğundadır ancak, iç kontrol sisteminin işleyişi sadece yöneticilerin değil,kurumun tüm personelinin sorumluluğundadır.

20. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • İç kontrolün işlemesini sağlayacak olanlar, kurumun çalışanlarıdır. İç kontrol, çalışanların fiilleri ve söyledikleri ile hayata geçirilir. • İç Kontrol, neden-sonuç ilişkisiylemakul güvence sağlar. Nasıl tasarlanırsa tasarlansın, iç kontrol, kuruluş amaçlarına ulaşılması konusunda kesin bir güvence veremez. • İç kontrol bir amaç değil, kurumun misyonunu gerçekleştirmeye vehedeflere ulaşmaya yönelik bir yönetim aracıdır.. • Kurumun iç kontrol sistemine kurum dışından müdahale yoktur.

21. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • Süreçlerin belirlenmesi ve bu süreçlere ilişkin risklerin belirlenmesi, iç kontrol sisteminin temelini oluşturmaktadır. • Etkin, önleyici, belirleyici ve düzeltici kontrol faaliyetleri sayesinde riskler kontrol altında tutulabilecek, kuruluşun hedefler doğrultusunda faaliyetlerini sürdürmesi sağlanabilecektir • Bu anlamda, tüm birimlerde yürütülen iş, işlem ve süreçler belirlenmeli, prosedürler dokümante edilmeli ve iş akış şemaları oluşturulmalıdır

22. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • İç kontrol sadece form, belge, el kitabı ve prosedür değil, bunların yanı sıra organizasyonu, çalışanları ve yönetim tarzını da kapsayan bir sistemdir • İç Kontrol sistem ve araçları, kuruluş yönetimine dayatılan kural ve uygulamalar değil, kuruluş yönetiminin amaç ve hedefleri gerçekleştirme konusunda gereksinim duyduğu mekanizmalardır • İç Kontrol, aynı zamanda yönetim kontrolü olarak da adlandırılmaktadır. • İç Kontrol, Yönetim sorumluluğu çerçevesinde sürekli ve sistematik bir şekilde yürütülür

23. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • İç kontrol, risk esasına dayalıdır. Kontrol faaliyetleri gerekli yer ve zamanda ve gerektiği kadar yapılmalıdır. • İç kontrol, gereğinden fazla sıkı olursa risk düşer ancak, işler ağırlaşır; fazla gevşek olursa da işler yürür gibi gözükmesine rağmen risk yükselir. • Kontrollerin maliyeti elde edilen faydaları aşmamalıdır • Etkin kontroller süreçlerin içine yerleştirilmiştir, üstüne eklenmez • Sistem her yıl değerlendirmeye tabi tutulur • Düzenleme ve uygulamalarında iyi yönetim ilkeleri esas alınır

24. Onay mekanizmaları Ekip toplantıları İstatistiki kontroller Açık iletişim Mutabakatlar Stratejik planlama Operasyonel performansın gözden geçirilmesi Bütçe sistemi Erişim prosedürleri 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrol Örnekleri :

25. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ YANLIŞ BİLİNENLERGERÇEKLER • İç kontrol güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar • İç kontrol yazılı prosedürlerle başlar • Yönetim iç kontrolü iç denetçiler tarafından yapılması gereken bir iş kabul ederler • Yönetim iç kontrol sisteminin sahibidir • İç kontrol kuruluşun tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve her alanını ilgilendirmektedir • İç kontrol sadece mali bir konudur

26. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ YANLIŞ BİLİNENLERGERÇEKLER • İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar • İç kontrol süreçlere ek olarak yapılan işler olarak düşünülmemeli, süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır • Küçülme ve yetkilendirme nedeniyle farklı kontrollere gerek duyulmalıdır • Küçülme ve yetkilendirme nedeniyle kontrollerin bir kısmından vazgeçilmelidir • İç kontrol yeterince kuvvetliyse yolsuzluk olmayacağından ve mali tabloların doğru olduğundan emin olunabilir • İç kontrol makul fakat kesin olmayan güvence verir

27. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İÇ KONTROL AMAÇLARI • Kurum misyonunun ve amaçlarının gerçekleştirilmesi, • Faaliyetlerin etkin, etkili ve ekonomik bir şekilde yürütülmesinin sağlanması, • Mali ve operasyonel bilgilerinin doğruluk ve güvenilirliğinin sağlanması, • Faaliyetlerin mevzuata uygunluğunun sağlanması, • Kurum varlıklarının korunması.

28. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İÇ KONTROL AMAÇLARI • İzin (Yetki Verme): Doğru kişilere doğru yetkileri verme. • Bütünlük: Verilerin bütünlüğünde hata var mı? • Doğruluk: Veri ya da işlem doğru mu? • Tamlık: Tüm bilgiler var mı? • Muteberlik: Veri güvenilir mi? • Fiziksel önlemler ve güvenlik: Fiziksel erişim ve güvenlik kontrolü. • Hata yönetimi: Hataların bulunması ve giderilmesi. • Görevler ayrılığı: Bir süreçteki farklı görev ve ve yetkilerin, farklı kişilerde olması.

29. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrol Ne İşe Yarar? Faaliyetlerin etkinliğini ve verimliliğini sağlar Standartlaşmış süreçler yardımıyla faaliyetlerin ekonomikliğini, verimliliğini ve etkinliğini artırır. Mali raporlama sisteminin güvenilirliğini sağlar Kararlarda kullanılan verinin doğruluğunu artırır. Yolsuzluğun ve usulsüzlüğün önlenmesine ve tespitine yardımcı olur ve denetime kanıt sağlar.

30. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrol Ne İşe Yarar? Mevzuata uyumu sağlar Periyodik ve süreç kontrolleri sayesinde kanunlara ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.

31. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İÇ KONTROLÜN SINIRLARI • Organizasyonel amaçlara ulaşabileceğine dair tam anlamıyla bir teminat değil, sadece makul bir güvence sağlar. • Aynı şekilde finansal raporlamanın ya da kanun ve yasalara uygunluğun da tam olarak temin edileceğinin garantisini veremez.

32. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İÇ KONTROLÜ SINIRLAYAN FAKTÖRLER • Önyargılar/Değer Yargıları • Kontrolün Bozulması/Etkin Yapılamaması • Organizasyonel Sorunlar • Yönetim Kademesinde Yaşanan Sorunlar • Fayda maliyet karşılaştırması • Çıkar işbirlikleri

33. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ KONTROL TÜRLERİ 1. İşlevsel Açıdan Önleyici kontrol İstenmeyen durumların meydana gelmesini önleyen kontroller (Hava tahmininin doğru yapılması için personele uzmanlık eğitimi aldırılması) Tespit edici kontrol Meydana gelmiş, istenmeyen bir durumu ortaya çıkaran kontroller (Aylık rasat cetvellerinin kontrol edilmesi) Düzeltici kontrol Olmayan ya da maliyeti çok yüksek herhangi bir kontrolün yerini kısmi de olsa doldurabilen kontroller ( Hatalı olduğu belirlenen kayıtların düzeltilmesi)

34. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ KONTROL TÜRLERİ 2. Yapısal Açıdan Somut (Sert) kontroller Resmidir, objektiftir, ölçülebilir (Kanunlar, yönetmelikler, prosedürler,rehberler,vb) Soyut (Yumuşak) kontroller Resmi değildir, subjektiftir, ölçülmesi zor ya da imkansızdır (Kabiliyet, güven, ortak değerler,liderlik, sadakat, ahlaki değerler)

35. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ KONTROL TÜRLERİ 3. Uygulama Açısından Manuel kontroller Süreç içerisinde çalışanlarca manuel olarak gerçekleştirilen kontrollerdir (Harcama belgelerinin kontrol edilmesi) Otomatik kontroller Sistem içerisine yerleştirilen, bilgisayar destekli kontroller (PERDES kontrolleri)

36. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ KONTROL TÜRLERİ • Kontrol ortamı içerisinde • Çalışanlara yönetim felsefesini, yolsuzluklara karşı sergilenen tavrı ve izlenecek yöntemlerin önemini anlatmak, ahlaki değerler ve iç kontrol sistemiyle ilgili eğitimlere göndermek, iç kontrol sisteminin işleyişini sürekli denetlemek • Görevlerin ayrımı sayesinde önleyici kontrol • İşi belirleyen, uygulayan, kayıtları tutan ve varlıkları elinde bulunduran aynı kişi olmaması

37. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ KONTROL TÜRLERİ • Yetki verme, onaylama yöntemiyle önleyici kontrol • İşlemler belirli meblağı aştığı takdirde onaya tabi tutulması • Fiziksel kontrol (önleyici, tespit edici) • Varlıkları belirli aralıklarla saymak ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmak, farklılıkları ve kaybolanları tespit etmek, fiziksel korumayı sağlamak • İzleme (tespit edici) • Raporları incelemek, hesap mutabakatı sağlamak, yüksek riskli • alanlarda iç denetimi sağlamak, yıllık performans değerlendirmeleri hazırlamak

40. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ Kontrol bakımından kuvvetli organizasyonların özellikleri • Kontrol ve uygunluğun önemi konusunda tutarlı ve devamlı politika güden yönetimler. Ayrıca bu politikanın dışarıdan da algılanması • Kontrol ve uygunluğu sağlayacak gerekli değişikliklerin gerçekleştirilmesini ve devamını sağlayacak etkin değişim gözetmenlerinin mevcudiyeti • Şirketin bilgi sistemleri ve tüm çalışanları tarafından anlaşılabilir ve desteklenebilir bir kontrol ve uygun ortak dil ve yapısının bulunması • Risk değerlendirmesine karşı yapıcı ve olumlu tavır. Belirli aralıklarla yapılan risk değerlendirilmesinin gözden geçirilmesi, dolayısıyla etkin risk yönetimi yapılması

41. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ Kontrol bakımından kuvvetli organizasyonların özellikleri • Etkin kontrolü destekleyen ve bunu gerekli kılan etkin bir insan kaynakları akışının sağlanması • Çalışanların kontrol ve uygunluğu ilgilendiren günlük görev ve sorumluluklarınınbilincinde ve etkinliklerinin sağlanması için sürekli destek ve ilgileri • Mevcut kontrollerinne durumda olduğunu sürekli olarak değerlendirmedekullanılabilecek yönetim mekanizmalarının ve araçlarının mevcudiyeti

42. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • Eğer mevcut kontroller: • Üst yönetimin, kurumun amaçlarına ne derece ulaştığını anlamalarına yardımcı oluyorsa, • Çıkarılan mali tablolara güven oluşturuyorsa, • İlgili kanun ve yasalara uygun şekilde davranılmasını sağlıyorsa, ETKİN BİR İÇ KONTROL YAPISINA SAHİPSİNİZ DEMEKTİR!

43. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ • İç kontrollerin değerlendirmesi temel olarak iki yöntem ile yapılır; • İç Kontrollerin Tasarım Etkinliğinin Değerlendirilmesi • İç Kontrollerin Operasyonel Etkinliğinin Değerlendirilmesi

44. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrollerin Tasarım Etkinliğinin Değerlendirilmesi: • Süreç sahipleri ile toplantılar yapılarak iç kontrollerin etkin olarak tasarlanıp tasarlanmadığının belirlenmesi safhasıdır. • Bu safhada dikkate alınması gereken Hedef-Risk-Kontrol arasındaki bağlantının net bir şekilde ifade edilebilir olmasıdır.

45. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç Kontrollerin Operasyonel Etkinliğinin Değerlendirilmesi: • Tasarım açısından etkin olan kontrollerin tasarlandığı gibi işleyip işlemediğinin tespiti açısından yapılan değerlendirme çalışması safhasıdır. • Örnekleme yönetimiyle yapılan kontrol testleri ile iç kontrollerin etkin olarak çalışıp çalışmadığının belirlenmesi amaçlanır.

46. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ En iyi kontroller... Ne top gibi ağır kontroller..... Düşük işletme riski Ne de balon gibi hafif kontrollerdir Yüksekişletme riski

47. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ Kontrol ve fırsat DENGE Fırsatlardan yararlanma Risk etkilerini sınırlandırma Operasyonlar planlandığı şekilde ilerler Kontrole yatırım RİSK YÖNETİMİ

48. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ “Kontrolsüz” kalmanın muhtemel sonuçları İflas ya da işlerin durma noktasına gelmesi Yasal yükümlülükler Hisse değeri kaybı Kaybedilen iş fırsatları Mali zararlar Müşteri memnuniyetsizliği ve pazar kaybı Tedarikçi güveninin dolayısıyla vadelerin kaybedilmesi Stratejik ve operasyonel karar verirken kullanılacak bilgilerin eksikliği

49. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İÇ KONTROL SİSTEMİ ZAYIF OLURSA • Amaçlara ulaşılamaz • Güvenilirlik kaybedilir, imaj zedelenir • Parasal ve maddi kayıplar oluşur • Hırsızlık, yolsuzluk, vakit kaybı yaşanır • Mevzuata aykırılıklar yaşanır, idari-mali cezalar gelir

50. 2. İÇ KONTROL ve İÇ KONTROL MODELLERİ İç kontrol sisteminin zayıf olduğunun sinyalleri • Yönetimin taleplerinin zamanında karşılanamaması • Açık ve net olmayan yanlış bilgi üretilmesi • Kalabalık, karmaşık dosyalar • Moral seviyesi düşük çalışanlar • Sık sık BT sisteminin çökmesi • Kamuoyu nezdinde güvenilirliği düşük bir kurum olma vb.