6º Encontro de Coordenação do PNAM

1. 6º Encontro de Coordenação do PNAM Resultados do 5º. Encontro de Coordenação do PNAFM – Santa Luzia – MG – Outubro 2005

2. Objetivos do 5º Encontro de Coordenação do PNAFM • Mobilizar e coordenar a ação dos municípios; • Sensibilizar os novos integrantes das Equipes dos Projetos; • Disseminar as melhores praticas de Gestão; • Identificar as: • Oportunidades de aperfeiçoamento do Programa; • Oportunidades para o aperfeiçoamento da gestão fiscal dos municípios; e • Deficiências e dificuldades de implementação dos Projetos.

3. Metodogia Utilizada • Aprendizado e construção coletiva de soluções: Apresentação das melhores praticas e busca de soluções para as dificuldades na implementação do projetos; • Construtivismo: Diagnóstico das dificuldades e construção das soluções pelo próprio grupo em rodadas sucessivas (estações cibernéticas); • Participativa: Os grupos de participantes visitaram todos os temas propiciando o aprendizado e a construção coletiva.

4. Temas das Estações Cibernéticas • Liderança e Comprometimento • Aquisições e Licitações • Execução do Projeto • Monitoramento dos Resultados • Auditoria

5. Liderança e Comprometimento Diagnóstico • Mudanças na gestão => mudanças nas UEM • Baixo comprometimento dos gestores • Déficits de capacitação dos membros das UEM • Baixo envolvimento do corpo de servidores

6. Liderança e Comprometimento Proposições • A UCP deve identificar e prestar assistência às prefeituras com problemas de liderança na implementação do projeto; • A UCP deve adotar mecanismos para motivar dirigentes e servidores quanto a importância garantir a efetividade na aplicação dos recursos do programa.

7. Liderança e Comprometimento Ações em Andamento • Alteração do ROP • 2/3 dos coordenadores da UEM devem ser do quadro efetivo; • A UEM não pode ser coordenada por consultor externo; • Melhoria da redação deixando claro que a gratificação aos membros da UEM pode ser reconhecida com contrapartida não financeira (Administração do Projeto).

8. Liderança e Comprometimento Ações em Andamento • Contratação de 13 consultores para reforçar equipe da UCP (missões e trabalhos técnicos); • Contratação de 10 servidores para reforçar equipes da UCP (05 na área técnica; 02 na área financeira e 03 na área administrativa);

9. Execução do Projeto Diagnóstico • Demora na liberação de recursos para o Fundo Rotativo; • Demora no atendimento dos questionamentos à UCP • Descompasso nos investimentos em capacitação • Falta de Apoio dos Gestores Municipais • Necessidade de aprimoramento dos instrumentos de acompanhamento financeiro dos projetos. • Indefinição do prazo limite para execução dos projetos, em função da prorrogação do prazo de desembolso do PNAFM;

10. Execução do Projeto Proposições • Normalizar o fluxo de adiantamentos do Tesouro Nacional; • Aumentar o Limite do Fundo Rotativo; • Rever as regras de formação e de recomposição do Fundo Rotativo; • Atualizar do SIAPM diariamente (CAIXA); • Manter o CRP em dia (Municípios) • Compor as UEM com técnicos das diversas áreas contemplados pelo projeto

11. Execução do Projeto Proposições • Aumentar as equipes da UCP e da CAIXA dedicadas ao atendimento aos municípios; • Criar canal de comunicação para o compartilhamento de experiências entre os municípios (melhores práticas) • Conscientizar aos novos gestores de que o PNAFM não é uma simples operação de crédito: apoio técnico e financeiro para a melhoria da gestão administrativa e fiscal dos municípios;

12. Execução do Projeto Proposições • Elaborar de planos estratégicos de capacitação, prevendo que as capacitações ocorram quando da implantação das novas rotinas e processos. • Disponibilizar termos de referência básicos, para serem adaptados de acordo com a necessidade de capacitação de cada município. • Realizar investimentos na melhoria do SIAPM como instrumento de acompanhamento financeiro do PANFM

13. Execução do Projeto Ações em Andamento Alteração do ROP • Alteração do Limite para 20% do Financiamento • Alteração do Limite para recomposição para 70% de utilização dos recursos antecipados • Novas liberações ao município não adimplente com prestação de contas até atingir o limite do fundo rotativo (em estudo). • Definição de regras para revisão de projeto e prorrogação de contratos de Subempréstimo. • Inclusão de novas alternativas para comprovação de Outros Investimentos • Prorrogação do prazo de execução do subempréstimo até 31/12/2008(*) (*) O prazo para antecipação ao fundo rotativo é até 30/06/2008, Última JG até 30/09/2008 e Último Pedido de Reembolso até 30/09/2008

14. Execução do Projeto Ações em Andamento • Priorização das liberações de recursos para o PNAFM junto ao Tesouro Nacional; • Revisão da estrutura administrativa da UCP; • Revisão dos processos de análise de editais e de pedidos de desembolso; • Contratação de novos servidores e consultores para a UCP (Em andamento); • Criação de um sistema integrado de planilhas para o acompanhamento financeiro do Projeto, enquanto se realiza os investimentos no SIAPM;

15. Execução do Projeto Ações em Andamento • Criação de missões de Arranque (em estudo) • Melhoria e simplificação de formulários usados pelas UEM • Treinamento dos técnicos da CAIXA em conjunto com os das UEM (atualização diária do SIAPM); • Reformulação dos sites do PNAFM e do PNAFE; • Criação do site da UCP com área para compartilhamento de experiências pelos municípios. • Programação especial para gestores (prefeitos, secretários e procuradores) nos encontros de coordenação.

16. Monitoramento de Resultados Diagnóstico • Excesso de relatórios prejudicando a execução do projeto; • Necessidade de revisão dos indicadores de execução e de impacto; • Controle do atendimento às recomendações das Missões; • Definição de critérios para benchmarking.

17. Monitoramento de Resultados Proposições • Simplificar os relatórios de acompanhamento; • Autorizar a prorrogação dos contratos de subempréstimo até 31/12/2008; • Rever os indicadores de execução e de impacto dos Projetos • Estabelecer maior tempo de resposta para as recomendações das missões; • Dar maior agilidade na comunicação das recomendações das missões às UEM.

18. Monitoramento de Resultados Proposições • Disponibilizar um portal para divulgação dos dados de cada município e juntamente com os melhores padrões de desempenho; • Definir os padrões de desempenho de acordo com a região e o porte dos municípios.

19. Monitoramento de Resultados Ações em andamento • Fusão, simplificação e automatização da elaboração dos relatórios de acompanhamento; • Alteração da periodicidade de apresentação do relatório dos indicadores de impacto; • Reformulação das missões e acompanhamento e avaliação (fases de preparação da missão, de realização da missão e de apresentação do relatório).

20. Aquisições e Licitações Diagnóstico • Necessidade de reavaliação da obrigatoriedade de contratação de seguro para os bens adquiridos pelo Projeto; • Dificuldades na contratação das Capacitações; • Excesso de recursos nos processos licitatórios destinados à aquisição de equipamentos de informática; • Prazo excessivo para a obtenção da “Não Objeção” da UCP/BID; • Dificuldades na utilização da Pré-qualificação 334/2002.

21. Aquisições e Licitações Diagnóstico • Demanda de revisão dos procedimentos de aquisição para contemplar as regras de utilização do pregão eletrônico e do registro de preço • Carência de estratégia para capacitação dos técnicos municipais • Necessidade de definição pela UCP/BID da data da taxa de cambio que deve servir de base para a obrigatoriedade de Licitação Pública Internacional. • Carência de técnicos municipais capacitados para a elaboração dos termos de referência para aquisições do projeto.

22. Aquisições e Licitações Proposições • Contratar, por meio da UCP, apólice única para os bens do programa; • Utilizar o seguro geral da prefeitura; • Desobrigar os municípios de contratar seguros dos bens móveis e equipamentos; • Disponibilizar banco de dados com modelos de especificações e de termos de referência utilizados com sucesso por outras prefeituras, especialmente para a contratação de capacitação; • Realizar convênios com universidades para o desenho e realização de treinamentos;

23. Aquisições e Licitações Proposições • Criar grupo para elaborar e disponibilizar especificações atualizadas de equipamentos às prefeituras; • Utilizar a cooperação técnica do PNUD na realização das licitações; • Viabilizar a pré-qualificação de um número maior de empresas da região da prefeitura; • Definição em conjunto com o BID da data da taxa de cambio para enquadramento das aquisições que necessitam de LPI • Revisar as normas e procedimentos de aquisição para incluir o pregão eletrônico e o registro de preços;

24. Aquisições e Licitações Proposições • Ampliar a assistência técnica da UCP: • Na realização dos processos licitatórios; • Na sensibilização e envolvimento das autoridades municipais • Na definição de indicadores para avaliação do progresso alcançado com a implementação do programa.

25. Aquisições e Licitações Ações em Andamento • Transferência para a Coordenação Técnica da UCP da atribuição de analisar os editais das aquisições dos municípios, combinada com a contratação de mais servidores para a UCP; • Previsão da realização de treinamentos específicos em procedimentos de aquisição. • Previsão de realização de processo seletivo para contratação de consultar a revisão dos modelos de editais disponibilizados pela UCP, bem como da revisão do respectivo manual de procedimento. • Realização de pré-qualificação para substituir a de nº 334/2002; • Na nova pré-qualificação as empresas poderão solicitar habilitação a qualquer tempo (a avaliação será trimestral).

26. Auditoria Diagnóstico • O tempo dedicado à visita de campo dos auditores é insuficiente; • O foco da auditoria é punitivo; • O foco desejado para a auditoria é o educativo. • Necessidade de: • Aprimoramento do controle do atendimento das recomendações da auditoria; • Divulgação das recomendações mais freqüentes; • Divulgação das causas mais freqüentes das glosas.

27. Auditoria Proposições • Solicitar maior parceria dos órgãos de controle para que as auditorias: • Passem a ter o foco educativo; • Seja dedicado maior tempo à visita de campo • Seja concedido maior tempo para preparação dos documentos necessários. • Informatizar o controle do atendimento das recomendações da auditoria, visando: • Maior agilidade na comunicação das recomendações às UEM; • Possibilitar o tratamento estatístico das recomendações mais freqüentes e das causas mais freqüentes de glosas. • Melhorar a capacitação das UEM para que as glosas sejam evitadas.

28. Auditoria Ações em Andamento • Encaminhamento à CGU de solicitação no sentido de: • Mudar o foco das auditorias para educativo; • Aprimorar o mecanismo de comunicação das recomendações às UEM; • Melhorar a estrutura dos relatórios para facilitar a pesquisa das recomendações por município. • Contratação de consultores para apoiar a UCP no controle do atendimento das recomendações da auditoria