Se passer du papier

1. Collège du Management de la Technologie L'informatique du CDM Se passer du papier Oui, non, peut-être Auteur : P. Bangerter

2. Contextes • Production • Création de documents numériques • Formats • Dématérialisation • Notes et brouillons • Documents • Archivage • Livre électronique (eBook) • Gestion des documents numériques • Classement • GED (Gestion Électronique de Documents) • Utilisation • Lecture • Archives • eBook • eReader • Révision • Annotation • Remarques • Corrections • Partage • Gestion des flux de documents • Recherche

3. ProductionCréation de documents numériques • Format d’archivage L’archivage de documents électroniques pose comme principal défi : • de pouvoir garantir dans le temps le contenu, la lecture et l’impression des documents • pour certains documents de s’assurer que le format et la méthode d’archivage soient en accord avec le droit local en rapport avec la validité des documents. Les formats couramment utilisés sont : • TIFF pour l’imagerie • PDF pour les documents • SGML-XML pour les données • Format de livre électronique (eBook) Les formats de fichiers sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux outils d’aide à la lecture. On trouvera notamment : • EPUB : Format ouvert standardisé • BBeB : Format proposé par Sony et Canon • PRC : Mobipocket • PDF : Adobe Digital Edition

4. ProductionCréation de documents numériques • Dématérialisation Transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (source Wikipedia). Pour dématérialiser des documents papier on utilisera un scanner OCR (Optical Character Recognition) permettant la transformation directe de l’image scannée en document texte (ceci afin de permettre par la suite des recherches par le contenu). Le document numérique produit,sera en règle général au format PDF (Portable Document Format), ce format étant couramment utilisé pour l’archivage.

5. ProductionCréation de documents numériques • Notes et brouillons Bloc-notes, post-It sont énormément utilisés pour ce type de documents qui sont en général d’une durée de vie très courte, jetés ou plus ou moins bien classés dans l’espoir que cela puisse nous servir un jour. Des logiciels tel que Microsoft OneNote permettent d’optimiser la gestion de ce type de documents

6. ProductionCréation de documents numériques • Documents Un document numérique (ou électronique) est un document créé avec un logiciel spécialisé (ex :un texte avec un logiciel de traitement de texte, un tableau avec un logiciel tableur, etc.) Il est stocké sur un emplacement (local, réseau [intranet, internet], GED). Il possède un cycle de vie (création, validation, versions, archivage, destruction), sa durée de vie peut être éphémère ou des dizaines d’années. Pendant son cycle de vie il peut être partagé par plusieurs utilisateurs pour des corrections ou des annotations. Il devra peut-être être lu sur plusieurs ordinateurs avec des systèmes d’exploitations différents (Windows, Mac, Linux).

7. ProductionCréation de documents numériques • Archivage L’archivage permet de figer et sauvegarder le contenu d’un document sur une période. Le document archivé ne devant servir que pour la lecture on exportera ce fichier dans un format d’archivage (PDF, TIFF, XML, etc.) soit via une fonctionnalité du logiciel gérant ce document, soit via un outil externe tel que les imprimantes PDF ou Acrobat Distiller. Schéma Wikipédia

8. ProductionCréation de documents numériques • Livre électronique eBook La notion de livre électronique évoluant rapidement, ce type de documents pose quelques difficultés. • Les outils de lectures n’étant pas normalisés, si l’on veut améliorer l’ergonomie de lecture, le document doit être créé avec un outil permettant de spécifier sur quel type de lecteur le document sera lu. • Les lecteurs ne supportent pas forcément tous les formats de livres électroniques.

9. ProductionCréation de documents numériques • Outils de création de livre électronique

10. ProductionGestion des documents numériques • Classement Le classement est la méthode la plus classique et « simple » de gérer des documents personnels ou partagé, le point crucial étant de définir avec une grande rigueur une hiérarchie de dossiers afin de refléter le plus clairement la méthode de classement choisie. Les documents, une fois classés, peuvent être retrouvés soit via la logique de classement, soit via un outil de recherche indexée fourni en standard sur les OS modernes (Windows, Mac OS). Attention : les documents scannés sans reconnaissance de caractères ne pourront pas être retrouvés via une recherche de contenu.

11. ProductionGestion des documents numériques • GED (Gestion Électronique de Document) La GED est un logiciel spécialisé dans l’organisation et la gestion des documents électroniques. De plus en plus de logiciels métier tel que des Progiciels de Gestion Integré(ERP en anglais) intègrent un module GED afin de lier des documents à une information.

12. ProductionGestion des documents numériques • GED

13. ProductionGestion des documents numériques • GED intégrée à un outil métier

14. UtilisationFormats des documents • Lecture La lecture de documents électroniques a de la peine à s’imposer pour les raisons suivantes : • La rétro luminescence des écrans, le rendu des polices de caractères sur un écran LCD fatigue et irrite les yeux lors de lecture de longs documents. • L’ergonomie de lecture est moins favorable sur un support électronique. Depuis une dizaine d’années l’industrie essaie de nous proposer des systèmes afin de pallier à ces problèmes et de pouvoir ainsi remplacer le papier. • Des « lecteurs » spécialisés (eReader) utilisant de l’encre électronique avec des polices de caractères spécialisés ainsi que d’une ergonomie proche du livre ont vu le jour. • Les éditeurs proposent de plus en plus d’ouvrages à acheter sur le web. • Les formats de fichiers se sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux caractéristiques d’un eReader.

15. UtilisationLecture • Archives • La lecture de documents archivés est effectuée via un logiciel respectant le format de l’archive. • Une attention particulière doit être apportée à ces logiciels qui doivent en tout temps garantir la lecture et l’impression des documents archivés. • Dans le cas où un format de document archivé n’apporterait plus cette garantie, les documents liés à ce format devraient alors être migrés vers un nouveau format apportant les garanties nécessaires. • En principe l’outil d’archivage inclut les fonctionnalités nécessaire à la lecture des documents archivés par lui. • En revanche, si l’on a besoin que d’un simple classement, il faudra utiliser pour les formats suivants : • TIFF : Logiciel d’affichage de dessin Bitmap (souvent directement intégré dans les système d’exploitations : Windows, Mac OS, etc.) • PDF : Acrobat reader, ou équivalent • SGML- XML : Browser WEB, ou outils spécialisés

16. UtilisationLecture • eBook La lecture de documents électroniques a de la peine à s’imposer pour les raisons suivantes : • la rétro luminescence ainsi que le rendu des polices de caractères sur un écran LCD fatigue et irrite les yeux lors de lecture de longs documents • l’ergonomie de lecture est moins favorable sur un support électronique Depuis une dizaine d’années l’industrie essaie de nous proposer des systèmes afin de pallier à ces problèmes et de pouvoir ainsi remplacer le papier. • Des « lecteurs » spécialisés (eReader) utilisant de « l’encre électronique » avec des polices de caractères spécialisées ainsi que d’une ergonomie proche du livre ont vu le jour. • Les éditeurs proposent de plus en plus d’ouvrages à acheter sur le NET. • Les formats de fichiers se sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux caractéristiques d’un eReader.

17. UtilisationLecture • eReader La lecture d’un eBook (livre électronique) devant se rapprocher le plus possible de la lecture d’un livre papier, les logiciels ainsi que le matériel essaie d’apporter un maximum de fonctionnalités pour pouvoir se rapprocher de ce but. On trouve deux types de « lecteur » : • encre électronique permettant de se rapprocher le plus possible de la qualité papier(documents noir/blanc, couleur annoncée courant 2010, sans rétro-éclairage, ergonomie propre au lecteur, durée de lecture de plusieurs jours) • LCD (idem écran d’ordinateur)(document en couleur, rétro-éclairage, ergonomie selon le logiciel de lecture, durée de lecture limitée entre 4 et 8 heures)

18. UtilisationLecture • eReader à « encre électronique »

19. UtilisationLecture • eReader LCD

20. UtilisationLecture • A venir « Microsoft Courier »

21. UtilisationRévision • Que ce soit pour travailler ou pour étudier, lorsque l’on ne désire plus seulement lire, mais corriger, annoter, ajouter des remarques sur un document, les outils de lecture ne sont plus suffisants. • Pour effectuer ces tâches on peut utiliser pour les documents: • PDF : des outils tel que : Foxit « Reader Pro », NitroPDF « professional », Adobe « Acrobat standard » • textes: MS Word.

22. UtilisationRévision • Outils pour annoter, corriger, écrire des remarques sur des documents PDF

23. UtilisationRévision • Annotations et révisions avec MS Word

24. UtilisationPartage • Partager des documents entre différents utilisateurs pose comme problématique : • de pouvoir restreindre l’accès aux documents uniquement aux personnes concernées et que seul les personnes autorisées puissent faire des modifications sur ces documents • de pouvoir garder une traçabilité des événements (qui à fait quoi, quand, sur quelle version) • de gérer les différentes versions des documents modifiés • de s’assurer que les personnes concernées pourront retrouver les documents mis à leur disposition • de gérer le cycle de vie des documents Le classement ne couvrant que partiellement ces fonctionnalités, un outils GED devient alors nécessaire. • Une organisation désirant garder le contrôle sur l’ensemble de l’information produite par ses collaborateurs ne pourra pas se contenter d’un outil GED, la mise en place d’un outil ECM(Entreprise Content Management ) est alors nécessaire.

25. UtilisationPartage - ECM

26. UtilisationPartage - ECM • Cet outil permettra que l’ensemble de l’information (documents, rapports, agendas, formulaires, etc.) et des flux induits soient centralisés et accessibles selon divers critères à des groupes de travail. • Le but étant de bonifier le savoir de l’entreprise et surtout d’éviter la perte d’information.

27. UtilisationRecherche • Indexation par mots clés Permet de retrouver des documents selon des mots clés préalablement choisis lors de l’ajout du document dans la solution de Gestion Electronique de Document (GED) • Indexation du contenu Permet de retrouver un document grâce à n’importe quel mot ou groupes de mots contenus dans le document.L’outil d’indexation de contenu est automatique et ne nécessite aucune intervention de la part de l’utilisateur.

28. Conclusion Se passer du papier n’est pas encore une évidence. • A titre personnel il faut : • une volonté de vouloir changer ses habitudes et être prêt (souvent) à tester des solutions qui pourront faire économiser du papier et améliorer la qualité de son travail • apprendre à mieux utiliser les outils déjà en place (classement, outils de lecture, outils de recherche et d’indexation). • Dans une organisation, il faut que le groupe d’utilisateurs concerné : • soit prêt à adhérer à ces solutions • évite de vouloir à tout prix le zéro papier • vise un but réaliste qui sera un plus pour le groupe • Attention avant de se lancer dans l’achat d’une solution : • qu’elle convienne bien à l’utilisation que l’on désire en faire • que les coûts cachés (sauvegardes, serveur, etc.) soient pris en compte.