SOFTWARE: BASE DEL DESARROLLO INFORMATIVO UACJ

1. SOFTWARE: BASE DEL DESARROLLO INFORMATIVO UACJ Jesús Lau, Ph.D. jlau@uacj.mx UACJ Juárez, MEXICO Patrocinio de Macrotec y Colegio de Bibliotecarios de Chile, AG VI Conferencia Internacional de Bibliotecología: “Libros y bibliotecarios de cara al próximo milenio”, Santiago, Chile - Octubre 27-29, 1999

2. TÓPICOS A TRATAR • Introducción: • México • Universidad Autónoma de Ciudad Juárez • Principios de selección y adquisición de software • Evolución informativa UACJ • Repaso rápido de temas • Preguntas: durante resto congreso

3. . SÍNTESIS DE MEXICO • 98 Millones de habitantes • 11th Por población en el mundo • 15th Por su economía en el mundo • 805 Inst. de educación superior • 1,350,000 Estudiantes de edu. superior • 1,667 Bibliotecas académicas • 5,868 Investigadores • 155,886 Profesores

4. UACJ EN CIFRAS • 25 años de fundada, 1973 • 8,900 estudiantes • 274 profesores de tiempo completo • 400 profesores de tiempo parcial • 24 programas de licenciatura • 11 maestrías • 1 doctorado, Ph.D.

5. RETOS: BIBLIOTECA ACADÉMICA • Medios: impresos vs. electrónicos • Adquisición: propiedad vs. provisión de acceso remoto • Organización: compartida vs. individual • Distribución de servicios: a través de redes vs. en biblioteca • Servicios para: biblioteca vs. usuario final • Estructura organizacional: vertical vs. horizontal / plana

6. VENTAJAS DE SOFTWARE INTEGRAL • Permite reubicar personal en servicios • Calidad de servicios aumenta • Personal puede realizar tareas más intelectuales • Optimiza aprovechamiento de recursos • Facilita cooperación interbibliotecaria • Permite mejorar toma de decisiones

7. SOFTWARE: TENDENCIAS • Interactuación con otros sistemas (Norma Z39.50) • Arquitectura cliente - servidor • Interfases gráficas para los usuarios • Multilingües • Buen desempeño en WWW

8. PLANEACIÓN DE COMPRA • Identificar crecimiento próximos 5 años • Considerar presupuesto para cómputo • Personal de cómputo con que cuenta o contará • Estabilidad política/admva. de la institución matriz • Transportabilidad de su sistema actual • Cultura informática del personal y de los usuarios • Conectividad de su infraestructura de cómputo • Dedicar tiempo para la selección

9. PRINCIPALES FUNCIONES A EVALUAR 106 Recuperación y acceso 37 Control de autoridades 36 Mensajes y ayudas 29 Archivo bibliográfico 24 Compatibilidad 24 Estadísticas 19 Archivo de información y referencias 17 Características del sistema 49 Otras (6 funciones) 341 TOTAL

10. INSTROSPECCIÓN ADMINISTRATIVA • Crecimiento y presupuesto futuro • Análisis administrativo • Información sobre licitación • Términos de compra • Datos acerca del proveedor • Información técnica de sistemas

11. EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR • Historial • Estabilidad financiera • Planes y proyectos • Reputación en cuanto a servicio • Representante local • Conocimiento de la cultura local

12. SOLICITUD DE LICITACIÓN • Misión de la biblioteca o bibliotecario • Estadísticas de servicios y colecciones • Crecimiento esperado en estos dos rubros • Estado de automatización de sus funciones • Inventario de equipo computacional y de telecomunicaciones • Experiencia del personal en manejo de "software" integral

13. LICITACIÓN Forma de negociar precio Presentación oral/demostración Revisar contrato a firmar Requisitos de servicio y ubicación de representante en el país Tipo ideal de empresa que debe ser el proveedor Forma y tiempos de pagos

14. TÉRMINOS DE COMPRA Derecho de inspección del "software” Reemplazo de módulos defectuosos Prueba del sistema Garantía del producto Terminación del contrato Solución de controversias Cancelación por falta de fondos Personal asignado al proyecto Suficiente documentación del programa Propiedad de manuales y propuestas de venta Fijación de precios e incrementos futuros

15. CIERRE DE CONTRATO Descripción de la organización Programa: implementación y conversión de datos Personal que trabajará en la venta del programa Descripción de la experiencia de la firma Ventajas con respecto a otros proveedores Muestra del contrato que usa normalmente Referencias de clientes principales Lista de precios, total y por módulos Incluir copia de manuales, folletería, etc. Plan de reconversión, en caso de requerirlo

16. INFORMACIÓN ADICIONAL Disponibilidad de plataformas computacionales Identificar mejor plataforma para la biblioteca Especificaciones del equipo que debe tener la institución Sistemas operativos usados Tipo de lenguaje primario empleado Manejador de base de datos, si acaso usa alguno no propio Entrenamiento que proporciona para cada módulo, etc. Describir cualquier gasto adicional que pretenda cobrar

17. SOFTWARE: BENEFICIOS UACJ • Agilizó organización bibliográfica • Permitió membresía catalográfica OCLC • Eficientó servicios • Facilitó integración de procesos • Base del crecimiento de colecciones y servicios • Pilar futuro de integración en redes

18. INFO SERVICIOS: COLECIONES • Catalogación OCLC en línea • 120,000 volúmenes • Más de 300,000 documentos en colecciones especiales • Acceso gratuito de 500 bases de datos en línea a usuarios • 2,200 revistas en línea y 300 impresas • Excelente equipamiento telemático

19. INFO SERVICIOS: GENERAL • 3 bibliotecas, con nuevos edificios • Un m2 en bibliotecas por alumno • Biblioteca Central más grande en el Noroeste • 9 bibliotecarios, más otros 12 profesionistas • Software: Horizon / Macrotec • Conversión del catálogo a LC y MARC • Programa integral de formación de usuarios

20. RECURSOS HUMANOS: PRINCIPIOS • Selección rigurosa • Contratación de bibliotecarios y otros profesionales • Habilidades administrativas, docencia, investigación y servicio • Flexibilidad profesional e identificación con misión • Alumnos PROCESO

21. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • Misión, visión, valores • Objetivos generales y específicos • Metas • Análisis externo e interno • Comparación estratégica-benchmarking • Planteamiento de estrategias / estructura organizacional • Planeación operativa • Evaluación y seguimiento

22. ORGANIZACIÓN • Departamental / vertical • Funciones de equipo / horizontal • Flexibilidad administrativa • Orientación al usuario • Presupuesto: 5% del universitario • Cambiando enfoque hacia procesos

23. PROMOCIÓN E IMAGEN • Folletería, carteles • Videos, postales • Productos promocionales / souvenirs • Notas periodísticas • Mantas o anuncios de servicios • Participación activa en comités, reuniones relevantes • Colaboración nacional e internacional

24. TRANSFORMACIÓN - DIGA • Dirección General de Apoyo Académico • Responsable de: • Bibliotecas • Desarrollo y apoyo de profesores • Evaluación académica • Intercambio y relaciones internacionales • Planeación estratégica institucional: visión 2020 • Identificación del modelo educativo: visión 2020

25. CONCLUSIONES • Software: base de evolución info. UACJ • Selección de software: un proceso complejo • Adquirir un programa integral es costoso • Debe planearse la implementación • Bibliotecas UACJ: desaarrollo rápida • Buscan excelencia en servicios • Liderazgo en varios rubros informativos • Fruto de trabajo en equipo