NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa

1. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU Instytucji Wdrażającej u Beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Jarnołtówek Kwiecień 2013r 1

2. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA OGÓLNE • I. Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ: • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające Fundusz Spójności, 2

3. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.) • Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006, • Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, • Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych, • Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską, 3

4. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.) • Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 z dnia 28 listopada 2011r. 4

5. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa II. Cele kontroli: • Uzyskanie możliwie pełnej informacji • na temat realizowanego przedsięwzięcia • a) poprzez kontrolę dokumentów, • b) wizję lokalną w miejscu realizacji 5

6. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa III. Zadania kontroli: • Weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, • Sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, • Weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały wykonane/dostarczone, • Weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 6

7. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa IV. Funkcje kontroli: • Wspomaganie zarządzania, • Oddziaływanie prewencyjne, • Zapobieganie powstawaniu uchybień i  nieprawidłowości, • Wykrywanie uchybień i nieprawidłowości. 7

8. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa V. Rodzajekontroli: • Przygotowania indywidualnego projektów kluczowych • (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie), • Procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem, • Projektów na miejscu, • Wniosków beneficjentów o płatność, • Na zakończenie realizacji projektu, • Projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, • Po zakończeniu realizacji projektu, • Realizacji RPD, 8

9. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa VI. Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazachrealizacji projektu: 1. Faza wstępna - kontrola projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie 2. Faza realizacji - kontrola projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie 3. Faza zakończenia realizacji - kontrola projektu na zakończenie realizacji 4. Faza eksploatacji - kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw. Kontrola trwałościprojektu 9

10. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA SZCZEGÓŁOWE Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ I. Cel Zapewnienie, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu - przez instytucję w systemie realizacji POIiŚ oraz na poziomie beneficjentów art. 15 Rozporządzenia 1828/2006 (w przypadku, gdy kontrola odbywa się na miejscu realizacji). oraz Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym. 10

11. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ • Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku. • W przypadku, gdy kontrola na zakończenie realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona przed akceptacją wniosku o płatność końcową. • Wyjątkowo wniosek o płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowalnych. 11

12. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa II. Zakres kontroli obejmuje sprawdzenie: Zgodność przekazywanej dokumentacji przez Beneficjenta z oryginalną dokumentacją projektu, Sposobu archiwizacji dokumentacji projektowej, w tym zgodność poniesionych wydatków (ścieżka audytu), Potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów oraz sprawdzenie zachowania zasady trwałości (zgodnie z dokumentacją projektu). Weryfikacji wykonania rzeczowego projektu – w tym sprawdzenie wartości wskaźników produktu oraz osiągnięcia wskaźników rezultatu, 12

13. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa , II. Zakres kontroli (c.d.) • e) Prowadzenie działań informacyjno – promocyjne zgodnie z : • Wytycznymi w zakresie informacji i promocji • Strategią komunikacji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce 2007-2013, • Planem komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013 • Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz zaleceniami dla beneficjentów, • Weryfikację okoliczności mogących mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, • w przypadku gdy VAT stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku, 13

14. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa II. Zakres kontroli (c.d.) g) Weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej wyodrębniona jest ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla transakcji związanych z projektem (zgodnie z art. 60 Rozporządzenia 1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006) W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u beneficjenta POIiŚ. Weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w (realizacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowanie), Weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli. 14

15. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa III. Dokumenty projektu poddawane kontroli Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności: Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, Umowa z beneficjentem, Wnioski o płatność wraz z załącznikami, Dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami księgowymi w systemie księgowym, Dokumenty związane z wyborem wykonawcy, 15

16. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa III. Dokumenty projektu poddawane kontroli • Specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np: • - listy sprawdzające, • - informacje pokontrolne przeprowadzonych kontroli, • - zalecenia pokontrolne, • - wyniki innych kontroli i audytów, • - dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i  • poaudytowych, • - dokumenty związane z pomocą publiczną, • - dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po • zamknięciu PO IiŚ oraz inne nie wymienione dokumenty związane z realizacją projektu. 16

17. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli: • Analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki kontrolującej (IW/IPII) w tym wniosku o płatność końcową, • Konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt, • Ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji, • Określenie metodologii doboru próby do kontroli, • Opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu kontroli, • Zawiadomienie Beneficjenta o kontroli, 17

18. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli (c.d.): • Działania kontrolne na miejscu realizacji projektu • w tym: • przeprowadzenie oględzin, • gromadzenie i analiza dokumentacji. • Sporządzenie informacji pokontrolnej, • Wydanie zaleceń. 18

19. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa V. Dokumenty kontroli: • Zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, • Lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 - Rozdział 2 (Kontrola na zakończenie realizacji projektu) do Wytycznych, • Program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram działań, • Upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli, 19

20. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa V. Dokumenty kontroli (c.d.): • Odpisy lub kopie dokumentów źródłowych, • Pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia, • Wydruki komputerowe, • Dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych, • Informacja pokontrolna, • Zalecenia pokontrolne. 20

21. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • VI. Prawa i obowiązki kontrolującego: • Zasady ogólne: • Kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu, • Kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, • Kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi, • Kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony. 21

22. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Kontrolujący ma obowiązek: • Kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność, • Zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą, • Zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli, • Posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kontroli. • Wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz obiektywnie i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli. 22

23. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Kontrolujący ma prawo do: • Swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie, • Wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, • Przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień, • Sprawdzania przebiegu określonych czynności, 23

24. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • VII. Prawa i obowiązki kontrolowanego: • Kontrolowany ma obowiązek: • Zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, • Udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli, • Przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu, • Uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole, • Wdrożyć zalecenia pokontrolne. 24

25. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Kontrolowany ma prawo do: • Równego udziału w czynnościach kontrolnych, • Odnoszenia się do ustaleń kontroli, • Składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli, • Składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli, • Odmowy podpisania informacji pokontrolnej. 25

26. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • VIII. Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli na zakończenie realizacji projektów u Beneficjentów POIiŚ: • Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w: • - Obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE, - Obszarze zgodności realizacji z polskim prawem • jako: • - Nieistotne nie powodujące skutków finansowych, • - Istotne powodujące skutki finansowe 26

27. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z: - Niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta, - Nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu), • - Złego zarządzania realizacją projektu. 27

28. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Zagrożenia: - Drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości, - Poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania, • - Nadmierne wymagania dużo kosztują i często • skutkują przekroczeniami finansowymi, • - Nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji 28

29. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Uchybienia drobne dotyczą: • Dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian, • Jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót, • Jakości dokumentacji rozliczeniowej robót, • Spójności opisywania dokumentów księgowych, • Istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego, • Prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką rachunkowości, • Archiwizacji dokumentów, • Prowadzonych działań informacyjno – promocyjnych. 29

30. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Uchybienia istotne dotyczą: • Wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP, • Odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE, • Odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót, • Nieprzestrzegania kwestii własnościowych, • Nie osiągnięcia efektu ekologicznego, • Kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o dofinansowanie, 30

31. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Uchybienia istotne dotyczą (c.d.): • Naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w obcy majątek, • Przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu przed upływem karencji, • Czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych niż określone we wniosku o wsparcie, • Rozliczenie kosztów za roboty niewykonane. 31

32. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa • Najczęściej ujawniane uchybienia : • Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót, • Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ • Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego • Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” lipiec 2009. - Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 32

33. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Wnioski i zalecenia pokontrolne: - Wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu 33

34. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Beneficjent zrealizował roboty o łącznej kwocie netto X na obiekcie Y, dla którego nie przedstawił Kontrolującym żadnych dokumentów świadczących o posiadaniu tytułu prawnego. Postępowanie to jest niezgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu POIiŚ. zalecenie: Wyłączyć z kwalifikacji wydatki dotyczące tego zakresu robót. 1 34

35. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Stwierdzono nieprecyzyjny opis zakresu robót w Harmonogramie Realizacji Projektu. zalecenie: Sprostować zapisy w Harmonogramie Realizacji Projektu w punkcie X. 2 uchybienie: Zakres rzeczowy przedsięwzięcia opisany w Umowie o dofinansowanie i załączniku (Harmonogramie Realizacji Projektu) wyszczególniony w pozycji X został wykonany i odebrany w niepełnym zakresie. zalecenie: Uporządkować stronę formalną pod kątem zgodności zapisów Umowy z faktycznie wykonanym zakresem rzeczowym. 3 35

36. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Zakres rzeczowy projektu został zrealizowany w rozbieżności z Harmonogramem Realizacji Projektu. zalecenie: Dokonać aktualizacji Harmonogramu Realizacji Projektu, w którym zostanie odzwierciedlony faktycznie wykonany zakres rzeczowy. 4 uchybienie: Stwierdzono, że powierzchnia wynajmowana na cele komercyjne była wykorzystywana niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. zalecenie: Należy dokonać korekty kwoty dofinansowania. 5 36

37. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Wartości docelowe wskaźników określających osiągnięty efekt ekologiczny różnią się od przyjętych. Wskaźniki dotyczące powierzchni ocieplonych ścian i dachów i okien nie uległy zmianie od zakończenia realizacji projektu. Natomiast wskaźniki związane z efektem ekologicznym uległy zmniejszeniu w porównaniu z zakładanymi, tj. Zużycie energii grzewczej zmalało o X %, emisja CO2 o Y%, a emisji pyłów o Z%. zalecenie: Po zakończeniu rocznej eksploatacji wykonać analizę dotyczącą oceny uzyskiwanych wskaźników energetycznych i przedstawić uzasadnienie dla występujących różnic. 6 37

38. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Braki w dokumentacji formalno – prawnej. zalecenie: Uzupełnić dokumenty wymagane przez prawo budowlane wynikające z udzielonych pozwoleń na budowę oraz dokumentację niezbędną do użytkowania budynków (np. książki obiektów budowlanych). 7 uchybienie: Brak inwentaryzacji powykonawczej. zalecenie: Wykonać niezbędną inwentaryzację (obmiary) przez podmioty uprawnione. 8 38

39. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Braki certyfikatów na zastosowane materiały i urządzenia w dokumentacji odbiorowej (operat kolaudacyjny). zalecenie: Uzupełnić dokumentację o niezbędne certyfikaty, deklarację zgodności itp. 9 uchybienie: Nieosiągnięcie w terminach określonych wartości wskaźników wymaganych zawartą umową. zalecenie: Zaleca się Beneficjentowi, aby zakładane wartości wskaźników były osiągane w umownych terminach oraz proszę o przesłanie do NFOŚiGW wyjaśnień dotyczących przyczyn nie osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników. 10 39

40. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego • uchybienie: Polityka rachunkowości Projektu nie jest elementem składowym polityki prowadzonej przez Beneficjenta. Beneficjent nie rozdziela nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. • zalecenie: • Opracować Politykę rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dotyczącej projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 1 uchybienie: Nie wprowadzono zmian do obowiązującej polityki rachunkowości i planu kont zapisów dotyczących wydzielenia/utworzenia dla projektu dodatkowych numerów kont analitycznych oraz ich opisu. zalecenie: Wprowadzić brakujące elementy do polityki rachunkowości i planu kont. 2 40

41. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego uchybienie: Beneficjent dwukrotnie przedstawił do refundacji tę samą fakturę VAT (pozycja X i pozycja Y zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, załącznik do wniosku o płatność), co skutkowało nieuprawnionym żądaniem refundacji wydatków w kwocie Z. zalecenie: Wykreślić poz. X z zestawienia faktur stanowiącego załącznik do wniosku o płatność nr 03 i dokonać korekty (zmniejszenia) kwoty wydatków kwalifikowanych do refundacji o kwotę netto Z. 3 uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że rozliczono fakturę za usługi wykonane przed okresem podpisania umowy i rozstrzygnięcia przetargu wyłaniającego wykonawcę. zalecenie: Wyłączyć fakturę z kwalifikowania. 4 41

42. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Nieprzestrzeganie zapisów Procedury archiwizacji dokumentów oraz mała przejrzystość zapisów we wszystkich procedurach dotyczących realizacji projektu. zalecenie: Uzupełnić brakujące zapisy w dokumentach dotyczących realizacji projektu (procedury). Przestrzegać stosowania procedury przy sporządzeniu dokumentów dot. Realizacji projektu. 1 42

43. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Braki w procedurach dotyczących realizacji projektu. zalecenie: Uzupełnić procedurę archiwizacji o brakujące zapisy dotyczące: tworzenia spisów zawartości dokumentacji przechowywanej w poszczególnych segregatorach, zbiorczego spisu zarchiwizowanej dokumentacji dla projektu, sposobu i miejsca przechowywania dokumentów finansowych i rozliczeniowych ( tj.: wniosków o płatność i dowodów księgowych). 2 43

44. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Brak określonych zasad zarządzania Projektem w okresie trwałości projektu. zalecenie: Opracować i wprowadzić zasady postępowania w okresie zachowania trwałości Projektu. 3 uchybienie: Brak procedur zdefiniowanych dla projektu. zalecenie: Wprowadzić zdefiniowane procedury dla projektu 4 44

45. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE uchybienie: Beneficjent nie stosuje oznakowania dokumentów zgodnie z zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013 opracowanymi przez MRR. zalecenie: Stosować oznakowanie dokumentów zgodnie z zasadami promocji Projektów dla beneficjentów POIiŚ. 1 uchybienie: Brak oznaczeń i naklejek na urządzeniach instalowanych w ramach projektu. zalecenie: Wprowadzić brakujące oznaczenia urządzeń. 2 45

46. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych na miejscu realizacji przedsięwzięcia stwierdzono, że Beneficjent nie zainstalował tablicy informacyjnej ani pamiątkowej (do czego zobowiązywały warunki umowy). zalecenie: Biorąc pod uwagę fakt zakończenia przedsięwzięcia, w miejscu widocznym (np. na elewacji budynku biurowego) zainstalować tablicę pamiątkową z logo NFOŚiGW i informacją o dofinansowaniu projektu w formie zgodnej z obowiązującą instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowania ze środków NFOŚiGW. Udokumentować fakt zainstalowania tablicy poprzez przedstawienie w NFOŚiGW zdjęcia tablicy w otoczeniu. 3 46

47. NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Dziękuję za uwagę Mieczysław Borowski Tadeusz Gajewski Departament Kontroli Przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3A 02-673 Warszawa 47