Universitas Indonesia - Badan Hukum Milik Negara

1. Universitas Indonesia -Badan Hukum Milik Negara Agustus 2005

2. TRILOGI PEMBANGUNAN UI • INTEGRASI 1995 • OTONOMI 2000 • UNIVERSITAS RISET 2010

3. Universitas Indonesia -Badan Hukum Milik Negara Agustus 2005

4. Pokok bahasan • Pendahuluan • Penataan 2000 - 2002 • Pelaksanaan 2003 - 2005 • Hal-hal yang dapat diperhatikan

5. PENETAPAN UI – PTN Sbg BHMN • PP No. 60 Tahun 1999 • PP No. 61 Tahun 1999 • PP No. 152 Tahun 2000 – tentang UI BHMN • Kep. MWA No.01/SK/MWA/2003 tentang ART-UI • Kep. Rektor No. 288/SK/R/UI/2003 tentang Rencana Strategis UI PENDAHULUAN

6. Tahun 2000 UI menjadi PT BHMN melalui PP 152 2000 – 2005: Masa Transisi UI BHMN 2010 UI BHMN menjadi Research University PENDAHULUAN

7. Transformasi Organisasi Menuju UI-BHMN Organisasi UI dengan 5 Wakil Rektor 2002 - 2004 Organisasi UI dengan 2 Wakil Rektor 2005 - 2007 PENDAHULUAN

8. Profil Universitas Indonesia • Terdiri dari - 12 Fakultas + 1 Program Pascasarjana: • Health Sciences (Kedokteran, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat, Ilmu Keperawatan) • Science and Technology (MIPA, Teknik, Ilmu Komputer) • Humanities and Social Sciences (Ilmu Pengetahuan Budaya, Hukum, Ekonomi, Psikologi, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik) • 200 Program Studi • 38.000 mahasiswa, 2.200 staf akademik penuh waktu dan 1.100 staf administrasi penuh waktu • Kampus Depok (320 hektar) dan • Kampus Salemba (9,4 hektar) PENDAHULUAN

9. Penataan 2000 - 2002 • Dibentuk Badan Pekerja Penataan (BPP) UI – BHMN yang diketuai oleh wakil ketua Senat Universitas • Tugas: mengantar UI berubah menjadi Badan Hukum yang otonom • Cara kerja: perumus usulan kebijakan pimpinan UI dan penggerak dinamika sesuai lingkup tugas dan kewenangan.

10. Penataan 2000 - 2002 • Struktur BPP dibagi dua: • Bidang I membawahi bidang akademik, infrastruktur dan fasilitas, sistem informasi • Bidang II membawahi bidang keuangan, SDM, unit usaha • Tugas Tim Pekerja Penataan di Fakultas meliputi • Dukungan terhadap BPP dalam proses perancangan kebijakan • Menterjemahkan kebijakan UI – BHMN ditingkat Fakultas • Memberi analisis dan umpan balik ke Pimpinan Fakultas/Ketua BPP dalam hal kebijakan operasional UI – BHMN.

11. Penataan 2000 - 2002 • Fokus penataan untuk bidang I: • Manajemen Program Pendidikan • Rancangan Pembentukan Registrar • Rancangan Pengelolaan Program Pendidikan • Rancangan Program Penelitian dan Layanan • Manajemen Sistem Informasi • Pengembangan MIS • Rancangan Pembentukan Direktorat Sistem Informasi • Manajemen Infrastruktur dan Fasilitas • Rancangan Pembentukan Direktorat Infrastruktur dan Fasilitas • Rancangan Sistem Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur (SOP)

12. Penataan 2000 - 2002 • Fokus penataan yang diprioritas untuk bidang I: • Pengembangan Manajemen Program Pendidikan • Pengembangan Sistem Manajemen Program Penelitian dan Layanan • Pengembangan Manajemen Infrastruktur dan Fasilitas

13. Penataan 2000-2002 Usulan kebijakan dari BPP untuk bidang II: • Rancangan SOP Kebijakan Manajemen Keuangan • Rancangan Penyusunan Sistim Akuntansi • Rancangan Penyusunan Sistim Keuangan • Rancangan Studi Pengawasan Proyek bantuan Luar Negeri • Rancangan SOP Pedoman Teknis Audit • Rancangan Studi Kelayakan dalam Pengembangan Usaha, Unit Usaha Akademik , Unit Usaha Penunjang dan Potensi Pendirian Rumah Sakit Pendidikan di Lingkungan Kampus Depok

14. Penataan 2000-2002 • Kebijakan yang diprioritaskan untuk bidang keuangan: • Rancangan SOP Kebijakan Manajemen Keuangan • Rancangan Penyusunan Sistim Akuntansi • Rancangan Sistim Keuangan Universitas Indonesia • Usulan kebijakan bidang keuangan yang lain akan ditangani kemudian mengingat keterbatasan dana

15. Penataan 2000 - 2002 • Tahapan pekerjaan yang dilakukan: • Penyusunan Rancangan Pedoman Organisasi dan Kebijakan Manajemen, • Pedoman Akuntansi , • Sistim dan Prosedur Keuangan , Anggaran , serta • Implementasi Perangkat Lunak Akuntansi dan Keuangan Universitas Indonesia. • Juni 2002: SK Rektor no.211/SK/R/UI/2002 , tentang Pemberlakuan Sistim Informasi dan Kebijakan Keuangan UI–BHMN • Digunakan Sistem Oracle Financial • Mulai dengan Pusat Administrasi, FISIP, FMIPA

16. Penataan 2000 - 2002 • Usulan kebijakan di bidang SDM: • Pemetaan dan Rancangan Struktur Organisasi • Penyusunan Struktur Penggajian dan Beban Kerja • Penyusunan Pola Jenjang Karir dan Dasar-dasar Kebijakan untuk Administrasi Personalia serta Manual Aturan Kepegawaian. • Pengembangan SDM, Penyusunan Ikatan Kerja dengan UI dan Kebijakan meninggalkan Tugas (Sabbatical/Pilgrimage Leave)

17. Penataan 2000 - 2002 • Usulan tahapan untuk bidang unit usaha: • Studi Pemetaan Unit Usaha • Pembentukan Unit Usaha Baru • Pengembangan Unit Usaha • Strukturisasi Unit Usaha • Penyusunan Sistem dan Prosedur Koordinasi, Pertanggungjawaban Manajemen organisasi dan keuangan pada Unit Usaha/Koperasi • Pembentukan Sistem Pemasaran Terpadu pada Tingkat Universitas • Pembentukan Holding Company dan KoperasiInduk pada tingkat Universitas • Penyelenggaraan jasa konsultansi dan implementasi atas studi yang telah dilakukan.

18. Pelaksanaan 2003 - 2005 Strategi, Kebijakan, Tantangan

19. Strategi dasar UI • Transformasi manajemen dan organisasi • Peningkatan sistem yang efektif dan efisien dalam pemanfaatan sumber daya • Peningkatan keunggulan kompetitif untuk mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan • Dokumen RENSTRA UI 2003-2007, Feb 2003

20. Kelembagaan SDM + Keuangan & Adm Akademik, Kemahasiswaan, Fasilitas

21. Kebijakan Kelembagaan • Rasionalisasi dan standarisasi struktur organisasi universitas • Rasionalisasi organisasi yang overlapping • Menyusun operation line di setiap unit kerja • Menyusun SOP untuk setiap pekerjaan • Menyusun job description yang mencakup hak dan tanggung jawab organ organisasi universitas

22. Kelembagaan - 1 • Tantangan utama: • komitmen politis dan komitmen manajerial dalam merubah manajemen birokratis  manajemen berorientasi kerja • UI sbg BHMN: good governance berdasarkan prinsip • Akuntabilitas publik • Transparansi untuk mencapai peningkatan mutu dan memperluas akses pendidikan tinggi

23. Kelembagaan - 2 • Perubahan kelembagaan Des 2000 – Des 2003: • MWA (Jan 2002) • Kebijakan Umum Arah Pengembangan UI • ART (Jan 2003) • Renstra 2003 – 2007 dan RKAT • Perubahan Struktur Pusat Administrasi • Pembentukan badan-badan audit internal

24. Pendidikan - 1 • Strategi dasar: • Peningkatan kualitas pendidikan/pengajaran • Pengembangan kegiatan riset yang unggul • Perencanaan di tingkat Pusat Administrasi di tingkat Direktorat / Biro Administrasi  top down • Pengembangan belum berjalan sepenuhnya, pembenahan keadaan sekarang diperlukan untuk dapat melangkah lebih cepat

25. Pendidikan - 2 • Pola hubungan dengan unit kerja bersifat sentralisasi dalam aturan main bidang akademik • Pembentukan badan audit akademik sebagai bagian dari penjaminan mutu • Pola pelaporan ke pemerintah/DIKTI dan ke MWA

26. Pendidikan - 3 • Pengembangan SIAK (Sistem Informasi Akademik danKemahasiswaan) • Sistem Akademik yang On-line • Sistem Akademik yang baru untuk mengantisipasi perkembangan • Sistem pembayaran biaya pendidikan On-line • Pengembangan Sistem Informasi untuk Peneliti dan Penelitiannya • Peningkatan bandwidth ke internet secara siginifikan (2Mbps  4Mbps  10Mbps)

27. Keuangan dan Administrasi • Sistem akuntasi menggunakan Oracle Financial sbg penggerak perubahan • Pembentukan badan audit internal di bidang keuangan • Penyusunan RKAT Universitas (Pusat Administrasi dan Fakultas/unit kerja) sebagai panduan anggaran dan kegiatan

28. Infrastruktur dan Fasilitas • Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Fasilitas • Pendekatan shared facilities untuk seluruh unit kerja, Universitas memberikan/memfasilitasi beberapa investasi awal untuk pengadaan fasilitas

29. Peningkatan layanan Halte Bus UI

30. Taman FISIP

31. FIK FARMASI FKM

32. Gambaran anggaranUI 1994 - 2005

33. ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI RUTIN (DIK) TAHUN 1994-2005 (dalam ribuan rupiah)

34. ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI PEMBANGUNAN (DIP) TAHUN 1994-2004 (dalam ribuan rupiah)

35. ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI DANA MASYARAKAT (DIKS) TAHUN 1994-2005 (dalam ribuan rupiah)

36. Hal-hal yang dapat diperhatikan Kendala, tantangan, umpan balik

37. Kelembagaan • Pola hubungan dengan pemerintah: • Skema block grant belum direalisasikan • Pengurangan PNS secara alamiah yang tidak diikuti dengan penambahan • Pola hubungan di universitas: • Mulai ada perubahan mendasar dlm kebijakan SDM (insentif, rekrut pegawai universitas) • Pola kerjasama dengan pihak luar universitas belum berubah secara signifikan

38. Keuangan dan Administrasi • Pengelolaan pra-BHMN lebih merupakan kegiatan administrasi keuangan, bukan manajemen keuangan • Keterbatasan dana pemerintah dan konteks multi-fakultas • Penerapan sistem anggaran melalui RKAT

39. Fasilitas - 1 • Perubahan struktur pengelolaan fasilitas • Pencatatan aset yang diperoleh belum menyeluruh • Perencanaan kegiatan diutamakan pada penyusunan sistem manajemen aset • Alokasi dana belum mencukupi dalam pelaksanaan

40. Fasilitas - 2 • Pengawasan masih dalam konteks audit oleh badan pemerintah • Pelaporan dilakukan dalam konteks sbg aset pemerintah dan pelaporan ke MWA

41. Hal-hal lain: • Pendekatan top-down dalam konteks enforcement terhadap aturan main masih diperlukan • Pengembangan bidang akademik diselaraskan dengan tujuan UI menjadi universitas riset • Tenaga kependidikan merupakan agen perubahan yang penting

42. Hal-hal lain: • Budaya kerja yang mengedepankan karakter baru yang efektif yaiturisk-taking, competitive, mandiri, berkualitas dan entrepreneurship • Pengalokasian dana disesuaikan dengan proses reengineering yang ingin dilakukan • Analisa kebutuhan fasilitas untuk 5 sampai 10 tahun mendatang akan membantu pencapaian tujuan UI menjadi universitas riset

43. Semoga bermanfaat