Dersin Adı : BİLİŞİM PROJESİ YÖNETİMİ Dersin Kodu : YBS306

1. 3.HAFTA Dersin Adı : BİLİŞİM PROJESİ YÖNETİMİDersin Kodu : YBS306 KONULAR • Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü • Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri • Proje Yaşam Döngüsü E-mail:speldek@bartin.edu.tr

2. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü Projelerde teknik özelliklerinin iyi olması yanında, proje ekibinde yer alan kişiler başta olmak üzere, projeye katılan herkesin verimini kapasitesi dahilinde maksimum seviyede tutmak gerekli. Bunu yapabilmek için de proje yönetimine üç farklı açıdan bakılmalı. • Proje İnsan Kaynakları Yönetimi • Proje İletişim Yönetimi • Proje Yönetiminin Motivasyon Boyutu

3. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü 1. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Proje insan kaynakları yönetimi, projeye katılan insanların en etkin şekilde değerlendirilmesini sağlamak amacıyla gereklidir ve üç temel süreçten oluşur; • Organizasyonel planlama, • Projede yer alacak insanları seçme, • Takım geliştirme.

4. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü 1. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Birbiriyle bağlantılı bu üç süreçten her biri, projenin içeriğine ve niteliğine göre bir veya birden fazla kişi tarafından yürütülür. Pratikte bu süreçler birbirine kenetlenmiştir ve eş zamanlı yürürler. Hepsinin ortak özelliği; bu süreçleri geliştirip, uygulayıp, kontrol eden kişinin yani proje yönetmeninin; • Ön ayak olma ve iletişim kurma gibi temel yönetim özelliklerine sahip olması, • Motivasyonu sağlama ve rehberlik yapma gibi, bireylerle ilgili konularda yetenekli olması, • Takım kurma ve ikilemlerle başa çıkma gibi ekiple ilgili konularda bilgili olması, • Performans değerlendirme, işe alım, çalışan ilişkileri, sağlık ve güvenlik konuları gibi insan kaynaklarıyla ilgili prosedürleri bilmesi gerektiğidir.

5. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü 2. Proje İletişim Yönetimi Proje iletişim yönetimi, projede kullanmak üzere toplanan, yayılan ve depolanan bilginin doğruluğunu, projeye uygun olmasını ve projeye zamanında ulaşmasını sağlar. Projenin başarılı olması için gereken bilgi, fikir ve insanlar arasındaki kritik bağlantıları sağlar. Proje dahilindeki herkes iletişime hazır olmalı, ve birey olarak, projede yer alan diğer insanlarla iletişimlerinin proje gelişimini nasıl etkilediğini bilmeli.

6. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü 2. Proje İletişim Yönetimi Proje iletişim yönetimini, 4 ana bölüme ayırmak mümkün; • İletişim planlama, • Bilgi dağılımı, • Performans raporlama, • Yönetimsel kapanış.

7. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü 3. Proje Yönetiminin Motivasyon Boyutu İş hayatının hata kabul etmemesi, yapılacak işlerin çokluğu ve sürekli bir efor ve dikkat gerektirmesi çalışan kesimi fiziksel ve zihinsel olarak yorar. Fiziksel ve zihinsel yorgunluğun, sürpriz problemlerin, aşırı yüklü ‘yapılacaklar’ listesinin ve zaman yetmezliğinin kolayca üstesinden gelebilmek için proje süreci dahilinde karşılaşılabilecek durumları kontrol edilebilenler ve edilemeyenler şeklinde ayırın. Sonra kontrol edilebilenlere odaklanın. Eğer gün içinde yapmanız gerekenlerin ve karşılaşabileceğiniz engellerin bir listesini çıkarırsanız; kontrol edebileceğiniz tek şeyin kendiniz olduğunu anlarsınız.

8. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde İnsan Faktörü 3. Proje Yönetiminin Motivasyon Boyutu Bu yüzden, üretkenliğinizi ve etkinliğinizi artırabilmek için işe kendinize odaklanmaktan başlayın. Davranışlarınıza, düşüncelerinize, ne hissettiğinize, problemlere nasıl tepki verdiğinize, başarıya nasıl hazırlandığınıza, performansınızı nasıl değerlendirdiğinize, hedeflerinizi nasıl belirleyip, bu hedefleri gerçekleştirmek için neler yaptığınıza odaklanın.

9. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde Organizasyon Faktörü • Projeler artık eskiden olduğu gibi geleneksel yöntemlerle yönetilemeyecek kadar karmaşıktır. • Sınırlı bir süre için organizasyon kaynaklarının aynı hedefe akılcı bir biçimde yönlendirilmesi gereklidir. • Bir organizasyon şekli olarak proje yönetimi projelerin istenilen performansta ve teknolojik düzeyde, zamanında, bütçe sınırları içinde başarılı olarak tamamlanabilmesi için kaynakların etkin kullanımını sağlar. • Proje organizasyonu bir görevin belirli bir zamanda belirli bir maliyetle sözleşme hükümlerine uygun olarak yapılmasını amaçlar.

10. Proje Yönetiminde İnsan ve Organizasyon Faktörü Proje Yönetiminde Organizasyon Faktörü Proje organizasyonu ve yönetimini etkileyen faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz: • Sözleşme şartları. • Proje büyüklüğü ve süresi. • Organizasyon tecrübesi. • Kullanılabilir kaynaklar. • Projenin özelliği. • Teknolojik belirsizlikler. • Finansal belirsizlikler.

11. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri Yapılan araştırmalar ve deneyimler sonucunda proje başarısını etkileyen faktörler aşağıdaki gibi belirlenmiştir. A- Proje amaçlarının ve kısıtlarının açık ve net belirlenmiş olması Amaçlar; Kısıtlar; B- Projenin planlanması ve personel organizasyonunun sağlanması C- Kullanıcıların Katılımı D- Proje Kontrolü E- Proje Yöneticisinin Etkinliği

12. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri A- Proje amaçlarının ve kısıtlarının açık ve net belirlenmiş olması Amaçlar; • Anlaşılır • Açıkça tanımlanmış • Ölçülebilir • Organizasyon amaçlarına uygun • Zaman sınırlı • Önem sıralı • Risk faktörleri tanımlı • Ulaşılabilir özelliklerini taşımalıdır.

13. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri A- Proje amaçlarının ve kısıtlarının açık ve net belirlenmiş olması Kısıtlar; • Yetenekli kaynaklar • Zaman aralıkları • Yerleşim • Teknoloji • Kalite • Para • Zaman • İnsan olarak karşımıza çıkar.

14. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri B- Projenin planlanması ve personel organizasyonunun sağlanması • Başarılı sonuç için dikkatli yapılan planlama esastır. Planlar, detay aktiviteleri, sorumluluk tanımlarını, teslimatları bir arada göstermelidir. Eksik kalan veriler başarısızlığı getirebilir. • Plan dahilindeki tahminlerin, varsayımların olabildiğince gerçeğe yakın olması, proje ekibinin motivasyonunu etkileyecek, planların en az revizyonla ilerlemesini sağlayacaktır.

15. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri C- Kullanıcıların Katılımı • Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün belirli aşamalarda, son kullanıcıların onayına sunulmalıdır. • Proje boyunca, ürünü kullanacak olan son kullanıcı projeye dahil edilmelidir. Aksi takdirde proje her ne kadar ilk istenen ürünü ortaya çıkarmış olsa da kullanıcıları tatmin edemeyebilir. • Çoğu zaman projenin başında son kullanıcılarına istediğini bilmez, istekler zamanla şekillenir.

16. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri D- Proje Kontrolü • Proje sürecinde sık gözden geçirmeler olarak da kabul edeceğimiz proje kontrolü, son derece önemlidir ve dikkatlice planlanmalıdır. • Projenin başarısı, proje kontrol süreçleri doğrultusunda proje ilerleyişinin objektif olarak değerlendirilmesi ve bu doğrultuda işlemlerin başlatılması yada uygulanmasıyla mümkündür. • Değişiklikler, kontrol araçlarıyla kayıt altına alınmalı ve değişikliklere karşı tedbir alabilmesi için de proje yöneticisine yetki tanımlanmalıdır.

17. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri E- Proje Yöneticisinin Etkinliği • Projenin merkezi ve sürükleyici gücü olarak, proje yöneticisi zaman, maliyet, kalite ve kapsam faktörleri arasında en iyileşmeyi sağlayarak, projenin başarısında kilit rol oynar. • Proje yöneticisinin bu rolleri etkin bir biçimde gerçekleştirebilmesi kendisine verilen YETKİ ile doğrudan ilişkilidir.

18. Proje Yönetimden Kritik Başarı Faktörleri E- Proje Yöneticisinin Etkinliği Proje Yöneticisi; • - Üst yönetime ve müşteriye karşı birincil sorumlu kişidir. • - Maliyet ve süreç öngörülerinden sorumludur. • - Proje boyunca ihtiyaç duyacağı kaynakları belirler. • - Proje takımındaki çatışma ortamlarını ve stresi azaltmaktan sorumludur. • - Projedeki iletişim yapısının oluşturulmasından sorumludur.

19. Proje Yaşam Döngüsü Bir sonraki slayttaki şekilde de görüldüğü gibi proje yönetimi devamlı bir süreçtir. Proje yönetimi, asla projeyi oluşturan faaliyetlerin arka arkaya sıralandığı statik bir sistem değildir. Bir süreç bittiğinde diğer süreç başlar. Bununla birlikte süreçler iç içedir ve bunları birbirinden ayrı, birbirinden bağımsız düşünmek doğru değildir.

20. Proje Yaşam Döngüsü Bu şeklin proje metodolojisini resmettiği söylenebilir.

21. Proje Yaşam Döngüsü • Projeler yapılarına göre farklı aşamalar içerirler. Bu aşamaların tanımlanması, proje tarafları için oldukça önemlidir. • Projenin geçeceği ana süreçler için ayrılacak zaman, bütçe vb. kaynaklar proje taraflarının Dur/Devam Et kararlarını etkileyebilir.

22. Proje Yaşam Döngüsü Genellikle şu altı aşama hemen her projede karşımıza çıkar. • Bir Fikrin Doğuşu (Konsept Geliştirme) • Tanımlama ve Planlama • Tasarım • Geliştirme veya Üretim • Uygulama • Sonlandırma

23. Proje Yaşam Döngüsü Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları • Bir Fikrin Doğuşu (Konsept Geliştirme) • Bir ihtiyacın ortaya çıktığı ve dile getirildiği aşamadır. Bu yeni bir ürün veya hizmet olabilir. Bu aşamada, problemin çözümüne yönelik çok bulanık tanımlar mevcuttur. Bir sonraki adımda doğru tanımlamaları yapabilmek adına fizibilite çalışmalarının hayata geçirilmesi gereken aşama konsept geliştirme aşamasıdır.

24. Proje Yaşam Döngüsü Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları • Tanımlama ve Planlama • Yapılacakların kesin olarak belirlendiği aşamadır. Problemin çözümü için doğru problem tanımları çıkarılmış olmalıdır. Bu aşamada hedefler, uygulamaya yönelik stratejiler, detaylı iş planlan, kontrol sistemleri, kalite güvence prosedürleri geliştirilmiş olmalıdır. • Ayrıca, projeye dahil olacak katılımcılar aralarındaki iletişim için kullanılacak rapor tipleri ve periyotları tanımlanmış olmalıdır.

25. Proje Yaşam Döngüsü Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları • Tasarım • Tasarım aşaması, her projede bulunmayabilir veya geliştirme aşamasıyla birleştirilmiş olabilir. Bu aşamada projenin devamında ortaya çıkacak maliyet, zaman ve performans değerleri ilk baştaki hedeflere denk düşmeyebilir. Bu yüzden planlarda revizyona gidilebilir. • Tasarım aşamasında ortaya çıkan yeni problemler veya fırsatlar projenin detayının daha iyi görülmesini sağlayacağından bu aşamada yapılacak revizeler, projenin geri kalanının daha sağlıklı yürümesini sağlayacaktır.

26. Proje Yaşam Döngüsü Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları • Geliştirme veya Üretim • Bu aşama projeden beklenen ürünün/hizmetin ortaya çıkarıldığı aşamadır. • Ürünün istenen kriterlerde olup, olmadığına dair testlerin yapılmasının ve gerekli onaylarının alınmasının yanı sıra, proje planlarında belirlenen zaman, bütçe ve performans hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığına dair değerlendirmelerde bu aşamada yapılır.

27. Proje Yaşam Döngüsü Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları • Uygulama • Müşteriye proje ürününün teslim edilmesi sürecidir. Bu aşamada proje ürünü/hizmeti müşterinin kullanabileceği şekilde sisteme entegre edilir. • Son kullanıcı eğitimleri, pilot uygulamalar bu aşamada hayata geçirilir ve müşteriden onaylar alınır.

28. Proje Yaşam Döngüsü Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları • Sonlandırma • Ne yazık ki bu aşama her projede gerçekleştirilmemektedir. Proje Yöneticisi ve takımı geriye dönüp, bu projeden neler öğrendiklerini, ne tip riskler/zorluklar yaşadıklarını ve nasıl çözümler yarattıklarını dile getirdikleri bir doküman hazırlayarak, projenin kapanışını gerçekleştirirler. • Bu aşamada yazılı hale getirilen bireysel tecrübeler, gelecek için oldukça önemli kaynak olacaktır. Uzun süren projelerde böyle bir kapanış dokümanı hazırlamak zor olabilir.

29. Kaynakça Bu slayt aşağıdaki kaynaklardan derlenmiştir: 1. http://www.isletmeportali.com/konular/insan-kaynaklari/proje-yonetiminde-insan-faktoru-2.html 2.Neden Proje Yönetimi/Esra Sönme