‘Driftsmodeller i Boligforeningen AAB og beboerdemokratiets rolle’ - Kundechef Pia Skov

1. ‘Driftsmodeller i Boligforeningen AAB og beboerdemokratiets rolle’- Kundechef Pia Skov BL 1. kreds Lørdag den 1. februar 2014

2. Om Boligforeningen AAB • Boligforeningen AAB blev stiftet 1912, som Danmarks første • Ca. 19.000 boliger i Storkøbenhavn, de ca. 13.000 i Københavns kommune • Ca. 280 erhvervslejemål • Ca. 55.000 medlemmer • Ca. 2.600 fraflytninger årlig • Beboerdemokratiet er altafgørende

3. Myter ? • Hvad ved I om AAB?

4. Politisk organisation

5. Administrativ organisering

6. Beboerdemokratiets kerne (LAB KAP 2) Boligtagernei en almen boligafdeling kan på et afdelingsmøde vælge en afdelingsbestyrelse til at udøve medindflydelse. Der må ikke tillægges afdelingsbestyrelsen vederlag for dens virksomhed. Et afdelingsmøde kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper.

7. Afdelingsbestyrelsens beboerdemokratiske opgaver (LAB KAP 2) Afdelingsbestyrelsen: godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen forelæggerdriftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. påser at der er god orden i afdelingen skal orienteres om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer.

8. AAB’s særlige forvaltningsmodel Det ‘decentrale forvaltningskoncept’ En række af de opgaver, der i andre bolig-organisationer er tillagt inspektører og andet administrativt personale, er i AAB henlagt til afdelingsbestyrelser i henhold til en uddelegeret fuldmagt fra direktøren (Bent Haupt Jensen).

9. AAB’s vedtægter, kap. 5 ‘Administration’ §19. Organisationsbestyrelsen kan beslutte, at visse administrative opgaveroptaget i en forretningsorden kan uddelegerestil afdelingsbestyrelserne. Opgaverne varetages under ansvar over for Boligforeningens direktør. Stk. 2. Et medlem af afdelingsbestyrelsen kan ikke pålægges at udføre administrative opgaver efter stk. 1. § 20. Organisationsbestyrelsen kan efter indstilling fra direktøren fratage en afdelingsbestyrelse de administrative opgaver, hvis afdelingsbestyrelsen forsømmer eller ikke udfører opgaverne på betryggende vis.

10. ‘Demokratiske tilstande’ Bestyrelsesløse afdelinger Parlamentariske afdelinger - afdelinger hvor bestyrelsen alene varetager de opgaver, der er defineret i almenboligloven (25% af afdelingerne) - administrative opgaver løses af administrationen Administrative afdelinger - afdelinger, hvor bestyrelsen påtager sig at løse administrative opgaver, dvs. opgaver, der lægger udover de beboerdemokratiske opgaver i almenboligloven.

11. Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens virksomhed (1/2) • Indberetning til lønbehandling • Betaling af kreditorer • Klassekladder • Afstemning af likvide midler • Inventarlister • Centralvarme, indgåelse af servicekontrakter, varsling af ændring af aconto-bidrag samt evt. udformning af varmeregnskab • Budgetudkast- og opfølgning • Varsling af huslejestigninger på basis af budget • Rekvirering af håndværkere • Vedligeholdelse og materialeindkøb, herunder tilbudsindhentning, disponering og regningsgodkendelse • Ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer, løs hjælp mv. • Arbejdsledelse og personaleadministration • Fast ugentlig kontortid

12. Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens virksomhed (2/2) • Modtagelse og viderebringelse af opsigelsesblanketter • Deltagelse i synsforretninger • Adgang – fremvisning af flytteboliger • Istandsættelse af flytteboliger • Kontrol og regningsgodkendelse • Lave flytteopgørelser • Udlevere nøgler • Udlejning af bi-lejemål – kontrakter og opsigelser • Udlejning af fælleslokaler • Forsikringssager, anmeldelse og udbedring • Administration af råderet • Vaskeridrift og regnskab for samme • Behandling af husordensproblemer • Andre opgaver der fremmer AABs administrative målsætning For løsning af disse administrative opgaver ydes et beskedent honorar, der fordeles mellem medlemmer i bestyrelsen

13. AAB’s forvaltningskoncept - styrker Boligforening = ‘beboernes’ ikke ‘administrationens’ Lokalforankring og engagement i boligafdelingen Beboerindsigt i opgaveløsning Ansvarlighed hos beboerne overfor afdelingen Ansvarlighed overfor beboerdemokratiet Visse opgaver kan løses uden for ‘normal åbningstid’ Kontinuitet - historisk høj grad af driftssikkerhed

14. ‘Eksterne trusler’ Individualiseret samfundsudvikling – foreningstanken er under pres i civilsamfundet Sektoren udfordres generelt: øgede krav om professionalisering til f.eks. it-understøttelse, udbud, personaleledelse osv. Ukendskab til kompetencefordelingen i AAB AAB’s forvaltningskoncept - udfordringer Interne ‘trusler’ • Svært at rekruttere • ”Mutering” hvor kompetencefordelingen mellem afdelingsbestyrelser, lokalt ansatte og den centrale administration er generelt uklar, skaber risiko for dårlig opgaveløsning og arbejdsvilkår for alle parter. • Risiko for sammenblanding af beboerdemokratiets opgaver og løsning af administrative opgaver

15. 100 år - fremtidssikring af AABs forvaltningsmodel Forudsætning: AAB ønsker at udgangspunktet for et fremtidigt driftskoncept er en bevarelse af afdelingsbestyrelsens rolle, der ligger udover det, der er nævnt i Almenboligloven, men som samtidig imødekommer de udfordringer, der er ved den nuværende model og praksis.

16. Egne krav til fremtidens forvaltningsmodeller Lægge vægt på lokalt ejerskab og forankring Være administrativt håndterbare Indeholde en tydelig definition af opgave- og kompetencefordelingen mellem administration, lokale medarbejdere og afdelingsbestyrelser Have klare principper for finansieringen Understøtte, at afdelingsbestyrelserne har fornødne kompetencer og værktøjer til rådighed  Have indbyggede mekanismer til sikring af overholdelse af lovgivningen samt af, at der ikke skabes tvivl om afdelingsbestyrelsernes habilitet Have fokus på kvalitet i opgaveløsningen Kunne rummes indenfor lovgivningens rammer

17. Forvaltningsmodeller fra 2015 • Parlamentariske afdelinger • Administrative afdelinger – ‘Classic’ • Administrative afdelinger – ‘Light’ • Bestyrelsesløse afdelinger

18. Administrative afdelinger – ‘classic’

19. Administrative afdelinger – ‘light’

20. Parlamentariske afdelinger

21. Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2) Sikre forsvarlig og effektiv drift inden for lovens rammer Redegøre for driftskonceptets økonomi ift. ”traditionelt” koncept. Sikre, at AAB’s varetagelse af administrative opgaver, er lige så kompetent som en professionel medarbejder Boligafdelingerne skal være økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstå i god og tidssvarende stand • Forretningsgange og tilsyn • OB kommer til at følge med via ledelsesrapportering • Forretningsgange og ‘bestyrelseskørekort’ • Tilstandsregistrering, ajourførte DV-planer og henlæggelses-niveau samt balance i budgetterne rapporteres til OB

22. Politikker indenfor nøgleområder som arbejdsledelse, indkøb og udbud, m.fl. Lave forretningsgange, der sikrer, at afdelingsbestyrelsen ikke bliver inhabil eks. i forbindelse med deltagelse i syn, indkøb, arbejdsledelse, udlejning o. lign. Gennem kontrol og sikkerhedsprocedurer, sikre at afdelingerne overholder loven, AAB’s vedtagne politikker og administrationens forretningsgange. Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2) • OB godkender/reviderer alle politikker inden 2015 • Eftersyn/nye forretningsgange, som understøtter politikker. Fokus på IT-understøttelse og værktøjer til afdelingsbestyrelserne • Tilsyn/kontrol bliver en del af de konkrete forretningsgange. En eller anden form for afrapportering til OB.

23. AAB Parlamentarisk – serviceres af administrationen

24. AAB afdelingsbestyrelser løser ‘mindst’ samme opgaver som andre afdelingsbestyrelser AAB har tilladelse til at køre vores forvaltningskoncept, hvis opgaveløsningen sker frivilligt. Tilladelse er ikke en dispensation, men en vurdering af, at AAB kan uddelegere adm. opgaver indenfor lovens rammer. AABs afdelinger kan vælge selv at løse udvalgte administrative opgaver Modellen kræver accept af forskellighed: beboerne vælger selv serviceniveauet i boligafdelingen. Stiller krav til administrationen om at stille redskaber og rådgivning til rådighed for afdelingsbestyrelser 2014….et spændende år! Afrunding

25. Tak for opmærksomheden Kontaktoplysninger: Kundechef Pia Skov E-mail: psk@aab.dk Tlf.: 23200411 BL 1. kreds Lørdag den 1. februar 2014