Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion documentaire du système de management de la qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorrain

1. Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion documentaire du système de management de la qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorraine Jean-Yves BRON : directeur du pôle Olivier NARTZ : responsable systèmes d’information

2. Centre de Metz Pôle AIP-PRIMECA Lorraine Service commun inter-établissements Membre du réseau national 2 sites géographiques AIP-Lorrain et ENSAM de Metz

3. Centre de ressources mutualisées • Matériels et compétences • Productique, Conception et fabrication intégrées en mécanique, Robotique, Automatique, Systèmes d’informations, … • Lieu de transfert de la recherche vers la formation et l’entreprise • Contribue à la formation de futurs cadres du monde industriel • En 2004/2005 : 1400 étudiants et 148000 heures.élèves • Utilisation de plates-formes de dimension industrielle Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

4. Démarche qualité • Objectifs • Satisfaire nos clients : Formations, Enseignants, Étudiants, Industriels, …, Personnels • Mettre à disposition des plates-formes de qualité • Améliorer en continu le service rendu Sans alourdir notre fonctionnement • Projet interne • Initié par la direction avec une forte implication de l’ensemble du personnel • Pour impulser une nouvelle dynamique • Accompagné par un organisme externe : l’AFPA Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

5. Projet qualité • Déroulement • Réalisation d’un audit externe de diagnostic (mai 2003) • Sensibilisation et formation du personnel (juin 2003) • Validation du projet par le conseil du pôle (oct. 2003) • Formation et accompagnement 12 demi-journées sur 12 mois (nov. 2003 à oct. 2004) • Audit à blanc d’évaluation (oct. 2004) • Certification ISO 9001 : 2000 en avril 2005 « Conception, réalisation et mise à disposition de plates-formes technologiques en productique et conception intégrée en mécanique pour l’enseignement et le transfert vers l’entreprise » Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

6. Modélisation orientée processus Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

7. Un système qualité « instrumenté » Gestion des processus et des données Espace de travail collaboratif Site Web Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

8. Gestion des données • 2 classes d’objets identifiées • Des Documents • Des Dossiers • Fonctionnalités attendues • Gestion des documents qualité (au sens de la norme) • Maîtrise du cycle de vie (de la création à la suppression) • Gestion des révisions et de l’historique • Confidentialité • Gestion des enregistrements • Instanciation automatisée à partir des modèles de documents • Fichiers au format Microsoft Word • Stockage de tous les enregistrements qualité dans un référentiel unique • Fonctions de classification, de recherche etc… • Gestion dynamique du manuel qualité (dossier) • Arborescence de documents • Mise à jour automatique du manuel qualité lors de la publication des documents le composant Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

9. Objectifs des processus (WorkFlow) • Communiquer plus efficacement • Avec nos clients • Toutes les demandes aboutissent à une action à réaliser (du simple accusé de réception au déclenchement d’un projet sur plusieurs années) • Le client est automatiquement notifié par courriel des décisions prises aux étapes qui le concernent • Entre nous • Les tâches (étapes) sont affectées aux membres de l’équipe qui sont prévenus par courriel • Elles sont planifiées et bornées dans le temps • L’ensemble du processus lui-même est borné dans le temps • Des guides sont mis en place • En mode Intranet/extranet • Standardiser l’interface • Pour le client, quelle que soit la demande : • Le point d’accès est le site Web Qualité • Le principe est de remplir un formulaire web et de le poster Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

10. Nos processus Advitium actuels • Enquêtes satisfaction client • Mise en œuvre particulière • Réclamations, suggestions • Fiche action • Déclaration de projets étudiants • Projets de conception développement • Prêt de matériels, logiciels • Évaluation de formation • Main courante • Fiche Installation de logiciels • Approbation des documents Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

11. Démarche de mise en œuvre • Analyse et modélisation des processus sous Mega2005 • Définir les processus du pôle • Définir les flux d’informations (évènements déclenchant, déclenchés, flux processés…) entre processus • Définition des procédures de mise en œuvre des processus • Définir les données nécessaires • Définir les opérations et leur type • Saisie manuelle • Tâche automatisée • Réaliser le logigramme • Affecter les rôles (acteurs) • Implémentation sous Advitium • Traduire le logigramme Mega en processus Advitium • Déclarer et typer les variables • Créer les Formulaires utilisateurs et des contrôles associés • Créer les Automations (tâches automatisées) • Créer les Rapports Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

12. Exemple : Processus SMQ Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

13. Des processus aux procédures Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

14. De MEGA à Advitium Soumission par le RQ d’un nouveau document (état « En création ») ou d’une modification à apporter à un document existant Tâche automatique de mise à jour du référentiel : Extraction/Rangement et passage à l’état « Validé » Le RQ effectue les corrections en fonction des remarques du directeur Le processus est archivé Les membres du groupe SMQ sont notifiés de la mise à jour ou de la création du document Le RQ publie le document à la date choisie (date d’application) Le directeur peut approuver dans l’état, refuser, ou demander des corrections Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

15. Demande d’approbation Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

16. Pièces jointes • Dans cet exemple, des pièces sont jointes au processus pour aider le directeur dans son choix. • Il s’agit : • De la version actuellement publiée du document • Des fichiers associés • Du fichier modifié par le RQ (PcsAchat.html) Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

17. Approbation directeur Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

18. Publication Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

19. Mise à jour du référentiel function AutomationResource(strSystemId, strParticipantId) AutomationResource = "Approved" Const WITH_COMPRESSION = 1 Const WITHOUT_COMPRESSION = 2 Const CONF_OPTIONS_NONE = 0 Const WITH_CONFNODE_PROPERTIES = 1 Const WITHOUT_XML_RETURNED = 2 Const PART_OPTIONS_NONE = 0 Const WITHOUT_LAYOUT = 2 on error resume next ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''' ' initialisations ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''' Set objPartMgr = CreateObject("PartManager.PartManager") set objDocMgr = CreateObject("DocumentManager.DocumentManager") set objWebTools = CreateObject("LS.WebTools") set objFileServer =CreateObject("LS.FileServer") Set objPackageStore = CreateObject("LS.PackageStore") 'on recupere les infos du package strDateApprobation=Package.selectsinglenode("ArchivedNodes/Node[@Name='Approbation directeur']/@DateExited").value strDateCreation=Package.selectsinglenode("ArchivedNodes/Node[@Name='Publication']/@DateExited").value if err then debugwrite "Erreur initialisation : " + err.description mailError "Erreur initialisation : " + err.description,Package exit function end if Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

20. Archivage du processus • Stockage des informations • de chaque étape • Dates d’entrée et de sortie • Acteur(s) • Décision • du processus • Variables locales (CustomProperties) • Possibilités de faire des rapports Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

21. Rapport Enquêtes Clients Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

22. Site Web Qualité http://qualite.aipl.uhp-nancy.fr • Besoin de regrouper dans un portail les informations « Qualité » • Besoin de faire interagir le client avec le système sans utiliser Advitium • Pages HTML standard • Présentation générale • Modélisation Méga • Intégration de « composants » Advitium • Requêtes sur des objets du référentiel • Accès aux modèles de documents publiés • Accès aux compte-rendus de revue de directions, audit etc… • Liste des réclamations/suggestions • Indicateurs • … • Déclenchement de processus par la page relations-clients • Personnalisée en fonction du profil Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

23. Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

24. Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

25. Problèmes rencontrés • Le nombre de prérequis nécessaires • Mega • Advitium • Html • XML/XSLT • Asp, vbscript, javascript • … • L’obligation de développer une sur-couche « utilisateur » simplifiée car le produit dans sa version de base est trop complexe • Login unique (invité, client) • Portail web • Pas de connexion avec un annuaire type LDAP • L’absence d’intégration entre la modélisation Mega et l’outil de design des processus Advitium Connect Designer • Où s’arrêter dans la modélisation? Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

26. Les bénéfices • Pour les clients (enseignants, responsables de filières, étudiants…) • Pouvoir exprimer leurs attentes plus facilement • Meilleure réactivité face à leurs attentes • Pour l’équipe de l’AIP Lorrain • Une visibilité plus claire des tâches à réaliser au quotidien • Quoi faire et pour quand • Gestion des retards! • Plus de perte de temps à chercher le bon document • Procédures de fonctionnement formalisées (guide) • Pour la direction • Les rapports Advitium fournissent immédiatement une partie des indicateurs qualité • Toutes les demandes sont formalisées et enregistrées • Exigence de la norme • Utile pour la rédaction du rapport annuel d’activités • « Contractualisation » de la relation avec le client • Pour la planète • 0 Papier (ou presque!!…) Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

27. Pistes d’améliorations • Couplage avec un outil de gestion de projet/planning • Couplage avec un outil de modélisation (MEGA) • Amélioration de l’interface utilisateur • Simplification • Personnalisation • Développement de composants réutilisables pour les formulaires, les rapports, les automations • Utilisation des processus Advitium comme assistants • Fusion avec la base aip-primeca Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON

28. Conclusion • Réelle prise en compte des clients • Au centre de nos préoccupations • N’a pas remplacé la relation humaine • Système efficace • Nombreuses améliorations en cours … pour le rendre efficient • Aide au management de notre activité • Instrumentation adaptée en cours de généralisation • Retombées pédagogiques • Support à l’enseignement en management de la qualité • Gestion des projets du Master IS Journée REX-PLM du 6/4/2006 O. NARTZ - J-Y. BRON