L’ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES AU LABORATOIRE

1. L’ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES AU LABORATOIRE • Objectif • Évaluation des besoins • Les valises • Les pneumatiques • Les balancelles • Une organisation pertinente • Conclusion

2. HEGP Centre AGEB L’ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES AU LABORATOIRE Objectif : Assurer avec qualité un transport des échantillons adapté : • à l’urgence • à l’importance des flux • à la température adéquate (37°C, 4°C, température ambiante) avec des délais satisfaisants 1 MED – CSMT – 07/06/2008

3. HEGP Centre AGEB L’ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES AU LABORATOIRE Cet acheminement d’échantillons biologiques peut être : • pédestre, avec une traçabilité nécessaire au niveau du destinataire, • automatisé * valises * pneumatiques lourds (bi-directionnel) légers (bi-directionnel) légers (mono-directionnel) * balancelles 2 MED – CSMT – 07/06/2008

4. HEGP Centre AGEB L’ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES AU LABORATOIRE Avant de faire un choix sur les équipements nécessaires à ces acheminements, il est important de prendre en compte plusieurs éléments : • Structure de soin : pavillonnaire ou monobloc ? nouvelle ou ancienne ? • Nature des services de soins : réanimations, Service d’Accueil des Urgences (SAU), soins intensifs ou Soins de Suite et de Rééducation (SSR) ? • Laboratoires : dispersés ou sur un seul niveau ? 3 MED – CSMT – 07/06/2008

5. HEGP Centre AGEB L’ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES AU LABORATOIRE • Réception centralisée : existence ou non ? • Laboratoire d’urgence 24h/24h : existence ou non ? • Laboratoire de nuit : local différent des laboratoires de jour ou non ? • Prescription médicale : connectée informatiquement ou non ? • Flux : à estimer, en envisageant une croissance de 25% • Place existante pour les gaines, les aiguillages prévue ? • Traçabilité souhaitée : totale ou partielle ? 4 MED – CSMT – 07/06/2008

6. HEGP Centre AGEB LES TRANSPORTS AUTOMATISES 1/ Les valises - à chargement automatique dans le service de soins, grâce à la présence d’une cellule photo-électrique ; - à destination prioritaire ou unique vers la réception des laboratoires (pas de nécessité de taper un code destinataire) ; - à déchargement automatique au niveau du laboratoire, avec contrôle de ce déchargement 5 MED – CSMT – 07/06/2008

7. HEGP Centre AGEB LES TRANSPORTS AUTOMATISES AVANTAGES : - traçabilité informatique - transport possible de nombreux bilans de patients ; volume de 20 L - temps de progression sur rails, au sol ou au plafond : 0,5 m/sec - permanence du personnel auprès du patient et dans le service • INCONVENIENTS : • temps de transport variable en fonction des flux, du trafic, de la distance à parcourir (5 mn /40 mn) • peu adapté pour l’urgence • pannes possibles (ex. : en cas de détection incendie, toutes les portes coupe-feu (PCF) se ferment, empêchant ainsi les valises de poursuivre leur route ; les pompiers doivent réarmer chaque PCF • discussion autour de la nécessité d’un contrat de maintenance 6 MED – CSMT – 07/06/2008

8. HEGP Centre AGEB LES TRANSPORTS AUTOMATISES 2/ Les pneumatiques Les objectifs - Raccourcir les délais de transfert d’envoi des échantillons - et indirectement, diminuer les effectifs de personnels transportant les prélèvements En structure monobloc, ou pavillonnaire, la charge en personnel « transporteur » est différente. L’installation d’un réseau de pneumatiques permet de l’alléger. 8 MED – CSMT – 07/06/2008

9. Gares périphériques (postes de soin) Gare principale de réception HEGP Centre AGEB LES SYSTEMES DE PNEUMATIQUES Principes : Les cartouches circulent dans un réseau de tubes, avec ou sans aiguillage, sous l’effet d’une variation de pression (poussée ou aspiration) produite par une turbine. Le tube ne peut convoyer qu’une cartouche à la fois. 9 MED – CSMT – 07/06/2008

10. HEGP Centre AGEB Il existe 3 systèmes différents : a) Pneumatique « lourd » • Débit important • Capacité de transport sur de grandes distances (1 km) • Ne fonctionne qu’avec des cartouches • Aiguillages robustes et fiables • Les gares peuvent être pourvues d’un lecteur de code à barres et les cartouches d’une puce électronique pour une traçabilité complète • Système bi-directionnel • Diamètre de la cartouche 100 mm ou 160 mm • Délai de transport court • Une seule turbine • Coût d’investissement important • Nettoyage et désinfection des cartouches à réaliser 10 MED – CSMT – 07/06/2008

11. HEGP Centre AGEB b) Pneumatique « léger » • Coût du matériel plus faible que pour une installation de type « lourd » • Stations de départ et d’arrivée peu volumineuses • Système bidirectionnel • Débit important • Fonctionne avec des cartouches de diamètre 100 mm • Délai de transport inférieur à 1 mn • Plusieurs turbines en parallèle, si distance longue • Nettoyage et désinfection des cartouches à faire 11 MED – CSMT – 07/06/2008

12. HEGP Centre AGEB c) Le troisième système n’est adaptable que sur un pneumatique « léger » Les échantillons sont transportés dans un sachet souple, à fermer par une bande autocollante. L’extrémité de ce sac, dispose d’une « jupe » (bande de plastique) qui va se gonfler comme un parachute et épouser la forme du tube. • Délai de transport : plusieurs minutes • Système mono-directionnel • Pas d’aiguillage complexe • Débits modestes • Simplification des pièces mécaniques • Les variations de pression s’exercent en permanence • L’expédition du sachet n’est permise que dans un sens (sinon panne) 15 MED – CSMT – 07/06/2008

13. Les frais de fonctionnement Les sachets sont à usage unique et créent un volume de déchets à éliminer (DASRI) et un coût d’environ 1000 € la tonne Le coût des sachets est de 0,108 € TTC HEGP Centre AGEB • Comment choisir ? • Est-ce un transport par pneu pour toute la structure hospitalière ou non ? • Quels seront les utilisateurs du pneu (réanimations, blocs, …) ? Réfléchir en concertation : cliniciens, biologistes, cadres, services techniques • Définir avec les cliniciens les « urgences » qui devront transiter par le pneu, pour estimer les flux 16 MED – CSMT – 07/06/2008

14. HEGP Centre AGEB LES PNEUMATIQUES AVANTAGES : - possibilité de traçabilité informatique - transport très rapide < 1 mn si la ligne est dédiée - temps de progression : 5 m/sec - sécurisation des échantillons : pas de casse de tubes, ni fuite, ni modification des résultats biologiques - adapté pour l’urgence - tous les échantillons peuvent y transiter (flacons d’hémoculture, bilans sanguins, gaz du sang, LCR, LBA, …) - un écran de contrôle permet une maintenance primaire • INCONVENIENTS : • transport avec priorité, donc plus long, s’il y a de nombreux services de soins connectés sur une seule station d’arrivée • pannes possibles : nécessité d’être réactif sur des lignes avec réanimations, blocs, SAU • discussion autour de la nécessité d’un contrat de maintenance (sauf pneu léger mono-directionnel) 20 MED – CSMT – 07/06/2008

15. HEGP Centre AGEB 3/ Les balancelles C’est un système de transport automatisé avec un temps de progression de 0,5 m/sec Il permet d’envoyer des portoirs de tubes, avant ou après la phase pré analytique, des flacons d’hémoculture, des échantillons nécessitant des températures dirigées (+4°C, carboglace, …) Le transfert se fait de manière horizontale ou verticale, les balancelles circulent dans les faux plafonds et le bac reste horizontal sur son axe C’est un moyen d’acheminement adapté pour des analyses peu urgentes, à utiliser entre une réception commune et les laboratoires 21 MED – CSMT – 07/06/2008

16. Le médecin effectue une prescription informatisée, sur un logiciel permettant un Dossier Médical Partagé (DMP), à l’aide d’un login ou d’une carte CPS. L’infirmière édite un seul bon de demande, ainsi que des étiquettes de patients, spécifiques (code à barres = analyses prescrites). L’infirmière regroupe tous les échantillons en un seul sachet de transport, avec le bon de demande unique. Elle utilise les transports automatisés (valises et pneumatiques) et retourne ainsi rapidement auprès des patients. HEGP Centre AGEB UNE ORGANISATION PERTINENTE 23 MED – CSMT – 07/06/2008

17. Une réception centralisée existe ; les personnels réalisent une traçabilité, puis une saisie informatique (automatique par robotisation, ou manuelle) Dans les laboratoires : - un système de gestion informatique unique dans tous les laboratoires et à la réception commune - une prise en charge technique 24h/24 sur les mêmes automates, avec les mêmes réactifs et les mêmes protocoles - une validation biologique 24h/24 par signature électronique (décret du 31 mars 2001) HEGP Centre AGEB 24 MED – CSMT – 07/06/2008

18. Dans les services cliniques : - des résultats accessibles immédiatement sur le logiciel de prescription - plus de résultats papier à imprimer, trier, envoyer vers les équipes médicales HEGP Centre AGEB 25 MED – CSMT – 07/06/2008

19. HEGP Centre AGEB CONCLUSION Le transport des échantillons biologiques peut être automatisé (valises, pneumatiques, balancelles) en toute sécurité. Si plusieurs systèmes sont utilisés, il est important de prévoir un contrat de maintenance. Les échantillons ne sont pas altérés, les délais d’acheminement sont connus et permettent une prise en charge rapide des « urgences » selon le système choisi. Ainsi, les personnels soignants peuvent se consacrer aux soins. Mais pour un transport d’échantillons biologiques hors de l’hôpital, une réglementation internationale doit être appliquée. 26 MED – CSMT – 07/06/2008