Analysis & Optimization of Work Distribution | Enhancing Work Quality & Efficiency

1. Análise da Distribuição do Trabalho PO06

2. Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho • Insatisfação de unidades que mantêm alguma relação funcional com a unidade do gerente • Demora na transmissão de dados • Atrasos na entrega de documentos ou informações • Divulgação em rede de dados incorretos • Rendimento individual baixo PO06

3. Objetivos da Análise da Distribuição do Trabalho • Possibilitar uma diagnose na qual se verifica a qualidade do trabalho; • minimizar tensões internas motivadas por atritos relacionados a aspectos exclusivamente funcionais; • natureza funcional  voltado para a unidade e organização; • natureza comportamental  minimizar conflitos PO06

4. Etapas da Análise da Distribuição do Trabalho • Identificação das tarefas individuais • Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços • Montagem do quadro de Distribuição do Trabalho • Análise do quadro de Distribuição do Trabalho PO06

5. Tempo (1) • Que atividades ou serviços absorvem mais tempo? • São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo? O tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço? • É possível subdividir ou agrupar serviços ou atividades? • A eliminação ou criação de um serviço e/ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho? PO06

6. Tempo (2) • O Tempo despendido pelas várias atividades ou serviços depende integralmente do esforço interno ou há interferência de outras unidades fora da análise? • E o tempo despendido pelas tarefas? PO06

7. Capacidade Funcional • Há consonância entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, supervisores e chefes? • Em função da capacidade profissional, existe alguma alteração na organização formal anteriormente estabelecida? • Há prejuízos sensíveis em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários da unidade? PO06

8. Equilíbrio no volume de trabalho • Há funcionários com carga de trabalho superior aos demais? • A entrada de informações na unidade causa estrangulamentos em algum ponto? • Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais? • A existência de picos pode ser considerada normal? PO06

9. Possibilidades preliminares de simplificação (1) • Foram identificadas as unidades que estabelecem algum tipo de interface (confronto) com a unidade em análise? • As relações funcionais mantidas pela gerência e demais chefias da empresa têm alguma influência positiva ou negativa no cotidiano da unidade? PO06

10. Possibilidades preliminares de simplificação (2) • Existe algum fato que tenha modificado o comportamento e gerado reações em toda a estrutura social e que possa estar afetando o trabalho da gerência em análise? • As dificuldades apresentadas são semelhantes a dificuldades presentes em outras gerências da empresa? • Até que ponto se pode utilizar outras técnicas na tentativa de provocar uma melhor distribuição do trabalho? PO06

11. Técnicas • Elaborar o quadro de distribuição do trabalho (QDT) onde são colocados os cargos analisados, horas trabalhadas por mês/semana em cada cargo e a atividade/serviço de cada cargo. • Quadro de Custo do Trabalho (QCT) idem ao anterior acrescido do custo em valores semanais/anuais ou a critério de cada tarefa e de cada atividade ou serviço. PO06

12. Recomendações Finais (1) • Evitar dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto é, não questionar sobre o exato número de horas e minutos dedicados ao trabalho. • O fato de cada funcionário conduzir o seu trabalho da forma que acha mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho. PO06

13. Recomendações Finais (2) • O QDT, por ser aplicado em unidades de cada gerência, exigirá do profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das unidades. Linguagem utilizada e os diversos horários são hábitos significativos e que devem se conhecidos. • A inexistência de descrições de cargos, não é uma necessidade imperiosa para a realização do estudo. PO06

14. Recomendações Finais (3) • A atividade “DIVERSOS” sempre será uma atividade passível de estudo exaustivo. Desprezá-la significa não considerar tarefas que, embora não pertençam a nenhuma atividade ou serviço da unidade, são relevantes para a racionalização do trabalho. PO06