Phần 3: MS EXCEL

1. Phần 3: MS EXCEL Khởi động EXCEL Start  ProgramsMs office Ms Excel

2. Các thành phần trên màn hình Excel Thanh công cụ Thanh thực đơn Ô công thức Ô F5

3. Lưu tập tin Excel • B1: File  Save AS • B2: Đặt tên file theo yêu cầu đề bài tại ô File name. Ví dụ: Bai_02.xls Dẫn đường dẫn đến thư mục cần lưu ở ô Save in • B3: Bấm nút Save

5. Các kiểu dữ liệu chính trong Excel • Kiểu số: lưu các giá trị số: số lượng, tiền lương, đơn giá, tổng… • Kiểu chuổi: lưu các giá trị dạng ký tự, text: Họ tên, tên hàng, mã hàng, … • Kiểu ngày Date/Time: lưu các giá trị ngày tháng: ngày sinh, ngày nhập, xuất,… • Kiểu logic: để lưu giá trị luận lý: đúng, sai.

6. Bài Tập Bài 1: Khởi động Excel, nhập một số dữ liệu, sau đó lưu với tên Vidu_01.xls. Lưu vào thư mục D:\. Bài 2: Vidu_01.xls. Nhập dữ liệu theo yêu cầu sau: Tại ô A1 nhập “Mã sản Phẩm” Tại ô A2 nhập “Tên sản Phẩm” Tại ô D5 nhập số 115 Lưu thay đổi lại. (Nhập trong 2 phút)

7. Các hàm của Excel Cú pháp chung: = Tên hàm (Đối số) Nếu Đối số có từ 2 trở lên thì dùng dấu phẩy để ngăn cách.

8. 1. Hàm Sum: I. Các hàm tính toán Công dụng: Tính tổng Cách nhập: =Sum(số 1, số 2, …) Trong đó: số 1, số 2,… là số do ta nhập hay do chọn ô có số, hay do ta quét một dãy ô chứa số mà ta muốn tính tổng của chúng.

9. 2. Average • Công dụng: Tính trung bình • Cách nhập: = Average(số 1, số 2, …) Trong đó: số 1, số 2,…là số do ta nhập hay do chọn các ô chứa số, hay do ta quét chọn các ô mà ta muốn tính trung bình cộng

10. 3. Max • Công dụng: Tính giá trị lơn nhất • Cách nhập: = Max(số 1, số 2, …) Trong đó: số 1, số 2,…là số do ta nhập hay do chọn các ô chứa số, hay do ta quét chọn các ô mà ta muốn tính giá trị lớn nhất

11. 4. Min • Công dụng: Tính giá trị nhỏ nhất • Cách nhập: = Min(số 1, số 2, …) • Trong đó: số 1, số 2,…là số do ta nhập hay do chọn các ô chứa số, hay do ta quét chọn các ô mà ta muốn tính giá trị nhỏ nhất

12. 5. Count Công dụng: Đếm các ô có giá trị số Cách nhập: =count(Vùng) Vùng: là dãy các ô mà ta muốn đếm các ô chứa số.

13. II. Các Hàm Xữ Lý Chuỗi • Concatenate: Công dụng: Nối các chuỗi lại với nhau Cách nhập: =Concatenate(Chuỗi 1, chuỗi 2,..) Trong đó: Chuỗi 1, chuỗi 2: do ta nhập hay do chọn ô chứa chuỗi. Ví dụ: =Concatenate(“chao”, “ban”) Kết quả: Chaoban

14. 2. Left Công dụng: cắt chuỗi bên trái Cách nhập: =Left(Chuỗi, số ký tự muốn lấy) Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô. Ví dụ: =Left(“ChaoBan”, 4) Kết quả: Chao

15. 3. Right • Công dụng: cắt chuỗi bên phải • Cách nhập: =Right(Chuỗi, số ký tự muốn lấy) • Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô. • Ví dụ: =Right(“ChaoBan”, 3) • Kết quả: Ban

16. 4. Mid • Công dụng: cắt chuỗi ở giữa • Cách nhập: =Mid(Chuỗi, vị trí bắt đầu, số ký tự muốn lấy) • Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô. • Ví dụ: =Mid(“ChaoBan”,5, 2) • Kết quả: Ba

17. 5. Len Công dụng: Lấy chiều dài chuỗi Cách nhập: =Len(Chuỗi) Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô có chuỗi. Ví dụ: =Len(“ChaoBan”) Kết quả: 7

18. III. Các hàm luận lý • Hàm If • Công dụng: lấy một trong hai giá trị đúng hoặc sai • Cách nhập: =if(Điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai) • Trong đó: • Điều kiện: là biểu thức logic hay quan hệ (Thường viết theo mô tả của đề bài) • Giá trị nếu đúng: nếu điều kiện là đúng thì ta trả ra giá trị này • Giá trị nếu sai: nếu điều kiện là sai thì trả ra giá trị này. Nhóm này chuyên xử lý các yêu cầu có liên quan đến điều kiện.

19. Ví dụ Bài 1: Trong bài tập ví dụ thêm cột Kết Quả. • Nếu TB>=5 thì ghi “Đậu”, ngược lại ghi “Rớt” Bài 2: Thêm cột Xếp Loại Nếu TB >=9 thì ghi “Giỏi” Nếu TB >=7 thì ghi “Khá” Nếu TB>=5 thì ghi “TB” Còn lại là ghi “Yếu”

20. 2. Hàm And Công dụng: xét nhiều điều kiện (những điều kiện này phải cùng thỏa yêu cầu) Cách nhập: =And(Điều kiện 1, điều 2,…) Chú ý: Hàm này thường được dùng để làm điều kiện cho hàm if chứ ít khi dùng một mình. Ví dụ: Nếu TB>=8 và Toán >=7.5 thì xếp loại là Giỏi

21. 3. Hàm Or • Công dụng: dùng để xét nhiều điều kiện (Một trong các điều kiện đó thỏa yêu cầu) • Cách nhập: =Or(Điều kiện 1, điều kiện 2, …) • Hàm này cũng thường được dùng trong hàm if. • Ví dụ: Nếu Toán >=8 hay Văn >=8 thì kết quả là đạt.

22. IV. Các hàm dò tìm • VLOOKUP Công dụng: dò giá trị theo cột từ một bảng khác và điền giá trị tương ứng lên ô chứa công thức. Cách nhập: = vlookup(Trị dò, Bảng dò, cột dò, cách dò) Trong đó:

23. Cách nhập: = vlookup(Trị dò, bảng dò, cột dò, cách dò) Trong đó: • Trị dò: là giá trị tương ứng dùng để so dò giá trị ở bảng khác. • Bảng dò: Bảng chứa dữ liệu để ta dò • Cột dò: cột mà ta sẽ lấy giá trị tương ứng trị dò • Cách dò: điền số 0 hay 1, thường là điền số 0

24. 2. Hlookup • Công dụng: dò giá trị theo hàng từ một bảng khác và điền giá trị vào ô chứa công thức.

25. Cách nhập: =HLooKup(Trị dò, bảng dò, hàng dò, cách dò) • Trong đó: • Trị dò: giá trị dùng để dò • Bảng dò: là bảng chứa giá trị để dò • Hàng dò: hàng lấy giá trị để điền vào ô với trị dò tương ứng • Cách dò: giống Vlookup

26. V. Nhóm hàm thống kê • Hàm countif Công dụng: Đếm theo điều kiện nào đó Cách nhập: =Countif(Khối, điều kiện) Trong đó: Khối là dãy ô chứa dữ liệu mà ta muốn đếm Điều kiện: đếm theo điều kiện này, phải đặt trong ngoặc kép.

27. 2. Sumif • Công dụng: Tính tổng của những ô thỏa điều kiện. • Cách nhập: =Sumif(cột so sánh, điều kiện, cột lấy tổng) • Trong đó: Cột so sánh: cột chứa dữ liệu cần so Cột lấy tổng: Cột chứa dữ liệu cần tính tổng. Điều kiện: cũng để trong dấu ngoặc kép