Auditoría Administrativa

1. Auditoría Administrativa Lic. Jeyling Alfaro Manzanares

2. INTRODUCCIÓN En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalización impera y en consecuencia donde las empresas están cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas. La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la misma, con el propósito de detectar problemas y solucionarlos. Lic. Jeyling Alfaro

3. ANTECEDENTES En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.“ 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.“ En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el documento Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su implementación en organizaciones públicas y privadas. Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de información Lic. Jeyling Alfaro

4. DEFINICIÓNES La auditoría Administrativa es una rama de la Auditoría que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administración de la empresa ya sea en forma total o por áreas específicas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Es un examen detallado de la administración de un organismo realizado por un profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros, materiales, métodos y controles, y su forma de operar. Lic. Jeyling Alfaro

5. OBJETIVOS • De control • De productividad • De organización • De servicio • De calidad • De cambio • De toma de decisiones Lic. Jeyling Alfaro

6. VENTAJAS • Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma independiente los sistemas de organización y de administración. • Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. • Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa. • Contribuye eficazmente a verificación de los datos contables y financieros. • • evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. • Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros. Lic. Jeyling Alfaro

7. ALCANCE DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA • Naturaleza jurídica • Criterios de funcionamiento • Estilo de administración • Enfoque estratégico • Proceso administrativo • Giro industrial • Sector de actividad • Ámbito de operación • Tamaño de la empresa • Número de empleados • Relaciones de coordinación • Desarrollo tecnológico • Sistemas de comunicación e información • Nivel de desempeño • Trato a clientes (internos y externos) • Entorno • Productos y/o servicios • Sistemas de calidad Lic. Jeyling Alfaro

8. Áreas de aplicación PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS • PLANEACIÓN • Visión • Misión • Objetivos • Metas • Estrategias / tácticas • Procesos • Políticas • Procedimientos • Programas • Enfoques • Niveles • Horizontes • DIRECCIÓN • Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos y equipos de trabajo • Manejo del estrés, el conflicto y • la crisis • Tecnología de la información • Toma de decisiones • Creatividad e innovación • Adquisiciones • Almacenes e inventarios • Asesoría externa • Asesoría interna • Coordinación • Distribución del espacio • Exportaciones • Globalización • Importaciones • Informática • Investigación y desarrollo • Marketing • Operaciones • Proveedores • Proyectos • Recursos financieros y contabilidad • Servicio a clientes • Servicios generales • Sistemas • CONTROL • Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso • Áreas de aplicación • Herramientas • Calidad • ORGANIZACIÓN • Estructura organizacional • División y distribución • de funciones • Cultura organizacional • Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos técnicos Lic. Jeyling Alfaro

9. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA • Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideración las siguientes premisas: • Debe ser objetiva • Debe tener relación con el presente y el futuro • El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar. Lic. Jeyling Alfaro

10. PARTES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA • Evaluación de la planeación de la empresa. • Evaluación de contabilidad y finanzas. • Evaluación de la función de mercadotecnia. • Evaluación de la función de producción. • Evaluación de la función de personal. Lic. Jeyling Alfaro

11. El AUDITOR El Auditor Administrativo es la persona con capacidad técnica y analítica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional. • El trabajo puede desarrollarlo: • Un Contador Público (especializado en Administración). • Un Administrador de Empresas. • Un Ingeniero Industrial. • Un Economista. • Un profesional especializado en Administración Pública. • Otros profesionales. Lic. Jeyling Alfaro

12. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO La investigación y evaluación del proceso administrativo puede enfocarse a nivel general de la empresa, a nivel de departamento, o de un puesto específico. Así pues, habrá ocasiones en que corresponde hacer un “examen sistemático” de toda la empresa, en otro será necesario una investigación profunda sobre algún área especifica. Lic. Jeyling Alfaro

13. I N T E R N A Operacional Financiera A. ADMITIVA E X T E R N A Examen crítico, sistemático y detallado hecho por una persona o firma independiente CLASIFICACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO Lic. Jeyling Alfaro

14. Auditoria Administrativa INTERNOS Proceso Administrativo Procesal Investiga, revisa y evalúa Puestos Tiempos Analítico En sus aspectos La empresa EXTERNOS Demanda. Precio. Comunicación Otros Medio Ambiente AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Lic. Jeyling Alfaro

15. ASAMBLEA GENERAL AUDITORÍA ADMINSITRATIVA JUNTA DIRECTIVA GERENTE VENTAS PRODUCCIÓN FINANZAS PERSONAL AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Lic. Jeyling Alfaro

16. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Estudios preliminares Planeación del Trabajo La Investigación Análisis y evaluación de información Elaboración del informe Implementar recomendaciones. Lic. Jeyling Alfaro

17. ESTUDIOS PRELIMINARES ACTIVIDADES PARA • Visita en la planta. • Entrevistas. • Definir áreas a investigar. • Captación de necesidades. • Estadísticas. • Observación de graficas • Identificación de los problemas. Formarse un criterio sobre el campo de trabajo y tener un concepto general sobre el desarrollo de las operaciones Lic. Jeyling Alfaro

18. PLANEACIÓN DEL TRABAJO. ACTIVIDADES PARA Prever el trabajo que se va a desarrollar Métodos de investigación, hojas de análisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guías a seguir para la generación de las actividades y analizar los controles existentes • Definir el alcance y limitaciones del estudio • Conocer los recursos, disponibles y los necesarios • tales como: Costos, tiempo, personal, etc. • Tipo de información requerida. Lic. Jeyling Alfaro

19. INVESTIGACIÓN ACTIVIDADES PARA • Descomponer los problemas en sus elementos. • Análisis de documentos legales. • Medio ambiente. • El proceso administrativo. • Áreas funcionales. • Registros Contables. • Gráficas y diagramas. • Aspectos generales y administrativos. • Elaboración de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluación, encuestas, entrevistas, etc. Obtener la información necesaria y concreta para efectuar un análisis y dar las recomendaciones. Lic. Jeyling Alfaro

20. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN. ACTIVIDADES PARA • Compilación de hipótesis • Obtención de evidencias. • Comparación de lo que existe con un patrón previsto. Qué falta o qué • sobra? Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos. Lic. Jeyling Alfaro

21. ELABORACIÓN DEL INFORME ACTIVIDADES PARA Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a dársele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciación sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones. Dar a conocer a los directivos la situación administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas Lic. Jeyling Alfaro

22. IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES ACTIVIDADES PARA Dar solución a los diferentes problemas que se presentan Poner en práctica las medidas de mejoramiento administrativo. Lic. Jeyling Alfaro

23. IMPORTANCIA Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. Lic. Jeyling Alfaro

24. CONCLUSIONES La Auditoría Administrativa es una técnica de control preventivo que debe ejercer la dirección de una organización, pues mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas, programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalías, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operación. El proceso de la Auditoría Administrativa permite apreciar a la organización en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crítica por parte de sus integrantes, como vía para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno. Lic. Jeyling Alfaro

25. Gracias por su atención Lic. Jeyling Alfaro Manzanares