Quảng Tịnh - Diệu Mỹ Huyền Trang IV - ngày 17 tháng 9 n ă m 2011

1. TỔ CHỨC – ĐIỀU HÀNH – QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNHMỘT ĐƠN VỊGIA ÐÌNH PHẬT TỬOrganization, Operations, and Administration of a Chapter of the Vietnamese Buddhist Youth Association QuảngTịnh - DiệuMỹ HuyềnTrang IV - ngày 17 tháng 9 năm 2011

2. ĐỐ VUI • How many varieties of apples are grown in the world? Cóbaonhiêuloạitáođược trồng? • 100, 1000, or 10000

3. ĐỐ VUI • 10,000 loại

4. ĐỐ VUI • In their mines, what do the seven dwarfs dig for? • Trong truyện Bạch Tuyết, bảy chú lùn vào hang động để đào tìm những gì? • Coal, diamonds, or gold

5. ĐỐ VUI • DIAMONDS

6. AGENDA • TổChức - Organization • ĐốivớiHộiPhậtGiáođịa phương • ĐốivớiThầy/CôCốVấnGiáoHạnh • ĐiềuHành - Ọperations • Effective communications • Đềánhoạtđộng • Chiasẻkhókhăn • QuảnTrị - Administration • Văn thư • Giaodịch • Liênlạchànhchánh • ThảoLuận - Discussion • ĐúcKết - Conclude

7. TỔ CHỨC MỘT ĐƠN VỊ- Organizing a Chapter • Các thủ tục và điều kiện cần thiết – process and requirements • Đối với Ban Trị Sự Hội Phật Giáo tại địa phương – Association with the local Buddhist establishment • Với Thầy Cố Vấn Giáo Hạnh – Association with spiritual leader

8. KỸ THUẬT HIỆN ĐẠI – Technology • Internet, Emails, Social Networks, Phone Text Messages, … • LợiÍch – Benefits • BấtLợi – Disadvantages • Khinàonêndùng / khôngnêndùng – when to use and when not to use

9. LIÊN LẠC - Communications • Chờđợi – waiting • Không có ý kiến – no opinions • Đợi đến giờ phút cuối mới lên tiếng – wait until last minute to voice opinions • Hoặclàđãraquyếtđịnhrồimớilêntiếng – after decision has been made

10. TỔ CHỨC MỘT PHIÊN HỌP – Meetings • VấnĐề Chung - Common Problems • Không biết buổi họp sẽ bàn thảo điều gì – Not knowing the discussion topics • Không đủ giờ - Not enough time • Không đủ người họp – Not all key people are present • Quá nhiều/ít người trong buổi họp – Too many/too few participants • Không đồng ý với những quyết định – Not being able to come to a consensus • Không biết công tác gì để làm sau khi họp – Not knowing assigned tasks or action items

11. 10 GIẢI ĐÁP ĐỂ CÓ KẾT QUẢ - Solutions For Effectiveness • Có mục đích - Set objectives • Có chương trình - Provide an agenda • Có chuẩn bị - Assign meeting preparations • Có đầy đủ người tham dự - Presence of key participants • Theo đúng giờ giấc – Manage time • Biết điều khiển buổi họp – Manage the meeting • Biết đóng góp – Know how to participate • Tổng Kết - Summary • Lập biên bản – Take minutes • Duyệt lại cách thức – Examine the process

12. 1. CÓ MỤC ĐÍCH - Set Objectives • Họphoàihoặcchẳngbaogiờhọp - Too many no meetings ever? • Họpđịnhkỳ - Recurring meetings • Cần họp không? Is a meeting necessary - purpose? • Phổ biến tin tức một chiều hay bàn thảo – distribute information or needing consensus • Nếu một người có thể quyết định và thông báo – Authoritative figure decides and disseminate

13. 2. CÓ CHƯƠNG TRÌNH - Agenda • Điều quan trọng khi có chương trình là phải theo sát nó - Most important thing is to follow the agenda closely! • Gôm thêm những đề nghị - Collect agenda requests • Đặt đề mục quan trọng lên trước – Put important topics first • Gởi chương trình họp ra trước khi họp – Send the agenda out before the meeting

14. CHƯƠNG TRÌNH GỢI Ý – Proposed Agenda

15. 3. PHÂN CÔNG – Assign Preparation • Phân phát trước buổi họp – Along with the agenda • Assign necessary tasks prior to the meeting. • Khuyến khích người tham dự chuẩn bị trước. Encourage advance preparation.

16. 4. CÓ ĐẦY ĐỦ NGƯỜI THAM DỰ - Presence of Key Participants • Người có quyền quyết định các đề mục nên có mặt - Person with authority to decide should be present. • Mời một người trung lập đến cuộc họp có đề tài nhạy cảm - Invite a neutral facilitator to sensitive meetings

17. 5. THEO ĐÚNG GIỜ GIẤC – Manage time • Tạisaongườiđến họp – Why accept meeting invitation? • Bắt đầu đúng giờ - Arrive and start on time • Theo đúng chương trình - Stick to the agenda • Theo đúng đề mục bàn thảo - Focus discussion on topics • Kết thúc đúng giờ - End on time • Nếu bắt đầu trễ thì cũng nên kết thúc đúng giờ - If start late, still finish on time • Có thể tìm cách phạt những người đến trễ - Perhaps set punishment for latecomers.

18. 6. BIẾT ĐIỀU KHIỂN BƯỔI HỌP - Manage the Meeting • Start your meeting on time! • Follow the agenda! • Lắng nghe những lời bình luận mà có thể là những công việc cần làm. • Listen for key comments that flag potential action items and don't let them pass by without addressing them during your meeting. • Parking lot

19. 7. BIẾT ĐÓNG GÓP – Know How to Participate • Chuẩn bị - Come prepared • Duyệt lại chương trình và đề nghị nếu cần. Suggest agenda items if needed. • Hoàn tất các công tác phân phối trước - Accomplish pre-meeting tasks. • Nếu biết sẽ đến trễ thì cho biết • Đừng quên mục đích của buổi họp – Keep meeting objectives in mind • Ngưng họp khi giờ ấn định đã qua - Leave the meeting when it was scheduled to end • Announce your reason prior to start of meeting

20. 8. LẬP BIÊN BẢN - Take Minutes • Người hiện diện - attendees: • Ghi tên của những người hiện diện. Tên của vị thư ký ghi cuối cùng – khi buổi họp vừa bắt đầu. • Ai đến trễ sẽ ghi tên sau vị thư ký – record names of attendees with secretary last, then follow by those attendees who are late • Kế hoạch để theo dõi - Follow-up Plan • Công việc cần làm - specific action item • Tên của người đảm nhiệm công tác - name of the person who committed to “owning” the accomplishment of the action item • Ngày hoàntất - due date of the action item • Quyết định - decision

21. 9. TỔNG KẾT - Summary • Mỗi cuộc họp đều kết thúc bằng - Every meeting should close with: • Tóm tắt những quyết định - summarize the decisions made • Thaycholờiphátbiểu • Duyệt lại những công tác cần làm - review agreed-upon action that needs to be taken

22. 10. DUYỆT LẠI CÁCH THỨC – Examine The Process • Dànhvàiphútđểrútưukhuyếtđiểm - Assign the last few minutes of every meeting as time to review the following questions: • Cáigìhữuhiệu - What worked well in this meeting? • Làmthếnàođểcảitiến - What can we do to improve our next meeting?

23. CHƯƠNG TRÌNH GỢI Ý – Proposed Agenda

24. PHIÊN HỌP HIỆU QỦA – Effective Meeting • Có mục đích - Set objectives • Có chương trình - Provide an agenda • Có chuẩn bị - Assign meeting preparation • Có đầy đủ người tham dự - Presence of key participants • Theo đúng giờ giấc – Manage time • Biết điều khiển buổi họp – Manage the meeting • Biết đóng góp – Know how to participate • Tổng Kết - Summary • Lập biên bản – Take minutes • Duyệt lại cách thức – Examine the process

25. ĐỐ VUI • What kind of creature sleeps with one eye open?Con nào khi ngủ thì mở một mắt? • Dolphin, giraffe, or bat

26. ĐỐ VUI • DOLPHIN

27. ĐỀ ÁN HOẠT ĐỘNG – Activities Planning Những sinh hoạt chính trong năm(main annual activities): Thi Vượt Bậc (½) Lễ Phát Phần Thưởng Mãn Khóa (½) Lễ Chuyển Ngành (½) Lễ Phát Nguyện Vào Đoàn (½) Du Ngoạn (1) Gây Quỹ (1) Tất Niên (1) Tân Niên (1) Khóa Tu Học (2) Họp Ban Huynh Trưởng Thường Niên (1) • Tết (2) • PhậtĐản (2) • Vu Lan (2) • Trung Thu (1) • NgàyNgoan (1) • NgàyDũng (1) • NgàyHạnh (1) • Ngày Truyền Thống (1) • Trại Chu Niên (1)

28. CÁC SINH HOẠT KHÁC – Other Activities • Đơn Vị bạn và các Chùa tại địa phương: • Trại Chu Niên – local chapter nniversary celebration (1) • Các dịp Lễ lớn tại các Chùa – celebrations sponsored by the local Buddhist establishment (1)

29. SINH HOẠT VỚI MIỀN – Activities with Regional Board • Khóa tu học – retreat(1) • Trại Huấn Luyện – training camps (½) • Trại Họp Bạn – bonding camps (¼) • Hội Thảo – conference(¼) • Đại Hội Miền - convention (¼)

30. SINH HOẠT VỚI TRUNG ƯƠNG – Activities with National Board • Khóa Tu Học – retreats(¼) • Trại Họp Bạn/Trại HuấnLuyện– bonding/training camps (¼) • Hội Thảo Huynh Trưởng – leadership conference (¼) • Đại Hội Toàn Quốc - convention(¼)

31. LINH TINH - Miscellaneous • Lạc Quyên Cứu Trợ - donations solicitation (1) • Sinh Hoạt Cộng Đồng – activity w/ local community(1) • Nghỉ Lễ - break(2) • Hữu Sự - unexpected situations (1) • Thời Tiết – weather-related(2) • Các sự kiện khác – others (1)

32. TỔNG CỌNG CÁC SINH HOẠT – Total Number of Activities • 34¼ tuầnlễ • Đơn Vị (21) • Đơn Vị bạn(2) • Miền (2¼) • Trung Ương (1) • Linh tinh (8) • Còn lại(# of weeks remaining): 17¾ tuần lễ

33. NHỮNG KHÚC MẮC THƯỜNG XẢY RA – Common Issues • Htr. không làm theo quyết định chung – huynhtrưởng not following decisions • Đoàn sinh bướng bĩnh, không nghe lời – members w/ difficult behavior • Ban Huynh Trưởng và Bác Gia Trưởng không hợp ý – huynhtrưởng & BácGiaTrưởng do not have good rapport • Htr. thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu tinhthầnhợp tác, v.v…- lack of ownership of responsibility and support

34. QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH - Administration

35. MỤC ĐÍCH - Purpose • Ghi lại quá trình sinh hoạt, lịch sử của Ðơn Vị - record activities • Theo dõi sinh hoạt của HTr. và ÐS – follow activities of members • Ðiều hành có hiệu quả hơn– improve operations

36. CÁC ÐỨC TÍNH CẦN CÓ – Required Traits • Tinhthầntráchnhiệm – accountable • Kiênnhẫn – persevere • Chịukhó – endure willing • Chuyêncần - regular • Trậttự - organized

37. HÌNH THỨC VĂN THƯ – Memo Formats • Tiêu đề - header • Thượng đề - addressing • Thân đề - body • Hậu đề - footer

38. TRÒ CHƠI - Game • Tìmlỗitrong văn thư • Circle the errors • Cóquà!!!!

39. HÌNH THỨC VĂN THƯ • Tổngcọng 20 lỗi!!!

40. TIÊU ĐỀ - Header

41. THƯỢNG ĐỀ - THÂN ĐỀ - Addressing & Body

42. HẬU ĐỀ - Footer

43. HUY HIỆU HOA SEN ĐANG DÙNG –Logos in Circulation

44. HUY HIỆU HOA SEN CHÍNH THỨC – Official GĐPT Logo 

45. THẨM QUYỀN DUYỆT KÝ VĂN THƯ – Authority to Sign • Gia Trưởng duyệt ký tất cả Văn Thư đối ngoại của Đơn Vị - Chairman has authority to sign all external memos • Liên Đoàn Trưởng có thể ký trong trường hợp không có Gia Trưởng – Executive Director has Chairman’s delegation of authority • Liên Đoàn Trưởng, các Đoàn Trưởng, Các Trưởng đặc trách chuyên môn ký các văn thư đối nội liên hệ - Executive Director, Unit Leader, and Specialty Leader have authority to sign internal memos

46. THẨM QUYỀN DUYỆT KÝ VĂN THƯ – Authority to Sign (terminologies) • TUN (Thừa Ủy Nhiệm - Khi vị đại diện ký thay cho cấp trên) – used by the delegation of authority for a task • TL (Thừa Lệnh - Người ký văn thư làm việc trong phần vụ của mình) – used within the responsibility of a person • KT (Ký thay - TTK ký thay TB hoặc TK ký thay GT/LÐT) – used to sign for another person • XLTV (Xử Lý Thường Vụ - Vị TB/GT vắng mặt, Ủy nhiệm cho một vị có thẩm quyền) - used when the delegation of authority for a period of time • Q. Gia Trưởng/ Liên Đoàn Trưởng – used when the Chairman/Executive Director’s authority has been retracted or no longer present

47. THÔNG TƯ - Order • Chỉ có Cấp trên dùng gửi cấp dưới - để chỉ thị, truyền đạt mệnh lệnh, phổ biến những vấn đề quan trọng – can only be used by a higher authority to mandate or announce important matters • Thông Tư phải được ký bởi Trưởng Ban, Gia Trưởng, Liên Ðoàn Trưởng – must be signed by Chief Executive Officer, Chairman, or Executive Director • Ðịa điểm, thời gian, người gởi ở hậu đề - location, time, and sender at the footer • Phía cuối góc trái ghi nơi nhận – left footer record the receivers

48. QUYẾT ÐỊNH – Decree • Chỉ có cấp trên dùng để ban hành những QÐ quan trọng - có giá trị lập quy – Only used by higher authority to issue an important decree – which will be observed by the laws • Quyết Ðịnh phải được ký bởi Trưởng Ban, Gia Trưởng – Must be signed by Chief Executive Officer, Chairman • Quyết Ðịnh phải có số riêng (Số 15/HDTM/QÐ) / (Số 15-01/GÐPTLQ/QÐ) – Must be assigned a unique identification number

49. PHẦN THAM CHIẾU CỦA QUYẾT ĐỊNH – Reference Section of Resolution • Thượng thừa tinh thần Vô Úy của Bồ Tát Thích Quảng Ðức và Cố Hòa Thượng Thích Thiện Minh - nguyên Tổng Vụ Trưởng Tổng Vụ Thanh Niên Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam Thống Nhất. • Thượng thừa truyền thống đoàn kết bất khả phân của Tập Thể Gia Ðình Phật Tử Việt Nam trong chung cùng lý tưởng, ý chí và hành động. • Resolution must state the above references as is.

50. ỦY NHIỆM THƯ – Memo of Task Delegation • Được dùng để ủy nhiệm Huynh Trưởng hoặc Đơn Vị thi hành một Nhiệm vụ hoặc Công tác (Thành lập một Đơn Vị, Tổ chức yểm trợ Trại, Đại diện đi tham dự Đại Hội…) – This type of memo may be used to delegate a Huynh Trưởng or Chapter to perform an assigned task • Phần Thân Ðề nên có:body of memo should state: • Giới chức Ủy nhiệm, Người được ủy nhiệm – title and name of person being delegated • Công tác được ủy nhiệm - thời gian công tác – task to perform • Lời yêu cầu giúp đỡ - request local establishment to support the task