Projektarbeit

1. Projektarbeit Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit 02./03. März 2007 Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

2. Was ist ein Projekt ? • Zeitlich befristet (Anfangs- und Enddatum) • Aufgabe ist abgegrenzt und einmalig • Die Bearbeitung ist geplant und organisiert • Das Team ist interdisziplinär • Es ist klar, wer über die Ergebnisse entscheidet • Es gibt eine Projektleitung • Es gibt eine Projektorganisation (Projektleitung, Projektteam, Auftraggeber, ggfls. Teilprojekte) • Budget? Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

3. Projektformen • Projektform 1 – Projektarbeit innerhalb einer Organisationseinheit: Aus einer Organisationseinheit (z.B. Abt.) werden MitarbeiterInnen einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt • Projektform 2 – Projektarbeit über mehrere Organisationseinheiten: MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen werden einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt. Erfordert einen höheren Koordinationsaufwand und eine Steuerung • Projektform 3 – Projektarbeit als befristet eigene Organisationsarbeit: Projektteam vollständig für das Projekt freigestellt. Für große, langjährige Projekte geeignet – Gefahr der Verselbständigung durch kein klares Ende Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

4. Welche Projektform wann? Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

5. Fachliche Kompetenz (z.B. BR-Wahl-Kampagne) Z. B. BetrVG Wahlverfahren zum BR/PR Presseerfahrungen Methodische Kompetenz Metaplan Straßenaktionen Aufgaben entwickeln Tätigkeiten planen Zeitmanagement Moderationsmethoden Notwendige Kompetenzen Persönliche Kompetenz • Teamfähig sein • Sich und andere motivieren können • Persönliche Meinung haben und vertreten können • Kompromissbereitschaft • Konflikte austragen können • Kritikfähig sein Soziale Kompetenz • Mit Konflikten in Gruppen umgehen • Soziale Rollen in Teams erkennen • Positive Arbeitsatmosphäre schaffen Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

6. Fachliche Kompetenz Methodische Kompetenz Zweck Ergebnis Sachebene Auftrag Anlass Prozessebene Beziehungsebene Soziale Kompetenz Persönliche Kompetenz

7. Problemlösungszyklus (Projektphasen) Soll/Ist Vergleich Ausgangslage klären Lösung Ziele definieren Planung (Vorgehensweise festlegen) Durchführung Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

8. Rollen im Projekt • Auftraggeber • Auftragnehmer • Projektleiter • Projektteam • Projektzuarbeiter • Fachexperte • Prozessberater • Beratungsgruppe Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

9. 1. Auftraggeber • Person oder Gremium • Entscheidet über zu erarbeitende Ergebnisse, formuliert Projektauftrag mit Grobzielen • Entscheidet über die Bereitstellung von Ressourcen (finanziell/personell/zeitlich/administrativ [Räume, Computer Fachinformationen]) • Beruft Projektleiter und (in Abstimmung mit diesem) Projektteam • Setzt Prioritäten für die inhaltliche Arbeit des Projektteams • Hält Projektleiter/Projektteam den Rücken frei, hilft Hindernisse aus dem Weg zu räumen • Ist für den Transfer der Ergebnisse in die Organisation verantwortlich • Wirkt bei der Erfolgskontrolle mit Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

10. 2. Auftragnehmer • Oft ein und die selbe Person/ein und dasselbe Gremium • Sinnvoll bei Beteiligung vieler verschiedener Bereiche • Auftragnehmer sind die Organisationseinheiten die Projektleiter und Projektmitarbeiter in ein Projekt entsenden (z.B. Verwaltungsstellen der IGM in einer Region die gemeinsam ein Projekt des Vorstandes durchführen) • Sorgen für Umsetzung der Projektergebnisse Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

11. 3. Projektleiter • Gestaltung der Freiräume innerhalb des Projektes durch Methoden des Projektmanagements • Koordiniert, plant und steuert • Macht Vorschläge zur Besetzung des Projektteams • Präzisiert Auftrag und Projektziele • Erarbeitet ersten Projektplan • Plant die Startveranstaltung mit dem Projektteam und führt sie durch • Leitet Projektteam und sorgt für gute Zusammenarbeit • Erteilt Arbeitsaufträge an Zuarbeiter bzw. Experten • Aktualisiert die Planung, sorgt für kontinuierliche Dokumentation • Sorgt für Einhaltung von Terminen und Budget • Leitet bei Abweichungen Maßnahmen ein • Informiert Auftraggeber, Auftragnehmer, Beratungsgruppe • Ist für Projektdokumentation und Projektabschluss verantwortlich • Hilft den Transfer der Ergebnisse in die Organisation zu planen Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

12. 4. Projektteam • Bearbeitet Projektaufgaben und unterstützt Projektleiter • Ist der Kern des Projektes, alle Fäden laufen hier zusammen • Feinplanung und Erarbeitung der Projektaufgaben • Diskutiert Lösungsvorschläge und Ideen • Zusammenarbeit Personen mit unterschiedlichem Fachwissen • Vorbereitung und Durchführung von Workshops, Befragungen etc. Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

13. Projektzuarbeiter • Klar definierte Aufgabe • Auftragserteilung durch den Projektleiter • Keine kontinuierliche Einbindung ins Projekt • Aber: Einbindung in den Informationsfluss Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

14. 6. Fachexperte • Budget für externe Experten einplanen (Aufgabe Projektleiter) • Vermittelt Spezialwissen was im Projektteam nicht vorhanden ist • Erstellt evtl. Gutachten • Macht Lösungsvorschläge • Klare Definition des Auftrags notwendig Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

15. 7. Prozessberater • Unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung der Projektsitzungen oder von Workshops • Leitet die inhaltliche Diskussion • Klärt eventuelle Missverständnisse und Konflikte durch Moderation • Keine Experten für inhaltliche Fragen • Benötigen Distanz zum Thema um in Konfliktfällen eine Klärung herbeiführen zu können Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

16. Beratungsgruppe • Kann zur Unterstützung des Projektteams eingesetzt werden, muss aber nicht zwingend installiert werden • Ist mit Vertretern von seiten des Auftraggebers und des Auftragsnehmers besetzt • Berät über offene Fragen oder Schwierigkeiten des Projektes und sucht nach Lösungen • Sorgt für Akzeptanz des Projektes • Soll sich nicht in Inhalte des Projektes einmischen (Gefahr ) Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

17. Projektziele • Politische Ziele – z.B. Umsetzung eines Tarifvertrages • Mitgliederorientierte Ziele – z.B. bezogen auf Bedürfnisse, Wünsche der Mitglieder oder Mitgliedergewinnung • Fachliche Ziele – z.B. Erhöhung der Qualität von Veröffentlichungen • Soziale Ziele – z.B. Einbeziehung leistungsgeminderter Personen in die Gruppenarbeit Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

18. Finden von Zielen • Sammeln • Ordnen/strukturieren • Präzisieren • Bewerten • Abgrenzen Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

19. Aspekte der Planung • Was ist zu tun? • Wer soll es tun? • Wie soll es getan werden? • Bis wann muss es getan sein? • In welcher Reihenfolge ist was zu tun? Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

20. Zusammenarbeit im Team Phase 1 Phase 4 12 Verschmelzungs- phase Ideenreich Flexibel Offen Leistungsfähig Solidarisch und hilfsbereit Testphase Höflich Unpersönlich Gespannt Vorsichtig 9 3 • Orientierungsphase • Entwicklung neuer Umgangsformen • Entwicklung neuer Verhaltensweisen • Feedback • Konfrontation der Standpunkte Nahkampfphase Unterschwellige Konflikte Konfrontation der Personen Cliquenbildung Mühsames Vorwärtskommen Gefühl der Ausweglosigkeit Phase 2 Phase 3 6 Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

21. Soziale Rollen im Team • Macher • Hilfssheriff • Denker • Mahner • Sündenbock • Ablenker Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

22. Macher Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

23. Hilfssheriff Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

24. Denker Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

25. Mahner Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

26. Sündenbock Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

27. Ablenker Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

28. Die vier Ohren einer Botschaft Sachlich Nachricht Selbstoffenbarung Appell Beziehung Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit