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CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS

CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS. MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002 JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002 MICHEL LÉVESQUE. PRÉSENTATION : SCÉNARIO.

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CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS

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Presentation Transcript

  1. CALENDRIER DE CONSERVATIONETCOURRIELS MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002 JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002 MICHEL LÉVESQUE

  2. PRÉSENTATION : SCÉNARIO • Vous ouvrez votre ordinateur personnel, vous consultez vos répertoires, vous accédez à vos fichiers dans un répertoire donné, vous ouvrez un fichier, vous lisez et vous complétez le texte en y ajoutant de l ’information, vous sauvegardez, vous ouvrez votre courrier électronique, vous créez un message et vous joignez le texte que vous venez de corriger, vous envoyez votre courriel, vous fermez votre ordinateur. • Vous répétez ces opérations des centaines de fois. • Avez-vous géré votre information ? Votre disque dur est-il utilisé à pleine capacité ? Avez-vous besoin de tout cela ? Avez-vous tout cela sur papier ?

  3. DÉMARCHE COMMUNE D ’ANALYSE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS • ANALYSE DE CONTENU • ANALYSE DU CONTEXTE

  4. ANALYSE DE CONTENU • CONNAISSANCE DE L ’INFORMATION, DES DONNÉES, DES DOCUMENTS • ÉVALUATION DE LEUR UTILITÉ SELON LES BESOINS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS, LÉGAUX, HISTORIQUES • DÉTERMINATION DES DURÉES DE CONSERVATION ET DES MODES DE DISPOSITION • CRITÈRES D ’ÉVALUATION : RECUEILS, CALENDRIERS DE CONSERVATION, CRITÈRES SPÉCIFIQUES

  5. ANALYSE DU CONTEXTE • DOUBLE SENS DE L ’INFORMATION : IMPORTANCE DU CONTEXTE • CONTEXTE DU DOUBLE • INFORMATIQUE ET PAPIER • INFORMATIQUE ET MICROFILM • INFORMATIQUE ET CD-ROM

  6. ANALYSE DU CONTEXTE (SUITE) • OPACITÉ DE L ’INFORMATION : CODE, LOGICIEL ET APPAREIL • CONTEXTE DE FORME • INFORMATICIEN • NORMALISATION ET SIMPLIFICATION

  7. DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS • DOCUMENTS PRINCIPAUX OU SECONDAIRES ? • RÈGLE DE CONSERVATION GÉNÉRALE OU SPÉCIFIQUE ? • CHOIX DU SUPPORT DE CONSERVATION

  8. DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION • CARACTÈRE LÉGAL DU DOCUMENT • AVANCÉES JURIDIQUES • NOTION DE DOCUMENTS PAR RAPPORT À LA NOTION DE DOSSIERS

  9. DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION • OBLIGATION DE CLASSIFICATION • ADAPTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION

  10. DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION (SUITE) • STANDARDISATION DES FORMATS • FORMATS CONSEILLÉS • MÉTADONNÉES • XML

  11. DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) • ÉVALUATION DES DOSSIERS VIRTUELS/DES DOCUMENTS • DOCUMENTS PAR DOCUMENTS • ENSEMBLE DE DOCUMENTS DANS UN MÊME DOSSIER • DOSSIER COMME UN TOUT • CORRESPONDANCE ENTRE LES RÈGLES ET LES FICHIERS/lEUR ORGANISATION CLASSIFICATOIRE

  12. DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) • COHABITATION DU PAPIER ET DE L ’ÉLECTRONIQUE • AUTOMATISMES INFORMATIQUES

  13. COURRIELS • MÊME PROBLÉMATIQUE QUE LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES • INFORMATION CONSIGNÉE SUR UN SUPPORT • TRÈS UTILISÉ • CONTENU DE + EN + IMPORTANT • UTILISÉ EN COUR • SYSTÈME PARTICULIER

  14. COURRIELS (SUITE) • TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS • MESSAGES PERSONNELS PERMIS • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS, À CARACTÈRE PRIVÉ OU PERSONNEL AVEC OU SANS VALEUR ARCHIVISTIQUE PERSONNELLE

  15. COURRIELS (SUITE) • TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS (SUITE) • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ) • MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVES ÉPHÉMÈRE • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE

  16. COURRIELS (SUITE) • PROPOSITION DE RÈGLES DE CONSERVATION • MESSAGES PERSONNELS PERMIS • AUCUNE RÈGLE FORMELLE DE CONSERVATION • IMPOSITION D ’UNE MESURE ADMINISTRATIVE D ’ÉLAGAGE

  17. COURRIELS (SUITE) • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ) • MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE ÉPHÉMÈRE • DURÉE ACTIVE : TANT QU ’UTILE OU 30 JOURS APRÈS LA DATE D ’ENVOI OU DE RÉCEPTION • DURÉE SEMI-ACTIVE : AUCUNE (0) • MODE DE DISPOSITION : DESTRUCTION

  18. COURRIELS (SUITE) • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ) • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE • RÈGLES DE CONSERVATION VARIABLES SELON CELLES DU CALENDRIER DE CONSERVATION

  19. COURRIELS (SUITE) • PROBLÉMATIQUE DES DOCUMENTS ATTACHÉS • ÉVALUATION DU MESSAGE SEULEMENT ET RÈGLE SUR LE MESSAGE • ÉVALUATION DU DOCUMENT ATTACHÉ DE PROVENANCE EXTERNE ET TRANSFERT

  20. COURRIELS (SUITE) • CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES • CRITÈRES GÉNÈRAUX • MESSAGES QUI REFLÈTENT LES POSITIONS OFFICIELLES • MESSAGES QUI INFORMENT SUR LES PRISES DE DÉCISIONS OU LES ACTIONS OFFICIELLES • MESSAGES QUI ENTÂMENT, AUTORISENT OU COMPLÈTENT UNE TRANSACTION COMMERCIALE • MESSAGES QUI PERMETTENT DE PROUVER LES DROITS, PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DE L ’ORGANISME

  21. COURRIELS (SUITE) • CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES AVEC FICHIERS ATTACHÉS • PRÉCISION DU CONTEXTE DE CRÉATION • PRÉCISION SUR LE CONTENU • INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES • INFORMATIONS SUR DES LIENS AVEC AUTRES DOCUMENTS • DEMANDE/RÉPONSE D ’APPROBATION OFFICIELLE • RÉSUMÉ OU SYNTHÈSE

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