RYNEK ZAMÓWIEŃ

1. SCHEMAT ORGANIZACJI PRACY, REGULUJĄCY UPORZĄDKOWANE ZASADY WSPÓŁZALEŻNEGO DZIAŁANIA W CELU OSIĄGNIĘCIA SUKCESU GWARANTUJĄCEGO FUNKCJONOWANIE FIRMY.

2. RYNEK ZAMÓWIEŃ • Zarząd poszukuje i przedstawia propozycje złożenia ofert na zamówienia na roboty budowlane z sektora prywatnego i publicznego.

3. DANE - SIWZ • Kierownik działu ofertowania TO sprawdza wstępne warunki spełnienia wymogów, jeśli są ogłoszone. • Kierownik działu TO uzyskuje od zamawiającego niezbędną specyfikację istotnych warunków zamówienia SIWZ wraz z dokumentacją techniczną.

4. PRZEGLĄD SIWZ • Następuje rozdzielenie składowych części specyfikacji poszczególnym kierownikom działów tworzących zespół, w celu wstępnej oceny problematyki projektu.

5. OCENA WARUNKÓW SIZW • Zespół składający się z kierowników działów: ofertowania TO, prawnego DP, księgowości DK, wyraża opinie odnośnie wymogów spełnienia warunków SIWZ. • Kierownik TO przedstawia opinie Zarządowi.

6. OFERTUJEMY ??? • Po uzyskaniu opinii Zarząd podejmuje decyzję o przystąpieniu do realizacji przygotowania oferty przetargowej lub o rezygnacji z tematu.

7. OFERTUJEMY !!! • Po decyzji Zarządu o przygotowaniu oferty, kierownik działu ofertowania TO przystępuje do rozdziału dokumentacji w zespole wg działów (TO, DP, DK). • W dziale TO następuje sporządzanie kosztorysów. • Działy: prawny DP i księgowości DK, przygotowują dokumenty prawno-finansowe wymagane w specyfikacji.

8. „OFERTOWNIA” • Zostanie stworzony magazyn tematów ofertowych aktualnie opracowywanych oraz archiwalnych. • Do każdego tematu będzie przypisany zespół, który go przygotuje.

9. KTO ? – CO ? – DO KIEDY ? • W magazynie sporządzanych ofert, przy każdym z tematów, będą zapisywane dane, kto sporządza wycenę i jaki ma na to czas. • Będzie stworzony harmonogram „wycen”.

10. BANK INFORMACJI • Baza jako BANK INFORMACJI tworzy się na podstawie informacji przekazywanych z działów kosztorysowania TO, przygotowania produkcji PP i bezpośrednio z wykonanej produkcji DBR.

11. KOSZTORYSOWANIE • Kosztorysanci TO korzystają z firmowej bazy dostawców i bazy cen jednostkowych RMS. • Kosztorysanci TO przy opracowywaniu wycen będą prowadzić rejestr zapytań ofertowych i wybranych propozycji z tych ofert do kosztorysu.

12. SCALENIE OFERTY • Kierownik TO zbiera wszystkie wymagane w SIWZ opracowane kosztorysy i zestawione przedstawia Zarządowi. • Zarząd określa swoje stanowisko i podaje wskaźnik marży.

13. ZŁOŻENIE OFERTY • Kierownik TO mając wszystkie niezbędne dokumenty przygotowuje ofertę i przedkłada u Zamawiającego.

14. WYNIKI PRZETARGU • Kierownik TO przekazuje Zarządowi wyniki przetargu. • W przypadku wygrania – realizacja zamówienia.

15. ZAWARCIE UMOWY • Zarząd firmy zawiera umowę z Zamawiającym, który wybrał naszą firmę do wykonania danego przedsięwzięcia. • Informacja dla wszystkich działów w firmie o realizacji nowego kontraktu.

16. Przystąpienie do realizacji zamówienia • Kierownik TO przekazuje wszystkie niezbędne dane do działu budżetowania i rozliczania kontraktów DBR (kosztorysy, dane finansowe, harmonogramy). • Dział prawny DP przekazuje treść warunków zawartych w umowie.

17. BAZA KONTRAKTÓW • Dział DBR zakłada konto budowy w swojej bazie kontraktów. • Wprowadza dane dotyczące zamówienia tj.: kontrahent, wartość robót, terminy wykonania, harmonogram rzeczowo – finansowy. • Na koncie kontraktu zapisywane są wszystkie dane dotyczące realizacji przedsięwzięcia (BUDŻET, zakontraktowanie dostawców, rozliczenia, raporty).

18. BUDŻET • Dział DBR opracowuje BUDŻET dla danego kontraktu i przedkłada Zarządowi do zaopiniowania. • BUDŻET staje się dokumentem odniesienia dla realizacji kontraktu po akceptacji Zarządu.

19. ZNACZENIE BUDŻETU • BUDŻET staje się najważniejszym dokumentem finansowym, wyznaczającym warunki uzyskania określonego celu, jakim jest uzyskanie zaplanowanego poziomu rentowności kontraktu. • BUDŻET przekazywany jest do wiadomości działom przygotowania i realizacji produkcji PP, KR, KB.

20. ORGANIZACJA PROCESU REALZACJI KONTRAKTU • Kierownicy rodzaju robót KR wyznaczają kierowników budowy KB do prowadzenia procesu budowy wg branż.

21. BUDOWA • Kierownik budowy KB posiada BUDŻET na realizację kontraktu. • Kierownik budowy KB opracowuje harmonogram realizacji budowy. • Kierownik budowy KB jest w kontakcie z działem PP.

22. PROGNOZOWANIE • Dział DBR na podstawie harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz realizacji budowy będzie tworzył miesięczne, roczne prognozy obrotów finansowych na prowadzonych kontraktach (koszty, sprzedaż).

23. ZAPOTRZEBOWANIE NA RMS • Na podstawie BUDŻETU oraz harmonogramu budowy tworzy się priorytetowa lista elementów RMS, których kolejność kontraktowania wyznacza harmonogram budowy.

24. LOGISTYKA • Firma posiadać będzie bazę zasobu siły roboczej usystematyzowanej wg zawodów wykonywanych w budownictwie oraz bazę sprzętu – wypożyczalnię. • Mając dane odnośnie zapotrzebowania na robociznę i sprzęt, będziemy „zaopatrywać” zasobem w najbardziej uzasadniony ekonomicznie sposób. • Logistyka dysponowania zasobem ma istotny wpływ na prawidłowe realizowanie równocześnie prowadzonych kontraktów.

25. OBCIĄŻENIA KORZYSTANIA Z ZASOBU ROBOCIZNY I SPRZĘTU • Dział Kadr DK obciąży kosztami robocizny, budowy, na których wykorzystane zostały zasoby. • Dział zaopatrzenia DZ wystawi rachunek wg cennika firmowego za wynajem sprzętu do realizacji zadań na budowach.

26. PRZYGOTOWANIE PRODUKCJI • Dział PP kontaktuje się z dostawcami, którzy złożyli swoje propozycje na etapie przygotowywania oferty przetargowej lub poszukuje potencjalnych dostawców materiałów i usług wg ustaleń zawartych w BUDŻECIE.

27. WYBÓR DOSTAWCÓW • Dział PP sporządza protokoły z negocjacji i przedstawia Zarządowi zestawienie potencjalnych dostawców i ich oferty. • Zarząd zatwierdza wybór dostawcy.

28. KONTRAKTOWANIE PRODUKCJI • Dział PP mając zatwierdzone wybory dostawców materiałów i usług, występuje z wnioskiem o sporządzenie umowy z kontrahentem (zlecenia). • Dział PP rejestruje zakontraktowane pozycje BUDŻETU.

29. KONTROLA KONTRAKTOWANIA • Dział DBR mając podgląd na bieżące kontraktowanie dostaw RMS, kontroluje zgodność kontraktowanych cen w ofertach dostawców z BUDŻETEM.

30. REALIZACJA ZAKONTRAKTOWANEGO BUDŻETU • Kierownik budowy KB realizuje proces budowy zgodnie z zakontraktowanym BUDŻETEM. • Kierownik budowy KB posiada informacje o dostawcach, którzy będą obsługiwać jego kontrakt.

31. REJESTRACJA KOSZTÓW • Kadra kierownicza KB rejestruje poniesione koszty związane z realizacją kontraktu w rejestrze kosztów. • Koszty są przypisywane odpowiednio pozycjom zawartym w BUDŻECIE.

32. BIEŻĄCA KONTROLA REALIZACJI BUDŻETU • Dział DBR kontroluje realizację kontraktu. Kontroluje zgodność z harmonogramem budowy oraz zgodność poniesionych kosztów z planowanymi w BUDŻECIE.

33. NARADY KIEROWNICZE • Systematycznie co tydzień odbywać się będą narady kierownicze w celu rozwiązywania problemów dotyczących prowadzonych kontraktów. • Kierownicy budów KB będą zgłaszać lub potwierdzać z wyprzedzeniem zaplanowane zapotrzebowania na RMS mające istotny wpływ na logistykę.

34. RAPORTY • Dział DBR będzie sporządzał szereg raportów z realizacji procesów wykonywanych w przedsiębiorstwie. • Raporty będą stanowić podstawę do rozwiązywania ewentualnych problemów, jak również jako wskazówki do podejmowania strategicznych decyzji.

35. RAPORT Z ROBÓT ZAKOŃCZONYCH • Dział DBR przedstawi wyniki robót zakończonych oraz porównanie: BUDŻET – ZAKONTRAKTOWANIE – WYKONANIE • Wyniki i wnioski z tego raportu będą stanowić informację zwrotną dla kosztorysantów TO, którzy dane roboty wyceniali oraz dane dla banku informacji.

36. RAPORT BIEŻĄCEGO BILANSU • Raport będzie uwzględniał wyniki „robót już zakończonych”, zaawansowanie kosztów „robót w toku” oraz robót jeszcze nie rozpoczętych, obrazując bilans w zakresie całego BUDŻETU. • Reagowanie na ryzyko utraty rentowności kontraktu.

37. RAPORT Z MAGAZYNU • Raport będzie przedstawiał zawartość „magazynu” kosztów nieujętych w bieżącej sprzedaży usług wykonanych dla inwestora. • Brak bieżącego samofinansowania pozycji budżetowych (robót) – warunki płatności ustalone w umowie, roboty w toku, brak odbiorów wykonanych robót.

38. RAPORT SPRZEDAŻY • Raport przedstawi bieżące przychody sprzedaży usług (robót) wykonanych w zakresie danego kontraktu, wg harmonogramu oraz ustaleń zawartych w umowie z Zamawiającym. • Kontrola prognoz.

39. KONTROLA ZMIAN • Kierownicy budów KB będą zgłaszać wszelkie zmiany zaistniałe podczas procesu budowy. • Dział DBR będzie kontrolował wpływ zmian na możliwość wystąpienia ryzyka związanego ze ścieżką krytyczną przedsięwzięcia.

40. RAPORT KOŃCOWY • Po zakończeniu kontraktu zostanie sporządzony raport zawierający wszystkie wynikowe informacje, wnioski, które będą stanowić podstawę do realizacji kolejnych przedsięwzięć. • Raport: sukces? porażka?

41. PRZEPŁYW INFORMACJI • Bieg informacji będzie ściśle ustalony oraz terminy ich przygotowywania i przekazywania. • Stworzymy zasady regulujące: kto? kogo? kiedy? i o czym? będzie informował.

42. PODSUMOWANIE • Wszystkie zdarzenia i procesy opisane wyżej będą zarządzane poprzez wspomagający program informatyczny, który scali i powiąże logicznie oraz ustali hierarchię ważności i priorytety w celu osiągnięcia zamierzonego celu jakim jest POLITYKA JAKOŚCI FIRMY.